時間管理與工作效能講義

1、崔崔 煒煒 學會合理應用時間學會合理應用時間； 掌握時間管理的幾個原則掌握時間管理的幾個原則； 提高時間管理的技能，并在最差提高時間管理的技能，并在最差的方面做出改變的方面做出改變。學習目的學習目的必須建立的觀念必須建立的觀念 失去的時間是永遠無法追回的失去的時間是永遠無法追回的； 我們都有相同的時間，真正的價值我們都有相同的時間，真正的價值在于我們利用它做什么事在于我們利用它做什么事； 損失了時間就等于抵押你的未來損失了時間就等于抵押你的未來； 時間是經(jīng)不起浪費的時間是經(jīng)不起浪費的； 時間一流逝，我們就一無所獲時間一流逝，我們就一無所獲。我們?yōu)楹挝覀優(yōu)楹巍懊y忙亂”？ 電話干擾電話干擾； 會

2、議沒有計劃和控制會議沒有計劃和控制； 上司召見太隨意上司召見太隨意； 下屬不斷請示匯報下屬不斷請示匯報； 不放心下屬工作，幫下不放心下屬工作，幫下屬做事屬做事； 事必親躬事必親躬； 工作沒有程序工作沒有程序； 做事沒有輕重緩急做事沒有輕重緩急； 太關注細節(jié)和小事太關注細節(jié)和小事； 不知道如何說不知道如何說“不不”； 對喜歡和熟悉的事盡對喜歡和熟悉的事盡快做完，對棘手的事快做完，對棘手的事一拖再拖一拖再拖； 不授權，下屬閑，自不授權，下屬閑，自己忙己忙。時間哪里去了？時間哪里去了？什么是時間？什么是時間？1 1、時間是主管最寶貴的資源，也是最大、時間是主管最寶貴的資源，也是最大 的敵人的敵人；2

3、 2、做好時間管理，就能享受工作和生活、做好時間管理，就能享受工作和生活；3 3、能掌握每一天，就能掌握一生、能掌握每一天，就能掌握一生。 時間管理的重要性時間管理的重要性 1 1、時間有限，而工作無限、時間有限，而工作無限； 2 2、努力工作卻并不快樂、努力工作卻并不快樂； 3 3、能主導自己的生命、能主導自己的生命； 4 4、能實現(xiàn)自己的理想、能實現(xiàn)自己的理想； 5 5、能兼顧自己和別人的要求、能兼顧自己和別人的要求； 6 6、做到忙而不盲、做到忙而不盲。浪費時間浪費時間*由于記憶欠佳，需要重新閱讀同一材料由于記憶欠佳，需要重新閱讀同一材料；*對每天規(guī)定的目標只完成一半，卻不知為何對每天規(guī)

4、定的目標只完成一半，卻不知為何；*每天的大量時間用于對凡事大驚小怪上每天的大量時間用于對凡事大驚小怪上；*漠視自己的行動計劃變得越拖越長漠視自己的行動計劃變得越拖越長；*當需要時，無法找到重要的文件當需要時，無法找到重要的文件；*由于隨手亂放，不得不耗費時間四處尋找由于隨手亂放，不得不耗費時間四處尋找。如何找到原因如何找到原因1、我做了什么根本不需要做的事？、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能夠由別人，并且應該由、我做了什么能夠由別人，并且應該由 別人做的事？別人做的事？3、我做了什么耗時過長的事？、我做了什么耗時過長的事？4、我做了什么會浪費別人時間的事？、我做了什么會浪費別人時間

5、的事？自我檢查自我檢查1、我是否難以說清一天里干了些什么？、我是否難以說清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？3、我是否做了實際上不需要做的事？、我是否做了實際上不需要做的事？4、我是否常常越權處理？、我是否常常越權處理？5、我是否往往對某些任務要花費更多的時間？、我是否往往對某些任務要花費更多的時間？6、我是否難以按時赴約？、我是否難以按時赴約？7、我是否經(jīng)常會忘記接下去準備做的事？、我是否經(jīng)常會忘記接下去準備做的事？你相信嗎？你相信嗎？十大無效時間應用法：十大無效時間應用法：1.老是在做別人喜歡你做的事；老是在做別人喜歡你做的事；2.

