科技檔案管理(caoli)

1、 科科 技技 檔檔 案案 管管 理理 廈門市檔案局廈門市檔案局 曹曹 麗麗第一章第一章 科技檔案和科技檔案工作科技檔案和科技檔案工作 科技檔案的定義及其特點(diǎn) 科技檔案的種類 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 基本建設(shè)檔案 設(shè)備儀器檔案 科研檔案檔案 專門性技術(shù)檔案 科技檔案工作 科技檔案工作內(nèi)容 科技檔案工作基本原則 科技檔案的定義及其特點(diǎn)科技檔案的定義及其特點(diǎn) 科技檔案是企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的，對國家和社會具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。 揭示了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，指出了科技檔案同其他檔案的區(qū)別 明確了科技檔案是科技、生產(chǎn)

2、活動(dòng)的直接記錄，指出了科技檔案同其他科技文獻(xiàn)的區(qū)別 規(guī)定了科技檔案是對國家和社會具有保存價(jià)值的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別?？萍紮n案的特點(diǎn)科技檔案的特點(diǎn) 專業(yè)技術(shù)性：科技檔案是某些特定專業(yè)領(lǐng)域的產(chǎn)物；科技檔案服務(wù)于同類專業(yè)的科研、生產(chǎn)和建設(shè)活動(dòng)。 成套性：集中體現(xiàn)在科技檔案的形成和內(nèi)容構(gòu)成兩方面。一個(gè)獨(dú)立的科技項(xiàng)目所形成的一套科技檔案，是一個(gè)密切聯(lián)系有機(jī)整體， 現(xiàn)實(shí)性 復(fù)用性 多樣性 科技檔案的種類科技檔案的種類 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、試制和生產(chǎn)、制造等活動(dòng)中形成的。它包括產(chǎn)品檔案、工藝檔案和標(biāo)準(zhǔn)檔案三個(gè)基本部分，其基本特點(diǎn)是以型號成套。 農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案

3、，是指在農(nóng)、林、牧、副、漁各業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的科技檔案。是一種類型繁多、綜合性、地哉性較強(qiáng)的科技檔案。 基本建設(shè)檔案是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程在項(xiàng)目規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、管理和維護(hù)等活動(dòng)中形成的科技檔案，其基本特點(diǎn)是以工程項(xiàng)目成套。 設(shè)備檔案是指記述設(shè)備結(jié)構(gòu)、性能及其在管理使用、維修過程的科技檔案，其基本特點(diǎn)是以型號成套。 科研檔案是在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的檔案。其特點(diǎn)是以課題成套。 專門性科技檔案是指科技部門或人員在自然觀測和專業(yè)科技活動(dòng)中所形成的專門檔案： 氣象檔案主要有氣象記錄檔案、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)和服務(wù)檔案、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)管理檔案等。 天文觀測檔案包括各

4、種原始天文觀測記錄、圖表和照片；綜合、分析報(bào)表、圖件；觀測及儀器設(shè)備使用規(guī)范。 水文檔案主要包括各項(xiàng)水文觀測、水質(zhì)監(jiān)測、水情預(yù)報(bào)、水文計(jì)算分析檔案等。 地質(zhì)檔案是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動(dòng)中形成的，主要有原始調(diào)查、勘探記錄和地質(zhì)成果兩個(gè)部分。地質(zhì)檔案有地質(zhì)原本檔案和地質(zhì)復(fù)制本檔案兩種形式。 測繪檔案，是指在大地測量和地圖繪制活動(dòng)中形成的科技檔案。 地震檔案包括地震監(jiān)測檔案和地震分析預(yù)報(bào)檔案兩個(gè)基本部分 。 環(huán)保檔案包括環(huán)境管理檔案和環(huán)境監(jiān)測檔案兩個(gè)基本部分 醫(yī)療衛(wèi)生檔案是在各種疫病的預(yù)防、治療、護(hù)理和衛(wèi)生監(jiān)督等活動(dòng)中形成的檔案。 科技檔案工作科技檔案工作 科技檔案工作的內(nèi)容 科技檔案工作的

