工程物資采購(gòu)管理程序

1、工程物資采購(gòu)管理程序1 .目的為加強(qiáng)公司的工程物資采購(gòu)管理，明確公司內(nèi)部工程物資管理機(jī)制， 有效地發(fā)揮公司的集中訂貨優(yōu)勢(shì)，降低工程物資采購(gòu)成本，保證工 程物資采購(gòu)優(yōu)質(zhì)、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)。2 .范圍適用于公司建設(shè)項(xiàng)目的一切工程物資采購(gòu)活動(dòng)。3 .原則3.1. 所有物資采購(gòu)部門及其人員必須遵守職員手冊(cè)有關(guān)規(guī)定，維護(hù) 公司利益。3.2. 在物資采購(gòu)工作中，必須本著公正、公平、公開、廉潔奉公的 辦事原則。如有違者，一經(jīng)查出嚴(yán)肅處理。3.3. 職責(zé)分明，手續(xù)完備，建檔備案。4 .內(nèi)容4.1. .工程物資采購(gòu)工作要求：4.1.1 分類、分項(xiàng)建立合格供應(yīng)商名錄和甲供材料、設(shè)備信息庫(kù)。4.1.2 加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的

2、信息交流，把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和建材行情。4.1.3 控制和保障工程物資采購(gòu)質(zhì)量、進(jìn)度和成本。4.1.4 健全和完善合格供應(yīng)商考核、評(píng)審制度。4.1.5 根據(jù)公司材料設(shè)備采購(gòu)規(guī)定，材料設(shè)備采購(gòu)嚴(yán)格按照電子 商務(wù)操作規(guī)定上網(wǎng)交易。4.1.6 督促和指導(dǎo)供應(yīng)商上網(wǎng)注冊(cè)。4.1.7 為相關(guān)部門提供良好服務(wù)。4.2. ,工程物資采購(gòu)管理職能工程部作為公司內(nèi)部的工程物資采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)組織采購(gòu) 活動(dòng)的實(shí)施，其職能為：4.2.1 建立健全公司內(nèi)部工程物資采購(gòu)管理制度，編制統(tǒng)一的甲供材 料設(shè)備管理控制表單，指導(dǎo)相關(guān)部門對(duì)制度的執(zhí)行。4.2.2 建立健全合格供應(yīng)商及相關(guān)材料、設(shè)備信息庫(kù)。編制和審查供 應(yīng)商入圍資

3、格，組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察、市場(chǎng)調(diào)研和評(píng)估， 負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)選和控制。4.2.3 編制物資采購(gòu)工作計(jì)劃和相關(guān)招標(biāo)文件。4.2.4 關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的信息和業(yè)務(wù)交流。協(xié)調(diào)和 跟蹤供應(yīng)商建材交易上網(wǎng)注冊(cè)。4.2.5 工程物資采購(gòu)招投標(biāo)上網(wǎng)交易。4.2.6 組織年度合格供應(yīng)商評(píng)審工作。4.2.7 組織相關(guān)部門進(jìn)行物資采購(gòu)性能價(jià)格分析評(píng)比。4.2.8 組織對(duì)供應(yīng)商履約合同能力的考核和評(píng)估。4.2.9 協(xié)調(diào)與設(shè)計(jì)部的工作關(guān)系，確保有關(guān)甲供材料（設(shè)備）設(shè)計(jì)圖 紙的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、規(guī)范。4.2.10 負(fù)責(zé)編制甲供材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃表，作為物資采購(gòu) 招投標(biāo)工作的依據(jù)。4.2.11 負(fù)

4、責(zé)協(xié)調(diào)與供應(yīng)商之間的材料（設(shè)備）供求進(jìn)度、工作配合 和質(zhì)量驗(yàn)證關(guān)系。4.2.12 負(fù)責(zé)做好甲供材料（設(shè)備）的檢驗(yàn)、驗(yàn)收、封樣、儲(chǔ)存、防 護(hù)、標(biāo)識(shí)和追溯（實(shí)物和單據(jù)上）。4.2.13 超過原采購(gòu)合同計(jì)劃外申請(qǐng)?jiān)鲅a(bǔ)用料，必須嚴(yán)格按照甲供 材料（設(shè)備）計(jì)劃外增補(bǔ)審批表執(zhí)行。4.2.14 負(fù)責(zé)編制甲供材料（設(shè)備）采購(gòu)當(dāng)月完成情況報(bào)表和 下月甲供材料（設(shè)備）采購(gòu)計(jì)劃報(bào)表，并于每月月底上報(bào)辦公 室、財(cái)務(wù)部、成本部備案。4.2.15 主辦工程師負(fù)責(zé)編寫甲供材料（設(shè)備）管理工作日記， 詳細(xì)記錄每批材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量狀況及非合格品 質(zhì)量成因。做到有據(jù)可查，為工程項(xiàng)目可能發(fā)生的工期和經(jīng)濟(jì)索賠 提供必

