工程物資采購管理程序

1、工程物資采購管理程序1 .目的為加強(qiáng)公司的工程物資采購管理，明確公司內(nèi)部工程物資管理機(jī)制， 有效地發(fā)揮公司的集中訂貨優(yōu)勢，降低工程物資采購成本，保證工 程物資采購優(yōu)質(zhì)、經(jīng)濟(jì)、及時。2 .范圍適用于公司建設(shè)項目的一切工程物資采購活動。3 .原則3.1. 所有物資采購部門及其人員必須遵守職員手冊有關(guān)規(guī)定，維護(hù) 公司利益。3.2. 在物資采購工作中，必須本著公正、公平、公開、廉潔奉公的 辦事原則。如有違者，一經(jīng)查出嚴(yán)肅處理。3.3. 職責(zé)分明，手續(xù)完備，建檔備案。4 .內(nèi)容4.1. .工程物資采購工作要求：4.1.1 分類、分項建立合格供應(yīng)商名錄和甲供材料、設(shè)備信息庫。4.1.2 加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的

2、信息交流，把握市場動態(tài)和建材行情。4.1.3 控制和保障工程物資采購質(zhì)量、進(jìn)度和成本。4.1.4 健全和完善合格供應(yīng)商考核、評審制度。4.1.5 根據(jù)公司材料設(shè)備采購規(guī)定，材料設(shè)備采購嚴(yán)格按照電子 商務(wù)操作規(guī)定上網(wǎng)交易。4.1.6 督促和指導(dǎo)供應(yīng)商上網(wǎng)注冊。4.1.7 為相關(guān)部門提供良好服務(wù)。4.2. ,工程物資采購管理職能工程部作為公司內(nèi)部的工程物資采購業(yè)務(wù)執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)組織采購 活動的實施，其職能為：4.2.1 建立健全公司內(nèi)部工程物資采購管理制度，編制統(tǒng)一的甲供材 料設(shè)備管理控制表單，指導(dǎo)相關(guān)部門對制度的執(zhí)行。4.2.2 建立健全合格供應(yīng)商及相關(guān)材料、設(shè)備信息庫。編制和審查供 應(yīng)商入圍資

3、格，組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行考察、市場調(diào)研和評估， 負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的評選和控制。4.2.3 編制物資采購工作計劃和相關(guān)招標(biāo)文件。4.2.4 關(guān)注市場動態(tài)。加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的信息和業(yè)務(wù)交流。協(xié)調(diào)和 跟蹤供應(yīng)商建材交易上網(wǎng)注冊。4.2.5 工程物資采購招投標(biāo)上網(wǎng)交易。4.2.6 組織年度合格供應(yīng)商評審工作。4.2.7 組織相關(guān)部門進(jìn)行物資采購性能價格分析評比。4.2.8 組織對供應(yīng)商履約合同能力的考核和評估。4.2.9 協(xié)調(diào)與設(shè)計部的工作關(guān)系，確保有關(guān)甲供材料（設(shè)備）設(shè)計圖 紙的準(zhǔn)確、及時、完整、規(guī)范。4.2.10 負(fù)責(zé)編制甲供材料（設(shè)備）進(jìn)場計劃表，作為物資采購 招投標(biāo)工作的依據(jù)。4.2.11 負(fù)

4、責(zé)協(xié)調(diào)與供應(yīng)商之間的材料（設(shè)備）供求進(jìn)度、工作配合 和質(zhì)量驗證關(guān)系。4.2.12 負(fù)責(zé)做好甲供材料（設(shè)備）的檢驗、驗收、封樣、儲存、防 護(hù)、標(biāo)識和追溯（實物和單據(jù)上）。4.2.13 超過原采購合同計劃外申請增補用料，必須嚴(yán)格按照甲供 材料（設(shè)備）計劃外增補審批表執(zhí)行。4.2.14 負(fù)責(zé)編制甲供材料（設(shè)備）采購當(dāng)月完成情況報表和 下月甲供材料（設(shè)備）采購計劃報表，并于每月月底上報辦公 室、財務(wù)部、成本部備案。4.2.15 主辦工程師負(fù)責(zé)編寫甲供材料（設(shè)備）管理工作日記， 詳細(xì)記錄每批材料（設(shè)備）進(jìn)場時間、數(shù)量、質(zhì)量狀況及非合格品 質(zhì)量成因。做到有據(jù)可查，為工程項目可能發(fā)生的工期和經(jīng)濟(jì)索賠 提供必

