科技檔案的整理方法

1、科技檔案的整理方法作者：王大忠    文章來源：本站原創(chuàng)    點擊數(shù)： 4519    更新時間：2012/5/19第一節(jié) 科技檔案    一、科技檔案的定義    科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求規(guī)定：科技檔案是企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。    二、科技檔案的特點1、專業(yè)性2、多樣性3

2、、成套性    三、科技檔案與科技資料的區(qū)別1、反映對象不同（1）科技檔案：本單位科技活動的直接記錄（2）科技資料：外單位科技活動的記錄2、來源不同（1）科技檔案：是由本單位的技術(shù)部門形成的原始記錄（2）科技資料：從本單位以外收集、交換、購買來的3、作用不同（1）科技檔案：依據(jù)與憑證作用（2）科技資料：參考與借鑒作用第二節(jié) 科技檔案的收集歸檔一、收集方法一列入、一同步、一參加、一把關(guān)1、一列入：明確基建、設(shè)備、科研等業(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責(zé)范圍，并責(zé)任到人。2、一同步：科技檔案的收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、設(shè)備

3、管理活動同步進(jìn)行。（1）事前介入。在與有關(guān)單位簽訂協(xié)議合同時（如勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位），應(yīng)對科技檔案的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據(jù)。（2）事中監(jiān)督。本單位要負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查有關(guān)單位（如勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。3、一參加：檔案人員參加基建項目竣工驗收會和設(shè)備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對現(xiàn)場形成的文件材料和設(shè)備開箱后的隨機(jī)材料進(jìn)行現(xiàn)場收集。4、一把關(guān)：把好外出人員帶回材料的收集關(guān)圍繞基建項目、設(shè)備選購等活動外出開會、學(xué)習(xí)培訓(xùn)帶回的各種文件要及時向本單位檔案室移交。并由檔案部

4、門簽字后，才能報銷差旅等有關(guān)費(fèi)用（此項規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關(guān)）。二、歸檔范圍三、歸檔要求1、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。4、文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、圖紙應(yīng)折疊或A4（297×210mm）幅面，所有竣工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標(biāo)欄露在外面，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。四、歸檔時間（一）基建檔案1、工

5、程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）：工作完成后，一次性歸檔。2、施工、監(jiān)理、竣工文件：（1）規(guī)模?。嚎⒐を炇蘸笕齻€月內(nèi)一次性立即歸檔。（2）規(guī)模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項驗收后歸檔。（二）設(shè)備、儀器：大型設(shè)備應(yīng)在設(shè)備、儀器安裝、調(diào)試成功，交付使用時歸檔，小型設(shè)備儀器開箱驗收時即可歸檔。（三）科研課題1、一般情況下：在研究結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔。2、研究周期長的：可按階段歸檔或按年度歸檔。（四）產(chǎn)品、工藝：應(yīng)在產(chǎn)品定型驗收、正式投產(chǎn)時歸檔，也可視周期長短分階段歸檔。五、歸檔份數(shù)1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件）由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館。2、其他檔案一般歸

6、檔1套，較重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)實際情況增加歸檔份數(shù)。六、歸檔手續(xù)檔案交接時，應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。第三節(jié) 科技檔案的整理整理程序1、分類2、組卷3、卷內(nèi)文件排列4、擬寫案卷標(biāo)題5、復(fù)查定卷6、編頁號7、填寫卷內(nèi)文件目錄8、填寫卷內(nèi)備考表9、填寫案卷封面10、案卷裝訂11、案卷排列與檔號編制12、填寫卷盒、裝盒排架13、編制檢索工具一、科技檔案的分類（一）基建檔案分類1、“使用性質(zhì)單項工程”分類法2、“專業(yè)使用性質(zhì)單項工程”分類法3、“使用性質(zhì)”分類法4、不分類直接組卷5、綜合類的設(shè)置（二）設(shè)備檔案分類1、“使用性質(zhì)型號”分類法2、“工序型號”分類法

