機(jī)關(guān)事務(wù)管理

1、1.1 機(jī)關(guān)事務(wù)管理1.1.1 會議管理系統(tǒng)應(yīng)能對全局性會議進(jìn)行統(tǒng)籌安排，發(fā)送會議通知，自動(dòng)通知及定時(shí)提醒與會人員，會議室申請審批及調(diào)整修改，并可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上開會及錄音錄像等。包括：會議及經(jīng)費(fèi)審批（通過簽報(bào)模塊完成）、會議室管理（通過本模塊完成）、會議通知及定時(shí)提醒與會人員（通過機(jī)關(guān)公告模塊完成）、會議變更（通過機(jī)關(guān)公告模塊及本模塊完成）、視頻會議（通過即時(shí)通信完成）、會議資料管理（通過機(jī)關(guān)公告模塊完成）等模塊。在此界面可以實(shí)時(shí)顯示當(dāng)前會議室情況一覽、會議材料列表、相關(guān)流程審批情況等等。圖：會議管理功能結(jié)構(gòu)圖1.1.1.1 會議及經(jīng)費(fèi)審批當(dāng)各處室需要組織一個(gè)會議時(shí)，可以使用會議及經(jīng)費(fèi)審批功能。會議

2、申請關(guān)聯(lián)工作流，通過會議申請流程實(shí)現(xiàn)會議的申請工作，在申請表中選擇會議室，會議時(shí)間，參加會議人員等信息。會議申請通過后，會議室自動(dòng)被預(yù)定，參會人員也會自動(dòng)收到通知（包括短信通知）。選擇會議室前可以查看會議室可用情況，會議室預(yù)定后參加會議人員可收到提醒。會議查詢模塊提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?，如根?jù)會議名稱、會議時(shí)間、會議參與人等信息查詢，查詢到會議信息后，相應(yīng)的會議申請、會議紀(jì)要等。查詢結(jié)果支持圖形化展示。會議通知功能結(jié)合在會議申請和會議室預(yù)定功能中，通知的方式包括系統(tǒng)內(nèi)信息和短信息或郵件等。如果是系統(tǒng)內(nèi)通知，用戶接受后自動(dòng)進(jìn)入個(gè)人日程。1.1.1.2 會議室管理會議室管理模塊分為兩種權(quán)限：瀏覽權(quán)限及

3、會議室管理權(quán)限?？赏ㄟ^后臺權(quán)限管理配置。瀏覽權(quán)限只能瀏覽會議室基本信息，管理員權(quán)限可新增、修改、刪除會議室。會議室的基本信息有：會議室名稱、會議室位置、座位數(shù)量、附加設(shè)備、使用單位、是否可用、描述等。會議室基本資料維護(hù)實(shí)現(xiàn)會議室的增、刪、改操作，可以將單位內(nèi)部所有會議室進(jìn)行統(tǒng)一登記，實(shí)現(xiàn)會議室信息的共享，便于單位內(nèi)部人員選擇所需會議室。圖：會議室基本資料1.1.1.3 會議資料管理會議資料管理涵蓋于會議有關(guān)的會議通知、參加人員名單、會議議題、會議紀(jì)要等相關(guān)材料的管理。會議資料管理是以會議為主線的，一個(gè)會議關(guān)聯(lián)多個(gè)會議資料。會議資料的產(chǎn)生可以在會議過程中，也可以在會議中結(jié)束后添加、修改相關(guān)材料。

4、圖：會議資料管理1.1.1.4 會議通知及提醒在會議室審批完成后，可以通過會議室預(yù)定申請流程直接通知參會人，同時(shí)也可以結(jié)合通知公告功能，將需要會議信息以通知下發(fā)給相關(guān)參會人員。1.1.1.5 會議變更會議時(shí)間或者會議地點(diǎn)發(fā)送改變后，會議召集人可以通過通知公告功能將會議的最新信息發(fā)布至與會人處。1.1.1.6 視頻會議視頻會議通過即時(shí)通訊接口實(shí)現(xiàn)。1.1.2 公務(wù)安排管理公務(wù)安排管理人員在接收到收文或者臨時(shí)、緊急通知來局人員公務(wù)活動(dòng)時(shí)，可以通過公務(wù)安排進(jìn)行統(tǒng)一的電子化管理。公務(wù)安排管理人員在系統(tǒng)中錄入公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)信息、并擬定分辦意見、經(jīng)過辦公室審核、局領(lǐng)導(dǎo)審批后，實(shí)現(xiàn)與其他相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，