5、基本原則是集中統(tǒng)一地管理科技檔案，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用。 集中統(tǒng)一地管理科技檔案是科技檔案工作基本原則的核心 建立統(tǒng)一的檔案工作機(jī)構(gòu)。 建立統(tǒng)一的檔案管理制度； 建立統(tǒng)一的檔案保管中心。 維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全是科技檔案管理的基本要求 實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用，是科技檔案工作的根本目的第一章第一章 重點(diǎn)內(nèi)容重點(diǎn)內(nèi)容 理解科技檔案的定義 科技檔案的特點(diǎn) 科技檔案基本種類及其基本構(gòu)成、特點(diǎn) 科技檔案工作的基本原則 第二章第二章 科技文件材料管理科技文件材料管理 科技文件材料定義及類型 科技文件材料的形成與積累 科技文件材料的整理 科技文件材料的歸

6、檔工作 科技文件材料的管理職責(zé)與管理措施 科技文件材料定義科技文件材料定義 科技文件材料是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同技術(shù)文件總稱。 科技文件材料定義科技文件材料定義科技文件材料產(chǎn)生于科技活動(dòng)領(lǐng)域，是科技活動(dòng)的真實(shí)記錄。科技文件材料是在科技活動(dòng)中直接形成的原始記錄和知識成果。科技文件材料是現(xiàn)行科技活動(dòng)中形成的，它處于正在產(chǎn)生和正在使用階段?？萍嘉募牧鲜怯涗浛萍純?nèi)容的文件總稱。 科技文件材料與科技檔案科技文件材料與科技檔案 科技文件材料與科技檔案是同一事物運(yùn)動(dòng)過程中不同階段的存在形式：（1）都產(chǎn)生于科技活動(dòng)領(lǐng)域，是科技活動(dòng)的真實(shí)記錄。（2）都是在科技活動(dòng)

7、中直接形成的原始記錄和知識成果?？萍嘉募牧吓c科技檔案科技文件材料與科技檔案（3）科技文件材料是處于正在產(chǎn)生和正在使用階段，而科技檔案是科技活動(dòng)結(jié)束后歸檔。 科技文件材料的形成與積累科技文件材料的形成與積累科學(xué)技術(shù)研究文件材料的形成基建項(xiàng)目文件材料的形成工業(yè)產(chǎn)品文件材料的形成設(shè)備儀器文件材料的形成科研文件材料的形成科研文件材料的形成 研究準(zhǔn)備階段：主要形成開題報(bào)告、科研任務(wù)書、課題研究方案等文件。 研究實(shí)驗(yàn)階段：試驗(yàn)記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告、階段實(shí)驗(yàn)總結(jié)、實(shí)驗(yàn)樣品、標(biāo)本等?？蒲形募牧系男纬煽蒲形募牧系男纬?總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：研究總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、成果技術(shù)鑒定報(bào)告等。 成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：成果申報(bào)材料，獲

8、獎(jiǎng)證書等。 成果推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等?；?xiàng)目文件材料的形成基建項(xiàng)目文件材料的形成 規(guī)劃任務(wù)階段：項(xiàng)目任務(wù)的提出，項(xiàng)目的可行性研究和編制設(shè)計(jì)任務(wù)書 選址 、勘測階段：原始基礎(chǔ)材料、選址及征用土地的審批文件 組織設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì) 基建項(xiàng)目文件材料的形成基建項(xiàng)目文件材料的形成 工程施工階段：施工的組織、實(shí)施 文件材料。 生產(chǎn)準(zhǔn)備階段：生產(chǎn)準(zhǔn)備、管理，設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)，產(chǎn)品質(zhì)量等文件材料。 竣工驗(yàn)收階段：工程竣工驗(yàn)收工作文件材料。工業(yè)產(chǎn)品文件材料的形成工業(yè)產(chǎn)品文件材料的形成 工業(yè)產(chǎn)品調(diào)研階段：產(chǎn)品開發(fā)及技術(shù)和市場調(diào)研、決策文件材料 產(chǎn)品

