人事檔案管理概述

1、 第十二章課程內(nèi)容一.人事檔案管理的一般概念簡介二二. .人事檔案管理的一般操作規(guī)程人事檔案管理的一般操作規(guī)程三.人事檔案現(xiàn)代化管理簡介四.干部人事檔案相關(guān)管理介紹一、人事檔案管理的一般概念簡介 （一）概述（一）概述 （二）人事檔案的定義（二）人事檔案的定義 （三）人事檔案的屬性（三）人事檔案的屬性 （四）人事檔案的種類劃分（四）人事檔案的種類劃分 （五）人事檔案的內(nèi)容與分類（五）人事檔案的內(nèi)容與分類 （六）人事檔案管理體制、機(jī)構(gòu)與人員（六）人事檔案管理體制、機(jī)構(gòu)與人員 配備配備 （一）概 述 人事檔案產(chǎn)生于人事管理活人事檔案產(chǎn)生于人事管理活動(dòng)。自從有了國家政權(quán)，有了對(duì)動(dòng)。自從有了國家政權(quán)，有

2、了對(duì)人的管理，就有了對(duì)人進(jìn)行記錄人的管理，就有了對(duì)人進(jìn)行記錄和管理的人事檔案。和管理的人事檔案。（二）人事檔案的定義 人人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位集中保存起位集中保存起來以備考查的文來以備考查的文字字、表格及其它各種形式的歷、表格及其它各種形式的歷史記錄。史記錄。 干部檔案一般指機(jī)關(guān)干部檔案一般指機(jī)關(guān)(參公單位參公單位)的公務(wù)員身的公務(wù)員身份份(各種職別各種職別)的人事檔案。的人事檔案。 職工檔案指企事業(yè)單職工檔案

3、指企事業(yè)單位的教師、位的教師、職員和工職員和工人的人事檔人的人事檔案。案。(學(xué)生檔案、待業(yè)檔案學(xué)生檔案、待業(yè)檔案)（三）人事檔案的屬性1 1、史料性、史料性 5 5、唯一性、唯一性 2 2、承載性、承載性( (物質(zhì)性物質(zhì)性) 6) 6、信息性、信息性 3 3、寫真性、寫真性 7 7、傳承性、傳承性 4 4、可靠性、可靠性 8 8、時(shí)代性、時(shí)代性( (信息技術(shù)信息技術(shù)) ) （五）人事檔案的內(nèi)容與分類正本正本 與與 副本副本 人事檔案正本正本的內(nèi)容主要包括十大類 人事檔案副本副本由正本的七類主要材料的復(fù)制件及重復(fù)件構(gòu)成（六）人事檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和人員 我國人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一

4、、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理的管理體制體制。 那級(jí)管理權(quán)限部門管理那級(jí)人事檔案，例如：縣處級(jí)干部人事檔案由市委組織部管理，同樣企業(yè)的高管由上級(jí)主管代管。 省地兩級(jí)企事業(yè)單位的人事檔案，一般由本單位自行保管，（廳、處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)的檔案由相應(yīng)級(jí)別的組織部管理。）職工檔案可以不分級(jí)別，由各單位人事檔案部門、人力資源部或綜合性檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。 機(jī)構(gòu)和人員配備機(jī)構(gòu)和人員配備 建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)； 1、每管理一千人一千人的檔案需配備一名專職干部 2、不足50份檔案可以由上級(jí)主管部門代管 3、2個(gè)以上主管單位可以一個(gè)單位管理， 另一主管單位可建副本。 4、配備政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng) 專兼職黨員干部

