辦公室管理制度

1、辦公室管理制度第一章收發(fā)文件管理制度一、 公司各部門均無權(quán)自行印發(fā)紅頭文件。如有必要，可經(jīng)總經(jīng)理簽批后，由辦公室統(tǒng)一印制。二、上級、外單位來文統(tǒng)一由公司辦公室處理，主任擬辦，報總經(jīng)理批示，相關(guān)部門、人員辦理后，由辦公室存檔。三、 盡量減少各類文件，確需發(fā)文時應(yīng)根據(jù)對象、要求、內(nèi)容，采用相應(yīng)的文種，要求文件 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容具體、文字精練，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。四、公司各部門向上級送交的文件必須經(jīng)辦公室校正、核稿，否則不得上報。5、 上級來文和公司內(nèi)部文件由辦公室人事主管及時歸檔。6、 文件應(yīng)放在文件柜中妥為保管，一般不得將文件帶出辦公室，確因工作需要必須借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，用后及

2、時返還。7、 銷毀文件要登記造冊，嚴(yán)禁把文件、內(nèi)部資料隨意出售給廢品收購部門。8、 辦公室員調(diào)轉(zhuǎn)工作應(yīng)辦理工作交接手續(xù)，文件、函件清點校對，造冊登記，留存?zhèn)洳?。第二章介紹信印章管理制度1、 介紹信由公司辦公室掌管，開介紹信應(yīng)履行審批手續(xù)，由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。個人對外辦事, 原則上不予開信。2、 介紹信按要求用碳素筆填寫，字跡工整、準(zhǔn)確，用印位置正確，印跡清晰端正，存根與 正頁內(nèi)容一致。三、妥善保管介紹信，防止丟失和意外；任何個人不得利用職權(quán)營私；嚴(yán)禁開空白介紹信。4、 公司的印鑒由辦公室主任管理，各部門的印鑒由該部門負責(zé)人管理，不得委托他人代管5、 印鑒使用范圍：上報、下發(fā)的文件、業(yè)務(wù)聯(lián)系便函、介

3、紹信、上報的報表、專業(yè)憑證及 其它需要使用印鑒的情況等。6、 啟用公司公章、領(lǐng)導(dǎo)名章，必須由公司領(lǐng)導(dǎo)親自簽批，辦公室專人辦理，并負責(zé)登記。7、 印鑒應(yīng)放在有鎖的柜內(nèi)，妥善保管，嚴(yán)禁帶出辦公室，確需帶出的必須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 兩人以上攜帶。8、 機構(gòu)變動、名稱改變或更換新印時，由辦公室收回舊印封存，不得擅自啟用。九、銷毀印鑒要登記存檔，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后兩人監(jiān)銷。第三章車輛管理規(guī)定一、為加強機動車輛及駕駛員管理，提高用車效率，降低用車成本，減少管理脫節(jié)現(xiàn)象，特制定本規(guī)定。二、公司全部車輛行政劃歸公司綜合辦管理。3、 公司各部門、各維護中心及項目部嚴(yán)格按照公司財務(wù)部的要求做好出車記錄、車輛油料費用統(tǒng)

4、計和分析，作為財務(wù)部核實車輛報銷費用的主要依據(jù)。4、 駕駛員每周不定期對車輛檢查及保養(yǎng)，車輛出車前須進行安全檢查，確保行車安全。五、車輛保險等有關(guān)資料統(tǒng)一交由公司綜合辦保管。六、 各中心、部門的車輛嚴(yán)格按規(guī)定日期辦理年審， 因車輛未及時維修、違章未及時處理等 原因?qū)е履陮徰悠诘牧P款由相關(guān)人員承擔(dān)。七、車輛工作任務(wù)結(jié)束后應(yīng)停放在指定場所，并將車、窗鎖妥。第四章儀器、儀表使用管理辦法為了保障網(wǎng)絡(luò)的正常運行，保證儀器、儀表的完好率，規(guī)范儀器、儀表的使用，杜絕設(shè)備 故障與人身事故，現(xiàn)就儀器、儀表的管理規(guī)定如下：1、 各地市分公司必須對儀器、儀表按照類別、型號、廠家等進行分類管理，并記錄儀器、 儀表的相

