Excel高級(jí)培訓(xùn)課程1-1

1、Excel 高 級(jí) 培 訓(xùn) 課 程：2007版主講：梁錫超學(xué)習(xí)目標(biāo)：學(xué)習(xí)目標(biāo)： 通過本期課程，希望大家掌握一些Excel一些使用高級(jí)用法，為大家在以后的工作中高效辦公提供方便。第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法： 一、條件格式的應(yīng)用o 選擇單元格，在開始選項(xiàng)卡中，選擇條件格式，選擇新建規(guī)則，在選擇規(guī)則類型下選擇要設(shè)計(jì)的類型，在編輯規(guī)則說明中設(shè)置樣式如樣式的自動(dòng)套用應(yīng)用o 選擇單元格，在開始選項(xiàng)卡中，選擇樣式的自動(dòng)套用，選擇表格樣式，也可在單元格樣式下，新建單元格樣式下自定義樣式。二、單元格的選擇技巧及方法：二、單元格的選擇技巧及方法： 1 1、利用快捷鍵選定。、利用快捷鍵選定。 常

2、用快捷鍵：常用快捷鍵： （1 1）ctrl+Actrl+A：選擇有內(nèi)容的數(shù)據(jù)區(qū)域（區(qū)域內(nèi)容必須挨著，：選擇有內(nèi)容的數(shù)據(jù)區(qū)域（區(qū)域內(nèi)容必須挨著， 即沒有空格。）即沒有空格。） 再次按再次按ctrl+Actrl+A將選擇當(dāng)前工作表中所有的單元格。將選擇當(dāng)前工作表中所有的單元格。 （2 2）ctrl+ :ctrl+ :光標(biāo)定位表格第一行光標(biāo)定位表格第一行 ctrl+ :ctrl+ :光標(biāo)定位表格最后一行光標(biāo)定位表格最后一行 ctrl+ :ctrl+ :光標(biāo)定位表格最后一列光標(biāo)定位表格最后一列 ctrl+ :ctrl+ :光標(biāo)定位表格第一列光標(biāo)定位表格第一列 注意：以上操作是光標(biāo)定位在空單元格中。注意

3、：以上操作是光標(biāo)定位在空單元格中。第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法：（3 3）ctrl+shift+ :ctrl+shift+ :擴(kuò)展選定到當(dāng)前行有內(nèi)容區(qū)域的最后一個(gè)單元格。擴(kuò)展選定到當(dāng)前行有內(nèi)容區(qū)域的最后一個(gè)單元格。 ctrl+shift+ ctrl+shift+ ：擴(kuò)展選定到當(dāng)前列有內(nèi)容區(qū)域的最后一個(gè)單元格。：擴(kuò)展選定到當(dāng)前列有內(nèi)容區(qū)域的最后一個(gè)單元格。 ctrl+shift+ ctrl+shift+ ：擴(kuò)展選定到當(dāng)前行有內(nèi)容區(qū)域的第一個(gè)單元格。：擴(kuò)展選定到當(dāng)前行有內(nèi)容區(qū)域的第一個(gè)單元格。 ctrl+shift+ ctrl+shift+ ：擴(kuò)展選定到當(dāng)前行有內(nèi)容區(qū)域的第一個(gè)單

4、元格。：擴(kuò)展選定到當(dāng)前行有內(nèi)容區(qū)域的第一個(gè)單元格。 注意：以上操作是內(nèi)容區(qū)域沒有空行和空列的情況下，如有空行，或注意：以上操作是內(nèi)容區(qū)域沒有空行和空列的情況下，如有空行，或 者空列，只選到空行或空列的上一各區(qū)域?yàn)橹?。者空列，只選到空行或空列的上一各區(qū)域?yàn)橹?。第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法：第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法： 2 2、利用名稱選擇。、利用名稱選擇。 在實(shí)際工作中，有的單元格區(qū)域很多，上千行及上萬行，而且用的時(shí)在實(shí)際工作中，有的單元格區(qū)域很多，上千行及上萬行，而且用的時(shí)候還很多，反復(fù)選不但效率低，還影響我們，的心情，這時(shí)候解決候還很多，反復(fù)選不但效率低

5、，還影響我們，的心情，這時(shí)候解決的辦法是定義名稱。的辦法是定義名稱。 （1 1）定義名稱：首先利用快捷選擇單元格區(qū)域）定義名稱：首先利用快捷選擇單元格區(qū)域在編輯欄名稱處在編輯欄名稱處單擊，輸入名稱（最好是中文，中英文結(jié)合）單擊，輸入名稱（最好是中文，中英文結(jié)合）按下回車鍵。按下回車鍵。 （可定義多個(gè)，也可以在不同的工作表中定義。）（可定義多個(gè)，也可以在不同的工作表中定義。） 當(dāng)我們?cè)谑褂霉降臅r(shí)候，如果用到某個(gè)區(qū)域，可以在公式中直接當(dāng)我們?cè)谑褂霉降臅r(shí)候，如果用到某個(gè)區(qū)域，可以在公式中直接輸入名稱即可。輸入名稱即可。 （2 2）利用名稱選擇區(qū)域：在名稱下拉列表中選擇已定義好的名稱即）利用名稱選