9、開發(fā)階段：產(chǎn)品研究、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)文件材料 產(chǎn)品試制階段：產(chǎn)品樣機(jī)制作文件材料 產(chǎn)品生產(chǎn)階段：產(chǎn)品批量生產(chǎn)文件材料 產(chǎn)品銷售階段：產(chǎn)品質(zhì)量、用戶服務(wù)文件材料設(shè)備儀器文件材料的形成設(shè)備儀器文件材料的形成 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備（外購設(shè)備）： 訂貨階段 開箱驗(yàn)收階段 安裝調(diào)試運(yùn)行階段非標(biāo)設(shè)備（自制設(shè)備）： 設(shè)備生產(chǎn)階段 安裝調(diào)試運(yùn)行階段科技文件材料的形成科技文件材料的形成注意： 科技文件材料 的更改科技文件材料的更改科技文件材料的更改更改制度：明確科技文件材料的更改權(quán)限、更改程序、更改原則、更改方法。 更改的權(quán)限：與原科技文件材料審批權(quán)一致。 更改程序：更改建議更改審核更改會簽更改批準(zhǔn)實(shí)施更改下發(fā)更改通知書或發(fā)放新

10、圖?？萍嘉募牧系母目萍嘉募牧系母母姆椒?： 文字、數(shù)字的更改一般采用杠改的方法。 線條的更改一般采用劃改的方法。 局部圖形的更改可以圈出更改的部位，在原圖空白地重新繪制。 涉及結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制圖紙 。 科技文件材料的形成科技文件材料的形成注意： 如何做好科技文件 材料的收集工作科技文件材料的形成科技文件材料的形成 積累工作的要求： 與科技活動(dòng)同步進(jìn)行； 納入科技工作程序； 納入科技部門和科技人員的職責(zé)范圍； 檔案部門應(yīng)檢查、協(xié)助科技文件材料的積累工作?？萍嘉募牧系男纬煽萍嘉募牧系男纬煞e累工作的方法： 建立科技文件材料積累登記管理

11、制度； 編制“科技文件材料積累范圍”； 指定專人人負(fù)責(zé)收集、積累、保管?？萍嘉募牧系恼砜萍嘉募牧系恼?概念： 是科技項(xiàng)目結(jié)束或告一段落后，科技文件材料的形成者，在檔案部門的指導(dǎo)和協(xié)助下，將科技活動(dòng)中所形成和積累的文件材料進(jìn)行鑒別和立卷?？萍嘉募牧系恼砜萍嘉募牧系恼?整理工作的主要內(nèi)容和工作程序： 科技文件材料的鑒別 科技文件材料組卷 案卷內(nèi)科技文件材料的有序排列 案卷的編目 案卷的裝訂科技文件材料的整理科技文件材料的整理 （一） 完整性 科技文件 準(zhǔn)確性材料的鑒別 屬 性 價(jià) 值科技文件材料的整理 （二）科技文件材料組卷： 即將應(yīng)歸檔的科技 文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成案卷 案卷

12、： 是由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位科技文件材料的整理科技文件材料的整理1、組織案卷的要求：案卷是一組相互聯(lián)系的科技文件材料 案卷內(nèi)科技文件材料的數(shù)量要適度 案卷內(nèi)科技文件材料的保存價(jià)值和密級應(yīng)一致案卷是科技檔案的保管單位，其存在形式主要有卷盒、卷夾兩種 科技文件材料的整理科技文件材料的整理 2、 組織案卷的方法：組織案卷的方法： 產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器文件材料可以按其結(jié)構(gòu)或階段分別組卷 機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備儀器文件材料（特別是圖紙）的組卷可以按其所反映的部件、結(jié)構(gòu)或系統(tǒng)分別組織案卷科技文件材料的整理科技文件材料的整理 基建工程文件材料，特別是圖樣材料的組卷可以按所反映的