6、老是用同樣的方式完成事；老是用同樣的方式完成事；3.做你不擅長的事；做你不擅長的事；4.做無樂趣可言的事；做無樂趣可言的事；5.總是被打斷的事；總是被打斷的事；6.別人也不感興趣的事；別人也不感興趣的事；7.超出預計兩倍時間的事；超出預計兩倍時間的事；8.合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事；合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事；9.不可預期進行過程的事；不可預期進行過程的事；10.煲電話粥。煲電話粥。時間管理的時間管理的方法方法認清位置，明確職責認清位置，明確職責同事同事客戶客戶下屬下屬上司上司領導高層領導高層戰(zhàn)略制定者和溝通者：戰(zhàn)略制定者和溝通者：戰(zhàn)略實踐者、經(jīng)營理念戰(zhàn)略實踐者、經(jīng)營理念的傳播

7、者。傳教士和教練：培養(yǎng)下屬的執(zhí)行力的傳播者。傳教士和教練：培養(yǎng)下屬的執(zhí)行力.“事業(yè)心事業(yè)心”中層中層/基層管理者基層管理者策略制定和執(zhí)行：策略制定和執(zhí)行：把組織的戰(zhàn)略意圖轉化為把組織的戰(zhàn)略意圖轉化為行動策略，消除領地觀念。中層行動策略，消除領地觀念。中層干部干部必須既是必須既是團隊的成員又是團隊的教練；是充電器而不是團隊的成員又是團隊的教練；是充電器而不是耗電器；耗電器； “上進心上進心”員工員工執(zhí)行具體任務：執(zhí)行具體任務：現(xiàn)場執(zhí)行者，干中學，現(xiàn)場執(zhí)行者，干中學，學中干，價值觀同化，行動力一致學中干，價值觀同化，行動力一致。“責任心責任心”組織組織“從頭到腳從頭到腳”的角色定位的角色定位“三管

8、三管”：管心境、管時效、管言行管心境、管時效、管言行 職員最重要是職員最重要是責任心責任心 干部干部以身作則，無私才能無畏，以身作則，無私才能無畏，無畏才能揚威無畏才能揚威工作敬業(yè)工作敬業(yè)什么是責任與承諾什么是責任與承諾做事到位做事到位達到目標是硬道理達到目標是硬道理主動積極主動積極效率和效果的體現(xiàn)效率和效果的體現(xiàn)（一一） 以終為始，目標決定方向以終為始，目標決定方向 獵狗與土撥鼠的啟示獵狗與土撥鼠的啟示 聚焦效應與手表定律聚焦效應與手表定律完完成成工工作作的的時時標標準準 目標量化三要素 時量時量 數(shù)量數(shù)量 質(zhì)量質(zhì)量 目標量化目標量化三要素三要素 完成工作的時間量完成工作的時間量完完成成工工

9、作作的的時時數(shù)數(shù)量量一、一、提升自己的提升自己的效能和價值觀效能和價值觀 請自己填寫：請自己填寫： 你的一生想要什么，你有沒有夢想？你的一生想要什么，你有沒有夢想？ 關于事業(yè)，我想要：關于事業(yè)，我想要： ？ 關于財富，我想要：關于財富，我想要： ？ 關于生活，我想要：關于生活，我想要： ? 關于成長，我想要：關于成長，我想要： ? 關于人際，我想要：關于人際，我想要： ? 關于健康，我想要：關于健康，我想要： ? 關于其他，我想要：關于其他，我想要： ?世界上有個神奇的世界上有個神奇的“吸引力法則吸引力法則”心之所欲，運之所來心之所欲，運之所來（二二）時間矩陣，實施計劃時間矩陣，實施計劃 要事

10、第一要事第一時間矩陣圖時間矩陣圖80/20原則原則集中使用時間集中使用時間 工作計劃工作計劃1、要事第一、要事第一各時段工作狀態(tài)表注意力時間8 10 12 13 15 16 18時間管理三步曲時間管理三步曲1 1、記錄自己的時間，追蹤流向，診斷并、記錄自己的時間，追蹤流向，診斷并 分析時間運用的狀況分析時間運用的狀況；2 2、訂定目標并擬訂計劃，使時間的應用、訂定目標并擬訂計劃，使時間的應用 更具效用更具效用； 3 3、切實執(zhí)行計劃，研究造成時間浪費的、切實執(zhí)行計劃，研究造成時間浪費的 因素及因應之道改掉浪費時間的習慣，因素及因應之道改掉浪費時間的習慣， 成為成為 掌握時間的主人掌握時間的主人

