行政助理培訓(xùn)---第三章

1、復(fù)習(xí)：復(fù)習(xí)：1 1、行政部職能及工作目標(biāo)、行政部職能及工作目標(biāo)2 2、行政部組織目標(biāo)及工作事項(xiàng)、行政部組織目標(biāo)及工作事項(xiàng) 第三章第三章 辦公事務(wù)管理辦公事務(wù)管理 辦公事務(wù)是每個(gè)行政人員每天必須處理的工作內(nèi)容，辦公事務(wù)管理也成了行政部工作的一個(gè)重要組成部分，管理的規(guī)范與否，是否有條例、邏輯清晰，直接關(guān)系到行政部工作效率的高低，進(jìn)而影響了企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 只有對(duì)辦公事務(wù)進(jìn)行有效地管理，提高辦公人員的工作效率，節(jié)約成本，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)、外部對(duì)象對(duì)服務(wù)工作的滿意度，才能提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力。這也是辦公事務(wù)管理的工作目標(biāo)。辦公事務(wù)管理的工作目標(biāo)。 第一節(jié) 工作目標(biāo)與工作事項(xiàng)描述 及時(shí)處理日常辦公事務(wù)

2、，不斷提高辦公事務(wù)工作效率行政費(fèi)用控制公關(guān)接待管理會(huì)議事務(wù)管理印章事務(wù)管理 第二節(jié)第二節(jié) 行政費(fèi)用管理工作事項(xiàng)細(xì)化執(zhí)行行政費(fèi)用管理工作事項(xiàng)細(xì)化執(zhí)行 一、行政費(fèi)用管理知識(shí)準(zhǔn)備（一）行政費(fèi)用構(gòu)成 一般包括差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、水電費(fèi)、取暖費(fèi)、郵電費(fèi)、行政設(shè)備維修等項(xiàng)目。 （二）行政費(fèi)用管理注意事項(xiàng)1、三對(duì)關(guān)系： 服務(wù)與監(jiān)督 需要與可能 企業(yè)與員工2、三點(diǎn)注意事項(xiàng)： 管理業(yè)務(wù)費(fèi) 實(shí)施專項(xiàng)管理 勤儉節(jié)約（三）行政費(fèi)用管理內(nèi)容（三）行政費(fèi)用管理內(nèi)容 1、編制編制費(fèi)用預(yù)算，報(bào)請(qǐng)報(bào)請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批， 編制編制年度分季用款計(jì)劃，呈報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 2、申領(lǐng)申領(lǐng)行政費(fèi)用 3、撥付撥付行政費(fèi)用 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門的季度用款

3、計(jì)劃和上月會(huì)計(jì)報(bào)表，并結(jié)合各部門的業(yè)務(wù)和資金結(jié)存情況給予撥款，并按月?lián)芨?，但不許辦理超預(yù)算計(jì)劃的撥款。4、賬目管理賬目管理 領(lǐng)取撥款后，應(yīng)按資金的性質(zhì)分別設(shè)立“經(jīng)費(fèi)存款”和“其他存款”賬目。其中“經(jīng)費(fèi)存款”是辦理預(yù)算資金結(jié)算的賬目，“其他存款”是辦理預(yù)算外資金結(jié)算的賬目二、行政費(fèi)用管理工作模版二、行政費(fèi)用管理工作模版（一） 報(bào)銷規(guī)定模版 行政費(fèi)用可以分為五大類：辦公用辦公用品及低值易耗品采購費(fèi)、車輛使用費(fèi)、品及低值易耗品采購費(fèi)、車輛使用費(fèi)、交通補(bǔ)貼費(fèi)、應(yīng)酬招待費(fèi)及其他交通補(bǔ)貼費(fèi)、應(yīng)酬招待費(fèi)及其他。（二）接待費(fèi)用管理細(xì)則模版 1、“最小支出、最大成果”原則 2、接待卡 3、接待申請(qǐng)及報(bào)告 三、行

4、政費(fèi)用管理工作流程三、行政費(fèi)用管理工作流程 （一）、預(yù)算工作流程制定 年度行政費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃 季度、月度預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行調(diào)整 根據(jù)季度、月度預(yù)算計(jì)劃撥發(fā)費(fèi)用 據(jù)實(shí)際情況調(diào)整、追加匯總 財(cái)務(wù)部定期審查 行政部提交使用報(bào)告，并匯總資料，歸檔（二）行政費(fèi)用使用工作流程（二）行政費(fèi)用使用工作流程優(yōu)化費(fèi)用的使用優(yōu)化費(fèi)用的使用行政部?jī)?yōu)化費(fèi)用控行政部?jī)?yōu)化費(fèi)用控制程序制程序行政部匯總資料并行政部匯總資料并歸檔歸檔使用情況考核使用情況考核人資部考核、上報(bào)人資部考核、上報(bào)結(jié)果結(jié)果主管副總、總經(jīng)理主管副總、總經(jīng)理審核審批審核審批行政費(fèi)用使用行政費(fèi)用使用行政部確定、發(fā)放、行政部確定、發(fā)放、編制臺(tái)賬編制臺(tái)賬財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)臺(tái)財(cái)