13、不同專業(yè)分別組卷組織案卷的方法組織案卷的方法 直接針對具體科技項(xiàng)目的管理性文件材料應(yīng)放入所針對的項(xiàng)目里組織案卷 底圖以張為單位進(jìn)行管理 文字材料與圖樣材料分別組卷組織案卷方法 按結(jié)構(gòu)組卷：主要是機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件材料（特別是圖紙）的組卷 按子項(xiàng)或子課題組卷：適用于基建項(xiàng)目和科研課題科技文件材料組卷 按工序或階段組卷：適用于工藝、科研、設(shè)計(jì)、基建文件的組卷。 按專業(yè)組卷：適用于工藝和基建工程的圖樣材料組織案卷方法 按問題組卷 按名稱組卷： 按時(shí)間組卷：適用于氣象、水文、天文、地震等觀察材料。 按地區(qū)組卷：適用于地質(zhì)、測繪等勘測材料。 科研課題文件材料的組卷：課題-子課題-工作階段-問題-文件

14、材料的名稱； 工業(yè)產(chǎn)品文件材料組卷：型號-工作階段-問題-文件材料名稱，產(chǎn)品圖樣材料按結(jié)構(gòu)，工藝文件材料按專業(yè)或工序； 基建文件材料組卷：項(xiàng)目-子項(xiàng)目-工作階段-問題-文件材料名稱，圖紙按專業(yè)； 設(shè)備文件材料組卷：型號-依據(jù)性、開箱驗(yàn)收-安裝調(diào)試-隨機(jī)圖紙（按結(jié)構(gòu)）； 氣象、水文等觀測材料的組卷：問題-年度等時(shí)間特征-文件材料名稱； 地質(zhì)普查材料：地區(qū)特征-問題-文件材料名稱；地質(zhì)勘探：項(xiàng)目-問題-文件材料名稱。 產(chǎn)品更新?lián)Q代，設(shè)備儀器、工程項(xiàng)目管理、維修和改、擴(kuò)建形成的科技文件材料應(yīng)單獨(dú)組卷，排列在原項(xiàng)目案卷之后； 同型號多臺設(shè)備儀器的隨機(jī)文件材料只需對一套完整的隨機(jī)文件材料進(jìn)行組卷，其他各

15、臺設(shè)備儀器材料可在備考表中標(biāo)注其隨機(jī)文件材料所在的案卷； 科技活動(dòng)中所采用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，一個(gè)單位只需整理、保存一套完整的圖紙，單獨(dú)組卷，對采用這些標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的項(xiàng)目，組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說明其所在案卷及圖號。 成套的引進(jìn)項(xiàng)目科技文件材料可以不拆散重新組卷。科技文件材料的整理（三）案卷內(nèi)科技文件材料排列v 文字材料的排列： 按重要程度、時(shí)間順序、邏輯關(guān)系排列 譯文材料在前，原文在后科技文件材料的整理v 圖樣的排列： 按圖紙目錄順序排列 沒有圖紙目錄的圖樣材料，產(chǎn)品圖樣按結(jié)構(gòu)的隸屬關(guān)系排列；基建圖樣按總體與局部關(guān)系排列v 案卷內(nèi)既有文字材料又有圖樣材料的，文字材料在前，圖樣在后科技文件材料

16、的整理科技文件材料的整理（四）案卷的編目：內(nèi)容：編寫卷內(nèi)科技文件材料的頁號編制卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)備考表編制案卷封面編制案卷脊背科技文件材料的整理科技文件材料的整理 如何編制卷內(nèi)科技 文件材料的頁號科技文件材料的整理科技文件材料的整理v 在卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號v 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號?？萍嘉募牧系恼砜萍嘉募牧系恼韛 成套圖樣材料或印刷成冊的科技 文件材料： 自成一卷的，不必重新編頁號 與其它科技文件材料組成一卷的，作為一份文件排在卷內(nèi)文件材料的最后，不必重新編頁號，可在備注中注明總頁數(shù)?？萍嘉募牧系恼?如何編制卷內(nèi)目錄科技文件材料的整理 卷內(nèi)目錄序號文件編號責(zé)

