Excel培訓(xùn)教材

1、內(nèi)部資料，請勿擴散第1頁, 共1頁excel 培訓(xùn)教材 v1.0 編制人：編制時間：內(nèi)部資料，請勿擴散第2頁, 共65頁excel 培訓(xùn)教材目錄1excel 簡介 . 61.1excel 界面簡介 . 71.2輸入和編輯數(shù)據(jù). 91.2.1選定操作區(qū)域. 91.2.2定位的使用 . 101.2.3復(fù)制、移動和刪除. 101.2.4撤消和恢復(fù) . 111.2.5查找和替換 . 111.2.6在單元格中輸入數(shù)據(jù). 121.2.7其他填充方式. 141.2.8簡單的計算 . 151.2.9相對引用和絕對引用. 151.2.10名稱的使用 . 161.3添加、刪除單元格、行和列. 171.4改變列寬和

2、行高. 171.5設(shè)置工作表的格式 . 181.5.1單元格的格式設(shè)置. 181.5.2數(shù)據(jù)表的美化. 191.5.3樣式的使用和設(shè)置. 201.5.4格式的復(fù)制和刪除. 211.5.5條件格式的設(shè)置 . 211.5.6隱藏行和列 . 211.5.7拼音的設(shè)置 . 221.5.8自動套用格式. 221.6改變字體 . 23內(nèi)部資料，請勿擴散第3頁, 共65頁1.7設(shè)置頁面屬性、預(yù)覽和打印. 241.7.1打印預(yù)覽 . 241.7.2頁面設(shè)置 . 241.7.3設(shè)置打印區(qū)域. 291.7.4打印選項 . 302excel 的自定義功能. 302.1啟動選項 . 312.2設(shè)置 excel 選項

3、. 312.3自定義屏幕 . 322.3.1調(diào)色板的使用. 332.3.2使用全屏視圖. 342.3.3儲存當(dāng)前工作簿中的視圖. 342.4錄制和使用宏 . 342.4.1定義宏的鍵盤快捷鍵. 352.5保存自定義工具欄的布局 . 362.5.1創(chuàng)建常規(guī)自定義工具欄 . 363excel 先進的瀏覽和選擇功能 . 373.1移動瀏覽 . 373.1.1知道所處的位置 . 373.1.2鍵盤瀏覽 . 373.1.3跳轉(zhuǎn)到定義名稱 . 383.1.4用滾動條瀏覽. 383.2選擇的技巧 . 393.2.1shift鍵的使用 . 393.2.2ctrl鍵的使用 . 393.2.3在選區(qū)內(nèi)瀏覽. 39

4、3.2.4進行選擇的快捷鍵. 403.3數(shù)據(jù)輸入 . 403.3.1正確輸入 . 403.3.2從鄰近的單元格復(fù)制數(shù)據(jù). 413.3.3充分利用“記憶式鍵入”功能 . 413.3.4自動填充 . 424excel 先進的瀏覽和選擇功能 . 434.1重新整理信息 . 43內(nèi)部資料，請勿擴散第4頁, 共65頁4.2格式化 . 434.3添加批注 . 434.3.1添加批注 . 434.3.2隱藏批注 . 434.3.3修改批注格式. 444.3.4刪除批注 . 445公式和函數(shù) . 445.1應(yīng)用公式中的函數(shù) . 445.1.1sum 函數(shù)的使用 . 445.1.2average 函數(shù)的使用 .

5、 445.1.3max 和min函數(shù)的使用 . 455.1.4sumif 函數(shù)的使用 . 455.1.5subtoal 函數(shù)的使用 . 455.1.6mode 函數(shù)的使用 . 465.1.7int函數(shù)和 trunc 函數(shù)的使用. 465.1.8if函數(shù)的使用 . 475.2公式的技巧和竅門 . 475.2.1創(chuàng)建公式的方法 . 475.2.2公式的命名的方法. 485.2.3隱藏公式 . 485.2.4時間和日期的使用. 485.2.5數(shù)組公式的使用 . 496圖表 . 496.1創(chuàng)建圖表 . 496.1.1使用 圖表 工具欄創(chuàng)建簡單的圖表. 496.1.2使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表 . 496.2

6、編輯圖表 . 506.2.1更改圖表類型. 506.2.2更改數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生方式 . 506.2.3添加或刪除數(shù)據(jù)系列. 516.2.4設(shè)置各種圖表選項. 516.2.5向圖表中添加文本. 526.3圖表類型 . 526.3.1柱形圖和條形圖 . 52內(nèi)部資料，請勿擴散第5頁, 共65頁6.3.2折線圖 . 526.3.3面積圖 . 536.3.4餅圖和圓環(huán)圖. 536.3.5xy散點圖 . 536.3.6三維圖 . 536.3.7自定義圖 . 536.4設(shè)置圖表格式 . 536.4.1設(shè)置圖表區(qū)和繪圖區(qū)格式. 536.4.2設(shè)置圖表數(shù)據(jù)系列的次序. 546.4.3格式化圖例 . 546.5使用

7、趨勢線 . 546.6使用誤差線 . 557分析數(shù)據(jù) . 557.1篩選數(shù)據(jù) . 557.1.1自動篩選 . 557.1.2創(chuàng)建自定義篩選 . 567.1.3使用高級篩選. 577.1.4在共享工作簿中保存篩選. 577.1.5操作數(shù)據(jù)清單的便捷函數(shù). 587.2數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 . 587.2.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 . 587.2.2設(shè)計字段 . 597.2.3透視數(shù)據(jù) . 607.2.4使用數(shù)據(jù)透視表工具欄和快捷菜單. 607.2.5調(diào)整數(shù)據(jù)透視表 . 607.2.6創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖 . 637.3共享工作薄 . 648調(diào)試工作表 . 648.1使用“公式審核”工具欄 . 648.1.1從

8、屬關(guān)系 . 648.1.2使用“公式審核”工具欄進行追蹤. 648.1.3只想查看引用單元格？ . 658.1.4快捷鍵 . 658.2單元格錯誤 . 65內(nèi)部資料，請勿擴散第6頁, 共65頁8.2.1一般單元格錯誤信息的含義. 658.2.2追蹤錯誤 . 658.3單元格錯誤 . 669excel 的編程功能簡介 . 661 excel 簡介excel 2000 是office 2000 的一個組件，是功能強大的電子表格處理軟件，它與文本處理軟件的差別在于它能夠運算復(fù)雜的公式，并且有條理的顯示結(jié)果。與老版本相比， excel 2000進一步加強了數(shù)據(jù)運算的能力及數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，使用起來更加方便

