技術資料資料管理規(guī)定

1、SUPER POWER R&D SP-YF001SUPER POWER R&D技術資料管理規(guī)定SP-YF001SUPER POWER TOOLS二O 一一 年 二 月技術資料管理規(guī)定前 言為保證技術資料的嚴謹性、完整性、準確性、一致性、保密性等適應公司快速發(fā)展的要求，充分發(fā)揮技術在整個生產(chǎn)經(jīng)營過程中所應起到的準確完善的指導作用，進一步作好技術管理工作，對技術資料的管理進行規(guī)定。本規(guī)定包括了技術資料的內容、技術資料的命名與代號、技術資料的管理原則、技術資料的簽署、技術資料的發(fā)放、技術資料的更改、技術資料的歸檔、技術資料的復制、技術資料的時限（時間、有效期及銷毀）、電子版技術資料的

2、管理、技術資料的格式等。對于老的要求或規(guī)定有與本規(guī)定不符時，按本規(guī)定執(zhí)行。對于老產(chǎn)品的技術資料內容不要求按此規(guī)定的內容全部齊全，其格式也不刻意要求完全按此規(guī)定進行，但幾個重要資料必須要有，沒有要補齊。本規(guī)定中如發(fā)現(xiàn)有不足之處，應及時向研發(fā)中心反映，研發(fā)中心每年進行一次修訂；補充和完善。本規(guī)定研發(fā)提出，公司高層及技術中心科級以上領導審核統(tǒng)一簽發(fā)。本規(guī)定2011年2月首次出臺。本規(guī)定由研發(fā)中心負責解釋。本規(guī)定自發(fā)放之日起立即生效。批準： Super Power Tools R&D： 2011 年 02 月 本次修訂的技術管理文件有：SP-YF001 技術資料管理規(guī)定；SP-YF002 新產(chǎn)

3、品項目開發(fā)程序；SP-YF003 新產(chǎn)品項目評審及鑒定程序；SP-YF004 技術工作管理程序-技術工作分類；SP-YF005 技術工作管理程序-技術工作考核和激勵；SP-YF006 技術工作管理程序-技術工作崗位職責和說明書。1 技術資料的內容：企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營過程中所有技術圖樣及技術文件統(tǒng)稱技術資料，具有多頁內容的技術資料應按規(guī)定作好封面訂成一本；主要技術資料及內容概括如下：a. 可行性分析報告：通過市場調研等，由技術部門及項目提出部門共同完成，用于項目申請及評審，是主要評審內容和立項的重要依據(jù)，其內容主要應包括市場分析，經(jīng)濟性分析、技術要求及難度分析、經(jīng)濟與技術風險分析、完成進度分析等。

4、對于公司直接下達的項目不需要此內容。b. 項目任務書：通過項目評審，立項后，由研發(fā)中心根據(jù)項目評審意見在一周工作日內編寫出項目任務書，并由公司總裁或公司總工批準，任務書開始應對項目進行命名并給出項目型號，接下來要求寫明項目的目的、項目的工作原理概況、項目的技術要求（功能和性能指標）、各相關部關門的工作任務、項目各階段完成時間等進行描述及規(guī)定。項目任務書還應對項目的名稱型號的含意進行解釋，同時明確項目類別，如自主開發(fā)，技術攻關，技術革新，仿制測繪等。對于公司直接下達的項目任務根據(jù)項目任務通知單編寫，沒有可行性分析報告的項目要把可行性分析報告的部分內容納入到任務書中。c. 產(chǎn)品圖樣：一套完整的產(chǎn)品

5、圖樣包括封面、圖樣目錄、零（部）件明細表、包裝及輔助材料表，產(chǎn)品外形及安裝尺寸總圖，爆炸圖或總圖，產(chǎn)品所有非標件圖樣，應按公司統(tǒng)一的格式簡明準確提出所有技術要求。d. 試驗大綱或專用技術條件：對產(chǎn)品的整機以及重要部件的技術要求以及出廠試驗和型式試驗、檢測和記錄方法的規(guī)定。有標準可依的產(chǎn)品按標準要求，用戶要求、技術特點合理編寫，大綱或專用技術條件應高于通用標準。e. 設計評審報告：在以上四項工作完成后對以上資料的完整性、準確性、合理性、工藝性、技術難點、技術先進性等進行分析，并提出更改糾正措施，通過設計評審后的項目方可投入樣機的制造。設計評審報告應在產(chǎn)品評審前將產(chǎn)品的工作原理、結構特點、設計思路

