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文檔簡介
1、第十四章 信息與溝通管理計(jì)劃1、項(xiàng)目信息溝通管理目標(biāo) 保證項(xiàng)目各種相關(guān)信息的有效獲得,并及時、準(zhǔn)確地處理獲得的信息并反饋 信息,保證信息獲得、 處理及反饋渠道的暢通。 為工程的順利施工提供必要條件。2、項(xiàng)目信息管理范圍 項(xiàng)目信息管理包括在項(xiàng)目決策、施工和物資采購過程中,以及其他與項(xiàng)目建 設(shè)有關(guān)的信息。包括但不限于:與企業(yè)有關(guān)的信息、與建設(shè)方有關(guān)的信息、與設(shè)計(jì)方有關(guān)的信息、與監(jiān)理方 有關(guān)的信息、與政府部門及行業(yè)管理機(jī)構(gòu)有關(guān)的信息、與分包及勞務(wù)方有關(guān)的信 息、與供應(yīng)商、租賃商有關(guān)的信息。項(xiàng)目部內(nèi)部的主要信息:資金管理、機(jī)構(gòu)人員管理、技術(shù)管理、行政事務(wù)管 理、物資管理、機(jī)械設(shè)備管理、分包管理、合同管
2、理、成本管理、進(jìn)度管理、質(zhì) 量管理、安全管理、環(huán)保管理等。3、信息管理辦法成立信息管理小組主要以技術(shù)和預(yù)算部門為主,后勤、工程、質(zhì)安部門配合 ,制定小組工作職責(zé),明確小組成員工作職責(zé),制定各部門信息管理工作職責(zé),指定各部門信息管理員。解決信息管理機(jī)構(gòu)、人員及工作職責(zé),確保信息管理工作的順利進(jìn)行。編制信息管理手冊主要內(nèi)容包括:管理的任務(wù);信息管理的任務(wù)分工表和管理職能分工表;信息的分類;信息的編碼體系和編碼;信息輸入輸出模型;各項(xiàng)信息管理工作的工作流程圖;信息流程圖;信息處理的工作平臺及其使用規(guī)定;各種報(bào)表和報(bào)告的格式,以及報(bào)告周期;項(xiàng)目進(jìn)展的周報(bào)、月度報(bào)告、季度報(bào)告、年度報(bào)告和工程 總報(bào)告的內(nèi)
3、容及其編制。制定管理制度建立信息管理責(zé)任制度;工程檔案管理制度;信息管理的保密制度;收發(fā)文 制度;會議交流制度;重要會議控制制度。定時召開信息管理例會 可以與每周生產(chǎn)例會一起召開,討論并解決信息管理工作問題。建立項(xiàng)目信息交流平臺 設(shè)置網(wǎng)絡(luò)信息處理平臺,設(shè)置電腦、電話機(jī)、傳真機(jī)、對講機(jī)等硬件設(shè)備, 用于交流、傳遞和獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。收集、借鑒、運(yùn)用相應(yīng)的信息管理資料,為信息管理提供相應(yīng)的參考和解決 辦法。如購買相應(yīng)的軟件系統(tǒng)(夢龍、 CAD、3DS 軟件等)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃控制系統(tǒng)、 資料信息管理系統(tǒng),安全、技術(shù)資料有關(guān)編制指南等。4、信息分類、排序及要求信息按不同分類方法,可以分很多種,建議用第二、三、
4、四種對信息進(jìn)行分 類管理:1) 按層次劃分:戰(zhàn)略性信息、管理性信息、業(yè)務(wù)性信息。2) 按項(xiàng)目實(shí)施的工作流程劃分:計(jì)劃信息、執(zhí)行信息、檢查信息、反饋信 息。3) 按信息來源劃分:投資控制信息、進(jìn)度控制信息、質(zhì)量控制信息、合同 管理信息、安全控制信息。4) 按信息性質(zhì)劃分:組織類信息、管理類信息、經(jīng)濟(jì)類信息,技術(shù)類信息5) 按信息穩(wěn)定性劃分:固定信息、流動信息。信息排序及要求1) 不管哪一種信息,只要獲得或需要傳達(dá)就要及時將相關(guān)信息按規(guī)定的程 序要求進(jìn)行處理,處理方法主要采用局域網(wǎng)、收、發(fā)文或會議形式進(jìn)行。2) 對不同的信息要進(jìn)行合理的編碼,最好采用一個編碼系統(tǒng),以便分類和 信息共享。5、信息跟蹤