9、快捷。針對計算機網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，增加了許多的網(wǎng)絡(luò)功能，可是用戶更方便地進行網(wǎng)絡(luò)操作。電子表格的特殊性在于其中的單元格之間有著密切的聯(lián)系，當(dāng)一個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，就有可能直接影響到其它單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，也就是說，電子表格是一個動態(tài)表格。與lotus 1-2-3 一樣， excel 集表格處理、數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計圖繪制三項功能于一體（三合一）。除了能完成表格的輸入、統(tǒng)計和分析外，還可以生成精美的報告和統(tǒng)計圖，可以鏈接各種流行的pc 機數(shù)據(jù)庫。在美國、西歐和日本已經(jīng)習(xí)慣了“一切皆表格”的思維方式。近年來excel 在我國迅速推廣，已成為 word 之外最常用的辦公軟件。內(nèi)部資料，請勿擴散第7頁,

10、共65頁1.1 excel 界面簡介圖1.1 啟動excel 后可看到它的主界面如圖 1.1 。最上面的是標(biāo)題欄，標(biāo)題欄左邊是excel 的圖標(biāo)，后面顯示的是現(xiàn)在啟動的應(yīng)用程序的名稱，接著的連字符后面是當(dāng)前打開的工作簿的名稱；標(biāo)題欄最右邊的三個按鈕分別是最小化、最大化/ 恢復(fù)按鈕和關(guān)閉按鈕，一般的 windows 應(yīng)用程序都有。標(biāo)題欄下面是菜單欄，office 2000的菜單欄比較特殊，單擊菜單欄上的項目通常出現(xiàn)的不是全部菜單，菜單最下面有個向下的箭頭，單擊它就可以打開全部菜單了。因為在office 2000 中對菜單和工具欄使用了一種新的功能，可以記憶你對菜單項和工具欄按鈕的使用頻率，并把不

11、常用的選項或按鈕隱藏起來，這樣在打開菜單時看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜單欄下面是工具欄，熟練使用工具欄中的按鈕可以提高我們的工作效率。工具欄的下面就是 excel 比較特殊的東西了，左邊是名稱框，我們可以在名稱框里給一個或一組單元格定義一個名稱，也可以從名稱框中直接選擇定義過的名稱來選中相應(yīng)的單元格。右邊是編輯欄，選中單元格后可以在編輯欄中輸入單元格的內(nèi)容，如公式或文字及數(shù)據(jù)等。在編輯欄中單擊準(zhǔn)備輸入時，名稱框和編輯欄中間會出現(xiàn)圖中所示三個按鈕：左邊的錯號是 取消 按鈕，它的作用是恢復(fù)到單元格輸入以前的狀態(tài)；中間的對號是 輸入按鈕，就是確定輸入欄中的內(nèi)容為當(dāng)前選定單元格的內(nèi)容了

12、；等號是 編輯公式 按鈕，單擊等號按鈕表示要在單元格中輸入公式。內(nèi)部資料，請勿擴散第8頁, 共65頁名稱框下面灰色的小方塊兒是 全選按鈕 ，單擊它可以選中當(dāng)前工作表的全部單元格。全選按鈕右邊的a、b、c. 是列標(biāo)，單擊列標(biāo)可以選中相應(yīng)的列。全選按鈕下面的 1、2、3. 是行標(biāo)，單擊行標(biāo)可以選中相應(yīng)的整行。中間最大的區(qū)域就是excel 的工作表區(qū)，也就是放置表格內(nèi)容的地方；工作表區(qū)的右邊和下面有兩個滾動條，是翻動工作表查看內(nèi)容用的。在工作表區(qū)的下面，左邊的部分用是用來管理工作簿中的工作表，如圖1.2 所示。我們把一個 excel 的文檔叫做工作簿，在一個工作簿中可以包含很多的工作表。sheet1

13、，sheet2, 等等都代表著一個工作表，這些工作表組成了一個工作簿，就好像我們的帳本，每一頁是一個工作表，而一個帳本就是一個工作簿了。左邊是工作表標(biāo)簽， 上面顯示的是每個表的名字。 單擊sheet2 ，就可以轉(zhuǎn)到表 sheet2中，同樣，單擊 sheet3 ，sheet4 ，都可以到相應(yīng)的表中。四個帶箭頭的按鈕是標(biāo)簽滾動按鈕。單擊向右的箭頭可以讓標(biāo)簽整個向右移動一個位置，即從sheet2開始顯示，單擊帶豎線的向右箭頭，最后一個表的標(biāo)簽就顯露了出來；單擊向左的箭頭，下面的整個向左移動了一個表，單擊帶豎線的向左的箭頭，最左邊的b表就又是sheet1了；而且這樣只是改變工作表標(biāo)簽的顯示，當(dāng)前編輯的

14、工作表是沒有改變的。圖1.2 界面的最下面是狀態(tài)條。 excel 的狀態(tài)條可以顯示當(dāng)前的鍵盤的幾個lock鍵的狀態(tài)，右邊有一個“ num ”的標(biāo)記，表示現(xiàn)在的 num lock是打開的，按一下鍵盤上的 “num lock” 鍵，這個標(biāo)記就消失了， 表示不再是 num lock狀態(tài)，按一下“cap lock”鍵，就顯示出 caps ，表示 caps lock狀態(tài)是打開的，再按一下 cap lock鍵，它就會消失。我們也可以移動菜單欄和工具欄的位置，用鼠標(biāo)點住菜單欄前面的豎條，如圖1.3 所示，拖動鼠標(biāo)時菜單欄的位置就隨鼠標(biāo)移動，我們可以把它放在界面的任意內(nèi)部資料，請勿擴散第9頁, 共65頁位置。

15、圖1.3 有時我們不能看到全部的工具欄，此時單擊工具欄右邊的箭頭，會彈出一個面板，從面板中可以選擇所需要的功能按鈕，如圖1.4 所示。圖1.4 1.2 輸入和編輯數(shù)據(jù)1.2.1 選定操作區(qū)域選定操作區(qū)域的方法有很多：如單擊行標(biāo)可以選中一行，單擊列標(biāo)可以選中整列，單擊全選按鈕（表格左上角的第一個格）可以選中整個工作表，還有單擊哪個單元格就可以選中哪個。如果要選擇一些連續(xù)的單元格，就是在要選擇區(qū)域的開始的單元格按下左鍵，拖動鼠標(biāo)拖到最終的單元格就可以了。如果要選定不連續(xù)的多個單元格，就是按住ctrl 鍵，一一單擊要選擇的單元格就可以了。同樣的方法可以選擇連續(xù)的多行、多列；不連續(xù)的多行、多列；甚至行

16、、列、單元格混和選擇等等。內(nèi)部資料，請勿擴散第10頁, 共65頁圖1.5 1.2.2 定位的使用使用定位通常是批量選擇一定范圍內(nèi)符合一定條件的單元格，尤其是不連續(xù)的單元格。如果你在工作表中對一組單元格有一個名稱定義的話，可以使用名稱來選擇單元格。如果把這一個部分單元格命名為“first”，然后打開“定位”對話框（可以使用快捷鍵 ctrl+g ），可以看到“定位”列表中就出現(xiàn)了我們命名的單元格。選擇剛才設(shè)置的名稱，單擊“確定”按鈕，可以直接選中命名的單元格。如果要結(jié)合定位條件，只需要在選擇了區(qū)域名稱以后單擊“定位條件”按鈕設(shè)置定位條件就可以了。1.2.3 復(fù)制、移動和刪除復(fù)制單元格的方法： 選中