6、、先進性、主要技術參數(shù)等部分內容編寫完成。設計評審報告應在第一條中明確評審原因、時間、地點、級別等。F、C、S階段的評審以總工簽字審定或批準就可以。f. 工藝規(guī)程：就是一個產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的每個環(huán)節(jié)的所有作業(yè)指導書的匯總。每個產(chǎn)品的工藝規(guī)程原則上應要求有兩本，一本是零件加工工藝規(guī)程，另一本則是裝試工藝規(guī)程。對于自制件一定要有完善的加工工藝規(guī)程，對于外協(xié)及采購件應有完整的檢驗工藝規(guī)程。g. 工裝設計圖樣：工裝設計圖樣，是根據(jù)公司自己的生產(chǎn)條件和能力，公司自制件需由工裝或模具保證時，應具有完整的工裝設計圖樣。為提高生產(chǎn)效率保證產(chǎn)品裝配以及試驗所需要的所有工裝盡可能提供其圖樣。h. 更改通知單：是產(chǎn)品

7、不斷改進完善提高所采取的一種對資料更改常用有效的技術資料形式，在產(chǎn)品技術資料定型后，技術資料的更改應采取更改通知單的形式進行更改。i. 技術通知單：是技術資料的補充形式，在資料的內容存在某種不確定因素如客戶不同要求，或設計時沒有考慮到的情況時的一種技術資料補充形式?？梢詫Ξa(chǎn)品的要求進行補充規(guī)定。通常在客戶對產(chǎn)品特殊要求時使用，可以十分方便有效地快速解決問題，通知應明確原因、目的和具體內容及方法。j. 型式試驗報告：按產(chǎn)品標準規(guī)定或試驗大綱，產(chǎn)品從樣機開始到批生產(chǎn)過程中所進行的所有型式試驗報告合訂本。最后定型時所完成的完整的型式試驗報告單獨一本，必須有，有第三方出具的試驗報告必須歸檔保存在一起。

8、k. 產(chǎn)品說明書：指中、英文版的產(chǎn)品使用說明書，技術文件形式（不是出廠的印刷版本）。說明書的第一節(jié)：歡迎購買和使用本公司的產(chǎn)品，在使用前請詳細閱讀說明書。再依次按以下內容編寫：產(chǎn)品使用安全注意事項、產(chǎn)品使用常識技巧、從安裝調試到應用全過程按部就班的全過程演示說明、常見故障現(xiàn)象故障原因以及故障解決辦法、產(chǎn)品外形及安裝尺寸圖、產(chǎn)品零件分解爆炸圖、產(chǎn)品特性說明和性能參數(shù)表、產(chǎn)品質保卡。l. 研制工作總結：是產(chǎn)品鑒定時必不可少的資料，產(chǎn)品的研制過程中包括對設計、工藝、生產(chǎn)、質量等各方面的描述，并對產(chǎn)品的特點、先進性、產(chǎn)品的不足和需進一步完善之處等進行總結。對設計、工藝、質量等方面的總結應重點放在關鍵點

9、，難點，質量問題現(xiàn)象，解決方法等上面，要整個研制生產(chǎn)過程中所有出現(xiàn)的難點異常進行匯總；以便于指導以后生產(chǎn)經(jīng)營，對生產(chǎn)方面的總結主要體現(xiàn)的生產(chǎn)瓶頸的描述與解決方法，生產(chǎn)產(chǎn)能的說明，必要時應細化到外協(xié)加工件的生產(chǎn)周期和產(chǎn)能，以及那些零件通用性較強或生產(chǎn)周期較長應有一定比例的備料，以便更好地指導生產(chǎn)。m. 產(chǎn)品鑒定報告：是根據(jù)產(chǎn)品的研制生產(chǎn)情況，通過鑒定評審所提出的一個結論性文件，是產(chǎn)品批生產(chǎn)的依據(jù)。鑒定報告應在第一條中明確鑒定原因、時間、地點、級別等，產(chǎn)品鑒定的內容主要是技術資料的鑒定，是否按照技術資料管理規(guī)定的要求完成。n. 超差處理記錄：各設計主管應對自己產(chǎn)品的超差處理情況詳細的記錄在工作日記