5、、控制及要求 信息管理小組要派專人進(jìn)行跟蹤,要隨著工程的進(jìn)度,按照項(xiàng)目信息管理的 要求,及時整理、錄入項(xiàng)目管理信息。信息資料要真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷。 信息更新或變化后,要及時更新或標(biāo)識,以免混淆不清。所收到或發(fā)出的信息,一定要經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理部有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字或同意后, 方可執(zhí)行或錄入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)內(nèi),并保存審核簽字等原件依據(jù),以確保信息的 有效性和真實(shí)性。任何未經(jīng)驗(yàn)證的口頭信息不能作為項(xiàng)目管理中的有效信息。 認(rèn)真做好信息編號、編碼工作,以時間或類別的形式分別進(jìn)行編號,保證各 種信息條理清楚、清晰明了。其編寫原則是:惟一確定性和通用性。認(rèn)真做好信息保管工作(如發(fā)、收文本、各種記錄等要妥善保管),采取各
6、 種措施防止丟失。要認(rèn)真負(fù)責(zé)信息處理平臺、系統(tǒng)、軟件的建立和運(yùn)行維護(hù)工作,確保信息管 理工作有效運(yùn)行信息管理小組定期項(xiàng)目實(shí)施過程中信息管理手冊要進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充, 檢查并督促其執(zhí)行。必需的資源和費(fèi)用預(yù)算。序號資源名稱數(shù)量單價(元)合價(元)備注1電腦/2路由器/3網(wǎng)線/4打印、復(fù)印機(jī)/5電話/6對講機(jī)/7傳真機(jī)/6、信息安全管理制定信息保密管理制度,并嚴(yán)格按制度執(zhí)行嚴(yán)格執(zhí)行信息收發(fā)管理制度,信息收到后簽收確認(rèn)并及時處理,專人妥善保 管。信息發(fā)出時要采取對方簽字確認(rèn)、填寫備忘錄等手段保證確認(rèn)信息的有效發(fā) 出,保證發(fā)出信息的可追溯。重要信息要嚴(yán)格執(zhí)行信息備份制度,紙質(zhì)文件復(fù)印,保存正件、電子文
7、件不 同電腦備份或定期刻錄光盤備份。各部門確定信息資料專人管理,并定期整理移交項(xiàng)目資料中心存查。項(xiàng)目資 料中心定期移交企業(yè)檔案資料管理部門。項(xiàng)目資料中心為重點(diǎn)防火防盜管理部門,要運(yùn)用各種防火防盜措施,確保安 全。項(xiàng)目局域網(wǎng)絡(luò)需要采取電子安全措施防盜,項(xiàng)目利用公共網(wǎng)絡(luò)平臺收集傳遞 信息要注意運(yùn)用正版殺毒軟件,定期查殺病毒,保證資料不受篡改及銷毀。7、考核及獎罰 信息管理工作是項(xiàng)目管理工作中一項(xiàng)非常重要的工作,獲取相關(guān)信息,并及 時準(zhǔn)確地處理、 反饋信息是非常重要的, 重要信息的丟失及未及時處理重要信息, 會對項(xiàng)目管理帶來無法估量的損失,所以,必須對項(xiàng)目信息管理工作進(jìn)行定期考 核,并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎罰??己耍?考核周期一般定為三個月,考核依據(jù)為工作責(zé)任制。項(xiàng)目
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