5、務(wù)部審核財(cái)務(wù)臺(tái)賬賬 第三節(jié) 公關(guān)接待管理工作細(xì)化執(zhí)行 一、公關(guān)接待管理知識(shí)準(zhǔn)備 （一）公關(guān)概述 是公共關(guān)系的簡(jiǎn)稱。它是一個(gè)組織為了達(dá)到一種特定目標(biāo)，在組織內(nèi)外部員工之間、組織之間建立起一種良好關(guān)系的學(xué)科。 公關(guān)的功能是傳播溝通、塑造形象、平衡利益、協(xié)調(diào)關(guān)系、優(yōu)化社會(huì)心理環(huán)境、影響公眾。 （二）公關(guān)接待內(nèi)容 接應(yīng)電話、來訪接待、外出訪問、企業(yè)宣傳。 1、接應(yīng)電話接應(yīng)電話 通過電話中的語氣、聲音、語調(diào)和通話內(nèi)容，了解辦公室人員的素質(zhì)、修養(yǎng)、學(xué)識(shí)、能力等，進(jìn)而了解辦公效率、精神面貌、管理水平等。因此，處理好電話應(yīng)接事務(wù)是對(duì)企業(yè)而言非常重要。 2、來訪接待來訪接待 辦公人員是企業(yè)形象的代表，接待工作成

6、功與否，將影響企業(yè)在公眾中的形象。對(duì)一些重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的接待，還直接影響著企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展。因此，企業(yè)應(yīng)就接待工作的規(guī)范性作出明確界定?？腿藖碓L時(shí)的禮儀客人來訪時(shí)的禮儀 1、在接到客人通知要來訪時(shí),須問明來訪時(shí)間、來訪目的及來訪人員; 了解信息后通知各相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備; 2、在客人來訪約定的時(shí)間前, 先確認(rèn)客人具體到達(dá)的時(shí)間,并先行準(zhǔn)備: 公司簡(jiǎn)介及飲用水; 若在夏天,則須提前510分鐘開好冷氣; 且須注意個(gè)人儀表,衣著整齊等; 3. 客人到時(shí),若允許,應(yīng)至門口迎接,帶路時(shí)應(yīng)走在客人左前方二、三步左右,帶到會(huì)議室后,將客人讓到離門遠(yuǎn)的一邊就坐;面對(duì)客人要抬頭挺胸,表面出有自信,要給客人留下好的印象

7、; 4.與客人交換名片后,將名片按職位順序擺放在桌上,方便在記憶與自已談話的是哪一位; 5.問請(qǐng)客人需要喝什么,有什么特殊要求; 送茶時(shí),須繞到客人座位后面將茶放在客人右手邊; 若客人來訪時(shí)間較長(zhǎng),須記得每二小時(shí)換一次飲料; 6.若到訪的為老客戶,來訪目的為檢討品質(zhì)或檢討模具狀況,則在客人到訪前,招集相關(guān)部門準(zhǔn)備好資料并出席陪同; 7.若到訪的為新客人,則安排進(jìn)行公司簡(jiǎn)介,并帶客人參觀針對(duì)設(shè)備及辦公室進(jìn)行一些介紹; 8.回到會(huì)議室后,詢問客人對(duì)工廠參觀的感想,并認(rèn)真的記錄客人的每一個(gè)建議,針對(duì)客人參觀工廠的疑問逐一解釋; 9.客人來訪期間,切忌出現(xiàn)只有客人單獨(dú)在會(huì)議室的現(xiàn)象, 期間一定要有人陪

8、同; 10.若客人到訪時(shí)間較長(zhǎng),須請(qǐng)客人用餐,一般以商業(yè)式簡(jiǎn)餐,招待即可; 11.客人結(jié)束來訪時(shí),須送至門口,待客人離去后再回公司; 3、外出訪問外出訪問 企業(yè)通過訪問其他單位或機(jī)構(gòu)，才能有效地與外部交流和溝通。 （1）出訪前 首先，要確認(rèn)是否已預(yù)約，將相關(guān)資料準(zhǔn)備齊全；其次，提前出門，避免意外出現(xiàn)，若趕不上約會(huì)的時(shí)間，必須告知對(duì)方原因及可能到達(dá)的時(shí)間；最后，出門前應(yīng)把分內(nèi)的事情處理好。 （2）拜訪時(shí) 第一、到達(dá)對(duì)方單位后，先檢查攜帶物品，整理衣帽；第二、向傳達(dá)室準(zhǔn)確報(bào)出自己姓名、公司，若有預(yù)約，報(bào)出訪問對(duì)象的姓名、職位和部門，若無預(yù)約，則講明來意希望約見；第三、座位主次要分明；第四、主動(dòng)遞上