17、要復(fù)制內(nèi)容的單元格， 單擊工具欄上的 “復(fù)制”按鈕，然后選中要復(fù)制到的目標(biāo)的單元格，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕就可以了?，F(xiàn)在的 office 2000 為我們提供了一個多次剪貼板，可以進行12次剪貼操作：在工具欄上單擊右鍵，從打開的菜單中選擇“剪貼板”，把剪貼板工具欄顯示在了界面中?，F(xiàn)在我們把要復(fù)制的內(nèi)容一一復(fù)制到剪貼板中來。進行復(fù)制操作，每復(fù)制一個就可以看到剪貼板中的標(biāo)識就多了一個，這樣就單擊剪貼板工具欄上相應(yīng)的條目把內(nèi)部資料，請勿擴散第11頁, 共65頁該條目粘貼到相應(yīng)的位置了。有時我們會對表格或部分單元格的位置進行調(diào)整，此時用移動單元格是很方便的。選中要移動的單元格，把鼠標(biāo)移動到選區(qū)的邊

18、上，鼠標(biāo)變成我們熟悉的左上箭頭的形狀，按下左鍵拖動，會看到一個虛框，這就表示我們移動的單元格到達的位置，在合適的位置松開左鍵，單元格就移動過來了。如果單元格要移動的距離比較長，超過了一屏，這樣拖動起來就很不方便了，這時我們可以使用剪切的功能：選中要移動的部分， 單擊工具欄上的 “剪切”按鈕，剪切的部分就被虛線包圍了，選中要移動到的單元格，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，單元格的內(nèi)容就移動過來了。1.2.4 撤消和恢復(fù)如果你對上次的操作情況不滿意，可以單擊工具欄上的“撤消”按鈕，把操作撤消。如果你又不想撤消了，還可以馬上恢復(fù)：單擊工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。不過要注意一點， 恢復(fù)一定要緊跟在撤消操作的后

19、面，否則“恢復(fù)”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。單擊工具欄上的“撤消”按鈕的下拉箭頭，這里列出了可以撤消的全部操作。不過需要注意，撤消和恢復(fù)操作是有次數(shù)限制的。1.2.5 查找和替換下面來看看在 excel 中的數(shù)據(jù)的查找和替換。有這樣一個表，我們要把其中的“可樂”替換成“可口可樂”，這時就用得到查找和替換功能了。打開“編輯”菜單，單擊“替換”命令，打開“替換”對話框，在上面的“查找內(nèi)容”文本框中輸入“可樂”，在下面的“替換值”輸入框中輸入“可口可樂”，然后單擊“查找下一個”按鈕，excel 就會自動找到第一個，如果需要替換，就單擊“替換”按鈕。如果直接單擊“全部替換”按鈕，就可以把這里全

20、部的符合條件的字符替換掉了。內(nèi)部資料，請勿擴散第12頁, 共65頁現(xiàn)在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打開“編輯”菜單，單擊“查找”項，打開“查找”對話框，在文本框中輸入“雪碧”，在下面的下拉列表框中選擇“值”一項，單擊“查找下一個”按鈕，就可以一個一個地找到使用這些字符的位置了。1.2.6 在單元格中輸入數(shù)據(jù)我們在建立表格之前，應(yīng)該先把表格的大概模樣考慮清楚，比如表頭有什么內(nèi)容，標(biāo)題列是什么內(nèi)容等，因此在用excel 建立一個表格的時候開始是建立一個表頭，然后就是確定表的行標(biāo)題和列標(biāo)題的位置，最后才是填入表的數(shù)據(jù)。首先把表頭輸入進去： 單擊選中 a1單元格， 輸入文字，然后從第三行開始輸入表

21、的行和列的標(biāo)題，然后再把不用計算的數(shù)據(jù)添進去。輸入的時候要注意合理地利用自動填充功能，先輸入一個，然后把鼠標(biāo)放到單元格右下角的方塊上， 看鼠標(biāo)變成一個黑色的十字時就按下左鍵向下拖動，到一定的數(shù)目就可以了。填充還有許多其它的用法：例如，輸入一個7-11，回車，它就自動變成了一個日期，向下填充，日期會按照順序變化。內(nèi)部資料，請勿擴散第13頁, 共65頁按f2鍵可以直接在當(dāng)前單元格中輸入數(shù)據(jù)，其效果與雙擊單元格類似。如果你不希望雙擊單元格可以輸入數(shù)據(jù)，可以把這個設(shè)置去掉： 打開“工具”菜單，選擇“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”選項卡，清除“在單元格內(nèi)容直接編輯”前的復(fù)選框，單擊“確定”

22、按鈕，這樣就不能通過在單元格中雙擊來編輯單元格內(nèi)容了，按 f2也只能在編輯欄中進行編輯了。有時使用 excel 進行一些資料的整理， 此時會需要在一個單元格中輸入幾段的內(nèi)容，按回車的作用并不是在單元格中進行分段，在一段的結(jié)束按住alt 鍵按回車，這樣才能在一個單元格中使用幾個段落。內(nèi)部資料，請勿擴散第14頁, 共65頁1.2.7 其他填充方式用鼠標(biāo)拖動進行填充時可以向下進行填充，也可以向上、向左、向右進行填充，只要在填充時分別向上、左、右拖動鼠標(biāo)就可以了。除了使用鼠標(biāo)拖動進行填充外， 還可以使用菜單項進行填充： 選中要填充的單元格，打開“編輯”菜單，單擊“填充”項，從打開的子菜單中選擇填充的方

23、向，就可以了。有時我們需要輸入一些等比或等差數(shù)列，這時使用填充功能就很方便了， 在上面輸入“1”，下一個單元格輸入“ 2”，然后從上到下選中這兩個單元格，向下拖動第二個單元格的黑色方塊進行填充，可以看到所填充出來就是一個等差數(shù)列了。等比數(shù)數(shù)列的填充需要這樣來做：首先在單元格中填入數(shù)列開始的數(shù)值，然后選中要填充數(shù)列的單元格，打開“編輯”菜單，單擊“填充”項，選擇“序列”命令，選擇“等比數(shù)列”，步長值設(shè)置為“2”，單擊“確定”按鈕，就可以在選定的單元格中填入了等比數(shù)列。如下圖：使用菜單項打開的對話框來設(shè)置序列還可以設(shè)置序列產(chǎn)生的方向是橫向或豎向，也可以填充日期。 如果我們要填充的日期的變化不是以日