5、管理人事檔案。二、人事檔案管理的一般操作規(guī)程 （一）人事檔案的（一）人事檔案的收集與補(bǔ)充收集與補(bǔ)充 （二）人事檔案的（二）人事檔案的鑒別鑒別 （三）人事檔案的分類（三）人事檔案的分類 （四）（四）人事檔案的人事檔案的整理整理 （五）（五）人事檔案的人事檔案的保保管保護(hù)和信息化建設(shè)管保護(hù)和信息化建設(shè) （六）（六）人事檔案的人事檔案的統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì) （七）（七）人事檔案的人事檔案的提供利用提供利用 （八）（八）人事檔案的人事檔案的轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)遞 （九）人事檔案的審核整改（九）人事檔案的審核整改人事檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)人事檔案規(guī)范化管理的目標(biāo) 一一. . 收集完整收集完整 二二. . 鑒別準(zhǔn)確鑒別準(zhǔn)確 三三.

6、. 整理有序整理有序 四四. . 保管安全保管安全 五五. . 利用方便利用方便（一）人事檔案的收集與補(bǔ)充1、人事檔案的收集范圍收集范圍 2、人事檔案收集的途徑收集的途徑 3、人事檔案的收集方法收集方法 4、建立收集補(bǔ)充制度收集補(bǔ)充制度 收集 補(bǔ)充補(bǔ)充 完整（二）人事檔案的鑒別1.人事檔案鑒別工作的內(nèi)容內(nèi)容 注意注意 經(jīng)過鑒別的人事檔案材料才能歸人事檔案經(jīng)過鑒別的人事檔案材料才能歸人事檔案 2、對(duì)不在歸檔范圍不在歸檔范圍的材料的處理 鑒別 準(zhǔn)確準(zhǔn)確真實(shí)真實(shí) / 完整齊全完整齊全 / 文字清楚文字清楚 / 對(duì)象明確對(duì)象明確 / 手續(xù)完備手續(xù)完備不屬于規(guī)定的歸檔范圍的材料不得擅自歸檔（三）人事檔案

7、的分類 按照按照干部檔案工作條例干部檔案工作條例規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料第一類：履歷材料第二類：自傳第二類：自傳(報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)材料報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)材料)第三類：考察、考核、鑒定和審計(jì)材料第三類：考察、考核、鑒定和審計(jì)材料第四類：學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)材料第四類：學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)材料第五類：政審材料第五類：政審材料第六類：加入黨團(tuán)組織材料第六類：加入黨團(tuán)組織材料人事檔案的分類(續(xù))第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料第八類：涉紀(jì)涉法材料第八類：涉紀(jì)涉法材料第九類：招錄、任免、工資、轉(zhuǎn)業(yè)、退休

8、、退職、出國、各種代表會(huì)材料第九類：招錄、任免、工資、轉(zhuǎn)業(yè)、退休、退職、出國、各種代表會(huì)材料第十類：其他有參考價(jià)值材料第十類：其他有參考價(jià)值材料兩點(diǎn)說明：兩點(diǎn)說明：(一一)內(nèi)容交叉材料的分類內(nèi)容交叉材料的分類1、學(xué)習(xí)材料，采取、學(xué)習(xí)材料，采取“四類優(yōu)先四類優(yōu)先”的辦法的辦法2、各級(jí)黨委委員、人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類、各級(jí)黨委委員、人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類3、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類4、政府特殊津貼材料歸第七類、政府特殊津貼材料歸第七類5、任免審批表及相應(yīng)考察材料歸第九類、任免審批表及相應(yīng)考察材料歸第九類人事檔案的分類（續(xù)）兩點(diǎn)說

9、明：兩點(diǎn)說明： (二二)第四類、第九類材料的二級(jí)分類第四類、第九類材料的二級(jí)分類第四類材料再分為：第四類材料再分為： 1、學(xué)歷學(xué)位材料；、學(xué)歷學(xué)位材料；2、職業(yè)資、職業(yè)資格和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱材料；格和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱材料；3、反映科研學(xué)術(shù)水平、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；的材料；4、培訓(xùn)材料等。、培訓(xùn)材料等。第九類材料再分為：第九類材料再分為：1、工資材料；、工資材料；2、任免材料；、任免材料；3、出國境材料；出國境材料；4、參加會(huì)議的代表登記表等材料。、參加會(huì)議的代表登記表等材料。（四）人事檔案的整理 依據(jù)一定的原則、方法和程序，對(duì)收集起來的個(gè)人材依據(jù)一定的原則、方法和程序，對(duì)收集起來的個(gè)人材料