5、并對此次公務(wù)安排進(jìn)行任務(wù)分工與落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對外來公務(wù)人員用餐、用車、會議和日程安排的管理。公務(wù)安排管理實(shí)現(xiàn)對公務(wù)接待的全過程管理。通過接待議程的審批，結(jié)合會議室、車輛、訂餐、物品申領(lǐng)等多個(gè)功能模塊實(shí)現(xiàn)公務(wù)接待的全過程管理。主要的功能如下圖所示：圖：接待管理功能結(jié)構(gòu)圖l 接待登記及審核接待員登記基本接待信息，擬定接待議程并送領(lǐng)導(dǎo)審核。通過規(guī)范化流程對接待進(jìn)行審批，審批通過后的信息可直接進(jìn)入接待信息匯總。l 接待登記安排接待員將公務(wù)安排的接待活動(dòng)進(jìn)行分配，包括會議室的預(yù)定、日程活動(dòng)安排、車輛安排等。并將這些任務(wù)落實(shí)到具體人員，實(shí)現(xiàn)對任務(wù)的追蹤。l 接待信息匯總及總結(jié)接待信息中展現(xiàn)每次公務(wù)接待的具體安

6、排情況及相關(guān)的接待議程。接待完畢后的可是在接待信息中上傳接待總結(jié)。通過信息的分類存儲實(shí)現(xiàn)信息的再利用。l 查詢統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)中可對年度、月度接待次數(shù)、接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。序號接待單位承辦部門費(fèi)用1省政府辦公室1000.002兄弟單位辦公室1000.00合計(jì)2次2000.001.1.3 固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理主要是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)設(shè)備申請采購、領(lǐng)用、調(diào)撥、報(bào)廢等管理的電子化，提供相關(guān)的統(tǒng)計(jì)、查詢功能，并實(shí)現(xiàn)與廣東局現(xiàn)有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對接。固定資產(chǎn)的采購、調(diào)撥、領(lǐng)用以及報(bào)廢最終都需要經(jīng)過固定資產(chǎn)管理員，由固定資產(chǎn)管理員登記入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的統(tǒng)一管理。1.1.3.1 固定資產(chǎn)購置、采購審

7、批使用流程審批進(jìn)行購置、采購管理。流程示例圖如下：固定資產(chǎn)購置申請單示例如下：1.1.3.2 固定資產(chǎn)領(lǐng)用審批流程示例圖如下：審批表示例圖如下：1.1.3.3 固定資產(chǎn)報(bào)廢審批固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表樣式示例圖如下：1.1.3.4 固定資產(chǎn)調(diào)撥審批固定資產(chǎn)調(diào)撥流程示意圖如下：調(diào)撥表單示意圖如下：1.1.4 車輛管理對各單位可用車輛以及車輛出車情況的管理。車輛管理主要是為了合理安排各處室用車要求的一個(gè)功能，對單位車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理。由車輛管理員建立車輛庫，然后根據(jù)單位員工的需要進(jìn)行合理的調(diào)配、安排。滿足用戶提出用車申請、部門領(lǐng)導(dǎo)審批，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、車輛安排等一系列流程處理及功能操作。除了滿足車輛管理特有