24、為單位的話，就要用到這里的日期填充來做了；有時我們不知道要填充的東西到底有多少個單元格，比如一個等比數(shù)列，我們只知道要填充的開始值和終值，此時我們就可以先選擇盡量多的單元格，在 “序列”對話框中設(shè)置步長和終值。如下圖：內(nèi)部資料，請勿擴散第15頁, 共65頁1.2.8 簡單的計算在電子表格中經(jīng)常需要計算數(shù)據(jù)，當(dāng)然可以在外面把數(shù)據(jù)計算好了再輸入進來，不過，我們最好還是使用 excel 自身的計算功能，這樣改動起來就很方便?，F(xiàn)在我們來看一個表格，把每人每次的購買總額計算出來：選中“總值”下第一個單元格，在編輯欄中單擊，直接輸入“ =c5*d5 ”，在這里，不用考慮大小寫，單擊“輸入”按鈕，確認我們的

25、輸入，就在這個單元格中輸入了一個公式。輸入公式可以從表里選， 也可以直接輸入， 只要保證正確就行了。 這兩種方法各有各的用途：有時輸入有困難，就要從表里選擇；而有時選擇就會顯得很麻煩，那就直接輸入。還有一點要注意，這里是在編輯公式，所以一定要在開始加一個等號，這樣就相當(dāng)于在開始單擊了“編輯公式”按鈕?，F(xiàn)在，單擊 e5單元格，然后用鼠標(biāo)拖動邊框右下角的小方塊，向下填充就可以了。1.2.9 相對引用和絕對引用隨著公式的位置變化， 所引用單元格位置也是在變化的是相對引用；而隨著公式位置的變化所引用單元格位置不變化的就是絕對引用。下面講一下“ c4 ”、“ $c4 ”、“ c$4 ”和“ $c$4 ”

26、之間的區(qū)別。在一個工作表中， 在c4、c5 中的數(shù)據(jù)分別是 60、50。 如果在 d4 單元格中輸入 “=c4 ”，那么將 d4向下拖動到 d5 時，d5 中的內(nèi)容就變成了 50，里面的公式是“ =c5 ”，將 d4 向右拖動到 e4，e4中的內(nèi)容是 60，里面的公式變成了“ =d4 ”。內(nèi)部資料，請勿擴散第16頁, 共65頁現(xiàn)在在 d4 單元格中輸入“ =$c4 ”，將 d4 向右拖動到 e4，e4中的公式還是“ =$c4 ”，而向下拖動到 d5時，d5 中的公式就成了“ =$c5 ”。如果在 d4 單元格中輸入“=c$4 ” ， 那么將 d4 向右拖動到 e4時， e4中的公式變?yōu)椤?d$

27、4 ” ，而將d4 向下拖動到 d5 時，d5 中的公式還是“ =c$4 ”。如果在 d4 單元格中輸入“ =$c$4 ”，那么不論你將 d4 向哪個方向拖動，自動填充的公式都是“ =$c$4 ”。 原來誰前面帶上了“ $”號，在進行拖動時誰就不變。如果都帶上了“ $”，在拖動時兩個位置都不能變。1.2.10 名稱的使用命名后的單元格可以通過名字選擇該單元格，可以直接從名稱框的下拉列表中進行選擇，并直接在公式中進行調(diào)用。命名方法是選中一個單元格, 在公式編輯器左邊的輸入框中輸入該單元格的名稱。如下圖：在編輯欄中直接輸入公式“ =e5*折扣”，然后向下填充，這一列填充的效果與左面一列的結(jié)果是完全

28、相同的，使用名稱對單元格調(diào)用是絕對調(diào)用。內(nèi)部資料，請勿擴散第17頁, 共65頁1.3 添加、刪除單元格、行和列對工作表的結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，可以插入行、列、單元格。右鍵單擊左邊的行標(biāo)選中一行，然后從打開的菜單中選擇“插入”命令單擊，就可以在選中的行前面插入一個行了，然后就可以輸入數(shù)據(jù)了。插入列和插入行差不多，選中一列，從右鍵菜單中選擇插入，就可以在當(dāng)前列的前面插入一列。還可以插入一個單元格，右鍵單擊一個單元格，從打開的菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對話框，選擇“活動單元格下移”，單擊“確定”按鈕，就可以在當(dāng)前位置插入一個單元格，而原來的數(shù)據(jù)都向下移動了一行。有插入當(dāng)然有刪除了，這個很簡單，刪除

29、行，可以選中這一行，然后從右鍵菜單中選擇“刪除”命令；列則可以選中列，從右鍵菜單中選擇“刪除”，單元格也是一樣，只是會彈出“刪除”對話框，選擇“下方單元格上移”，單擊“確定”按鈕，單元格刪除了，下面的記錄也可以移動上來了。1.4 改變列寬和行高調(diào)整單元格的寬度， 可以使表格看起來更緊湊一些。拖動兩個單元格列標(biāo)中間的豎線可以改變單元格的大小，當(dāng)鼠標(biāo)變成如圖所示的形狀時，直接雙擊這個豎線，excel內(nèi)部資料，請勿擴散第18頁, 共65頁會自動根據(jù)單元格的內(nèi)容給這一列設(shè)置適當(dāng)?shù)膶挾?。這樣自動設(shè)置，比自己拖動簡單多了。我們可以可以拖動單元格邊框線來設(shè)置行高和列寬，但是這樣不能達到精確的效果，下面的方法

30、可以精確的設(shè)定行高和列寬。行的高度設(shè)置： 打開“格式”菜單，單擊“行”項，從打開的子菜單中選擇 “行高”，可以打開“行高”對話框， 設(shè)置好行高， 按下“確定”按鈕。 選擇“格式” 菜單的“行”子菜單中的“最適合的行高”命令，其效果和雙擊行標(biāo)間的橫線相同。列寬的設(shè)置：打開“格式”菜單，單擊“列”項，從打開的子菜單中選擇“列寬”，打開“列寬”對話框，在這里輸入列寬的數(shù)值，單擊“確定”按鈕。選擇“格式”菜單中“列”子菜單中的“最適合的列寬”命令，其效果同雙擊列標(biāo)中間的豎線效果是相同的。1.5 設(shè)置工作表的格式1.5.1 單元格的格式設(shè)置格式設(shè)置的目的就是使表格更規(guī)范，看起來更有條理、更清楚。合并后的

31、單元格還可以分開。打開“單元格格式”對話框，單擊“對齊”選項卡，把“合并單元格”前面的復(fù)選框清除，單擊“確定”按鈕，單元格就分開了。我們可以把“進度”欄中的數(shù)字都設(shè)置為百分?jǐn)?shù)的形式：選中這些單元格，單擊工具欄上的“百分比樣式”按鈕，這些單元格中的數(shù)字就變成了百分比的樣式。內(nèi)部資料，請勿擴散第19頁, 共65頁我們也可以把表示貨幣的數(shù)字改成小數(shù)點后面有兩位小數(shù)，選中要設(shè)置的單元格，打開“格式”菜單，選擇“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，單擊“數(shù)字”選項卡，選擇“分類”列表中的“自定義”，從右邊的“類型”列表中選擇“0.00 ”，單擊“確定”按鈕，數(shù)字的樣式就設(shè)置好了。我們還可以把這些數(shù)字