5、要的參考依據(jù)。4.2.16 主辦工程師負(fù)責(zé)做好各類甲供材料（設(shè)備）臺(tái)賬記錄，信息 編碼和檔案管理。詳細(xì)記錄：合同類別、合同單位、訂購(gòu)材料（設(shè) 備）名稱、合同總價(jià)、工程量、增減工程量、增減賬目、付款及結(jié) 算審批申報(bào)時(shí)間、支票（現(xiàn)金）發(fā)出時(shí)間；以及供應(yīng)商支票（現(xiàn)金） 簽收簿（包括合同名稱、支票金額、發(fā)票或支票編號(hào)、簽收入、簽 收日期）。4.2.17 負(fù)責(zé)按照公司規(guī)章制度及流程申請(qǐng)辦理對(duì)外付款。4.2.18 負(fù)責(zé)整理審核“貨物驗(yàn)收清單”、發(fā)票和其他單據(jù)，并按 «項(xiàng)目付款審批表申請(qǐng)甲供材料（設(shè)備）付款。“付款審批表”主辦人意見欄里必須有總監(jiān)理工程師審核意見。主辦工程師 負(fù)責(zé)付款審批手續(xù)，準(zhǔn)確

6、、及時(shí)、完整、規(guī)范。4.2.19 大宗材料（設(shè)備）采購(gòu)（如工程樁、塑鋼門窗），工程部根 據(jù)合同約定，必要時(shí)可以指派相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和邀請(qǐng)監(jiān)理單位進(jìn) 駐供應(yīng)商廠區(qū)對(duì)訂購(gòu)材料生產(chǎn)、質(zhì)量狀況進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤，并負(fù)責(zé) 收集相關(guān)資料，確保工程順利進(jìn)展。4.2.20 工程物資采購(gòu)“貨物驗(yàn)收清單”必須由施工總承包單位、監(jiān) 理單位、建設(shè)單位驗(yàn)收負(fù)責(zé)人會(huì)簽，并分別注明會(huì)簽意見和會(huì)簽日 期。“貨物驗(yàn)收清單”同時(shí)要求施工總承包單位加蓋百合湖濱項(xiàng)目 部印章。4.2.21 嚴(yán)格按照供應(yīng)商供貨質(zhì)量、進(jìn)度考核表考評(píng)供應(yīng)商工作 業(yè)績(jī)，作為合格供應(yīng)商評(píng)審和工程物資采購(gòu)結(jié)算的依據(jù)。4.2.22 新材料的應(yīng)用，需按照選用新材料設(shè)備評(píng)

7、估意見表報(bào)成 本部和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.2.23 項(xiàng)目結(jié)束后，工程部經(jīng)理親自組織甲供材料（設(shè)備）管理工 作總結(jié)及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)交流。取長(zhǎng)補(bǔ)短；查找不足成因；獲取用戶反饋 意見；提出修改意見；評(píng)估經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；建立經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)檔案庫(kù)，為后續(xù)項(xiàng)目管理以資借鑒。4.2.24 設(shè)計(jì)部從建筑設(shè)計(jì)角度考慮，提出物資采購(gòu)在美觀、選型、 安全及使用功能等方面的要求，并提供其設(shè)計(jì)依據(jù)。成本部參加物 資采購(gòu)招標(biāo)文件的編審及招投標(biāo)全過程活動(dòng)。從成本控制角度對(duì)物 資采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析和指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)控制物資采購(gòu)付款方式和付款 進(jìn)度，杜絕超付現(xiàn)象。4.3. .物資采購(gòu)管理工作程序4.3.1 項(xiàng)目擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段，工程部會(huì)同設(shè)計(jì)單位進(jìn)行主

8、要甲供材料 （設(shè)備）的初步確定。擴(kuò)初方案通過后，工程部以其作為該項(xiàng)目材料（設(shè)備）采購(gòu)工作的依據(jù)，一周內(nèi)編制選型訂購(gòu)的甲供材料 （設(shè)備）一覽表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.2 設(shè)計(jì)部依照選型訂購(gòu)的甲供材料、設(shè)備一覽表，按計(jì)劃提 供甲供材料（設(shè)備）樣圖、材質(zhì)、型號(hào)規(guī)格、色號(hào)色別、安全使用 功能、材料表等設(shè)計(jì)依據(jù)，配合工程部甲供材料（設(shè)備）采購(gòu)招投 標(biāo)工作。4.3.3 工程部編制甲供材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃表，組織材料設(shè)備 招投標(biāo)工作，并最終簽署采購(gòu)合同。4.3.4 工程部負(fù)責(zé)履行采購(gòu)合同。4.3.5 工程部配合營(yíng)銷要求在售樓中心設(shè)立甲供材料（設(shè)備）部分產(chǎn) 品展木臺(tái)。4.3.6 工程部建立材料（設(shè)備）樣品展