8、的業(yè)務(wù)需求外，還應(yīng)完成相應(yīng)的流轉(zhuǎn)功能。具體包括的功能如下圖所示：1.1.4.1 車輛維護(hù)車輛維護(hù)中主要包括車輛基本信息的登記，其主要信息包括：車牌號、車輛所屬單位、乘坐人數(shù)等。1.1.4.2 車輛費(fèi)用車輛費(fèi)用主要對車輛的各種費(fèi)用進(jìn)行登記，包括車輛年審費(fèi)用、維修費(fèi)用、油費(fèi)等。根據(jù)車輛費(fèi)用的記錄，可生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。1.1.4.3 用車申請各單位用戶可以申請使用車輛，車輛的申請過程中可按照各單位的情況不同，選擇采取是否需要流程審批的方式。申請車輛使用時(shí)，需填寫起始地點(diǎn)、選擇車輛、同行人等基本信息。車輛使用申請審批通過后，由系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)為出車登記中。圖：用戶申請單（示例圖）圖：車輛使用申請（示例圖）

9、1.1.4.4 出車登記出車登記主要記錄本單位車輛的使用情況，出車登記來源有【自動(dòng)】和【手工】兩種方式?！咀詣?dòng)】方式的數(shù)據(jù)來源于審批通過的用車申請；【手工】方式的數(shù)據(jù)可以由車輛管理員手工錄入。從節(jié)約行政成本的角度考慮，一輛車可以同時(shí)相應(yīng)多個(gè)申請。1.1.4.5 統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)表是對車輛管理中相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)，包括車輛費(fèi)用情況統(tǒng)計(jì)、車輛使用情況統(tǒng)計(jì)等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表通過權(quán)限控制，允許部分人員查看，同時(shí)單位之間不能相互查看。l 年度車輛固定費(fèi)用統(tǒng)計(jì)序號車牌號年費(fèi)車船費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)1粵A 123100050015002粵A 456100050015003合計(jì)200010003000總計(jì)6000l 年度車輛維修費(fèi)用

10、統(tǒng)計(jì)序號車牌號維修項(xiàng)目維修時(shí)間費(fèi)用1粵A 123電瓶2010-8-25002粵A 123輪胎2010-8-25003粵A 123輪胎2010-9-25004粵A 123噴漆2010-8-2500小計(jì)20005粵A 456電瓶2010-5-65006粵A 456輪胎2010-5-6500小計(jì)10007合計(jì)3000l 年度車輛違規(guī)、事故費(fèi)用統(tǒng)計(jì)序號車牌號違規(guī)、事故類型違規(guī)、事故時(shí)間司機(jī)費(fèi)用1粵A23刮碰2010-8-2張三5002粵A 123紅燈2010-9-2李四200小計(jì)7003粵A 456刮碰2010-5-6李四5004粵A 456紅燈2010-6-26張三200小計(jì)7005合計(jì)14001.

11、1.5 外事管理外事管理主要包括四個(gè)主要的功能，分別是外事經(jīng)費(fèi)管理、外事證照管理、外事制度說明以及外事報(bào)名管理。圖：功能結(jié)構(gòu)圖1.1.5.1 外事制度管理外事制度主要是存放外事管理的相關(guān)規(guī)定和制度，允許所有人查看。1.1.5.2 外事經(jīng)費(fèi)管理外事經(jīng)費(fèi)管理，可以分為兩個(gè)部分，其一為外事經(jīng)費(fèi)的申請，在年初時(shí)可以統(tǒng)一由人事處提出申請，需要通過領(lǐng)導(dǎo)審批。其二是外事經(jīng)費(fèi)的管理模塊，以列表的形式顯示本年度的外事經(jīng)費(fèi)，同時(shí)提供增、刪、改、查的功能。1.1.5.3 外事證照管理外事證照管理是對個(gè)人的戶口、身份證復(fù)印件、因公護(hù)照、因公通行證等進(jìn)行統(tǒng)一管理。系統(tǒng)以人員為單位，登記人員的基本信息、因公護(hù)照、因公通行