32、直接設(shè)置為貨幣形式：單擊工具欄上的“貨幣樣式”按鈕，在所有選中的數(shù)字前面就都出現(xiàn)了一個“￥”符號。1.5.2 數(shù)據(jù)表的美化我們?nèi)绻唤o工作表設(shè)置邊框， 打印出來的表是沒有邊框的， 這里先來把邊框設(shè)置好：選中要設(shè)置的單元格，單擊工具欄上的“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出面板中選擇“所有框線”按鈕單擊，邊框就設(shè)置好了。接著給標(biāo)題行設(shè)置一個好看一點的底色和文字顏色：選中第一行的單元格， 單擊 “填充顏色”按鈕的下拉箭頭，選擇“寶石藍”，將單元格的底色設(shè)置為寶石藍的顏色。內(nèi)部資料，請勿擴散第20頁, 共65頁單擊“字體顏色”按鈕的下拉箭頭，選擇“紫色”，這樣單元格的底色和文字顏色就設(shè)置好了。還可以給工作

33、表設(shè)置一個背景：打開“格式”菜單，單擊“工作表”項，選擇“背景”命令單擊，彈出“工作表背景”對話框，從對話框中選擇圖片文件，單擊“插入”按鈕，背景就設(shè)置好了。如果你又不想要背景了，就打開“格式”菜單中的“工作表”子菜單，選擇其中的“刪除背景”命令就可以了。不過這個背景是不能被打印出來的，只有在編輯時才能看見。1.5.3 樣式的使用和設(shè)置excel 中有很多預(yù)先設(shè)置好的格式， 基本上我們平時使用的格式都可以從這里找到。我們還可以把經(jīng)常使用的單元格格式保存為一個樣式，以方便調(diào)用： 先將單元格的格式設(shè)置好，然后打開“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開“樣式”對話框，對話框中前面有復(fù)選框的這些是樣式所

34、包含的格式內(nèi)容；我們在對話框的 “樣式名” 輸入框中輸入“我的樣式”，單擊“添加”按鈕，選定單元格的格式就作為樣式保存了起來，單擊“取消”按鈕關(guān)閉對話框， 選擇工作表中的另外一個單元格，打開“樣式”對話框，打開“樣式名”下拉列表框，從中選擇我們新建的樣式“我的樣式”，單擊“確定”按鈕，樣式就應(yīng)用了過來。內(nèi)部資料，請勿擴散第21頁, 共65頁樣式建立以后是可以修改的： 打開“樣式”對話框，選擇要修改樣式， 單擊“更改”按鈕，可以打開“單元格格式”對話框，在這里對樣式中的格式進行設(shè)置就可以了。1.5.4 格式的復(fù)制和刪除我們前面給單元格設(shè)置了很多種的格式，比如字的大小、字體、邊框和底紋、數(shù)字格式等

35、，這些都是可以復(fù)制的，也是可以刪除的。選中要復(fù)制格式的單元格，單擊工具欄上的“格式刷”按鈕，然后在要復(fù)制到的單元格上單擊，鼠標(biāo)變成時，就可以把格式復(fù)制過來了。選中要刪除格式的單元格，打開“編輯”菜單，單擊“清除”項，選擇子菜單中的“格式”命令單擊，選中的單元格就變成了默認的樣子了。1.5.5 條件格式的設(shè)置條件格式就是根據(jù)不同的條件設(shè)置格式。隱藏行和列有時一個表太長或太寬，我們可以把這個表中的一些行或列隱藏起來以方便查看：例如拿列來看，選定要隱藏的列的任意單元格，打開“格式”菜單中的“列”子菜單，單擊“隱藏”命令，就可以把這一列隱藏起來； 行的隱藏也是一樣的； 如果要取消隱藏，只要單擊子菜單中

36、的“取消隱藏”命令就可以了。內(nèi)部資料，請勿擴散第22頁, 共65頁1.5.6 拼音的設(shè)置在excel 中可以給中文設(shè)置拼音。選中要設(shè)置拼音的單元格，打開“格式”菜單，單擊“拼音信息”項，從子菜單中選擇“編輯”命令，就可以直接在單元格的上方輸入文字的拼音了， 拼音輸入完后， 適當(dāng)調(diào)整一下文字之間的距離，把拼音和文字對應(yīng)起來就可以了。打開“格式”菜單中的“拼音信息”子菜單，選擇“顯示或隱藏”命令單擊，可以顯示或隱藏單元格的拼音信息。1.5.7 自動套用格式“自動套用格式”可自動識別 excel 工作表中的匯總層次以及明細數(shù)據(jù)的具體情況，然后統(tǒng)一對它們的格式進行修改。excel 一共通過“自動套用格

37、式”功能向用戶提供了簡單、經(jīng)典、會計、彩色、應(yīng)用和三維格式等6大類、 20余種不同的內(nèi)置格式集合，每種格式集合都包括有不同的字體、字號、數(shù)字、圖案、邊框、對齊方式、行高、列寬等內(nèi)部資料，請勿擴散第23頁, 共65頁設(shè)置項目，完全可滿足我們在各種不同條件下設(shè)置工作表格式的要求。具體來說，利用“自動套用格式”功能快速格式化excel 工作表的格式，可采用如下步驟：選定需要套用格式的工作表范圍（用戶若不事先選擇套用范圍，則excel 將自動對整個工作表的格式進行設(shè)置）。執(zhí)行“格式”菜單的“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框。在參考“示例”欄所顯示格式樣式的基礎(chǔ)上從“格式”欄中選擇合適的工

38、作表格式集合。單擊 選項 按鈕，然后從彈出的 “應(yīng)用格式種類” 對話框中選擇允許采用該種格式集合中的那些不同格式項目。單擊 確定 按鈕，關(guān)閉“自動套用格式”對話框。這樣，我們就完成了利用“自動套用格式”快速地為excel 工作表定義格式。當(dāng)然，自動套用格式之后， 我們?nèi)钥砂凑照７椒▽@些工作表的格式進行修改，應(yīng)用非常靈活。另外，用戶若對 excel 自動套用的格式不滿意，則可采用下述方法將工作表的格式恢復(fù)到“自動套用格式”之前的狀態(tài)：選擇含有要刪除自動套用格式的區(qū)域，執(zhí)行“格式”菜單的“自動套用格式”命令，從彈出的“自動套用格式”對話框的“樣式”欄中選擇“無”選項，單擊 確定 按鈕后，關(guān)閉“