5、關(guān)序列號，每臺儀器、儀表上必須懸掛相關(guān)信息的標(biāo)示標(biāo)牌，杜絕管理混亂或 使用錯誤導(dǎo)致設(shè)備損壞丟失，各部應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)規(guī)模、儀器、儀表的使用率，設(shè)備量情 況等相關(guān)信息合理分配儀器、儀表的使用。2、 制定區(qū)域性故障的應(yīng)急預(yù)案，合理、快捷的滿足區(qū)域內(nèi)儀器、儀表的集中調(diào)配。對于業(yè) 務(wù)區(qū)內(nèi)的大規(guī)模故障，各地市分公司必須提前制定應(yīng)急措施， 加強與臨近各地市公司之 間設(shè)備和人員的支援，或向省分公司提出申請，以安排全省范圍內(nèi)的設(shè)備調(diào)配。3、 新儀器、儀表的使用要組織培訓(xùn)，保證儀器、儀表維護管理人員掌握使用方法。各地市 公司儀器、儀表維護管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)并妥善保管儀器、儀表使用說明書及相關(guān)技 術(shù)資料，各地市公司

6、使用過程中要保證儀器、儀表的規(guī)范性、安全性，保證保養(yǎng)的及時 性，保證儀器、儀表的完好率。四、儀器、儀表建立擋案，制訂相關(guān)的管理辦法，落實到人，嚴(yán)格按照標(biāo)示區(qū)別使用儀器和 儀表，包括必須遵照儀器、儀表說明書的要求使用，以及使用環(huán)境、溫度等因素，杜絕 人為損壞情況的發(fā)生。五、 嚴(yán)格管理儀器、儀表的轉(zhuǎn)運、借調(diào)工作，分公司間的調(diào)撥必須經(jīng)過省公司，交接雙方必 須對儀器儀表、設(shè)備情況交接清楚并簽字說明。固定資產(chǎn)的管理1、 固定資產(chǎn)是單位價值較高，并在使用過程中保持原有實物型態(tài)的資產(chǎn)。 本公司制定標(biāo)準(zhǔn) 是：使用年限超過一年的房屋建筑、運輸設(shè)備、機械設(shè)備、辦公設(shè)備等以及不屬于生產(chǎn) 經(jīng)營的主要設(shè)備而單位價值在1

7、000元以上、期限超過二年以上；或資產(chǎn)金額1000元以 下、但單位認(rèn)為有控管必要的資產(chǎn)。2、 要建立健全固定資產(chǎn)管理制度，包括固定資產(chǎn)的安全使用制度，定期盤點制度和折舊計 提制度。3、 財務(wù)要設(shè)置固定資產(chǎn)明細賬，并制定固定資產(chǎn)目錄，辦公室應(yīng)當(dāng)建立固定資產(chǎn)使用登記 卡。4、 固定資產(chǎn)的計價：外購的固定資產(chǎn)，不需安裝就可直接使用的固定資產(chǎn)，以發(fā)票價格和 運輸費用價格為固定資產(chǎn)記賬價格，對于外購需安裝、調(diào)試才可使用的固定資產(chǎn)，以外購價格加運輸費、安裝調(diào)試費等合理有關(guān)的費用為計帳價格。5、 定期對固定資產(chǎn)進行盤點，由財務(wù)部與辦公室共同組織。盤點中發(fā)現(xiàn)短缺或盈余，應(yīng)及時查明原因，由辦公室編制盤盈盤虧表并