17、任者文件材料題名日期頁號備注注意 卷內(nèi)文件目錄排列在案卷內(nèi)科技文件材料的首頁之前。 成套圖樣材料或印刷成冊的科技文件材料自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄案卷封面的編制 立卷單位：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。 起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。 案卷題名的結(jié)構(gòu)：項(xiàng)目的名稱或代字、代號案卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容特征科技文件材料名稱。如：萬能銑床床身部分零件圖 福建體育館隱蔽工程施工驗(yàn)收紀(jì)錄檔案的裝盒檔案的裝盒 科技文件材料的整理科技文件材料的整理科技文件材料的整理科技文件材料的整理 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式 案卷內(nèi)科技文件材料上的金屬物必須取掉 案卷內(nèi)破損的科技文

18、件材料需進(jìn)行修復(fù) 案卷內(nèi)不同幅面科技文件材料統(tǒng)一折疊成型 案卷內(nèi)科技文件材料按卷內(nèi)文件目錄排列 案卷裝訂整齊美觀 不裝訂的案卷在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章，檔號章內(nèi)容包括檔號和序號 底圖以張為單位，平放在底圖柜內(nèi)，特大幅面的底圖可卷放，底圖在保管中嚴(yán)禁折疊科技文件材料歸檔工作科技文件材料歸檔工作 科技文件材料的歸檔，是指科技項(xiàng)目完成或告一段落以后，科技部門或有關(guān)人員將應(yīng)歸檔的科技文件材料整理立卷，移交給本單位檔案機(jī)構(gòu)集中管理的工作。 歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求和手續(xù)。 歸檔范圍：凡是直接記述和反映本單位科技活動(dòng)的，具有查考價(jià)值的科技文件材料，應(yīng)列入歸檔范圍。 根

19、據(jù)國家及專業(yè)主管部門的制定歸檔范圍，結(jié)合本單位科技活動(dòng)基本職能，掌握本單位科技文件材料的種類和成分，確定具體的科技文件材料歸檔范圍。 歸檔時(shí)間：按項(xiàng)目、階段、子項(xiàng)、年度歸檔，隨時(shí)歸檔。 歸檔要求和手續(xù)： 歸檔工作由科技部門和有關(guān)人員承擔(dān)，檔案部門予以檢查、協(xié)助； 歸檔的科技文件材料應(yīng)簽署完備且有利于長遠(yuǎn)保存； 歸檔的科技文件材料應(yīng)收集完整、準(zhǔn)確并加以系統(tǒng)整理，經(jīng)科技部門和科技項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，填寫歸檔說明后歸檔； 歸檔科技文件材料要編制移交清冊一式兩份，雙方簽字后，各留一份備查。 科技文件材料管理措施科技文件材料管理措施 三納入：科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入科技工作程序；納入生產(chǎn)

20、、科研、基本建設(shè)等工作計(jì)劃；納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。 四同步：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與項(xiàng)目建檔要求同步；檢查進(jìn)度與檢查科技文件材料的形成、積累情況同步；驗(yàn)收鑒定科技成果與驗(yàn)收鑒定成果檔案同步；上報(bào)登記和評獎(jiǎng)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具項(xiàng)目歸檔情況證明材料同步。 五參與：檔案部門和檔案人員參與科研成果鑒定、新產(chǎn)品定型、基建工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱以及有關(guān)科技計(jì)劃、生產(chǎn)等方面會議。 運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)監(jiān)督管理。科技檔案的收集科技檔案的收集 科技檔案收集工作，是檔案部門按照國家的有關(guān)規(guī)定和要求，通過接收、征集、征購等方式，把具有保存和利用價(jià)值的科技文件材料，集中到檔案部門統(tǒng)一保存的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。 基層檔案部門的收集工作 科技專業(yè)檔案館的收集工作 基層檔案部門的收集工作基層檔案部門的收集工作 收集的要求：貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；遵循科技檔案形成的自然規(guī)律；保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確。 按制度接收歸檔：是基層檔案部門獲得科技檔案的主要渠道。 協(xié)作項(xiàng)目以主持單位為收集主渠道，協(xié)作單位將各自承擔(dān)部分所形成的科技文件材料收集整理后交給主持單位匯總。