6、擇區(qū)域：在名稱下拉列表中選擇已定義好的名稱即可。也可以輸入可。也可以輸入A1A1：G500G500；A1A1，C1C1，H600H600等。等。第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法：3 3、利用定位條件選擇、利用定位條件選擇（F5F5） 常用的有：常用的有： （1 1）定位空值：指表格數(shù)據(jù)區(qū)域中有空格或者空行，空列的單元格）定位空值：指表格數(shù)據(jù)區(qū)域中有空格或者空行，空列的單元格 操作步驟：選定有內(nèi)容的單元格區(qū)域操作步驟：選定有內(nèi)容的單元格區(qū)域F5F5單擊定位條件單擊定位條件在彈出在彈出的定位條件對(duì)話框中選中空值的定位條件對(duì)話框中選中空值確定確定 （2 2）定位公式：指選中有計(jì)算過，或

7、使用函數(shù)的單元格。常用于批量）定位公式：指選中有計(jì)算過，或使用函數(shù)的單元格。常用于批量 修改計(jì)算錯(cuò)誤的公式。修改計(jì)算錯(cuò)誤的公式。操作步驟：選定有內(nèi)容的單元格區(qū)域（包括用公式得出結(jié)果的單元格）操作步驟：選定有內(nèi)容的單元格區(qū)域（包括用公式得出結(jié)果的單元格） F5 F5定位條件定位條件選中公式和其他子選項(xiàng)選中公式和其他子選項(xiàng)確定確定 三、單元格內(nèi)容的格式化及正常顯示：三、單元格內(nèi)容的格式化及正常顯示：第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法：1 1、讓、讓0 0開頭的和數(shù)字長度超過開頭的和數(shù)字長度超過1111位的顯示成功：位的顯示成功： （1 1）批量錄入：首先選擇需要錄入的單元格區(qū)域）批量錄

8、入：首先選擇需要錄入的單元格區(qū)域Ctrl+1Ctrl+1（設(shè)設(shè) 置單元格格式置單元格格式）數(shù)字選項(xiàng)卡數(shù)字選項(xiàng)卡選中文本選中文本確定。確定。 （2 2）局部錄入：選擇要輸入內(nèi)容的單元格）局部錄入：選擇要輸入內(nèi)容的單元格輸入英文下的單輸入英文下的單 引號(hào)引號(hào)在輸入在輸入0 0開頭和數(shù)字長度超過開頭和數(shù)字長度超過1111位數(shù)字即可。位數(shù)字即可。 此時(shí)的數(shù)字已不是數(shù)字，而是文本型數(shù)字，不能用來計(jì)算，如此時(shí)的數(shù)字已不是數(shù)字，而是文本型數(shù)字，不能用來計(jì)算，如 編號(hào)、身份證號(hào)等。編號(hào)、身份證號(hào)等。第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法：2 2、人民幣符號(hào)自動(dòng)錄入：、人民幣符號(hào)自動(dòng)錄入： 選中需要輸入

9、人民幣符號(hào)的單元格選中需要輸入人民幣符號(hào)的單元格ctrl+1ctrl+1數(shù)字選項(xiàng)卡里數(shù)字選項(xiàng)卡里 貨幣貨幣先選幣種位人民幣先選幣種位人民幣小數(shù)位數(shù)幾位設(shè)好（不要小數(shù)位數(shù)小數(shù)位數(shù)幾位設(shè)好（不要小數(shù)位數(shù) 輸入輸入0 0），其他為默認(rèn)值），其他為默認(rèn)值確定。確定。3 3、百分號(hào)的自動(dòng)錄入：、百分號(hào)的自動(dòng)錄入： 選中需要輸入人民幣百分號(hào)的單元格選中需要輸入人民幣百分號(hào)的單元格ctrl+1ctrl+1數(shù)字選項(xiàng)里數(shù)字選項(xiàng)里 選中百分比選中百分比小數(shù)位數(shù)選好小數(shù)位數(shù)選好確定。確定。4 4、分?jǐn)?shù)的錄入：、分?jǐn)?shù)的錄入： 選中要錄入分?jǐn)?shù)的單元格選中要錄入分?jǐn)?shù)的單元格crtl+1crtl+1數(shù)字?jǐn)?shù)字分?jǐn)?shù)分?jǐn)?shù)選中一選