9、名片，談話時(shí)要適當(dāng)肯定和贊許。 （3）訪問后 及時(shí)返回企業(yè)，將訪問經(jīng)過、內(nèi)容、時(shí)間、花費(fèi)及結(jié)果報(bào)告給直接上級(jí)，必要時(shí)應(yīng)起草訪問報(bào)告。4、企業(yè)宣傳企業(yè)宣傳 企業(yè)通過同媒體保持穩(wěn)定的關(guān)系，能夠擴(kuò)大企業(yè)的影響力，提高企業(yè)的知名度和美譽(yù)度。二、公關(guān)接待管理工作流程公關(guān)接待管理工作流程 （一）參觀接待工作流程參觀接待工作流程 準(zhǔn)備準(zhǔn)備 行政部受理、審核參觀申請(qǐng)，發(fā)放參觀許可證 行政部通知相關(guān)部門參觀事宜，各部門做準(zhǔn)備陪同陪同 參觀者出示許可證，接待人員說明參觀事宜 行政部人員陪同參觀，完畢后征求參觀者意見總結(jié)總結(jié) 行政部總結(jié)、匯總參觀資料 資料存檔或備案保存（二）公關(guān)管理工作流程二）公關(guān)管理工作流程 1

10、、制定公關(guān)計(jì)劃 行政部確定公關(guān)工作目標(biāo)；制定工作計(jì)劃；行政部經(jīng)理和主管副總對(duì)計(jì)劃進(jìn)行審核審批 2、開展公關(guān)活動(dòng) 行政部確定公關(guān)對(duì)象和恰當(dāng)?shù)墓P(guān)方式；開展公關(guān)活動(dòng) 3、評(píng)估公關(guān)活動(dòng) 評(píng)估、資料匯總分類、保存和歸檔 第四節(jié)第四節(jié) 會(huì)議管理工作細(xì)化執(zhí)行會(huì)議管理工作細(xì)化執(zhí)行 一、會(huì)議管理知識(shí)準(zhǔn)備 （一）會(huì)議類型 1、會(huì)議內(nèi)容： 專業(yè)會(huì)議、工作會(huì)議、動(dòng)員會(huì)、慶祝會(huì)、追悼會(huì) 2、會(huì)議性質(zhì) 聯(lián)席會(huì)議、宣講報(bào)告類會(huì)議、預(yù)備性會(huì)議、決策性會(huì)議、表彰獎(jiǎng)勵(lì)性會(huì)議、規(guī)定性會(huì)議等 3、會(huì)議規(guī)模 小型、中型、大型、特大型會(huì)議 4、會(huì)議形式 現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、座談會(huì)議、博覽會(huì)、商品展銷會(huì) 5、會(huì)議時(shí)間 定期會(huì)議、不定期會(huì)議（二）會(huì)

11、議管理內(nèi)容（二）會(huì)議管理內(nèi)容 1、會(huì)前準(zhǔn)備 確定會(huì)議是否必要；會(huì)議的目的；會(huì)議的形式和規(guī)模；會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；準(zhǔn)備議事日程；是否有新信息；會(huì)場(chǎng)布置。 2、會(huì)議期間控制 簽到；發(fā)放資料，敘述會(huì)議的目的；核對(duì)并記錄與會(huì)者；控制討論過程；概括觀點(diǎn)；堅(jiān)持預(yù)定時(shí)間；項(xiàng)目討論后概括；進(jìn)一步討論的則推遲到下一次會(huì)議；確定下一次會(huì)議議題和時(shí)間。 3、會(huì)后整理 在與會(huì)和未與會(huì)人員中傳閱會(huì)議記錄；會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確，會(huì)議中所形成決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)；表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間;修改后的紀(jì)要形成文件，并下發(fā)供各部門學(xué)習(xí)；行政部進(jìn)行資料匯總、歸檔。會(huì)會(huì)議議記記錄錄格格式式會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別會(huì)議記