39、自動套用格式”對話框。1.6 改變字體選中要改變字體的單元格，然后選擇“格式”菜單，單擊“單元格”項，會顯示如下的窗口：內(nèi)部資料，請勿擴散第24頁, 共65頁然后選中“字體”頁面，在此配置頁面中就可以設(shè)置字體了。也可以在工具欄中直接設(shè)置字體格式，主要工具見下圖：1.7 設(shè)置頁面屬性、預(yù)覽和打印1.7.1 打印預(yù)覽一般我們在打印工作表之前都會先預(yù)覽一下，這樣可以防止打印出來的工作表不符合要求，單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，就可以切換到“打印預(yù)覽”窗口中了。我們前面也曾經(jīng)用過這個功能， 它的作用就是看一下打印出來的效果，現(xiàn)在看到的是整個頁面的效果，單擊“縮放”按鈕，可以把顯示的圖形放大，看得清楚

40、一些，再單擊，又可以返回整個頁面的視圖形式。單擊“打印”按鈕可以將工作表打印出來，而單擊“關(guān)閉”按鈕則可以回到編輯狀態(tài)。 現(xiàn)在這個考核表在這一頁中并不能完全打印出來，因此我們就要用到頁面設(shè)置功能。1.7.2 頁面設(shè)置選擇“文件”菜單，單擊“頁面設(shè)置”，可以打開“頁面設(shè)置”對話框，要想解決內(nèi)部資料，請勿擴散第25頁, 共65頁剛才的問題有兩種辦法，一是可以選擇一種寬度較大的紙；再就是把紙張橫過來使用：單擊“紙張大小”下拉列表框，從彈出的列表中選擇一種比較寬的紙型，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了?？墒俏移匠Ｓ玫募堃话愣际莂4，很少有更寬的紙可以用， 在這種情況下我們可以把紙張橫過來打?。捍蜷_“頁面

41、設(shè)置”對話框，在“方向”欄中選擇“橫向”，將紙張設(shè)置回來，然后單擊“確定”按鈕，整個工作表就都可以打印出來了。這個表還不是在紙張的中間， 有些難看，再打開“頁面設(shè)置” 對話框，單擊“頁邊距” 選項卡，選中“居中方式”一欄中“水平居中”和“垂直居中”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，表格就居中顯示了。內(nèi)部資料，請勿擴散第26頁, 共65頁這個表格現(xiàn)在看起來已經(jīng)很好了，可是有一個問題， 就是打出來的工作表經(jīng)常是和文字資料在一起，又不希望用這種橫向的表，又沒有紙可以換，在這種情況下，一是在分頁預(yù)覽視圖中拖動分頁符使一頁符合我們的要求；再就是直接設(shè)置打印的比例。設(shè)置打印比例很簡單，打開“頁面設(shè)置”對話框

42、，先將紙張的方向設(shè)置回去，然后在“縮放”一欄的“縮放比例”輸入框中輸入80，單擊“確定”按鈕，從預(yù)覽中可以看出來，已經(jīng)可以全部打印出來了。這是excel 2000提供的新功能，比以前方便多了；我們可以讓表格根據(jù)頁邊距自動調(diào)整：先單擊“頁邊距”按鈕在這個視圖中顯示出頁邊距；打開“頁面設(shè)置” 對話框，將“縮放”一欄選擇為 “調(diào)整為 1頁寬1頁高”，然后單擊“確定”按鈕，圖中的這個表就變成了緊貼頁邊距來放置了。內(nèi)部資料，請勿擴散第27頁, 共65頁我們也可以通過調(diào)整頁邊距來調(diào)整表的位置；在預(yù)覽視圖中拖動這些標(biāo)記調(diào)整頁邊距，還可以通過改變“頁面設(shè)置”對話框中頁邊距的數(shù)值來實現(xiàn)。給打印出來的工作表設(shè)置頁

43、眉和頁腳: 打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“頁眉 / 頁腳”選項卡，單擊“頁眉”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這個頁眉的形式，就給工作表設(shè)置好了一個頁眉，從預(yù)覽框中可以看到頁眉的效果。頁腳也可以這樣來選擇，但我們這里還是自定義一個：單擊“自定義頁腳”按鈕，打開“頁腳”對話框，可以看到頁腳的設(shè)置分為左、中、右三個部分，現(xiàn)在光標(biāo)停留在內(nèi)部資料，請勿擴散第28頁, 共65頁左邊的輸入框中，我們輸入“萬事無憂”，選中輸入的文字，單擊“字體”按鈕，打開“字體”對話框，把字體設(shè)置為隸書，單擊“確定”按鈕，回到“頁腳”對話框；單擊“右”輸入框，輸入“第頁，共頁”，然后把光標(biāo)放到“第”字的后面，單擊“頁碼”按鈕，

44、在這個地方插入當(dāng)前頁碼， 把光標(biāo)定位到 “共”字的后面， 單擊“總頁碼” 按鈕，在這里插入一個總頁碼，單擊“確定”按鈕回到“頁面設(shè)置”對話框；單擊“確定”按鈕我們就可以看到我們設(shè)置的頁眉和頁腳的效果了?，F(xiàn)在我們看這個表：單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到只有第一頁中有表的表頭，而其它的頁中都沒有； 這樣打印出來的表看起來會很不方便，我們可以通過給工作表設(shè)置一個打印表頭來解決這個問題。由于這個功能不能在預(yù)覽視圖中設(shè)置，單擊“關(guān)閉”按鈕回到正常的編輯視圖，打開“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“工作表”選項卡，單擊“頂端標(biāo)題行”中的拾取按鈕，對話框變成了一個小的輸入條，在

45、工作表中選擇數(shù)據(jù)上面的幾行作為表頭，單擊輸入框中的返回按鈕， 回到“頁面設(shè)置” 對話框，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在單擊“打印預(yù)覽”按鈕，所有的頁中就都標(biāo)題了。內(nèi)部資料，請勿擴散第29頁, 共65頁1.7.3 設(shè)置打印區(qū)域在計算數(shù)據(jù)時經(jīng)常會用到一些輔助的單元格，我們把這些單元格作為一個轉(zhuǎn)接點，但是又不好刪除， 此時可以設(shè)置一個打印區(qū)域， 只打印對我們有用的那一部分?jǐn)?shù)據(jù)：選擇要打印的部分，打開“文件”菜單，單擊“打印區(qū)域”項，從子菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令，在打印時就只能打印這些單元格了，單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到打印出來的只有剛才選擇的區(qū)域。單擊“關(guān)閉”按鈕回到普通視圖，選擇“文件”菜單“打