10、上，是產(chǎn)品圖樣更改的依據(jù)。o. 技術協(xié)議：指在采購或銷售等與我們的上游或下游企業(yè)、公司在必要時簽訂的技術協(xié)議。2 技術資料命名與代號：技術資料的代號以產(chǎn)品型號-JWXXX表示，其中XXX表示文件的序列號；如產(chǎn)品EP50的可行性分析報告為第一個技術文件則其代號表示為： EP50-JW001；任務書為EP50-JW002更改通知單號以產(chǎn)品型號-GXXX表示，其中XXX表示更改通知的序列號；如EP50-G098表示產(chǎn)品EP50的第98張更改單；產(chǎn)品圖樣代號，新產(chǎn)品統(tǒng)一按規(guī)定的要求進行，產(chǎn)品零件號為產(chǎn)品型號-0001、型號-0002；組件號為型號-1000、型號-2000、型號-3000,組件X中的零

11、件號為型號-X001、型號-X002、,組件X中的組件為型號-X100、型號-X200；按此規(guī)律，如組件層次較多，可采取五位數(shù)或更多位數(shù)。產(chǎn)品總圖代號為型號-0000，安裝圖號為型號-AZ，產(chǎn)品圖樣目錄為型號-ML，明細表為型號-MX。3 技術資料的管理原則：技術資料的管理以主管負責人為主，分管與統(tǒng)一相接合，責任到人，各責任人應對所管產(chǎn)品的技術資料的完整性、準確性、嚴密性、一致性、保密性負責。確保生產(chǎn)質量技術工作順利進行。a. 資料的完整性、準確性、嚴密性. 資料的完整性有兩重意義，首先是規(guī)定的資料種類要全，其次是每種資料的內容要全。對于新產(chǎn)品所有資料必須齊全，內容要充實。對于外購的單元部件應

12、有明確的外型、安裝尺寸、外表、外觀、性能等技術要求。對于老產(chǎn)品根據(jù)情況進行補充，其中重要文件，如試驗大綱、產(chǎn)品使用說明書、型式試驗報告、產(chǎn)品研制總結等必須補充和完善。 工藝規(guī)程：所有可能自制的加工零件，必須要有完整的工藝規(guī)程和檢驗規(guī)程。對于部件與整機部分均需要有完整的試驗與檢驗工藝規(guī)程。自制件中的工裝設計圖必須齊全、準確。 b. 資料的保密性，為維護本公司合法權益，保守本公司技術秘密不被外泄，根據(jù)中華人民共和國科學技術保密規(guī)定等有關法律法規(guī)，凡技術資料涉及本公司權益，只允許一定范圍的人員知悉和查閱：所有技術資料均應處于合格受控狀態(tài)，嚴格接管。只允許主管設計（責任人）及公司檔案館具有全套的技術資

13、料，技術資料發(fā)放按規(guī)定執(zhí)行。技術人員必須與公司簽訂保密協(xié)議，以約束技術人員嚴守職業(yè)道德，確保公司產(chǎn)品技術信息保密，由總裁辦監(jiān)督研發(fā)中心執(zhí)行。相關部門如生產(chǎn)、采購、銷售、行政等部門應嚴格遵守公司的保密制度，應指定人員專管，無權自行復印技術資料。4 技術資料的簽署：技術文件通常按表1技術資料簽署程序進行，涉及安全、重大質量、較大費用的內容更改時，應立項并由研發(fā)中心召集有關人員參加評審，會議通過審定后，再按表1進行，必要時報總裁審批。表1中會簽欄：指部分技術文件應由相關部門進行審核以便提高文件的可執(zhí)行度、降低成本或減少損失，如更改單因更改會導致在產(chǎn)品及庫存的處理，則需要生產(chǎn)進行會簽，以明確和通知在產(chǎn)

