淺析城建檔案管理信息化建設(shè)

1、    淺析城建檔案管理信息化建設(shè)    林青摘 要：近些年來，我國經(jīng)濟(jì)增長速度加快，社會不斷進(jìn)步，城市化建設(shè)進(jìn)程也在飛速發(fā)展過程中，城市的各大建筑、工作單位、居民生活區(qū)域、人民日?；顒?dòng)等都屬于城市管理范圍之內(nèi)，其內(nèi)容非常龐大而復(fù)雜，這對城建檔案管理工作提出了更高的要求;當(dāng)前隨著社會發(fā)展進(jìn)步科學(xué)技術(shù)日趨成熟，信息化技術(shù)在社會生活、工作中日益顯示出強(qiáng)大的優(yōu)越性，在城建檔案管理工作上也極大地改變了傳統(tǒng)的工作方式，帶來了更加高效的管理方法，數(shù)字化管理模式在城建檔案管理中越來越成熟，逐漸成為其主要方式，文章主要探討在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，并提出

2、相應(yīng)的解決對策，在一定程度上推動(dòng)城建檔案管理工作更加有效展開。關(guān)鍵詞：城建檔案;管理;數(shù)字化建設(shè)隨著城市化建設(shè)的快速發(fā)展，城市整體功能的構(gòu)建愈發(fā)完善。在此情況下，城建檔案管理工作的順利開展顯得尤為重要。但對于傳統(tǒng)方式下的城建檔案管理工作來說，其工作流程比較繁瑣、工作內(nèi)容比較復(fù)雜，這就導(dǎo)致城建檔案管理工作的難度增加。城建檔案管理是城市化建設(shè)進(jìn)程中一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，是一個(gè)將城市動(dòng)態(tài)發(fā)展過程通過文字形式記錄的工作形式，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。因此，在城市管理中致力于推動(dòng)城建檔案管理是十分必要的工作，隨著城市化建設(shè)進(jìn)程加快，城建檔案的信息數(shù)量不斷增多，必須提高檔案管理工作效率，利用信息技術(shù)加快

3、城建檔案數(shù)字化建設(shè)，將傳統(tǒng)文字資料管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑芾矸绞剑岣邫n案的完整性、準(zhǔn)確性;但是在推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)過程中存在一些問題，探索有效方法解決問題。1 城建檔案管理基本內(nèi)容城建檔案管理工作主要是由政府單位進(jìn)行，一般私人企業(yè)無法涉及這一項(xiàng)工作;管理的對象主要是面向城市布局、規(guī)劃、建設(shè)用地等有價(jià)值的資料進(jìn)行整理、分析、保管，檔案管理要求信息全面、數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確可靠，每一種類型檔案資料需要采取不同的管理方式，在一定程度上需要花費(fèi)大量的人力、時(shí)間成本。2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性及重要性1）必要性。城建檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理，并不是一成不變，是隨著城市發(fā)展進(jìn)程變化而變化，因此對檔案管理工作要求較高

4、，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足日益增大工作量的需求，而且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會隨著時(shí)間和地點(diǎn)發(fā)生流失，有一定隱患;而當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)揮的作用越來越大，將信息技術(shù)應(yīng)用于城建檔案管理中成為必然趨勢，能夠極大提高工作效率，有效指導(dǎo)檔案管理工作。2）重要性。推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)城建檔案管理的不足，能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)資料錄入電腦中，所儲存空間非常大，而且查找以往城市建設(shè)資料更加的方便快捷，提高工作效率和工作質(zhì)量，并且能夠打破時(shí)間、空間的限制，提高檔案利用率。3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題1）數(shù)字化建設(shè)平臺缺乏統(tǒng)一性。當(dāng)今社會是一個(gè)信息化時(shí)代，在不涉及泄露絕對機(jī)密信息的前提下提倡信息資

5、料的共享，但是在關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面，目前沒有統(tǒng)一的機(jī)制和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這樣在一定程度上會使一些有價(jià)值的城建檔案資料無法得到有效共享，失去了本身利用價(jià)值;在一些示范地區(qū)，他們在城市規(guī)劃和城市建設(shè)方面有很多的經(jīng)驗(yàn)值得其他城市借鑒學(xué)習(xí)，但是由于各個(gè)地區(qū)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)還處在探索階段，尚未達(dá)成一致發(fā)展步伐，也就無法推動(dòng)其它地區(qū)城市進(jìn)一步發(fā)展。2）數(shù)字化建設(shè)管理不完善。首先，缺少專業(yè)的技術(shù)型人才，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅需要精通管理檔案的工作人員，還需要在具備專業(yè)知識基礎(chǔ)上掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，但是，受傳統(tǒng)城建檔案管理模式影響，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢，硬件設(shè)施配備不健全;另外，由于城建

