JTS-QHSE-03-G023 公司經(jīng)營合同管理規(guī)定

1、受控號：JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定文件編號：JTS-QHSE-03-G023版次/修改狀態(tài)：B/01編制：紀寶來審核：王煥軍批準：仇俊岳2008-04-20 發(fā)布2008-05-10 實施天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 1 頁 共 8 頁目錄1 目的 .22 適用范圍 .23 職責(zé) .24 投標管理 .35 合同簽訂 .56 合同過程管理 .67 合同文檔管理 .78 相關(guān)表格 .8天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次

2、/修改狀態(tài)：B/01第 2 頁 共 8 頁1 目的為規(guī)范公司合同的管理，保證合同的依法簽訂、履行、變更和解除，最終保障經(jīng)營活 動的順利進行，結(jié)合我公司實際情況，特制訂本規(guī)定。2 適用范圍本規(guī)定適用于本公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟組織之間發(fā)生的所 有書面合同的全過程的管理。3 職責(zé)市場部是公司合同管理和控制的主責(zé)部門，項目部是合同履行的主責(zé)部門。3.1 市場部市場部作為公司合同管理的歸口部門，主要職責(zé)如下：3.1.1 市場部設(shè)專職合同管理人員，在公司主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下具體負責(zé) 經(jīng)營合同管理；3.1.2 負責(zé)組織公司的投標工作；3.1.3 負責(zé)合同的起草、談判和簽訂；3.

3、1.4 對合同的履行情況進行跟蹤管理，負責(zé)合同保函開具、要款、索賠、尾款催要，并定期向總經(jīng)理匯報；3.1.5 建立合同管理臺帳，對合同文件進行日常管理。3.2 項目部項目部除按照合同進行履行外，還要完成部分合同管理工作，主要職責(zé)如下：3.2.1 在投標階段，協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標文件的編制等工作；3.2.2 協(xié)助市場部完成合同談判和簽訂；3.2.3 項目負責(zé)人要熟悉合同條款并就項目部的主要職責(zé)向項目部員工宣講；3.2.4 在合同履行過程中，要注重自身行為履約、提醒公司不違約，當(dāng)發(fā)現(xiàn)顧客有違 約行為時，要及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)溝通并及時進行索賠；天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-

4、03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 3 頁 共 8 頁3.2.5 協(xié)助市場部完成合同變更、要款、結(jié)算等工作。3.3 其他職能部門3.3.1 技術(shù)部協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標文件的編制工作；3.3.2 行政部協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標文件的編制和出版，協(xié)助完成各類保函的開據(jù)、催款等。4 投標管理4.1 資格預(yù)審招標人在發(fā)出招標邀請之前，會對潛在的投標人進行資格預(yù)審，公司收到資格預(yù)審文 件后，合同管理人員應(yīng)及時報公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理閱批，對同意參加的資格預(yù)審進行回 復(fù)，回復(fù)應(yīng)完全按照資格預(yù)審文件的要求進行編制，資格預(yù)審文件必須經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo) 審核、批準后發(fā)出。4.2

5、 招標邀請管理4.2.1 接到招標邀請函后，合同管理人員立即認真填寫投標邀請評審表中的“評 審內(nèi)容”，并通過網(wǎng)絡(luò)或其它渠道查找出有關(guān)建設(shè)方、招標方及項目相關(guān)的材料后，作為 評審的參考內(nèi)容附后，通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加投標邀請評審。4.2.2 按照會議精神，填寫投標邀請評審表中“評審意見及結(jié)果”，在招標邀請規(guī)定時間內(nèi)進行回函：(1) 參加投標：參照招標邀請中的回函方式完成“投標邀請回復(fù)函”，表示愿意參加投標活動，并跟蹤確認邀請單位已經(jīng)收到回復(fù)；(2) 放棄投標：在“投標邀請回復(fù)函”中說明放棄事由。4.2.3 購買標書：認真閱讀招標邀請函，按照規(guī)定獲取條件（時間、地點、相關(guān)證明 材料、付款方式等）進行購買

6、。4.3 投標管理4.3.1 招標文件評審：購買招標文件后，合同管理人員應(yīng)復(fù)印多份文件發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并認真研讀招標文件，填寫標書評審表中的“評審內(nèi)容”部分，組織召開標書評審會天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 4 頁 共 8 頁議。4.3.2 根據(jù)會議精神，填寫標書評審表中的“評審意見及結(jié)論”，按照招標文件的要求，回復(fù)參加意向，注意回復(fù)的時效性，一般為 24 小時或 48 小時。4.3.3 投標保證金的交付：在招標文件規(guī)定的有效時間內(nèi)，按照規(guī)定的交付方式進行 投標保證金的交付。4.3.4 招標文件的澄清：認真閱讀招標文件

