淺議我市城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的得失

1、    淺議我市城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的得失    范賢武摘 要：城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案是指在城鄉(xiāng)居民參保登記、繳費申報、待遇領取、生存認證等業(yè)務工作過程中直接形成的具有法律效力和保存利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?？梢匀娣从硡⒈Ｈ寺男欣U費義務、享受社保待遇的真實情況，是國家檔案資源的重要組成部分。我市為城鄉(xiāng)居保政策第三批試點縣，城鄉(xiāng)居保工作自2011年7月開始實施，截止到目前，參保人員達27萬余人，收集到的參保人員檔案27萬余份。關鍵詞：城鄉(xiāng)居民;養(yǎng)老保險;檔案管理doi：10.12249/j.issn.1

2、005-4669.2020.26.0161 城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的重要意義1）跟其他檔案一樣具有的意義。社保工作的一個重要原則是記錄一生，保障一生。事關城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度改革進程。2）事關城鄉(xiāng)居民的切身利益。一個參保人從參保登記手續(xù)到離退休享受社會養(yǎng)老保險待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費、信息變更，劃撥個人賬戶、計算利息等。反映了每一個參保人社保權(quán)益的記錄過程。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。3）為參保人省內(nèi)及省外轉(zhuǎn)移提供參保繳費情況的證明，及居民與職工養(yǎng)老保險進

3、行流動時，還要保險關系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等手續(xù)，這些詳細資料的個人檔案記載，就成了今后社保關系的重要依據(jù)。4）事關經(jīng)辦部門的工作質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。5）可以為決策者提供準確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。6）發(fā)生爭議時，規(guī)范完整的檔案是重要證據(jù)。2 當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的問題我市為城鄉(xiāng)居保政策第三批試點縣，城鄉(xiāng)居保工作自2011年7月開始實施，截止到目前，參保人員達27萬余人，收集到的

4、參保人員檔案27萬余份。自城鄉(xiāng)居保政策試行以來，我國城鄉(xiāng)各地都把城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作作為當前和今后一個時期的重要的民生工程，廣大城鄉(xiāng)居民也充分認識到了城鄉(xiāng)居保政策是政府為民辦實事、好事的一項好政策。9年來，我市城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作取得了長足進步，以下僅以我市為例，談談其中存在不足的地方，主要表現(xiàn)在以下三個方面：1）檔案資料不齊、不規(guī)范。檔案資料不齊一般表現(xiàn)在缺少身份證、戶口冊、銀行卡等必要的復印件。不規(guī)范則主要體現(xiàn)為：一是參保人填報的參保登記表等表冊時，項目未按要求填寫完整，身份證、戶口簿等復印件上參保人未簽字確認。二是鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦機構(gòu)在審核時簽章不全，如未蓋經(jīng)辦機構(gòu)公章;必要的填寫項

5、比如日期、經(jīng)辦人簽字等缺失，甚至有經(jīng)辦人代替參保人簽字的現(xiàn)象。這類養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的真實性、有效性就要被大打折扣。如今后有爭議事件發(fā)生，不能提供有效的佐證。2）城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理不規(guī)范?？h級經(jīng)辦機構(gòu)是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的主體。由于針對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理未有專門的文件加以規(guī)范，縣級經(jīng)辦往往參照職工養(yǎng)老保險檔案管理辦法相對應來進行城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的歸檔整理。但職工養(yǎng)老保險在資料要求上與城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險有很大的區(qū)別，導致檔案資料的分類整理存在不規(guī)范的問題，給檔案的查詢及應用帶來困難。不少縣級經(jīng)辦機構(gòu)采用一人一袋的方法，不符合檔案分類的原則，又給檔案的歸檔與存放帶來不便。3）由于縣級