11、。時間的經(jīng)營與管理時間的經(jīng)營與管理時間管理之診斷與分析 每日活動記錄表 時間清單 時間管理自行診斷表每每日日活活動動記記錄錄表表姓名年月日活動時間起止時間使用計劃/ 中途插進重要及緊急性評語時間清單時間清單緊急及重要性主要活動使用的 時間占總時間的百分比1 234時時 間間 管管 理理 自自 行行 診診 斷斷 表表1 、 今 天 作 了 哪 些 有 意 義 的 事 ？2 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 適 當 的 時 間 內(nèi) 做 的 ？3 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 在 不 適 當 的 時 間 內(nèi) 做 的 ？ 為 什 么 在不 適 當 的 時 間 做 了 這 些 事 情 ？4 、

12、今 天 在 哪 一 段 時 間 著 手 進 行 最 重 要 的 工 作 ？ 為 什 么 在這 段 時 間 做 這 份 工 作 ？ 這 工 作 是 否 可 以 提 早 進 行 做 ？5 、 今 天 最 有 效 率 的 是 哪 段 時 間 ？ 為 什 么 這 段 時 間 最 有 效率 ？6 、 今 天 最 沒 有 效 率 的 是 哪 一 段 時 間 ？ 為 什 么 這 段 時 間 最沒 有 效 率 ？7 、 今 天 工 作 中 最 大 干 擾 是 什 么 ？ 為 什 么 產(chǎn) 生 過 干 擾 ？ 這干 擾 是 否 可 以 控 制 或 排 除 ？8 、 今 天 最 嚴 重 的 三 個 時 間 陷 阱

13、是 什 么 ？ 以 后 有 無 可 能 遺址 這 些 陷 阱 ？ 如 何 跨 越 他 們 ？9 、 今 天 做 了 哪 些 不 必 要 的 事 ？1 0 、 今 天 做 了 哪 些 不 需 要 親 自 動 手 的 事 ？1 1 、 今 天 花 費 了 多 少 時 間 做 重 要 的 事 ？1 2 、 今 天 花 費 了 多 少 時 間 做 不 重 要 的 事 ？1 3 、 今 天 有 哪 些 事 情 本 來 應 花 費 更 多 的 時 間 去 做 ？1 4 、 今 天 有 哪 些 事 情 本 來 可 以 花 費 較 少 的 時 間 去 做 而 不至 于 減 低 效 果 ？1 5 、 從 明 天

14、 開 始 ， 應 該 怎 樣 做 才 能 改 進 時 間 的 效 果 ？2、時間時間矩陣矩陣1 1、緊急狀況、緊急狀況2 2、迫切問題、迫切問題3 3、限期完成的會議或工作、限期完成的會議或工作1 1、防患未然、防患未然2 2、準備工作、準備工作3 3、改進產(chǎn)能、改進產(chǎn)能4 4、人際關系、人際關系5 5、規(guī)劃、休閑、規(guī)劃、休閑1 1、忙碌瑣碎的事、忙碌瑣碎的事2 2、處理文件等函件、處理文件等函件3 3、無聊電話、無聊電話4 4、浪費性時間、浪費性時間5 5、逃避性活動、逃避性活動1 1、造成干撓的訪問、電話、信件、報告、造成干撓的訪問、電話、信件、報告2 2、許多迫在眉睫的急事、許多迫在眉睫

15、的急事3 3、不速之客、不速之客4 4、某些會議、某些會議5 5、受歡迎的事情、受歡迎的事情緊急緊急重要重要A ABCD做重要而不緊急的事管理者才不會累死做重要而不緊急的事管理者才不會累死20%-25%20%-25% 立即做立即做 （減少）（減少） 50%-65%50%-65%稍后做（焦點）稍后做（焦點）15%15%授權授權（少做）（少做）1%1%（不做）（不做）時間管理的時間管理的5大大原則原則原則一：原則一：80/2080/20原則原則 20%20%的工作占整個工作的工作占整個工作80%80%的價值的價值； 集中集中80%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作； 投入投入20%