10、進(jìn)行鑒別、歸類、排列、裝訂并不斷補(bǔ)充，使之條理料進(jìn)行鑒別、歸類、排列、裝訂并不斷補(bǔ)充，使之條理化系統(tǒng)化的過程?；到y(tǒng)化的過程。 目目標(biāo)：整理有序標(biāo)：整理有序1.人事檔案整理的基本要求基本要求認(rèn)真鑒別；分類準(zhǔn)確；編排有序；目錄清楚。人事檔案的整理（續(xù)） 2. 人事檔案整理的范圍整理的范圍 【1】新建檔案新建檔案的整理 【2】已整理檔案的重新調(diào)整重新調(diào)整 3. 人事檔案的正本與副本正本與副本 正本由全面反映一個(gè)人的歷史和現(xiàn)實(shí)情正本由全面反映一個(gè)人的歷史和現(xiàn)實(shí)情 況的材料構(gòu)成況的材料構(gòu)成 /副本是正本的濃縮副本是正本的濃縮 / 一般干部和職工檔案只建正本4. 人事檔案的人事檔案的整理步驟 【1】人事

11、檔案的分類 【2】人事檔案的歸類 【3】人事檔案的排序(第一、二 三、四、七、九、十類按材料形成的時(shí)間) (第五、六、八類按材料的內(nèi)在聯(lián)系) 頁碼編寫方法1、2、3、 【4】人事檔案的編目（一列“序號(hào)”，二列“材料名稱”，三列“材料形成時(shí)間”，三是刪除“份數(shù)”，四列“頁數(shù)”，五列“備注”） 【5】人事檔案的技術(shù)加工（整理時(shí)的復(fù)制、折疊剪裁、裱糊、拆除材料上的金屬物、材料各份獨(dú)立）【6】人事檔案的裝訂與驗(yàn)收入庫 職職 工工 檔檔 案案人事檔案的排序 依據(jù)材料形成的時(shí)間時(shí)間順序排序：第一（履第一（履歷）、二（自傳）、三（鑒定）、四（學(xué)歷）、歷）、二（自傳）、三（鑒定）、四（學(xué)歷）、七（獎(jiǎng)勵(lì)）、十（

12、其他）類七（獎(jiǎng)勵(lì)）、十（其他）類 依據(jù)材料內(nèi)容的主次主次關(guān)系排序：第五（政第五（政審）、六（黨團(tuán)）、八（處分）類審）、六（黨團(tuán)）、八（處分）類 在每份材料封面的右上角用鉛筆標(biāo)注上與目錄相對(duì)應(yīng)的類、序號(hào)，寫法為“13”、“52”、“84”、 “913” ，杠前數(shù)字表示類號(hào)，杠后數(shù)字表示此份材料的序號(hào)。 干部檔案正本目錄序號(hào)材 料 名 稱材料形成時(shí)間頁數(shù)備 注年月日九任免、出國(境)、工資等材料(一)-1(一)-2(一)-3第三、四、九類留足空格，不在同一頁填寫其他類材料。(二)-1(二)-2（五）人事檔案的保管保護(hù)和信息化建設(shè) 1.保管500卷以上人事檔案的部門，要建立專用庫房檔案卷夾，配置空調(diào)