7、，將需要澄清的問題匯總，按照招標人要求的時間提出澄清問題，以便更好的理解、響應(yīng)招標文件，注意澄清的時效性。4.3.5 踏勘：認真閱讀招標文件了解踏勘時間，確定是否需要參加踏勘。4.3.6 制定編制計劃：做好進度計劃與人員分工，必須經(jīng)過校對、審核；4.3.7 招標文件的編寫(1) 認真、細致閱讀招標文件、澄清文件，嚴格按照招標文件的內(nèi)容、先后順序要求創(chuàng)建目錄、編寫投標文件；(2) 需要提前開具資信證明、投標保函（銀行需要時間）；(3) 盡早確定項目投入人員，根據(jù)招標文件的要求派出合格的人員；(4) 全面理解商務(wù)報價方式，報出合理的、具有競爭力的價格；(5) 嚴格按照招標文件的要求進行排版，包括字

8、體、字體大小、頁邊距、尺寸、裝訂方式、打印份數(shù)、正副本份數(shù)以及簽字、蓋章方式等；(6) 包裝、密封方式；(7) 遞交的時間、地點。4.3.8 按照招標文件的要求，委托授權(quán)人簽字和進行投標。4.4 開標4.4.1 公司派專人在規(guī)定的時間抵達指定地點參加開標會議；4.4.2 代表公司參加開標會的委托代表人需要出示身份證、授權(quán)書；4.4.3 確定投標保證金是否已經(jīng)在開標前交付；4.4.4 根據(jù)招標文件的要求，確定需要攜帶的證明文件：如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、 人員各類執(zhí)業(yè)資格、合同和監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊等證明資料的原件；4.4.5 必要的唱標資料；天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-03-G02

9、3公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 5 頁 共 8 頁4.4.6 表態(tài)發(fā)言準備；4.4.7 在開標過程中，詳細記錄相關(guān)標段和單位的報價。4.5 中標4.5.1 中標：(1) 接到中標通知書后，填寫文件閱批表，由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批；(2) 按照中標通知書的要求，做好合同簽訂、現(xiàn)場進駐的準備工作；(3) 經(jīng)掃描后電子版與紙板中標通知書存檔。4.5.2 未中標：(1) 接到未中標通知書后，填寫文件閱批表，由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批；(2) 組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加分析會議，按照會議內(nèi)容填寫未中標評審表，對本次丟標 進行分析、總結(jié)；(3) 經(jīng)掃描后電子版與紙板未中標通知書存檔；(4) 注意投標保證金的退回期限。5

10、 合同簽訂5.1 合同文本的起草5.1.1 招標人按照招標文件中的合同文本進行合同簽訂，中標人在編制投標文件，已經(jīng)對合同條款進行了研究，在投標報價時應(yīng)該將風(fēng)險考慮進來；5.1.2 招標人可能推翻原招標文件的合同內(nèi)容或?qū)χ饕贤瑮l款進行重大變更，此種 情況中標人應(yīng)積極與招標人進行協(xié)商，力爭進行合同談判，通過對前后兩個文本的對比， 向招標人明示重大變化給中標人帶來的問題和困難，應(yīng)尋求解決辦法；5.1.3 招標人委托中標人提供合同文本，進行討論、談判，這種情況對中標人比較有利。5.2 合同談判在招標人規(guī)定的時間內(nèi)，派出談判代表與招標人進行合同談判，參加談判人員應(yīng)要求招標人對整個談判過程進行詳細的記錄

11、，并對每次達成的共識進行簽字確認，對于重要分天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 6 頁 共 8 頁歧，無法達成一致的，必須書面向公司總經(jīng)理匯報。5.3 合同簽訂在招標人規(guī)定的時間內(nèi)簽訂雙方認可的合同文本。5.4 合同評審合同簽訂后，組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加合同評審會，按照會議內(nèi)容填寫合同（中標）評審表。6 合同過程管理6.1 合同的履約管理6.1.1 按照合同規(guī)定方式，采用現(xiàn)金、支票或銀行保函形式向顧客提供履約保證金；6.1.2 定期進行追蹤，了解項目是否發(fā)生違約，履約保函是否被扣除或部分扣除；6.1.3 注意履約保函的解凍日期