12、證的基本信息，并可以以附件形式保存人員戶口本、身份證復(fù)印掃描件。因公護(hù)照和因公通行證的主要信息包括證照號碼、身份證號碼、類型、證照申請時(shí)間、證照過期時(shí)間、簽證過期時(shí)間等。個(gè)人有權(quán)限查閱所持護(hù)照狀態(tài)；如果證照已過期，則會通過系統(tǒng)短信提醒持證人。1.1.5.4 外事報(bào)名管理外事報(bào)名管理功能，包含辦理護(hù)照/通行證流程通知、出國任務(wù)報(bào)名表和團(tuán)員信息匯總表等功能。1.1.6 用餐管理用餐管理主要用于管理機(jī)關(guān)內(nèi)部就餐的數(shù)量及外部人員用餐安排。主要功能包括：1.1.6.1 用餐準(zhǔn)備考勤管理相結(jié)合，每天自動(dòng)統(tǒng)計(jì)上班人數(shù)，形成列表，列表可供后勤查看，以進(jìn)行用餐準(zhǔn)備。1.1.6.2 外部人員用餐申請有非內(nèi)部人員需

13、要用餐時(shí)，由用餐部門提出用餐需求，報(bào)處室領(lǐng)導(dǎo)審批，處室領(lǐng)導(dǎo)審批后由后勤管理部門處理，后勤管理部門確認(rèn)收到用餐需求，進(jìn)行準(zhǔn)備并反饋用餐部門。系統(tǒng)可根據(jù)外部人員用餐的申請情況，自動(dòng)生成外來人員用餐費(fèi)用單，便于結(jié)算。1.1.6.3 接待用餐管理如有接待用餐的情況，負(fù)責(zé)接待處室須提前一天將接待人數(shù)、接待標(biāo)準(zhǔn)、接待要求報(bào)后勤管理部門，后勤管理部門確認(rèn)收到用餐需求，進(jìn)行準(zhǔn)備并反饋用餐部門。1.1.7 印刷品管理印刷品管理是用于對機(jī)關(guān)送印刷廠印刷的各類文件資料等印刷品的全過程管理，包括送印計(jì)劃審批、印刷品領(lǐng)用申請、收貨管理以及各類統(tǒng)計(jì)等。實(shí)現(xiàn)文件材料印刷網(wǎng)上申請、審核、簽收、提醒催辦、辦理、反饋、查詢等功能

14、。主辦人員可通過系統(tǒng)提交印刷需求，由部門審核后發(fā)后勤印刷部門，后勤印刷部門簽收確認(rèn)，并依據(jù)進(jìn)度適時(shí)反饋辦理情況。申請表示意圖如下：其中，提供若干固定的印刷格式、模板供主辦部門選擇，不需主辦部門人工排版。在固定的印刷格式中含有詳細(xì)的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和印制清單。審批流程示例圖如下：后勤管理部門可以隨時(shí)對印刷品的完成情況進(jìn)行匯報(bào)，以通知主辦人。系統(tǒng)具有催辦功能，同時(shí)對所有人顯示后勤印刷部門當(dāng)前任務(wù)匯總及辦理進(jìn)度，以便有需求的部門根據(jù)當(dāng)前印刷部門的任務(wù)情況擇時(shí)安排，錯(cuò)開高峰期印刷。1.1.8 物業(yè)管理物業(yè)管理主要分為三個(gè)部分：其一為房產(chǎn)（宿舍）基本信息管理，其二為宿舍申請，其三為費(fèi)用管理。l 房產(chǎn)（宿舍）基本

15、信息管理房產(chǎn)（宿舍）管理主要以列表的形式展現(xiàn)，在其中可以有權(quán)限用戶可查看現(xiàn)有或歷史房產(chǎn)資料。后勤部門負(fù)責(zé)維護(hù)更新房產(chǎn)資料，及宿舍變更情況記錄，具有增刪改查的功能。查詢條件包括：是否空置、房產(chǎn)位置、房產(chǎn)結(jié)構(gòu)等。同時(shí)可查詢現(xiàn)有宿舍安排情況。l 宿舍申請以查看從暫調(diào)干部調(diào)入住到搬出的情況。根據(jù)借調(diào)時(shí)間安排和現(xiàn)有宿舍情況安排，個(gè)人向人教處提出申請，查詢后（個(gè)人和人教處都可以查詢），人教處向后勤提交審批結(jié)果，由后勤統(tǒng)一安排；退出宿舍時(shí)個(gè)人直接向后勤反饋即可。其中，指員工提出宿舍申請，人教處協(xié)商后勤部門后根據(jù)現(xiàn)有宿舍情況按順序進(jìn)行排序和安排。l 費(fèi)用管理可將物業(yè)相關(guān)費(fèi)用的繳納情況進(jìn)行管理。根據(jù)房間與入住人