7、3、“車間使用性質(zhì)”分類法4、“使用性質(zhì)”分類法5、不分類直接組卷（三）科研檔案分類法1、“性質(zhì)課題”分類法2、“專業(yè)課題”分類法（四）產(chǎn)品檔案分類法1、“系列型號”分類法2、“品種問題”分類法二、組卷（一）組卷的含義：組卷，就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達(dá)一個相對獨立的概念，以便于保管、保密和利用。（二）組卷的要求1、一卷就是一組有密切聯(lián)系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達(dá)一個相對獨立的概念，不要一個概念（案卷標(biāo)題）多個卷，卷與卷之間應(yīng)當(dāng)從題名到內(nèi)容都是全異的關(guān)系。3、卷厚適度。一般不超過40mm。4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。5、價值（保管

8、期限）大體相同。（1）基建檔案：依據(jù)性文件（前期立項及審批文件）、基礎(chǔ)性文件、土地證紅線圖、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可劃分為長期或短期，原則不短于建筑物的使用壽命。參見P22頁。（2）設(shè)備檔案：一般為長期或定期。要根據(jù)設(shè)備儀器的使用壽命來定。（3）科研檔案：要視其重要程序和價值大小來定期限。（4）產(chǎn)品檔案：一般定期，若反映出了該企業(yè)的發(fā)展史，則可永久存放。（三）組卷方法1、基建檔案：以單項工程即某一建筑物為單位組卷（1）大中型建設(shè)項目a、文字表格類：按問題（專業(yè)）組卷。如：立項審批、征地拆遷、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、原材料試驗、化驗單、工程質(zhì)檢、隱蔽工程記錄等。b、竣工圖類：按專業(yè)

9、組卷。即建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖等專業(yè)。（2）小型建設(shè)項目a、按階段組卷：即按準(zhǔn)備（開工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗收這幾個階段組卷。b、直接按單項工程組卷：即1個工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙在后。2、設(shè)備檔案（1）大型設(shè)備按結(jié)構(gòu)組卷：即按設(shè)備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）普通設(shè)備儀器按單臺組卷：即1臺1卷。（3）小型設(shè)備儀器可酌情合并組卷：即23臺組1卷。3、科研檔案（1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問題組卷：準(zhǔn)備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用階段。b、小型：按單獨課題項目直接組卷。（2）科研論文：按年度或部門組卷，即1個年度

10、的論文組1卷或1年中1個部門的論文組1卷。4、產(chǎn)品檔案（1）大型產(chǎn)品：按結(jié)構(gòu)組卷，即組件、部件、零件或按立項、設(shè)計、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序。（2）小型產(chǎn)品：按系列或單個產(chǎn)品組卷，即1個系列產(chǎn)品或1個產(chǎn)品組1卷。三、卷內(nèi)文件排列：（一）概念：卷內(nèi)文件排列，就是按照文件的形成規(guī)律和必然聯(lián)系，系統(tǒng)的、有規(guī)則的進(jìn)行排放，固定每份文件在卷內(nèi)的恰當(dāng)位置。（二）方法：1、按階段排列適合只組1個卷的情況。（1）基建檔案：按前期文件、工程設(shè)計（初設(shè)、擴(kuò)初設(shè)計、技設(shè)、施工圖設(shè)計）、工程施工、監(jiān)理、竣工驗收的順序排列。（竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖專業(yè)順序以及竣工圖紙圖號排列）（2）設(shè)備檔案：按依據(jù)

11、性文件、開箱驗收、隨機(jī)文件圖紙、安裝測試、運(yùn)行維修的順序排列。（3）科研檔案：按準(zhǔn)備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用階段順序排列。（4）產(chǎn)品檔案：按立項、研究設(shè)計、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列。2、卷內(nèi)即有文字材料又有圖紙時，文字材料在前、圖紙在后。3、卷內(nèi)純屬文字材料時，可參考文書檔案排列：（1）整體上按時間（工作程序進(jìn)度）。（2）正文在前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批復(fù)在前、請示在后。（5）原件在前、復(fù)印件在后。4、裝訂成本、印刷成冊的材料一般不拆散重新排列。四、擬寫案卷標(biāo)題（一）基建檔案標(biāo)題擬寫方法：1、文字材料類：前期文件“三段式”：責(zé)任

12、者 關(guān)于 問題 的 名稱例：鄭州市政府關(guān)于市電業(yè)局110千伏碧沙變電站征地的         責(zé)任者 問題批復(fù)、會議紀(jì)要    名稱2、表格、圖紙材料類：（1）項目名稱+專業(yè)（子項或分部）+表格、圖紙名稱（2）項目名稱+表格、圖紙名稱例1：教學(xué)樓給排水、電氣、門窗、裝飾分部工程質(zhì)量評定表                 項目名稱 子項分部 表格名稱例2：教學(xué)