14、品的處理方法，再如外購件更改時也應給采購進行會簽，以明確是否能采購到等。資料簽署人應是責任人的親手筆跡，簽名后應注明簽字日期，簽署日期統(tǒng)一為國標現(xiàn)行形式：如05年8月26日，簽字時日期寫為：050826。表1 技術資料簽署規(guī)定 簽署項目資料名稱編制/設計校對審核標審審定會簽批準可行性分析報告項目任務書產(chǎn)品圖樣封面文件目錄圖樣目錄零（部）件明細表產(chǎn)品圖樣試驗大綱設計評審報告評審報告最評審小組人員簽字各類工藝規(guī)程工裝設計圖樣更改通知單技術通知單聯(lián)系通知單型式試驗報告產(chǎn)品說明書研制工作總結產(chǎn)品鑒定報告評審報告后鑒定小組人員簽字超差處理記錄記錄在工作日記中技術協(xié)議研發(fā)中心領導同意后設計主管及相關部門簽

15、字表中“”表示必須簽署的項目；“”表示有明確規(guī)定要進行批準時必須簽署，如資料的申請發(fā)放；簽署人：編制由項目設計人員或項目提出人員，設計由項目設計人員；校對由項目設計的副管人員；審核由技術經(jīng)理；審定由技術總監(jiān)；會簽由技術部及相關部門領導；批準由總裁。在主管不在又急需用時副管應充當主管，進行資料的編制，效對由技術經(jīng)理臨時指定或由技術經(jīng)理一人對校對與審核進行會簽。5 技術資料的更改：技術資料的更改、產(chǎn)品技術要求的提高、產(chǎn)品階段性要求的變化，均可統(tǒng)一列為技術資料的更改范疇，其中文件形式有更改通知單、技術通知單兩種形式。技術資料的更改最終是為了達到產(chǎn)品性能要求、品質等得到改進和改善同時生產(chǎn)成本得以降低，

16、規(guī)定采取兩種形式的文件作為技術資料的補充，但最終這兩種形式的文件內容應反映到其它的技術資料中。產(chǎn)品標準的更改另行規(guī)定。對企業(yè)產(chǎn)品標準的修改之前必須對市場需求有充分的了解，經(jīng)相關部門提出更改申請，再送技術總監(jiān)批準頒布實施，同時廢除舊標準。標準一經(jīng)發(fā)布，在沒有正式頒布新標準前，各部門必須嚴格貫徹執(zhí)行，任何部門不得擅自修改或降低標準要求，影響產(chǎn)品質量。相關部門提出對不合理或已經(jīng)落后的技術文件進行修改時，由設計主管分析確定是否需要更改，技術資料需要更改時，由主管設計完成技術資料的更改程序，包括編寫更改通知單、簽署、發(fā)放、相應技術資料的畫改。當對產(chǎn)品提出更高要求，或客戶作一些特殊規(guī)定，而這些要求與規(guī)定又

17、不便立即更改技術資料時，由主管設計完成技術通知單的編寫、簽署，發(fā)放。技術通知的內容在一年后應根據(jù)情況落實到相應的其它技術資料上，或重新編寫和發(fā)放。5.1 更改通知單的編寫要求應包括下列內容：a. 被更改的技術文件名稱、編號或圖紙名稱、圖號；如果有同時在同一套資料中更改同樣內容時，可說明同時更改的資料代號；b. 更改單代號：要求明確產(chǎn)品型號及更改單號：如EP50第98張更改單號規(guī)定為EP50-G098；c. 更改原因：如設計改進、方便工藝、降低成本、筆誤等；d. 在產(chǎn)品與庫存處理要求：可用（此時不必生產(chǎn)會簽）、返修可用、配套使用、報廢、無等，不可空格不填寫；e. 更改的文件的明確位置：如：第幾頁