10、中一個(gè)分?jǐn)?shù)表示法個(gè)分?jǐn)?shù)表示法確定。確定。 第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法：5 5、分?jǐn)?shù)的錄入：、分?jǐn)?shù)的錄入： 選中要錄入分?jǐn)?shù)的單元格選中要錄入分?jǐn)?shù)的單元格crtl+1crtl+1數(shù)字?jǐn)?shù)字分?jǐn)?shù)分?jǐn)?shù)選中一選中一個(gè)分?jǐn)?shù)表示法個(gè)分?jǐn)?shù)表示法確定。確定。6 6、阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)中文大寫數(shù)字：例陸，捌等。、阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)中文大寫數(shù)字：例陸，捌等。 先輸入阿拉伯?dāng)?shù)字先輸入阿拉伯?dāng)?shù)字然后選中已經(jīng)輸好數(shù)字的單元格然后選中已經(jīng)輸好數(shù)字的單元格ctrl+ctrl+ 1 1數(shù)字?jǐn)?shù)字特殊特殊選中中文大寫數(shù)字即可。選中中文大寫數(shù)字即可。7 7、輸入、輸入0 0開頭的數(shù)字但是后期能計(jì)算的：開頭的數(shù)字但是后期能計(jì)算的

11、： 自定義數(shù)字格式：選中要輸入自定義數(shù)字格式：選中要輸入0 0開頭的數(shù)字單元格開頭的數(shù)字單元格ctrl+1ctrl+1 數(shù)字?jǐn)?shù)字自定義格式自定義格式選中選中00然后輸入然后輸入00000000（這里的（這里的0 0是占是占位）位）確定（如輸入單元格將顯示確定（如輸入單元格將顯示00080008）第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方法：8 8、輸入產(chǎn)品編號(hào)（例：、輸入產(chǎn)品編號(hào)（例：GBT0088GBT0088） 選中要輸入編號(hào)的單元格選中要輸入編號(hào)的單元格ctrl+1ctrl+1數(shù)字?jǐn)?shù)字自定義格式自定義格式 光定位在通用格式中，刪除掉以前的字符光定位在通用格式中，刪除掉以前的字符自己輸入

12、英文下的雙自己輸入英文下的雙引號(hào)引號(hào)并在雙引號(hào)中間輸入并在雙引號(hào)中間輸入“GBTGBT”并在雙引號(hào)外側(cè)輸入并在雙引號(hào)外側(cè)輸入00000000等，其中等，其中0 0是指占位用的。是指占位用的。四、數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充：四、數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充： 1 1、以、以1 1遞增和遞減的：遞增和遞減的： （1 1）不帶）不帶0 0的阿拉伯?dāng)?shù)字：例的阿拉伯?dāng)?shù)字：例1,2,31,2,3等：等： 先在單元格中輸入先在單元格中輸入11選中這個(gè)單元格選中這個(gè)單元格鼠標(biāo)指向單元格黑鼠標(biāo)指向單元格黑 色方框右下角處色方框右下角處按住按住ctrlctrl向下拖動(dòng)（向下向右拖是以向下拖動(dòng)（向下向右拖是以1 1遞遞 增，向左和向上托是以

13、增，向左和向上托是以1 1遞減）遞減） 第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方：如果數(shù)據(jù)量很大，如如果數(shù)據(jù)量很大，如1000010000行：行： 先輸入先輸入11選中選中A1A1在名稱框中輸入在名稱框中輸入A1:A10000A1:A10000回車回車開始選項(xiàng)開始選項(xiàng) 卡中卡中填充按鈕填充按鈕系列系列等差序列等差序列步長值為步長值為11確定確定 （2 2）帶）帶0 0的文本型數(shù)字：的文本型數(shù)字： 先輸入起始數(shù)如先輸入起始數(shù)如00010001選中這個(gè)單元格選中這個(gè)單元格直接按左鍵拖動(dòng)右下直接按左鍵拖動(dòng)右下 角黑色方框。角黑色方框。如果數(shù)據(jù)量很大，如如果數(shù)據(jù)量很大，如1000010000行行:

14、 : 先輸入先輸入00010001利用名稱框選中利用名稱框選中A1:A10000A1:A10000單元格單元格開始選項(xiàng)卡開始選項(xiàng)卡 填充填充系列系列選中自動(dòng)填充選中自動(dòng)填充確定確定 第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方：2 2、日期的填充：、日期的填充： 日期的填充有日期的填充有4 4個(gè)：按天，按工作日，按月，按年個(gè)：按天，按工作日，按月，按年 （1 1）按天：先輸入開始日期如：）按天：先輸入開始日期如：2013-12-12013-12-1選中這個(gè)單元格選中這個(gè)單元格直直 接按左鍵拖動(dòng)右下角黑方塊。接按左鍵拖動(dòng)右下角黑方塊。 （2 2）按工作日）按工作日：先輸入開始日期如：先輸入開始日