16、20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作。原則二：目標原則二：目標ABCABCA A：必須做的必須做的；B B：應該做的應該做的；C C：暫時可以不做的暫時可以不做的。原則三：排列優(yōu)先次序原則三：排列優(yōu)先次序A A：緊急緊急 重要重要B B：不緊急不緊急 重要重要C C：緊急緊急 不重要不重要D D：不緊急不緊急 不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要原則四：制訂計劃原則四：制訂計劃 對工作做出計劃，并按計劃去執(zhí)行對工作做出計劃，并按計劃去執(zhí)行； 必須留出處理不可預計事務的時間必須留出處理不可預計事務的時間； 列出日、周、月的工作清單列出日、周、月的工作清單。良好計

17、劃的好處良好計劃的好處 充分利用企業(yè)的有限資源，發(fā)揮最大的效能充分利用企業(yè)的有限資源，發(fā)揮最大的效能； 預測問題，防范事端于未然預測問題，防范事端于未然； 事情推展前，做有效溝通，讓其他部門了解我事情推展前，做有效溝通，讓其他部門了解我們需要的協(xié)助，也同時了解我們能為他們做些們需要的協(xié)助，也同時了解我們能為他們做些什么什么； 協(xié)助評估目標的可行性費協(xié)助評估目標的可行性費； 建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工，不加班不加班。原則五：養(yǎng)成習慣原則五：養(yǎng)成習慣 注意你的思想，它會成為你的話；注意你的思想，它會成為你的話； 注意你的話，注意你的話， 它會成為行動；它會成為行動

18、； 注意你的行動，注意你的行動， 它會成為習慣；它會成為習慣； 注意你的習慣，注意你的習慣， 它會成為你的個性；它會成為你的個性； 注意你的個性，它決定你的命運。注意你的個性，它決定你的命運。周計劃執(zhí)行事項清單周計劃執(zhí)行事項清單以周為單位的好處是可以培養(yǎng)整體感。以周為單位的好處是可以培養(yǎng)整體感。 一日型的計劃表會使人目光一日型的計劃表會使人目光局促，因為只看到眼前，于是我們只問事情急不急，多快可以完成，局促，因為只看到眼前，于是我們只問事情急不急，多快可以完成，卻不問重不重要，能做得多完美。反之，以周為單位，我們會有更寬卻不問重不重要，能做得多完美。反之，以周為單位，我們會有更寬廣的視野，也才

19、能以相對重要性的觀點來評量每日的生活。廣的視野，也才能以相對重要性的觀點來評量每日的生活。 忌諱忌諱：計劃計劃管理管理-空空 一是制定計劃一是制定計劃“一廂情愿一廂情愿” 二是制定計劃二是制定計劃“不從實際出發(fā)不從實際出發(fā)” 執(zhí)行事項清單執(zhí)行事項清單 時間日志時間日志定時將定時將你你使使用時間的方用時間的方式忠實記錄式忠實記錄起來起來是幫助是幫助你你開開始時間管理始時間管理的最佳方式的最佳方式（三三）決不拖延，可以說不決不拖延，可以說不 1、拖延的現(xiàn)象分析、拖延的現(xiàn)象分析 （可以借口）（可以借口）2、拖延的、拖延的8大原因大原因： （復雜任務的擔憂（復雜任務的擔憂 / 害怕犯錯害怕犯錯 / 猶

20、豫不猶豫不決決 / 對事先優(yōu)先次序的困惑對事先優(yōu)先次序的困惑； 對瑣事的厭煩對瑣事的厭煩 / 缺乏關注的重點缺乏關注的重點 / 懶懶惰惰 / 狀態(tài)不精狀態(tài)不精。時間管理的策略與方法時間管理的策略與方法學會說學會說“不不” 拒絕的學問拒絕的學問： 靈活運用日常價值法靈活運用日常價值法； 快速反應，馬上決斷快速反應，馬上決斷； 注意國人的注意國人的“講面子講面子”； 婉言謝絕，而非強力拒絕婉言謝絕，而非強力拒絕； 動之以情，曉之以理動之以情，曉之以理； 提供良好的建議提供良好的建議。不不-學會對別人說這個字，可委婉可直接學會對別人說這個字，可委婉可直接 。（四四）尋找捷徑，腦力激蕩尋找捷徑，腦力激