18、第幾行、主視圖、左視圖等； f. 更改前與更改后內容：如不能用文字表達時、應畫出局部視圖。5.2 更改單的簽署：按被更改的技術資料簽署規(guī)定完成簽署，當更改涉及到其他相關部門時還應進行會簽，如有在產(chǎn)品返修時應進行生產(chǎn)會簽，更改明顯與原產(chǎn)品不一致時應進行營銷會簽。 5.3 更改文件的發(fā)放：按技術資料發(fā)放規(guī)定，應與被更改的資料發(fā)放一致。5.4 更改單的畫改：對于簡單的更改應在被更改的技術資料上進行畫改，方法如下：a. 用雙實線劃掉更改單上更改前的內容，寫上或畫上更改單上更改后的內容；如果是圖形更改，圖形的畫改采用多個“X”的形式；b. 用圓圈與數(shù)字形式做好更改標記，如：“” c. 在被改技術資料的更

19、改記錄處，寫上更改標記、更改單號、更改人簽名（兩人）、日期。g. 更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性。h. 畫改人有技術主管和資料管理員倆人同時進行并簽名。5.5 對于更改內容復雜和增頁時，不進行畫改，采取換版形式。要換版時應在更改單上明確換版。6. 電子版技術資料的管理電子版技術資料的管理主要體現(xiàn)在命名、歸檔、備份、更改等幾個方面。6.1 電子版技術資料的命名：文件名應與書面資料的代號一一對應，各主管設計應積極配合資料管理專員進行電子版資料的管理工作。6.2 電子版技術資料的歸檔與備份：應與書面技術資料歸檔同步，其內容與書面資料上內容應一致，不得

20、混淆或出不一致情況，由技術資料管理專員負責，資料首次同步歸檔到管理專員的電腦上，并定期將資料刻錄成光盤存檔案室，專員的電腦與其資料應由公司設置多重密碼，公司檔案室將定期進行電子版資料備份，資料經(jīng)過備份后，各主管設計電腦中的技術資料文檔應由研發(fā)中心指定人員對其加密，若各主管設計要使用，由指定人員負責打開文件，各主管設計應密切配合，以更好的開展工作。6.3 電子版技術資料更改：由研發(fā)中心資料管理專員負責，根據(jù)更改通知單的內容即時更改。6.4 技術人員換崗或辭職離開公司時，其已存擋技術資料的電子版資料應與存擋資料同步轉交并應保證其資料的完整一致性，否則公司將對當事人進行一定的經(jīng)濟處罰。7 技術資料的

21、復制8.1 技術資料的復制各主管設計根據(jù)資料的發(fā)放規(guī)定整理安排好資料，由研發(fā)中心資料管理專員與技術工作管理人員根據(jù)資料的發(fā)放規(guī)定整理復印經(jīng)檔案室統(tǒng)一按檔案進行發(fā)放。非常規(guī)資料發(fā)放應由技術總監(jiān)簽字同意后，按上述規(guī)定進行發(fā)放。8.2 技術資料的更新使用部門，因破損，需要圖紙時，填寫技術資料申請單，經(jīng)該部門經(jīng)理審批后，到技術部門向技術資料管理專員在主管設計的配合下根據(jù)資料的發(fā)放程序予以更換，更換后舊圖送檔案室加蓋作廢章保存，按照技術資料的時限要求經(jīng)技術總監(jiān)簽字、總裁批準后進行銷毀。技術資料因更改不能再使用時，由研發(fā)中心資料管理專員按排由主管設計編寫換版更改通知，出新圖樣進行換版，或新文件換頁，換版的

22、新文件資料按資料的簽署發(fā)放等程序進行發(fā)放換新，并且還應作好換版更改標示；舊資料加蓋作廢章保存，按照技術資料的時限要求經(jīng)技術總監(jiān)簽字、總裁批準后進行銷毀。8 技術資料的歸檔：所有技術資料完成后均應根據(jù)資料的歸檔時限要求立即歸檔。資料的歸檔工作歸口管理部門為檔案室，技術部門由專員根據(jù)資料的發(fā)放程序完成技術資料的發(fā)放程序發(fā)到檔案室。技術文件的保管由檔案室按檔案管理標準進行保管，公司內發(fā)行的技術文件除按檔案管理的要求進行管理外，尚需對儲備待發(fā)的文件進行登記保管。資料的發(fā)放管理歸口部門為檔案室，各主管設計協(xié)助完成。研發(fā)中心處理完畢的技術資料，應交公司檔案室按卷宗類錄的要求立卷歸檔。在立卷歸檔時，應立卷編