46、印區(qū)域”子菜單中的“取消打印區(qū)域”命令就可以將設(shè)置的打印區(qū)域取消了。內(nèi)部資料，請勿擴散第30頁, 共65頁1.7.4 打印選項打開“文件”菜單，單擊“打印”命令，就可以打開“打印”對話框了，第一個用處就是：在這里我們可以設(shè)置一次打印幾份工作表。在對話框中的“份數(shù)”欄的“打印份數(shù)”輸入框中輸入“3”，單擊“確定”按鈕，就可以一次打印三份工作表了。我們還可以設(shè)置其它的一些選項，比如，可以設(shè)置打印開始和結(jié)束的頁碼，在“范圍”一欄中選擇“頁”項，然后在后面填上開始和結(jié)束的頁碼就可以了；再就是可以設(shè)置打印時是打印選定的工作表還是整個工作簿或者是選定的區(qū)域。另外的一個用處：單擊“取消”按鈕回到編輯狀態(tài)，選

47、中全部的工作表，然后選中當(dāng)前編輯的工作表的一部分，打開“打印”對話框，選擇“打印”為“選定區(qū)域”，然后單擊“預(yù)覽”按鈕，可以看到打印的是所有工作表中當(dāng)前選擇的部分。2 excel 的自定義功能與word 相比， excel 提供的自定義選項較少，但用戶仍可以自如地操作程序運作的方式及其在屏幕上的樣式， 或許更重要的是， 在新的工作簿中， 用戶可以輕松享用它自動添加的信息、格式以及各種特殊的功能。內(nèi)部資料，請勿擴散第31頁, 共65頁2.1 啟動選項如果經(jīng)常用到一個或多個工作簿，那么，當(dāng)啟動程序時就可以用excel 直接打開它們，只需把工作簿的快捷方式（或者工作簿本身）添加到xl start 文

48、件夾中（使用“開始”“搜索”“文件或文件夾”來找到它）即可。如果其他的文件夾更加合適， 或是要在網(wǎng)絡(luò)中自動打開儲存好的工作表，就將其完整的路徑輸入到“啟動時打開此項中的所有文件” 框中，以進行定位。這個位置位于“工具”“選項”對話框中的“常規(guī)”選項卡里。每次啟動時excel 就會同時打開位于用戶指定的文件夾以及 xl start 文件夾中的文檔。這個文件夾可以放置共享的工作簿，這樣每個使用者就不再需要一個單獨的副本?？梢詫⒐ぷ鲄^(qū)文件放置在啟動文件夾中，這親就能同時打開上次使用過的一組工作簿（關(guān)于工作區(qū)文件的詳細內(nèi)容將會在第24章中進行介紹） 。要確定在啟動文件夾中只放置工作區(qū)文件，而不要再放置

49、工作簿的快捷方式。儲存在啟動文件夾中的 excell 模板顯示在“文件”“新建”對話框里的“常用”選項卡中，與 templates文件夾中的模板放置在一起。2.2 設(shè)置excel 選項正如word 一樣，excel 的“工具”“選項”對話框是配置程序的主要控制面板。如圖所示：內(nèi)部資料，請勿擴散第32頁, 共65頁“選項”對話框中的設(shè)置分別放置在13個選項卡中。 稍后我們會介紹其中的一些選項，其他的的與在 word 中的對應(yīng)項功能一樣，但仍有一些問題值得注意?！俺Ｒ?guī)”選項卡提供了多種影響整個程序操作的設(shè)置：建議將“使用的工作列表”設(shè)置為最大值9。這樣就可以用快捷菜單選項再次快速打開文件，而不用再

50、借助“打開”對話框?？梢园逊胖迷诿總€新建工作簿中的空白工作表的數(shù)量設(shè)置為最大值255。然而設(shè)想一下，如果將其設(shè)置為 1（對于許多用途，一個工作表就足夠了），這樣就能夠節(jié)省內(nèi)存和磁盤空間，用戶也能在需要時隨時添加更多的工作表。這里指定的“用戶名”也會應(yīng)用于其他的office 應(yīng)用程序?！?23的幫助”選項卡中的設(shè)置主要是為使用戶能在lotus 1-2-3和excel 之間輕松轉(zhuǎn)換而設(shè)計的。然而自從excel 贏得了電子表格軟件的統(tǒng)治地位以后，使用這些選項的人就將越來越少了。但是如果要與其他使用excel 早期版本或者不同程序的人共享文件，“將 excel 文件保存為”的設(shè)置就會非常有用。2.3

51、自定義屏幕在“工具”“選項”對話框中，“視圖”選項卡里的絕大部分控件都是用來自定義excel 顯示方式的。這其中絕大多數(shù)設(shè)置都不用解釋，只有少量需要介紹一下：內(nèi)部資料，請勿擴散第33頁, 共65頁要控制在屏幕上顯示哪些 excel 用戶界面的元素，可以使用“顯示”和“窗口選項”中的設(shè)置。不論打開的是哪一個窗口，4個“顯示”選項都應(yīng)用于整個excel 。而“窗口選項”中的設(shè)置只應(yīng)用于當(dāng)前的工作表或制圖表，或者當(dāng)前的工作簿。選擇“自動分頁符”，會顯示由點組成的橫線，意味著打印時當(dāng)前頁面會從這里分開，管用戶是否已經(jīng)改變了 excel 自動設(shè)置的分布符。這不影響分頁符在“分頁符預(yù)覽模式”中的顯示（詳細

52、內(nèi)容請參見第25章）。如果選擇了“零值”，每個包括零值的單元格中就會出現(xiàn)一個0。否則，即便已經(jīng)鍵入了 0，excel 也會顯示該單元格是空的。要改變工作表（不是工作簿）網(wǎng)格線的顏色，可以從“網(wǎng)格線顏色”下拉菜單中進行選擇?！皩ο蟆敝械脑O(shè)置可以控制圖表、用繪圖工具欄創(chuàng)建的圖片、剪貼畫和其他圖片、文本框、按鈕是否可見。選擇“顯示占位符”按鈕會將圖表和重要圖片（僅僅是重要圖片）顯示為灰色矩形框，這樣可以回憶滾動瀏覽，而其他對象還保持可見。另一方面，“全部隱藏”按鈕則會隱藏包括屏幕上和打印工作表上的所有類型的對象。2.3.1 調(diào)色板的使用excel 限制用戶只能將 56種不同的顏色應(yīng)用于工作表上顯示的

53、對象。然而可以自定義調(diào)色板，使用系統(tǒng)中任何可以得到的色彩替換調(diào)色板中的單個色彩。可以使用“工具”“選項”對話框中的“顏色”選項卡來修改調(diào)色板。要指定一種新顏色，應(yīng)先選擇一種顏色，然后單擊“修改”按鈕，會隨之顯示需要的對話框?！皥D表填充”和“圖表線條”中的顏色是excel 自動應(yīng)用于圖表元素的前 8種色彩；剩下的40種顏色可用于普通用途?！爸匦略O(shè)置”按鈕會把56種顏色都恢復(fù)為默認色彩。excel 將當(dāng)前調(diào)色板和工作簿一起保存。使用“復(fù)制顏色來自”下拉列表，可以從任何打開的工作簿復(fù)制調(diào)色板。 要改變新工作簿使用的默認調(diào)色板，可以改變默認或自定義工作簿模板的調(diào)色板。當(dāng)在工作表元素上應(yīng)用顏色時，實際上