21、蕩 自我否定，走不出自我的框架自我否定，走不出自我的框架； 措施措施: 尋找捷徑，腦力激蕩；尋找捷徑，腦力激蕩； 懶人秘籍懶人秘籍； 化繁為簡與尋求合作化繁為簡與尋求合作。1、正確認識執(zhí)行力、正確認識執(zhí)行力； 2、結果第一，完美第二、結果第一，完美第二；3、認真第一，聰明第二、認真第一，聰明第二；4、歪歪斜斜的到達終點與整整齊齊的、歪歪斜斜的到達終點與整整齊齊的站在原地站在原地。（五五）立即行動，不進則退立即行動，不進則退 明確開明確開 會目的會目的 作好會作好會 前準備前準備準時出準時出席會議席會議嚴明會嚴明會場紀律場紀律 會后紀會后紀 要跟蹤要跟蹤會上有會上有議有決議有決會議時會議時間管理

22、間管理ABCDFE時間管理的策略與方法時間管理的策略與方法開有效的會議開有效的會議帶著建議赴會，帶著任務離開帶著建議赴會，帶著任務離開有效管理時間四大法則有效管理時間四大法則法則一：明確目標法則一：明確目標樹立時間觀念樹立時間觀念設計職業(yè)生涯設計職業(yè)生涯切實的短期目標切實的短期目標合理進行目標管理合理進行目標管理法則二：分清輕重緩急法則二：分清輕重緩急運籌時間，充分應用運籌時間，充分應用只做最重要的事情只做最重要的事情時間管理矩陣時間管理矩陣20/8020/80原理的運用原理的運用法則三：制訂計劃表法則三：制訂計劃表六項工作法六項工作法制訂有效計劃制訂有效計劃逐步實現(xiàn)遠期目標逐步實現(xiàn)遠期目標自

23、我激勵自我激勵法則四：立即行動法則四：立即行動克服拖延克服拖延有頭有尾有頭有尾重視今日重視今日 今天事情今天辦，困難事情想法辦；今天事情今天辦，困難事情想法辦；復雜事情梳理辦，瑣碎事情抽空辦；復雜事情梳理辦，瑣碎事情抽空辦；重要事情優(yōu)先辦，能辦事情馬上辦；重要事情優(yōu)先辦，能辦事情馬上辦；分外事情協(xié)助辦，個人事情下班辦；分外事情協(xié)助辦，個人事情下班辦；所有事情認真辦，違法事情不要辦！所有事情認真辦，違法事情不要辦！提高工作效率與質(zhì)量順口溜提高工作效率與質(zhì)量順口溜二二溝通的定義：溝通的定義：為了設定的目標，把信息，思想和情為了設定的目標，把信息，思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同協(xié)議的過程。

24、感在個人或群體間傳遞，并達成共同協(xié)議的過程。編碼解碼信息信息解碼編碼反饋反饋特定特定信息信息“理解理解”了了的信息的信息干擾干擾信息發(fā)送者信息接收者有效表達用心傾聽講清楚聽明白技巧反饋話要講的容易懂話要講的容易懂, ,還要注意你還要注意你的態(tài)度、技巧、知識和習慣的態(tài)度、技巧、知識和習慣理解到什么程度理解到什么程度? ?隨時隨地的讓他知道你的態(tài)度與期望隨時隨地的讓他知道你的態(tài)度與期望有效溝通的程序及要點有效溝通的程序及要點想好溝通的目的保持開放姿態(tài)掌握積極傾聽學會察言觀色進行提問和復述試達成協(xié)議 溝通三要素：環(huán)境、氣氛和情緒溝通三要素：環(huán)境、氣氛和情緒 溝通三關鍵：表達、傾聽和反饋溝通三關鍵：表達、傾聽和反饋 溝通三件寶：點頭、贊美和微笑溝通三件寶：點頭、贊美和微笑 最傻的人，就是喜歡與人爭辯的人最傻的人，就是喜歡與人爭辯的人 最笨的人，就是優(yōu)質(zhì)的說了根本不需要說的話最笨的人，就是優(yōu)質(zhì)的說了根本不需要說的話 聰明的人聰明的人, ,千方百計的說對方愛聽的話千方百計的說對方愛聽的話 智慧的人智慧的人, ,將自己想說的話將自己想說的話, ,用她愛聽的方式說用她愛聽的方式說 溝通關系的能力溝通關系的能力 與上司溝通與上司溝通常見問題：常見問題：1 1、自大、自大: :過高地定位自己的價值，忽略他人價值過高地定位自己的價值，忽略他人價值； 2 2、自傲、自傲: :你把我怎么不了，