8、做出相應(yīng)處理意見，報總經(jīng)理審批。成本費用的管理一、成本費用管理的職責(zé)劃分綜合部負責(zé)工資、福利費、職工教育經(jīng)費、企業(yè)員工保險等人工成本的歸口管理；負責(zé) 辦公用品及低值易耗品、房屋租賃費、會議費及招待費、水電費、通訊費的歸口管理。維護部門負責(zé)生產(chǎn)性維護費用材料費、差旅費的歸口管理。1、 車輛維修、耗油、道橋費由綜合辦、車隊按規(guī)定進行管理。2、 成本費用管理權(quán)限：成本費用管理遵循總經(jīng)理“一支筆”制度，即：發(fā)生的成本費用在報銷時必須有經(jīng)手人、驗收人、部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人和總經(jīng)理簽批。3、 報銷憑證必須是國家印制的發(fā)票及單據(jù)，不得使用白條或其他不規(guī)范的憑證報銷各項費 用。二、成本費用的管理1、車輛維修

9、管理車輛確實需要修理時，應(yīng)寫出書面維修申請，內(nèi)容包括：車輛損壞的原因，所需維修的部 位、所需部件、維修所需的費用等，經(jīng)辦公室、主管經(jīng)理、財務(wù)、總經(jīng)理審批后方可進行維修， 特殊情況需請示總經(jīng)理同意后方可進行維修。車輛維修完畢報銷時，將固定資產(chǎn)維修記錄隨同 票據(jù)報到財務(wù)。2、車輛運行費用管理司機出車要認(rèn)真填寫派車單，注明行車用途、里程，并由用車人簽字。實行油料采購、管 理、使用相分離制度。油料消耗臺帳實行月報制度，并予以公示。每張路橋費票據(jù)都要有司機 及用車人簽字，并注明所辦事宜。3、房屋租賃費管理房屋租賃前需提出書面申請，報銷時需提供審批單、票據(jù)、租賃合同。4、水、電費用的管理綜合辦根據(jù)管理職責(zé)

10、要按每塊表的每月表數(shù)做好備查簿的登記工作，并要逐月分析水電費變化的原因。5、辦公費用管理辦公用品、低值易耗品實行使用申請、購置、保管、發(fā)放相分離的原則。如需采購由各部 門負責(zé)提出購置申請、領(lǐng)導(dǎo)簽批，由辦公室按采購方案負責(zé)統(tǒng)一進行購置和管理。6、會議費會議費實行預(yù)算管理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)及沒有納入預(yù)算的會議費用，不予報銷。會議費報銷 要求附有會議通知、參加會議人員名單及會議費支出明細， 財務(wù)根據(jù)本次會議的人數(shù)、天數(shù)等 情況按照會議費相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行會議費的審核，超出標(biāo)準(zhǔn)的不予報銷。7、業(yè)務(wù)招待費管理加強業(yè)務(wù)招待費支出的管理，確保本公司業(yè)務(wù)招待費控制在計劃范圍之內(nèi)。 業(yè)務(wù)招待原則 上是事先申請，如確需在外

11、就餐的應(yīng)附支出的證明材料：包括被招待人員的姓名、陪同人員姓 名、時間、地點、支出憑證并附用餐明細清單。財務(wù)部8、差旅費的管理有關(guān)人員因公外出時要做好出差登記，方可到財務(wù)部門預(yù)借差旅費。歸來后的七天之內(nèi)及 時到財務(wù)部門結(jié)算，做到一次一清，不允許跨月結(jié)算和幾個地方出差混合結(jié)算， 對于前欠款未 清或跨月拖欠占用公款者，按借款額扣發(fā)工資。9、材料采購必須持有主管部門物資采購申請單，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到財務(wù)部門借款、報 銷。供應(yīng)主辦崗位職責(zé)1、 供應(yīng)采購人員工作要認(rèn)真負責(zé)，克己奉公，堅持原則，清正廉潔，嚴(yán)禁收受廠、商家賄賂，采購假冒偽劣、以次充好的產(chǎn)品，給公司造成經(jīng)濟損失。2、 供應(yīng)主辦負責(zé)儀器儀表的采購、 分發(fā)、調(diào)配工作，并對各使用儀表單位的使用管