16、員的對應(yīng)，計(jì)算和填寫物業(yè)費(fèi)，最后提交給財(cái)務(wù)及通知個(gè)人繳費(fèi)。1.1.9 醫(yī)療保健管理醫(yī)療保健管理中包括保健管理和體檢預(yù)約功能。l 保健管理局處室或局直附屬單位需要醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行外出保健活動(dòng)的，可通過系統(tǒng)申請、審核、協(xié)調(diào)溝通、審批、任務(wù)分工與落實(shí)等功能，實(shí)現(xiàn)保健安排。l 體檢預(yù)約廣東局或局直附屬單位需要進(jìn)行職工體檢活動(dòng)的，可通過系統(tǒng)申請、審核、協(xié)調(diào)溝通、審批、任務(wù)分工與落實(shí)等功能，實(shí)現(xiàn)體檢安排。1.1.10 個(gè)人事務(wù)管理1.1.10.1 個(gè)性化界面?zhèn)€人待辦事項(xiàng)的統(tǒng)一展現(xiàn)，其中包括待辦公文、待簽公告、待辦留言、領(lǐng)導(dǎo)交辦、待閱簡報(bào)，未讀郵件等。個(gè)人待辦工作是實(shí)時(shí)顯示、變化的。個(gè)人待辦工作根據(jù)個(gè)人工作崗位

17、的不同可能有所不同，管理員可通過后臺進(jìn)行配置。個(gè)人待辦工作主要用于展現(xiàn)個(gè)人有關(guān)的待辦信息，是一個(gè)綜合的展現(xiàn)界面。圖：個(gè)人待辦工作圖：個(gè)人待辦配置示意圖1.1.10.2 日程安排管理日程安排管理整合萬年歷、時(shí)鐘等信息于一個(gè)界面，允許個(gè)人對任意日期、時(shí)間段設(shè)置個(gè)人日程安排、工作日志、去向及提醒內(nèi)容；有關(guān)會議通知可自動(dòng)關(guān)聯(lián)到個(gè)人日程安排，所有日程安排可設(shè)置/自動(dòng)關(guān)聯(lián)短信提醒功能。一般用戶的個(gè)人日程安排中包括兩個(gè)部分，其一為本人的日程，其二為局領(lǐng)導(dǎo)日程。本人日程中，而局領(lǐng)導(dǎo)日程則是根據(jù)權(quán)限設(shè)置是否可以查看。領(lǐng)導(dǎo)層可以查看的日程同樣分為兩個(gè)部分，其一為個(gè)人日程，其二為下級人員的日程。整體的日程管理中可以設(shè)置層級權(quán)限，例如局領(lǐng)導(dǎo)看處領(lǐng)導(dǎo)或中層，處室領(lǐng)導(dǎo)看個(gè)人，為上級領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排下屬工作提供信息支持。個(gè)人日程的維護(hù)界面如下：個(gè)人可以添加、修改自己的工作安排，并可以選擇本人的日程是否為公開日程，如果設(shè)置為私人日程，則僅允許個(gè)人查看。個(gè)人日程中含有“關(guān)聯(lián)人員”設(shè)置，可以由本人設(shè)置“伙伴”，伙伴有權(quán)查看本人設(shè)置的公開日程。1.1.10.3 個(gè)人密碼修改修改個(gè)人密碼。圖：個(gè)人密碼修改1.1.10.4 個(gè)