12、及條件，到期后通知財務(wù)人員及時辦理相關(guān)手續(xù)。6.2 合同跟蹤管理6.2.1 錄入合同條件：認真閱讀合同文件，按照合同摘要與管理大全（Excle 版） 的內(nèi)容添加本合同的相關(guān)內(nèi)容：合同編號、合同名稱、合同類型、合同工作內(nèi)容、項目名 稱、合同簽訂日期、合同生效日期、工程開工日期、實際開工日期、合同中交日期、合同 開車日期、合同總價、付款條件、累計收款、履約保證金、質(zhì)量保證金；6.2.2 全面了解合同付款方式，定期了解工程進度情況，對即將到期的付款項目，提前通知主管領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人；6.2.3 合同變更：合同在執(zhí)行過程中發(fā)生變更的，應(yīng)及時簽訂合同變更或補充協(xié)議，將變更及時反應(yīng)到合同摘要與管理大全中；

13、6.2.4 完善合同管理：根據(jù)項目的實際進展情況和付款情況，完成目錄中的實際中交日期、實際開車日期、尚未結(jié)清監(jiān)理費等內(nèi)容；6.2.5 合同索賠：在項目執(zhí)行過程中，協(xié)助項目完成索賠工作，索賠金額計入到合同總價并及時在合同摘要與管理大全中反應(yīng)，索賠發(fā)生主要有以下幾種情況：天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 7 頁 共 8 頁(1) 顧客委托工作范圍以外，通過雙方書面協(xié)議另外增加的工作內(nèi)容，應(yīng)向顧客進行索賠；(2) 由于顧客或承包人原因，使受托人工作受阻礙或延誤，因增加工作量或持續(xù)時間而增加的工作，應(yīng)向顧客進行索賠；(3) 正

14、常工作和附加工作外，根據(jù)合同規(guī)定受托人必須完成的工作，或非受托人自己的原因而暫停或終止工作，其善后工作及回復(fù)的工作，應(yīng)向顧客進行索賠；6.2.6 根據(jù)付款情況，通知財務(wù)人員開據(jù)發(fā)票提交顧客；6.2.7 款項到帳后，財務(wù)人員填寫合同收款確認表后，交付合同管理人員，管理 人員與公司主管領(lǐng)導(dǎo)確認后，并將該表返回財務(wù)人員，合同管理人員保留復(fù)印件備案，完 成確認后，應(yīng)及時進行合同摘要與管理大全的修訂，；6.2.8 對公司合同總額度、年度簽訂合同額度、年收款情況、未到款情況進行匯總、統(tǒng)計；6.2.9 每月初將完成修訂的合同摘要與管理大全報送公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理；6.2.10項目工程結(jié)束，按合同規(guī)定的條件追

15、蹤工程尾款、質(zhì)量保證金、各項變更 和索賠的按期支付。6.2.11直至全部款項全部收齊，跟蹤結(jié)束。7 合同文檔管理7.1 合同文檔的種類7.1.1 投標過程文件：包括資格預(yù)審、資格預(yù)審回復(fù)、招標邀請、邀請回復(fù)、招標文件、招標澄清往來文件、各種保函、投標文件等。按照項目單獨成冊，其中投標文件應(yīng)保存 WORD 版的光盤 2 套；7.1.2 中標通知書：按照中標的先后順序單獨成冊；7.1.3 合同文本：按照項目，單獨成冊。7.2 合同文檔的管理7.2.1 按照 7.1 原則成冊，在文件夾的目錄頁上應(yīng)明確標識合同文檔名稱、正副本數(shù)量等信息。天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公

16、司經(jīng)營合同管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：B/01第 8 頁 共 8 頁7.2.2 合同管理人員應(yīng)當(dāng)保持合同文檔的安全、整潔、不被污損，注意文檔保管室的防火、防水、防盜等問題。7.3 合同文檔的借閱與歸還7.3.1 合同文件一般不允許借閱，如因工作需要，需要短時間借閱時，必須經(jīng)公司主 管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準（可與經(jīng)辦人簽在同一欄），經(jīng)辦人填寫好文件/資料借閱登記表，由 借閱人簽字確認歸還時間后借出，一般只出借合同的副本。7.3.2 公司員工借閱合同文檔應(yīng)注意保持合同文檔的清潔、安全、完整，并且注意保密，不得隨意向外透露有關(guān)合同條款；7.3.3 公司員工借閱合同文檔后應(yīng)在約定的歸還時間前歸還，若需要續(xù)借，需報公司 主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并經(jīng)合同管理人員備案登記。7.4 合同管理軟件維護7.4.1 合同管理人員應(yīng)為每個項目