6、城鄉(xiāng)居保部門管理的參保人員檔案數(shù)量大，檔案管理難度較大，卻往往沒有成立專門的檔案管理部門，更缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導致檔案管理沒有規(guī)范化、科學化。存在查找不便，檔案缺失等問題，更談不上信息化建設。3 加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的思考為推動城鄉(xiāng)居保各項工作健康有序發(fā)展，充分發(fā)揮居保業(yè)務檔案的社會價值，為參保人員和社會各界服務，各地區(qū)居保中心應把業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作作為基礎工作來抓，結(jié)合實際積極探索創(chuàng)新城鄉(xiāng)居保業(yè)務檔案管理工作的思路與辦法，我市居保中心主要從以下幾個方面開展：1）充分認識檔案管理工作的重要性，建立健全檔案管理體制。各城鄉(xiāng)居保中心應認真貫徹落實國家人力資源社會保障部和國家檔

7、案局制定的社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）條例中關于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的有關規(guī)定和要求，并結(jié)合當?shù)貙嶋H訂立相應的檔案管理辦法，加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理。我市人社局和居保中心高度重視檔案管理工作。居保中心專門成立了信息檔案股進行檔案管理工作，采用請進來走出去的辦法。多次派檔案管理人員到四川省檔案學校培訓。多次請市檔案局和內(nèi)江市社保局的專家到中心現(xiàn)場指導工作，并到附近兄弟縣區(qū)居保中心學習討論。最終結(jié)合隆昌市實際，建立一系統(tǒng)隆昌居保特色的檔案管理制度，對檔案整理和借閱利用進行系統(tǒng)性的管理，有效地保護和利用了檔案為參保單位、參保人員和經(jīng)辦工作服務。2）加強檔案基礎設施建設。兵馬未動

8、，糧草先行，我市居保中心積極爭取資金，加大投入，按照檔案法等法律法規(guī)文件要求，加強標準檔案館庫建設，解決好檔案部門硬件設施建設，并為加快數(shù)字檔案館建設步伐奠定物質(zhì)基礎。一方面，應注意加強檔案室的基礎設施建設，具體措施可包括：在檔案室房安裝了滅火消防設施，火災報警系統(tǒng);配備庫房消磁柜、消毒機、除濕機、空氣凈化器、吸塵器等設備;購置高配置電腦、專業(yè)掃描儀、復印機、打印機等辦公設備等。另一方面，加強了檔案管理計算機軟件建設。在走出去過程中，每到一處，都與兄弟單位檔案管理人員咨詢檔案管理軟件的使用情況，最終選定了一款比較適合的管理軟件，并與軟件公司積極溝通，根據(jù)隆昌市實際，對現(xiàn)有軟件進行了優(yōu)化調(diào)整，大

9、大提高了檔案管理、查詢、借閱工作的效率。3）積極開展學習培訓工作。首先加強了中心業(yè)務經(jīng)辦人員和檔案管理人員的培訓工作，縣級居保中心業(yè)務經(jīng)辦人員負責紙質(zhì)資料完整性和規(guī)范性的審查，必須對檔案標準爛熟于心練就一雙火眼金睛。才能在鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員上交資料時，針對不完整、不規(guī)范的紙質(zhì)檔案，堅決拒收，在檔案符合標準時才在系統(tǒng)中對相關業(yè)務進行復核。業(yè)務部門移交檔案到檔案室時，要求按規(guī)定提供與紙質(zhì)資料一致的電子檔案;檔案管理人員對其中不符合標準的檔案資料拒收，并限期整改。其次按照制訂的檔案歸檔規(guī)定組織各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦事處）分管領導及經(jīng)辦人員積極開展與檔案有關的業(yè)務培訓，并要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)負責對村（社區(qū)）協(xié)辦員業(yè)務培訓并加強指導。從源頭上杜絕不規(guī)范和不完整的檔案出現(xiàn)。通過以上措施，近幾年我市城鄉(xiāng)居保檔案的完整性和規(guī)范性完全達到了相關法規(guī)文件的要求。在上級社保部門的檔案檢查和檔案管理部門的檢查中，得到了專家的高度評價。2018年，隆昌