9、示房，并進(jìn)行產(chǎn)品封樣，封樣 必須加貼封條，封條須由供需雙方蓋章確認(rèn)。4.3.7 會(huì)同監(jiān)理單位負(fù)責(zé)督促，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商分包（安裝）工程必須 按規(guī)定辦理建設(shè)工程質(zhì)監(jiān)手續(xù)。嚴(yán)格申報(bào)工程隱敝驗(yàn)收，成品和半 成品驗(yàn)收，申報(bào)質(zhì)監(jiān)站工程竣工驗(yàn)收。并負(fù)責(zé)工程竣工資料的驗(yàn)收 和整理歸檔。如非質(zhì)監(jiān)站驗(yàn)收的分包（安裝）工程也需工程部、監(jiān) 理單位、施工總承包單位、供應(yīng)商會(huì)同辦理工程中間驗(yàn)收、竣工驗(yàn) 收證明，以此作為工程付款、結(jié)算的依據(jù)之一。4.3.8 合同履行期間，工程部負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整，協(xié)調(diào)與供應(yīng)商之間的工作關(guān)系。4.3.9 合同履行期間，工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)文件的補(bǔ)充和完善。4.3.10 到貨的隨箱資料，如質(zhì)量保證書

10、(合格證)、備品備件、驗(yàn) 貨清單、原產(chǎn)地證書、檢測(cè)報(bào)告、使用說明書等工程部應(yīng)按分門別 類存檔。4.3.11 對(duì)于需要提供保修服務(wù)的物資，由工程部將供應(yīng)商的有關(guān)售 后服務(wù)資料復(fù)印一份交物業(yè)管理部門，由物業(yè)管理部門與供應(yīng)商對(duì) 口聯(lián)系維修業(yè)務(wù)。如發(fā)生困難或遇阻力時(shí)，由工程部協(xié)助辦理。4.3.12 操作流程表詳見附件。5 .支持表單5.1. BBGC-C1合格材料設(shè)備供應(yīng)商評(píng)審表5.2. BBGC-C2甲供材料設(shè)備供應(yīng)質(zhì)量、進(jìn)度評(píng)估表5.3. BBGC-C3甲供材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃表5.4. BBGC-C4甲供材料設(shè)備設(shè)計(jì)變更工作流程表5.5. BBGC-C5甲供材料計(jì)劃外增補(bǔ)審批表5.6. BBGC-C

11、6甲供材料設(shè)備采購(gòu)月完成情況報(bào)表5.7. BBGC-C7選用新材料設(shè)備評(píng)估意見表5.8. BBGC-C8材料設(shè)備考察分析報(bào)告附件(1):設(shè)計(jì)部I pw建筑認(rèn)定性能認(rèn)同 市場(chǎng)及應(yīng)用情況認(rèn)宰供應(yīng)商及產(chǎn)品資料I內(nèi)部審批工程、設(shè)計(jì)、成本部認(rèn)定意見一供應(yīng)商及產(chǎn)品評(píng)審I供應(yīng)商參加產(chǎn)品投！T| |供應(yīng)商承諾及其它服務(wù)|公司領(lǐng)導(dǎo)審批|納入合格供應(yīng)商后k網(wǎng)半數(shù)以上認(rèn)可|與供應(yīng)商達(dá)成合作協(xié)議|附件：電子商務(wù)設(shè)計(jì)總監(jiān)產(chǎn)品認(rèn)定文件接材料設(shè)備認(rèn)定流干定單分配|與分配定單的供應(yīng)商簽|訂合同合同執(zhí)行|項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)供應(yīng)商I及其產(chǎn)品反饋意見I物業(yè)公司對(duì)供應(yīng)商及其產(chǎn)品反叫工程部匯總11對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格修正公司材料設(shè)備采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組

