試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作

1、    試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作    田鑫【摘要】辦公室是一個(gè)單位中的重要組成部分，辦公室檔案管理工作的不斷改進(jìn)，直接影響著員工的工作效率，可見(jiàn)辦公室在單位中發(fā)揮著不可替代的作用。因此，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷的改進(jìn)，成為辦公室提高工作效率的有效措施。怎樣改進(jìn)、怎樣簡(jiǎn)化辦公室檔案管理工作？筆者將從辦公室檔案的管理工作須提高效率進(jìn)行論述，并提出相對(duì)可行的策略?！娟P(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;工作效率;提高策略近年來(lái)，單位部門(mén)不斷細(xì)化員工的工作，使得員工分工明確，工作效率也隨之提高，當(dāng)然，辦公室的功能和職責(zé)也愈發(fā)清晰、明了，而辦公室的工作性質(zhì)也要求員工要具

2、備一定的素質(zhì)，并且要在工作中不斷提高。一、辦公室檔案管理存在的問(wèn)題（一）辦公室工作人員沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，管理方式也存在缺陷。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，單位都需要有管理檔案的專(zhuān)業(yè)人員，才能不斷提高員工的工作效率。因此，我國(guó)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)顯得愈發(fā)重要。但是，大多數(shù)單位中的檔案管理人員都并非專(zhuān)業(yè)人士，很多是單位中的工作人員，這直接說(shuō)明現(xiàn)代辦公室沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。而且，很多單位的檔案管理方法仍然采取的是傳統(tǒng)的模式，并沒(méi)有走在時(shí)代的前端，也沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展，更沒(méi)有將信息技術(shù)完全引入辦公室的檔案管理工作中去，尤其是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)，在辦公室檔案管理工作方面的管理方式更加落后，極度缺乏對(duì)

3、檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和了解。（二）辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。由于專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的缺乏，很多單位的辦公室檔案管理工作人員并不是專(zhuān)業(yè)人士，他們大多是兼職從事檔案管理工作，因此，這就致使檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)。第一，工作人員水平不夠，這也是辦公室檔案管理工作中面臨的一個(gè)難題。在辦公室檔案進(jìn)行管理的工作人員大多沒(méi)有相關(guān)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)與技能。第二，現(xiàn)在科技發(fā)達(dá)，各種技術(shù)日益更新，辦公室的檔案管理工作，也要跟進(jìn)發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)。最后一點(diǎn)，現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，公室檔案管理的工作人員最基本要求是能熟練使用office等辦公軟件。這樣在進(jìn)行檔案登記、管理時(shí)才能更快完成，這就要求辦公室檔案

4、工作人員要積極學(xué)習(xí)辦公軟件的使用。對(duì)此，為了培訓(xùn)現(xiàn)代辦公室檔案管理人員學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)技能，而且能夠熟練使用現(xiàn)代辦公軟件，單位必須認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問(wèn)題，這也在一定程度上有助于辦公室檔案管理工作效率的提高。二、改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率為了跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，現(xiàn)代辦公室的檔案管理工作顯得特別重要，主要是因?yàn)樵谌粘９ぷ鞯拈_(kāi)展中，離不開(kāi)辦公室檔案管理工作，它能為各項(xiàng)工作提供資料與切實(shí)依據(jù)，密不可分。因此，要想一個(gè)單位提高工作效率，首先得從辦公室檔案管理工作的效率抓起，它直接關(guān)系到下一步工作是否順利進(jìn)行。因此，為了提高單位工作人員的工作效率，辦公室要不斷加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理工作

5、。但是，如何改進(jìn)辦公室的檔案管理工作呢？這就需要從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：（一）不斷完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系。眾所周知，辦公室的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系在一起的，所以，辦公室的檔案管理工作人員可以將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理，這就有效提高了管理效率。因此，在文件管理工作的前期，檔案管理工作人員也要參與到管理中去，這要對(duì)文件有一定的了解，簡(jiǎn)化了后期工作的繁雜度，提前熟悉文件管理工作，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題也能提早避免，減少損失，對(duì)建立一個(gè)更加完善的單位檔案管理系統(tǒng)也有很大的幫助作用。除此之外，在不斷實(shí)踐過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)單位的檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，確保工作良好完成。（二）不斷更新現(xiàn)代辦公室檔案管理理念。現(xiàn)

6、階段，由于缺乏辦公室檔案管理意識(shí)，我國(guó)辦公室檔案管理理念也較為傳統(tǒng)，因此，導(dǎo)致我國(guó)檔案管理工作的效率低下。因此，為了有效地增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，這就需要不斷更新現(xiàn)代辦公室的檔案管理制度。首先，要使辦公室檔案管理工作不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并根據(jù)我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，從而設(shè)定一個(gè)合理的目標(biāo)，并堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的辦公室檔案管理體系。（三）不斷加強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員的培訓(xùn)。因?yàn)榇蟛糠洲k公室檔案管理工作人員并非專(zhuān)業(yè)的。所以，他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)的檔案管理技能也是在所難免的。因此，單位要不斷加強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，并通過(guò)不同的方式對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，做到因材施教，認(rèn)真對(duì)待自己的工作，不斷提高自己的工作效率，為單位謀利益，謀發(fā)展。所以，要不斷提高辦公室檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能，才能有效地提高單位工作人員的工作效率。三、結(jié)語(yǔ)總而言之，要根據(jù)我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷強(qiáng)化辦公室檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能，從而提高單位的工作效率。并且要不斷規(guī)范辦公室檔案管理工作，使得辦公室檔案管理工作不斷專(zhuān)業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，并為單位的建設(shè)貢獻(xiàn)力量?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1張國(guó)珍.淺談新時(shí)期檔案管理人員的素