12、錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別 1.性質(zhì)不同。會(huì)議紀(jì)要是規(guī)定性行政公文，而會(huì)議記錄是記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的事務(wù)性文書。 2.內(nèi)容的繁簡(jiǎn)程度不同。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容是對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理提煉而形成的會(huì)議內(nèi)容的要點(diǎn)，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的宗旨;而會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議情況的原始、詳盡的記錄，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的過程性和具體性。 3.形式有所不同。會(huì)議紀(jì)要具有一段公文的規(guī)范格式，而會(huì)議記錄的形式則比較靈活自由。會(huì)議紀(jì)要通常采用總分式結(jié)構(gòu)，而會(huì)議記錄則采用順時(shí)結(jié)構(gòu)。 4.處置方式和作用不同。會(huì)議紀(jì)要一般可以文件的形式發(fā)布或在報(bào)刊上公開發(fā)表，用來“傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”;而會(huì)議記錄只作為內(nèi)部資料，以備查考。 （三） 會(huì) 議 座 次 第五

13、節(jié)第五節(jié) 印章管理工作細(xì)化執(zhí)行印章管理工作細(xì)化執(zhí)行 一、印章管理知識(shí)準(zhǔn)備一、印章管理知識(shí)準(zhǔn)備 印章是國家、社會(huì)機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人的特定標(biāo)志，更是企業(yè)必不可少的標(biāo)記。印章具有一定的權(quán)威性，只有加蓋印章的文件才能產(chǎn)生效力，與此同時(shí)也會(huì)相應(yīng)的產(chǎn)生責(zé)任。 企業(yè)的印章包括公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。法人章 在規(guī)定的有限用途內(nèi)使用，如稅務(wù)申報(bào)、開支票等 其他業(yè)務(wù)章 包括物資進(jìn)出庫專用章、檔案專用章、招標(biāo)專用章、投標(biāo)專用章等， 主要是在企業(yè)內(nèi)部使用，或者在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部、上下級(jí)對(duì)口業(yè)務(wù)部門之間使用。 案案 例例 2008年4月，范某以湖南某工程有限公司福煉項(xiàng)目部工程需要為由，與劉某簽訂鋼管、扣件的租

14、賃合同。當(dāng)時(shí)劉某要求范某為租賃合同提供擔(dān)保，結(jié)果范某跑到湖南某工程公司在泉州的工地，乘公章管理人不備，偷取該項(xiàng)目部公章蓋于其與劉某所簽租賃合同之上。 劉某對(duì)擔(dān)保事實(shí)信以為真，將大量鋼管、扣件出租給范某。2008年11月，湖南某工程有限公司福煉項(xiàng)目部發(fā)現(xiàn)范某盜用該單位公章之事后報(bào)案，范某被抓獲歸案，并以合同詐騙罪被判刑。 案發(fā)后查明，2008年4月至2008年11月，范某利用上述合同，先后從劉某處詐騙合同標(biāo)的物價(jià)值140余萬元，都用于其之前所欠下的債務(wù)等。雖然法院判令范某退賠劉某全部詐騙所得，但是迄今為止劉某僅收到執(zhí)行款2萬余元。 于是，劉某以湖南某工程有限公司對(duì)于自己的印章管理嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)

15、致其巨額經(jīng)濟(jì)損失為由起訴至湖里區(qū)法院，要求被告賠償50萬元。 湖里區(qū)法院一審認(rèn)為，范某與劉某簽訂租賃合同以及擔(dān)保合同系以合法形式掩蓋非法目的，合同認(rèn)定無效。但由于湖南某工程公司存在管理公章方面的過失，且其行為為范某偷蓋公章創(chuàng)造了條件，促成了合同的成立，因此其應(yīng)對(duì)擔(dān)保合同的無效存在過錯(cuò)，一審判決被告賠償劉某訴求50萬元的四分之一，即12.5萬元。 湖南某工程有限公司不服，上訴至廈門市中級(jí)法院。廈門市中級(jí)法院認(rèn)為，在我國現(xiàn)行法律體系中，公章的使用對(duì)外足以產(chǎn)生代表公司的法律效力并導(dǎo)致公司承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。公司應(yīng)妥善、嚴(yán)密地保管公章。對(duì)公章的管理過錯(cuò)除了主觀故意地不當(dāng)使用公章外，還包括了對(duì)公章保管不

16、嚴(yán)等疏于管理的過失。湖南某工程公司公章管理人將公章放置于抽屜中而未加鎖，導(dǎo)致范某可以在未經(jīng)許可的情況下取到公章并加蓋于保證合同上用于詐騙并導(dǎo)致劉某遭受損失，該公司存在對(duì)公章疏于管理的過失，原審認(rèn)定其在公章管理上存在過錯(cuò)并無不當(dāng)，終審判決駁回上訴，維持原判?？偨Y(jié)總結(jié) 印章保管印章保管 實(shí)行印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)專用章分管制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度； 印章保管人因故臨時(shí)請(qǐng)假，須更換印章保管人，并做好交接記錄； 印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存； 印章應(yīng)存放在配鎖的辦公室抽屜里。節(jié)假日放在安全處，并貼封條。重新使用時(shí)，先驗(yàn)鎖和封條。印章遺失和廢止