12、職責(zé)及名單1 .目的1.1. 建立有序的材料設(shè)備采購(gòu)體系。1.2. 規(guī)范材料設(shè)備采購(gòu)操作程序。1.3. 降低材料設(shè)備采購(gòu)成本。1.4. 保證百合湖濱項(xiàng)目所用材料設(shè)備的品質(zhì)，提升百合湖濱住宅的 品牌形象。2 .范圍適用于百合湖濱項(xiàng)目所有甲供、三方合同、甲方限價(jià)的材料設(shè)備。3 .領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)3.1. 負(fù)責(zé)執(zhí)行公司工程部建材采購(gòu)中心制定的材料設(shè)備采購(gòu)管理 規(guī)定，執(zhí)行職能部門為百合湖濱工程部和成本部。3.2. 明確采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組各成員的崗位職責(zé)。3.3. 對(duì)材料設(shè)備采購(gòu)工作進(jìn)行決策。4 .領(lǐng)導(dǎo)小組人員組成及職能劃分4.1. 人員組成4.1.1 公司規(guī)定人員組成：總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、分管工程領(lǐng)導(dǎo)、 財(cái)

13、務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)、工程部經(jīng)理、成本部經(jīng)理、工程部招標(biāo)工程 師、成本部招標(biāo)工程師。4.1.2 百合湖濱項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組成：組長(zhǎng)由總經(jīng)理兼任，副組長(zhǎng)由副總經(jīng)理擔(dān)任，組員：營(yíng)銷總監(jiān)，工程部經(jīng)理 ，成本管理部經(jīng)理 ，工程部 工程師（材料），工程部 工程師（設(shè) 備），成本管理部工程師4.2. 職能劃分4.2.1 工程部負(fù)責(zé)處理日常工作及材料設(shè)備采購(gòu)集中管理工作，設(shè) 立招標(biāo)職能崗位（兼），負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的具體操作。主要職能：全 過程參與招標(biāo)工作，主持大、小型招標(biāo)的選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo) 文件、發(fā)標(biāo)、評(píng)技術(shù)標(biāo)，控制整個(gè)招標(biāo)工作進(jìn)度的工作，并負(fù)責(zé)招 標(biāo)資料的收集、整理、歸檔、保存。4.2. 2成本管理部設(shè)立招標(biāo)職

14、能崗位（兼），負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的具體 操作。主要職能：編制成本控制指標(biāo)，接標(biāo)，主持評(píng)標(biāo)、定標(biāo)；4.2.3具體職責(zé)如下：4.2.3.1 組長(zhǎng)為材料設(shè)備采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)，副組長(zhǎng)主持領(lǐng)導(dǎo)小組日常工作。4.2.3.2 組員主要從營(yíng)銷角度考慮材料設(shè)備采購(gòu)，參與決策；4.2.3.3 組員 領(lǐng)導(dǎo)工程部曹友云和李明煦，處理日常工作及材料 設(shè)備采購(gòu)集中管理，主持大、小型招標(biāo)的選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo) 文件、發(fā)標(biāo)、評(píng)技術(shù)標(biāo)，控制整個(gè)招標(biāo)工作進(jìn)度的工作；4.2.3.4 組員領(lǐng)導(dǎo)成本管理部編制成本控制指標(biāo)，接標(biāo)，主持評(píng)標(biāo)、定標(biāo)；4.2.3.5 組員主要從設(shè)計(jì)角度考慮材料設(shè)備采購(gòu)，參與決策；4.2.3.6 組員工程部招標(biāo)工程師，

15、全過程參與招標(biāo)工作，選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo)文件、發(fā)標(biāo)、評(píng)技術(shù)標(biāo)，并負(fù)責(zé)招標(biāo)資料的收集、 整理、歸檔、保存；4.2.3.7 組員工程部招標(biāo)工程師，主要在機(jī)電設(shè)備招標(biāo)中，全過程參與招標(biāo)工作，選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo)文件、發(fā)標(biāo)、評(píng)技術(shù) 標(biāo)；4.2.3.8 組員成本部招標(biāo)工程師，全過程參與招標(biāo)工作，編制成本控制指標(biāo)，接標(biāo)，協(xié)助杜文平主持評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。5 .材料設(shè)備采購(gòu)規(guī)模劃分5.1 單次采購(gòu)量大于15萬元，為大型招標(biāo)。5.2 單次采購(gòu)量不大于15萬元，為小型招標(biāo)。6 .材料設(shè)備采購(gòu)原則6.1 資質(zhì)審查原則：投標(biāo)單位的選擇必須在經(jīng)考察合格后的供應(yīng)商 范圍內(nèi)選擇。6.2 全面招標(biāo)原則：6.2.1 一次采購(gòu)量高于人民幣五萬元（含五萬元）的材料設(shè)備的采 購(gòu)必須通過招投標(biāo)的方式來確定供應(yīng)商，但可沿襲以前招標(biāo)的結(jié)果, 經(jīng)