6、檔案管理復(fù)合型人才較少，職業(yè)素質(zhì)不高，對于電子檔案的保護(hù)工作不夠重視，在錄入信息資料之后沒有進(jìn)行多項(xiàng)備份，如遇突發(fā)性事件，檔案資料丟失無法正?；謴?fù)，對城建檔案管理造成嚴(yán)重影響。3）管理系統(tǒng)過于簡單的問題。對于傳統(tǒng)方式下的城建檔案管理工作來說，其主要是利用人工操作的方式對城建圖紙與相關(guān)資料進(jìn)行合理編整及歸納，這種方式不僅會浪費(fèi)大量的人力、精力與物力，還會拖慢整個(gè)管理工作的進(jìn)度。比如，在利用傳統(tǒng)方式對城建檔案進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)管理人員需要以首字母為依據(jù)進(jìn)行排版，這種排版及管理的方式雖然看起來比較簡單，但若是想要實(shí)現(xiàn)對城建圖紙的有效查閱，需要浪費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查詢。這不僅會降低檔案信息化管理的管

7、理效率，也會加大管理難度，進(jìn)而阻礙了城建檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。4 推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對策1）建立統(tǒng)一的城建檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。建設(shè)統(tǒng)一的城建檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)有利于在最大程度上共享信息，提高資源利用率。增進(jìn)各個(gè)城市城建檔案管理部門的交流，定期召開工作研討會，打破常規(guī)，突破城市地域限制，政府給予一定資金投入加大扶持力度，提高各地區(qū)積極性，構(gòu)建統(tǒng)一城建檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。2）重視硬件、軟件投入。城建檔案管理需要處理大量的文件資料，數(shù)字化管理能夠提高工作效率，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中，需要使用設(shè)備進(jìn)行資料整理工作，要求城建檔案管理有一定的物質(zhì)基礎(chǔ)和人力基礎(chǔ)，同時(shí)還需構(gòu)建管理平臺作為軟件支持;重視人

8、才引進(jìn)，吸引更多的檔案管理技術(shù)人才投身于數(shù)字化建設(shè)中，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作人員的技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)。3）完善檔案管理數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對工作人員、檔案管理內(nèi)容等應(yīng)有明確地標(biāo)準(zhǔn)要求，要求工作人員在工作時(shí)必須對收集的資料進(jìn)行科學(xué)高效的整理分析，增強(qiáng)檔案利用價(jià)值，在使用硬件設(shè)備時(shí)，對設(shè)備使用進(jìn)行說明，避免出現(xiàn)存檔不及時(shí)導(dǎo)致資料丟失;嚴(yán)格規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。4）對相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行有效完善。對于城建檔案的管理工作而言，它與檔案管理工作的特征與屬性是一致的。但就現(xiàn)階段而言，唯一一個(gè)可以作為城建檔案管理的法律依據(jù)便是檔案法，但這并不能作為城建檔案管理信息

9、化建設(shè)的法律依據(jù)。所以，在對城建檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，應(yīng)加大對其的建設(shè)力度。對于城建檔案管理信息化建設(shè)而言，其在實(shí)施的過程中所需要的軟硬件設(shè)施是需要自行購買的，所以大部分管理人員為了節(jié)約管理成本，沒有對信息化的軟硬件設(shè)施進(jìn)行采購;有部分地區(qū)的政府部門雖然給予了一定的資金支持，但支持力度不大，軟硬件設(shè)施便出現(xiàn)了老化現(xiàn)象過于嚴(yán)重的情況，進(jìn)而阻礙了城建檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。5 結(jié)語綜上所述，對城建檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)是最優(yōu)選擇，能夠記錄城市發(fā)展，具有重大的歷史意義。城建檔案數(shù)字化管理還處在不斷探索階段，在發(fā)展中發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善標(biāo)準(zhǔn)體系，重視人才培養(yǎng)，并且構(gòu)建統(tǒng)一的信息共享平臺，提升城建檔案數(shù)字化管理水平，更好地服務(wù)于社會。參考文獻(xiàn)1包潔瓊.社會主義現(xiàn)代化背景下的檔案信息化建設(shè)j.傳媒論壇，2019，2（22）：151-152.2李薇.檔案管理信息化建設(shè)研究j.辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：74-75.3葛俊.電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)j.辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：92