13、樓（電氣）竣工圖項目名稱 專業(yè) 圖紙名稱例3：教學(xué)樓隱蔽工程記錄  項目名稱 表格名稱（二）設(shè)備檔案標(biāo)題擬寫方法：型號+設(shè)備儀器名稱+文件名稱例：XX型B超儀訂貨合同、合格證、說明書、開箱單型號 名稱 文件名稱（三）科研檔案標(biāo)題擬寫方法（略）（四）產(chǎn)品檔案標(biāo)題擬寫方法（略）五、復(fù)查定卷復(fù)查定卷就是對所組成的案卷，進(jìn)行一次全面的審查，對不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質(zhì)量。復(fù)查內(nèi)容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內(nèi)文件是否齊全完整（3）卷內(nèi)文件排列是否系統(tǒng)科學(xué)（4）案卷題名是否恰當(dāng)。六、編制卷內(nèi)文件頁號1、編號范圍：（1）除空白頁（卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號

14、。（2）印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時也可不重新編號。2、位置：正面右下角、背面左下角，同文檔相反。3、編號工具：用鉛筆編寫阿拉伯?dāng)?shù)字。七、填寫卷內(nèi)文件目錄序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注X1、序號：即順序號。序號的給定是以一份文件或一張圖紙為單位。（1）其中打印件與底稿，主件與附件，原件與復(fù)印件均為一份文件，給一個順序號。（2）請示與批復(fù)視為2份文件，各編各的號（若批復(fù)不另行文，只在原請示件上批示意見的，仍做為一份文件，編一個號，但需要在題名填寫時體現(xiàn)出批示）。2、文件編號（1）文件：如：請示、批復(fù)，文件編號就是文號。（2）圖紙：填圖號，例“建施-1”，“結(jié)施01”“水施03”。

15、（3）許可證：填證號。3、責(zé)任者：（1）以落款蓋章或簽名為準(zhǔn)，填寫文件的直接形成單位和個人；（2）有兩個以上責(zé)任者時，盡量都填上，太多時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。（3）竣工圖的責(zé)任者填寫竣工圖章上的施工單位。（4）責(zé)任者可填寫規(guī)范通用的簡稱。4、文件材料題名。即文件標(biāo)題或圖紙的全稱。5、日期：文件或圖紙的形成日期。格式為20020612（8位數(shù)）。6、頁號：填每份文件的首尾號。說明：（1）圖紙有圖樣目錄時，仍要編制卷內(nèi)文件目錄，原圖紙目錄要作為卷內(nèi)一份文件編頁號登入目錄；若該套圖紙需要組成幾卷，圖紙目錄放在第一卷內(nèi)。（2）卷內(nèi)文件目錄排在卷內(nèi)文件首頁之前。八、填寫卷內(nèi)備考表（一）

16、說明：包括以下內(nèi)容：1、標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)與頁數(shù)；2、說明卷內(nèi)文件殘缺破損情況（無者不寫）；3、填寫立卷人、檢查人姓名及日期，日期為立卷的完成時間。（二）互見后：填寫反映同一內(nèi)容而載體不同另行保管的檔案的檔號，該檔號后應(yīng)注明載體形式，并用括號括起。九、填寫案卷封面1、檔號：后面講。2、檔案館號：不填。3、案卷題名：填寫已擬寫好的案卷題名即可。4、立卷單位：哪個單位組卷就填哪個單位5、起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期，只填年、月。6、保管期限：填寫劃定的永久、長期、短期卷內(nèi)檔案材料有兩種以上保管期限時從長劃定。7、密級：根據(jù)已劃定的密級填、若沒有則不填，特殊情況請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)再填。十、案卷裝訂（一）拆掉金屬物。（二）科技檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。1、裝訂方法：（1）用棉線三孔一線（8字裝訂法）（2）圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風(fēng)琴式；b、卷內(nèi)的圖紙左側(cè)要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時注意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以保護(hù)圖紙受磨損并便于查看利用。（3）圖紙裝訂要加墊紙板并包脊背。2、不裝訂：（1）卷內(nèi)文字材料，要以份（件）為單位，用線裝訂。（2）卷內(nèi)圖紙要折疊成手風(fēng)琴式A4大小的統(tǒng)