如何管理電腦中的文件及文件夾

1、如何管理電腦文件及文件夾窗體頂端窗體底端我們有的人辦公桌上的文件成堆，找的時(shí)候找不到，電腦內(nèi)的文件也是放的亂七八糙,有的桌面上堆滿(mǎn)了臨時(shí)文件，文件夾的劃分沒(méi)有規(guī)矩，文件存放時(shí)又亂放，而且文件的版本也十分混亂，經(jīng)常出現(xiàn)硬盤(pán)不夠用的情況,實(shí)際上一個(gè)文件存了很多份，而且拷了一堆無(wú)用的文件在電腦里。事實(shí)上，我們真正需要的是坐下來(lái),多動(dòng)動(dòng)腦子，想一想如何管理好自己的電腦了,好好花時(shí)間將電腦里的文件真正管理起來(lái)，會(huì)為自己日后省下更多的時(shí)間。一、目標(biāo)：文件能在15秒內(nèi)找到；文件歸類(lèi)合理;沒(méi)有無(wú)用的文件；不同版本管理合理；文件的備份及時(shí)。2、 具體做法從硬盤(pán)分區(qū)開(kāi)始，每一個(gè)分區(qū)放什么要十分清晰，一盤(pán)電腦分區(qū)為

2、4個(gè)區(qū)比較好，C區(qū)用來(lái)放系統(tǒng)文件，D盤(pán)用來(lái)放置工作文件，E盤(pán)用來(lái)放個(gè)人文件和娛樂(lè)文件，F(xiàn)盤(pán)用來(lái)放備份文件或長(zhǎng)期不用的文件。不同的文件不能亂放,當(dāng)電腦重新做系統(tǒng)后，文件是全部不會(huì)丟的。文件夾的設(shè)置：原則是不漏不重、命名簡(jiǎn)潔、設(shè)置合理。不漏不重就是所有的事項(xiàng)都有相應(yīng)的文件夾對(duì)應(yīng)，既不漏掉,也不應(yīng)產(chǎn)生重復(fù)。如果是偶然來(lái)的事項(xiàng)，不好歸的話(huà)，我們可以設(shè)置一個(gè)其他文件夾；命名簡(jiǎn)潔,就是命名時(shí)很容易地看出里面是什么，而不是必須進(jìn)去后才能知道，字?jǐn)?shù)不宜太多，一般36個(gè)字即可；設(shè)置合理是指內(nèi)部的文件數(shù)量要差不多，如果一個(gè)文件夾每年只有一兩個(gè)文件，而一個(gè)文件夾一年產(chǎn)生了300個(gè)文件，則說(shuō)明不太合理，將太少的文件夾

3、合并，將文件太多的文件夾分開(kāi)。按事項(xiàng)設(shè)置完了以后到每一個(gè)子項(xiàng)，如果是技術(shù)類(lèi)的可以不分年,如果是管理類(lèi)需要分年的盡可能的分成年代，一年一個(gè)文件夾，今后就非常好找.一個(gè)分區(qū)設(shè)置文件夾不宜過(guò)多,一般限制在20個(gè)以?xún)?nèi),對(duì)于一般的技術(shù)人員，如D盤(pán)主要放工作中的文件，按自己的工作分幾個(gè)文件夾，對(duì)于一些臨時(shí)收到的文件夾可以建立一個(gè)待辦事項(xiàng)文件夾，當(dāng)這個(gè)文件夾中的文檔處理完了以后，就應(yīng)該對(duì)于系統(tǒng)中的我的文檔,可以放一些臨時(shí)文檔.如果一個(gè)子文件夾雖然文件不多，但有個(gè)別文件太大,如一個(gè)2G，則將這些大文件不要放的太深,最好單獨(dú)放置,可以設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的文件夾，這樣備份的時(shí)候就比較好備份.舉例說(shuō)明：D分區(qū)（工作)根目

4、錄： 部門(mén)管理人力資源收到公文上級(jí)制度部門(mén)制度培訓(xùn)管理技術(shù)監(jiān)督會(huì)議紀(jì)要計(jì)劃總結(jié)政治學(xué)習(xí)合同管理 參考資料本人工作個(gè)人情況工作總結(jié)技術(shù)報(bào)告電話(huà)常用規(guī)程 培訓(xùn)資料 照片及視頻 照片素材 視頻素材 做好成果侍辦事項(xiàng)同類(lèi)的文件名字可用相同字母前綴的文件來(lái)命名,同類(lèi)的文件最好存儲(chǔ)在同一目錄,如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開(kāi).這樣，當(dāng)我們想要找到一個(gè)文件時(shí),能立刻想到它可能保存的地方。 三、版本管理在編各種文檔時(shí),我們一般均要進(jìn)行多次的修改，這樣就會(huì)出現(xiàn)不同的版本,一般情況下不要將舊的版本刪除，而是編好相應(yīng)的版本，均進(jìn)行保留.在未

5、正式成稿前，可以在文件名之后標(biāo)上V0。1，V代表version版本，0代表這是草稿，。1代表這是草稿的第一版，如果草稿做了修改則為V0。2,依次類(lèi)推，到了正式發(fā)布的第一版則為V1。0,發(fā)布后再改，小的改動(dòng)我們可以在小數(shù)點(diǎn)后加，如V1。1說(shuō)明正式發(fā)布版本有了較小的改動(dòng)；大的改動(dòng)可以在小數(shù)點(diǎn)前加,如V2。0則說(shuō)明比V1。0有了較大的改動(dòng)。這樣就非常清晰明了.4、 經(jīng)常整理 文件夾在使用了一段時(shí)間后，可能東西越來(lái)越多,也有時(shí)更換電腦，更換工作崗位,都需要整理電腦。這時(shí)候就需要進(jìn)行整理，其堅(jiān)持的原則是一樣的，過(guò)期不用的原則上可以刪除,但如果不是很大的文件我建議還是找個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)備份下來(lái)，也許今后用得到。

6、五、定期備份必須養(yǎng)成定期備份的好習(xí)慣，而且應(yīng)該是不同介質(zhì)的備份.一般重要的東西可以在辦公電腦上有一份,家里電腦有一份,在移動(dòng)硬盤(pán)或光盤(pán)上再備一份，這些應(yīng)永遠(yuǎn)不會(huì)丟了。備份時(shí)要寫(xiě)明備份的時(shí)間等信息，并妥善保管備份介質(zhì)。一般情況下半年或者有較大變動(dòng)時(shí)需備份,一個(gè)星期進(jìn)行一次增量備份.六、其他技巧： 1、排序：如果經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的文件夾在后面,就在此文件夾前加一個(gè)“A”或“”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對(duì)次要但也經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的，就可以加上“2"或“”，以此類(lèi)推。 2、文件名要力求簡(jiǎn)短雖然Windows已經(jīng)支持長(zhǎng)文件名了,但長(zhǎng)文件名也會(huì)給我們的識(shí)別、瀏覽帶來(lái)混亂。 3、 發(fā)揮快捷方式的便利如果我們經(jīng)常要快速訪(fǎng)問(wèn)文件或文件夾,那可以右擊選擇“