23、號，以便查找。歸檔的技術資料以名稱、特征組成卷，按時間順序或按重要程序排列，同時應編寫“卷內目錄”。卷內的技術資料也應逐張編號，并根據(jù)需要填寫“備考錄”。歸檔的技術資料必須裝訂整齊，在裝訂時應該去掉金屬物用線繩裝訂并在卷角編號。技術資料在保管時，應注意防火、防潮、防蟲、防盜等事項。對長期和永久保存的技術資料，若有破損或字跡模糊者，應及時修補或復制。修補的技術資料應作好標記，明確修補復制原因。9 技術資料的發(fā)放、保管及使用：技術資料的歸檔與發(fā)放工作歸口部門為公司檔案室，新資料管理辦法出臺初期由研發(fā)中心指定專員負責執(zhí)行并完成。所有技術資料均屬于受控文件必須處于受控狀態(tài)，加蓋“技術文件受控章”，技術

24、資料應嚴格按表中的規(guī)定發(fā)放，并且接收部門應指定責任人簽收，各部門應對資料的保密性負責，不得復印和隨意發(fā)放技術資料。技術資料發(fā)放統(tǒng)一由研發(fā)中心指定專員在主管設計配合下執(zhí)行和辦理相關手續(xù)，要填寫技術部門的聯(lián)系通知單，并按規(guī)定進行簽署后發(fā)放，發(fā)放時在資料上加蓋技術文件受控章和不同用途識別章，如采購用章、生產(chǎn)用章等，同時還要備好“技術文件發(fā)放登記表”做好文件名稱、編號或代號、日期等內容的登記，接收人員應在登記表上簽收。按表2 進行發(fā)放的技術資料不需要相關部門提出申請。相關部門需要技術資料而表中未有規(guī)定時，由相關部門向技術部門提出書面申請，并注明用途，申請應有所在部門領導簽字，送研發(fā)中心由專員按上述規(guī)定

25、辦理技術資料的發(fā)放手續(xù)。表2 技術資料的發(fā)放規(guī)定 發(fā)放部門資料名稱檔案室主管設計生產(chǎn)客服物質財務銷售行政文件目錄可行性分析報告項目任務書產(chǎn)品圖樣封面圖樣目錄零（部）件明細表產(chǎn)品圖樣試驗大綱設計評審報告各類工藝規(guī)程工裝設計圖樣更改通知單技術通知單聯(lián)系通知單型式試驗報告產(chǎn)品說明書研制工作總結產(chǎn)品鑒定報告超差處理記錄技術協(xié)議表中“”表示必須發(fā)放；“”表示部分相關資料必須發(fā)放；技術資料的保管：收件部門必須有指定責任人負責和保管資料，除做好保密工作外，保管人員或使用人員不得在技術資料上亂涂亂畫、標注或附加另外的文字在上面，以確保技術資料的準確性和清晰整潔性。資料應裝訂成冊。技術資料的使用：各部門對非長期

26、使用的技術資料不應提出申請，臨時使用可以到各主管設計處查詢或經(jīng)過主管設計的同意借用，但必須當天借，當天返還。10技術資料的時限表3 技術資料的時限 時間規(guī)定資料名稱規(guī)檔時限有效期限作廢與銷毀期限備注文件目錄一周長期三年可行性分析報告一周長期三年項目任務書一周長期三年產(chǎn)品圖樣封面一周長期三年圖樣目錄一周長期三年零（部）件明細表一周長期三年外購件匯總表一周長期三年產(chǎn)品圖樣一周長期三年試驗大綱一周長期三年設計評審報告一月長期三年各類工藝規(guī)程一月長期三年工裝設計圖樣一月長期三年更改通知單一周長期三年技術通知單一周一年一年型式試驗報告三月長期三年產(chǎn)品說明書一周長期三年研制工作總結一周長期三年產(chǎn)品鑒定報告一月長期三年超差處理記錄半年三年一年技術協(xié)議一周長期三年對技術資料的歸檔時間、有效期、作廢與銷毀的時限等做出明確的規(guī)定：歸檔時限：是指技術資料自完成之日起到歸檔的時間要求，不能超