54、將調(diào)色板的顏色位 （而非顏色本身） 賦予給元素。改變調(diào)色板， 被賦予了調(diào)色板顏色位的元素也會相應(yīng)的改變顏色。在使用不同的調(diào)色板的工作簿之間復(fù)制元素，它們的顏色也隨之改變。內(nèi)部資料，請勿擴散第34頁, 共65頁2.3.2 使用全屏視圖如果需要更多的空間來查看數(shù)據(jù)，可以選擇“視圖”“全屏顯示”來隱藏標(biāo)題欄、工具欄和狀態(tài)欄。 excel 的“全屏顯示”視圖與 word 中的完全不同。首先，它不會刪除菜單欄；其次， excel 不需要用宏來隱藏“全屏顯示”工具欄。因此這個工具欄雖然很小但卻有些礙事，用戶可以單擊工具欄右上角的“關(guān)閉”使它消失不見。在全屏視圖下單擊 esc鍵不會返回到 “普通”視圖；相反

55、，必須選擇“全屏顯示” 工具欄上的 “關(guān)閉全屏顯示”，或再次單擊“視圖”“全屏顯示”才能返回普通視圖。2.3.3 儲存當(dāng)前工作簿中的視圖保存視圖是為了記錄工作表當(dāng)前狀態(tài)，以便以后打開視圖能夠回到原來的設(shè)置。除了“工具”“選項”對話框中的“視圖“選項卡中的設(shè)置以外，視圖還能儲存隱藏的行、列和表格，篩選設(shè)置以及打印設(shè)置。設(shè)置完工作表的顯示狀態(tài)，單擊“視圖”“視圖管理器”，然后選擇“添加”，就會出現(xiàn)一個如圖所示的對話框：鍵入視圖的名稱，選擇或清除視圖中可選擇的選項。如果用戶要包括打印設(shè)置，視圖就會標(biāo)明打印區(qū)域，如果沒有限定，則包括整張表格?！耙晥D管理器” 定義了單個工作表的設(shè)置。 當(dāng)在同一個工作簿的

56、任意工作表中打開一個視圖時， excel 將激活曾定義視圖的工作表。2.4 錄制和使用宏在使重復(fù)作業(yè)自動化和擴大excel 的功能方面，宏起著重要的作用。在此僅介紹和內(nèi)部資料，請勿擴散第35頁, 共65頁excel 相關(guān)的特殊問題。2.4.1 定義宏的鍵盤快捷鍵用戶可以直接在“錄制新宏”對話框中為新宏指定鍵盤快捷鍵。excel 僅限于使用ctrl 和小寫字母或大寫字母結(jié)合一起的快捷鍵（ctrl+shift+字母）。也就是說，宏的快捷鍵是區(qū)分大小寫的。 不能在宏的鍵盤快捷鍵上使用數(shù)字、標(biāo)點符號或其他符號， 也不能使用 alt 和功能鍵。要改變宏的鍵盤快捷鍵，單擊“工具”“宏”“宏”對話框，并選擇

57、“選項”。2.4.2 存儲宏在“錄制新宏”對話框的“保存在”下拉列表中選擇新宏的保存位置。不論打開的是哪個工作簿，如果要總能利用到宏，就選擇“個人宏工作簿”。當(dāng)excel 啟動時，宏存儲在 xl start 文件文件夾的 personal.xls工作簿文件中。每當(dāng)它啟動時，excel 就會自動打開 personal.xls，但只作為隱藏的工作簿。也可以在“保存在”中選擇“當(dāng)前工作簿”以將宏錄制在當(dāng)前工作簿中，或者選擇“新建工作簿”讓 excel 從便箋中創(chuàng)建工作簿并將害放在那里。如果選擇后者，需要明確的是， excel 不會提示已經(jīng)產(chǎn)生了新的工作簿，也不會將其作為一個特殊的宏的工作簿。新的工作

58、簿會作為 book1列在“窗口”菜單中。把宏保存在單獨的新的工作簿中，這樣當(dāng)要使用多個工作簿， 而又不想將宏應(yīng)用于所有的工作簿時，這種存儲就顯得很有用處。2.4.3 錄制絕對與相對單元格引用在錄制宏之前，用戶應(yīng)當(dāng)先決定是錄制絕對還是相對單元格引用。默認的情況下，excel 會跟蹤錄制宏時所選擇的絕對單元格引用，即實際上的行和列位置。當(dāng)運行錄制了絕對單元格引用的宏時， 無論用戶事先是否已選擇好單元格，宏也會這些相同的單元格。要錄制相對單元格引用 （而不是相對于運行宏的時候所選定的單元格）， 應(yīng)單擊 “停止錄制”工具欄中的“相對引用”按鈕，再次單擊將回復(fù)到絕對單元格引用的狀態(tài)。在內(nèi)部資料，請勿擴散

59、第36頁, 共65頁excel 中，可以便捷地錄制絕對和相對單元格引用。在錄制宏的時候，只需在適當(dāng)?shù)臅r候單擊“相對引用”按鈕。記住，當(dāng)按鈕被激活時，宏是在錄制相對引用。2.4.4 運行宏在運行宏的時候，即使宏儲存在另一個工作簿中，它也在當(dāng)前工作表中發(fā)揮作用。選擇“工具”“宏”“宏”對話框的“執(zhí)行”按鈕，啟動儲存在“個人宏工作簿”或其他任何打開的工作簿中的宏。使用下拉菜單中的“宏”，可以決定對話框所顯示的是哪一個工作簿中的宏?？梢詫⒑曛付ㄔ诎粹o、 其他控件或任何圖形對象中， 這要單擊這些項目時， 就可以運行宏（利用“窗口”工具欄往工作表中添加控件）。當(dāng)添加一個按鈕時，excel 要求用戶先指定或

60、錄制宏。 要將宏指定到其他控件或圖形中， 只需從項目的的快捷菜單中 “指定宏”，然后就可以指定一個已有的宏或錄制新宏。宏也可以被指定到菜單和工具欄按鈕中。自定義工具欄應(yīng)用的基本程序大致如下：在“自定義” 對話框的“命令”選項卡中選擇 “宏”，可供選擇的宏本身并不顯示在 “命令”列表中。然而，還有“自定義菜單項”和“自定義按鈕”兩項可供選擇。將任意一項拖動到工具欄或菜單的目標(biāo)位置， 然后使用右鍵單擊新項目， 選擇快捷菜單底端的“指定宏”。2.5 保存自定義工具欄的布局首先運用一些技巧來自定義excel 的工具欄，然后就要使用這里介紹的技巧來儲存自定義工具欄，以便將來使用。2.5.1 創(chuàng)建常規(guī)自定