13、、去濕、滅火防蟲等設(shè)備；配置鐵質(zhì)檔案柜；配齊整理檔案必需的工具（如打孔機(jī)、切紙刀）。 2.保管人事檔案不到500卷的管理部門，應(yīng)盡快爭(zhēng)取做到三室（檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）分開。 3.人事檔案管理工作所需的必要設(shè)備和經(jīng)費(fèi)每年應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入本地區(qū)、本部門預(yù)算統(tǒng)籌計(jì)劃內(nèi)。4、按照管理權(quán)限保管。死亡檔案、辭職人員檔案、大學(xué)生村官、流動(dòng)人員檔案。 根據(jù)黨和國家有關(guān)檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度，根據(jù)黨和國家有關(guān)檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度，按照人事檔案管理和利用的要求，對(duì)人事檔案實(shí)施安全、按照人事檔案管理和利用的要求，對(duì)人事檔案實(shí)施安全、保密、保護(hù)和科學(xué)存放。保密、保護(hù)和科學(xué)存放。

14、 保管安全是目標(biāo)。保管安全是目標(biāo)。 （六）人事檔案的統(tǒng)計(jì) 1.人事檔案管理各環(huán)節(jié)的數(shù)量狀況統(tǒng)計(jì)： 總量總量 收集收集 保管保管 整理整理 利用利用2.檔案庫房和人員情況的統(tǒng)計(jì)3.信息化系統(tǒng)軟件能完成部分統(tǒng)計(jì)功能（七）人事檔案的提供利用 必須堅(jiān)持：嚴(yán)格管理原嚴(yán)格管理原則則、安全保密原、安全保密原則則、規(guī)范程序原則、方便利用原規(guī)范程序原則、方便利用原則則 1.人事檔案的查閱人事檔案的查閱 必須填寫查閱干部（人事）檔案審批表查閱干部（人事）檔案審批表 人事檔案部門不負(fù)責(zé)出具證明材料不負(fù)責(zé)出具證明材料 2.人事檔案的人事檔案的外借 干部檔案工作條例對(duì)人事檔案的外借作了明確規(guī)定：“檔案一般不外借。檔案一

15、般不外借。如必須借出使用時(shí)，如必須借出使用時(shí)，要說明理由，經(jīng)過要說明理由，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸記手續(xù)，限期歸還還”。 （八）人事檔案的轉(zhuǎn)遞 方式方式轉(zhuǎn)入 轉(zhuǎn)出 基本要求基本要求 ：合格 及時(shí) 安全 規(guī)范我跳槽了， 檔案怎么辦？（八）八）干部職工特殊變動(dòng)情況下情況下 的人事檔案管理的人事檔案管理 、職工辭職、退職、自動(dòng)離職、被辭退（解聘）、被開除公職后，未就業(yè)的，其檔案仍由原管理單位保管；另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位的組織、人事（勞動(dòng)）部門保管。、職工在受刑事處分和勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由原管理單位保管。刑滿釋放和解除勞教以后，重新

16、安置工作的，其檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位的組織、人事（勞動(dòng)）部門保管。、職工出國不歸、失蹤、逃亡以后，其檔案由原管理單位保管。、職工檔案管理人員的檔案及其可能接觸到的直系親屬的檔案，可由上一級(jí)組織、人事部門代管，也可由所在單位黨組織指定專人保管。 （九）人事檔案的審核整改 一、一、基基本本要求要求： 一檔案材料是否齊全完整 二檔案材料是否歸檔準(zhǔn)確 三檔案內(nèi)容是否客觀真實(shí) 四檔案整理是否符合要求 五檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否完備人事檔案的審核整改（續(xù)）（續(xù)） 二、審核方法： 三、出生日期審核認(rèn)定四、參加工作時(shí)間審核認(rèn)定五、入黨時(shí)間審核認(rèn)定六、學(xué)歷學(xué)位的填寫與認(rèn)定三、人事檔案現(xiàn)代化管理簡介 把現(xiàn)代化管理思想把現(xiàn)代化管理思想和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔手段應(yīng)用于人事檔案管理過程中，以案管理過程中，以提高工作效率和延提高工作效率和延