15、期如：2013-12-12013-12-1選中這個(gè)單元格選中這個(gè)單元格 右鍵拖動(dòng)黑三角方塊右鍵拖動(dòng)黑三角方塊到目標(biāo)距離后松手到目標(biāo)距離后松手選選 中以工作日填充。中以工作日填充。 （3 3）按月：先輸入開始日期如：）按月：先輸入開始日期如：2013-12-12013-12-1選中這個(gè)單元格選中這個(gè)單元格右右 鍵拖動(dòng)黑三角方塊鍵拖動(dòng)黑三角方塊到目標(biāo)距離后松手到目標(biāo)距離后松手選中以月充選中以月充 （4 4）按年：先輸入開始日期如：）按年：先輸入開始日期如：2013-12-12013-12-1選中這個(gè)單元格選中這個(gè)單元格右右 鍵拖動(dòng)黑三角方塊鍵拖動(dòng)黑三角方塊到目標(biāo)距離后松手到目標(biāo)距離后松手選中以年填

16、充選中以年填充第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方：3 3、公式的填充：、公式的填充： 批量求和：打開本節(jié)案例文件現(xiàn)金流量表批量求和：打開本節(jié)案例文件現(xiàn)金流量表選中選中B5B5：E34E34單元單元 格區(qū)域格區(qū)域F5F5選中定位條件選中定位條件空值空值確定確定Alt+=Alt+=4 4、批量填補(bǔ)空格：（在空格中輸入和上一行相同的內(nèi)容）、批量填補(bǔ)空格：（在空格中輸入和上一行相同的內(nèi)容） 打開本節(jié)案例企業(yè)員工檔案管理表格打開本節(jié)案例企業(yè)員工檔案管理表格選中選中K3K3：K20K20單元格單元格 F5 F5定位定位定位條件定位條件空值空值輸入輸入=然后單擊然后單擊K3ctrl+K3ctrl+

17、回車回車 第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方：五、數(shù)據(jù)有效性：五、數(shù)據(jù)有效性： 有時(shí)在實(shí)際工作中要輸入大量的數(shù)據(jù)，但數(shù)字和內(nèi)容有時(shí)在實(shí)際工作中要輸入大量的數(shù)據(jù)，但數(shù)字和內(nèi)容范圍已經(jīng)知道，為了防止輸入錯(cuò)誤和限制錄入其他內(nèi)容范圍已經(jīng)知道，為了防止輸入錯(cuò)誤和限制錄入其他內(nèi)容，可以在輸入的單元格里先規(guī)定好條件。，可以在輸入的單元格里先規(guī)定好條件。 1 1、限定文字長度為固定位數(shù)：如、限定文字長度為固定位數(shù)：如8 8位位 選中要輸入內(nèi)容的單元格區(qū)域選中要輸入內(nèi)容的單元格區(qū)域數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)數(shù)據(jù) 有效性有效性設(shè)置設(shè)置允許中選擇允許中選擇文本長度文本長度數(shù)據(jù)中選等于數(shù)據(jù)

18、中選等于長度中長度中 輸入輸入88確定。這時(shí)在有效性單元格只能輸入長度為確定。這時(shí)在有效性單元格只能輸入長度為8 8位的數(shù)字，位的數(shù)字， 多一位和少一位軟件將報(bào)錯(cuò)。多一位和少一位軟件將報(bào)錯(cuò)。第一講：表格以及實(shí)際工作中的一些提高效率的方：2 2、限定文字長度為最少、限定文字長度為最少3 3位最大位最大8 8位：位： 選中要輸入內(nèi)容的單元格區(qū)域選中要輸入內(nèi)容的單元格區(qū)域數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)數(shù)據(jù) 有效性有效性設(shè)置設(shè)置允許中選擇允許中選擇文本長度文本長度數(shù)據(jù)中選介于數(shù)據(jù)中選介于最小值中最小值中輸入輸入33最大值中輸入最大值中輸入88確定。確定。3 3、限定只能輸入你規(guī)定的內(nèi)容，如男，女等：、限定只能輸入你規(guī)定的內(nèi)容，如男，女等： 選中要輸入內(nèi)容的單元格區(qū)域選中要輸入內(nèi)容的單元格區(qū)域數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)數(shù)據(jù) 有效性有效性設(shè)置設(shè)置允許中選擇允許中選擇序列序列在來源中輸入在來源中輸入“男