5、要的參考依據(jù)。4.2.16 主辦工程師負(fù)責(zé)做好各類甲供材料（設(shè)備）臺賬記錄，信息 編碼和檔案管理。詳細(xì)記錄：合同類別、合同單位、訂購材料（設(shè) 備）名稱、合同總價、工程量、增減工程量、增減賬目、付款及結(jié) 算審批申報時間、支票（現(xiàn)金）發(fā)出時間；以及供應(yīng)商支票（現(xiàn)金） 簽收簿（包括合同名稱、支票金額、發(fā)票或支票編號、簽收入、簽 收日期）。4.2.17 負(fù)責(zé)按照公司規(guī)章制度及流程申請辦理對外付款。4.2.18 負(fù)責(zé)整理審核“貨物驗收清單”、發(fā)票和其他單據(jù)，并按 «項目付款審批表申請甲供材料（設(shè)備）付款?！案犊顚徟怼敝鬓k人意見欄里必須有總監(jiān)理工程師審核意見。主辦工程師 負(fù)責(zé)付款審批手續(xù)，準(zhǔn)確

6、、及時、完整、規(guī)范。4.2.19 大宗材料（設(shè)備）采購（如工程樁、塑鋼門窗），工程部根 據(jù)合同約定，必要時可以指派相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和邀請監(jiān)理單位進(jìn) 駐供應(yīng)商廠區(qū)對訂購材料生產(chǎn)、質(zhì)量狀況進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤，并負(fù)責(zé) 收集相關(guān)資料，確保工程順利進(jìn)展。4.2.20 工程物資采購“貨物驗收清單”必須由施工總承包單位、監(jiān) 理單位、建設(shè)單位驗收負(fù)責(zé)人會簽，并分別注明會簽意見和會簽日 期。“貨物驗收清單”同時要求施工總承包單位加蓋百合湖濱項目 部印章。4.2.21 嚴(yán)格按照供應(yīng)商供貨質(zhì)量、進(jìn)度考核表考評供應(yīng)商工作 業(yè)績，作為合格供應(yīng)商評審和工程物資采購結(jié)算的依據(jù)。4.2.22 新材料的應(yīng)用，需按照選用新材料設(shè)備評

7、估意見表報成 本部和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.2.23 項目結(jié)束后，工程部經(jīng)理親自組織甲供材料（設(shè)備）管理工 作總結(jié)及經(jīng)驗教訓(xùn)交流。取長補短；查找不足成因；獲取用戶反饋 意見；提出修改意見；評估經(jīng)驗教訓(xùn)；建立經(jīng)驗教訓(xùn)檔案庫，為后續(xù)項目管理以資借鑒。4.2.24 設(shè)計部從建筑設(shè)計角度考慮，提出物資采購在美觀、選型、 安全及使用功能等方面的要求，并提供其設(shè)計依據(jù)。成本部參加物 資采購招標(biāo)文件的編審及招投標(biāo)全過程活動。從成本控制角度對物 資采購價格進(jìn)行分析和指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)控制物資采購付款方式和付款 進(jìn)度，杜絕超付現(xiàn)象。4.3. .物資采購管理工作程序4.3.1 項目擴(kuò)初設(shè)計階段，工程部會同設(shè)計單位進(jìn)行主

8、要甲供材料 （設(shè)備）的初步確定。擴(kuò)初方案通過后，工程部以其作為該項目材料（設(shè)備）采購工作的依據(jù)，一周內(nèi)編制選型訂購的甲供材料 （設(shè)備）一覽表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.2 設(shè)計部依照選型訂購的甲供材料、設(shè)備一覽表，按計劃提 供甲供材料（設(shè)備）樣圖、材質(zhì)、型號規(guī)格、色號色別、安全使用 功能、材料表等設(shè)計依據(jù)，配合工程部甲供材料（設(shè)備）采購招投 標(biāo)工作。4.3.3 工程部編制甲供材料（設(shè)備）進(jìn)場計劃表，組織材料設(shè)備 招投標(biāo)工作，并最終簽署采購合同。4.3.4 工程部負(fù)責(zé)履行采購合同。4.3.5 工程部配合營銷要求在售樓中心設(shè)立甲供材料（設(shè)備）部分產(chǎn) 品展木臺。4.3.6 工程部建立材料（設(shè)備）樣品展

9、示房，并進(jìn)行產(chǎn)品封樣，封樣 必須加貼封條，封條須由供需雙方蓋章確認(rèn)。4.3.7 會同監(jiān)理單位負(fù)責(zé)督促，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商分包（安裝）工程必須 按規(guī)定辦理建設(shè)工程質(zhì)監(jiān)手續(xù)。嚴(yán)格申報工程隱敝驗收，成品和半 成品驗收，申報質(zhì)監(jiān)站工程竣工驗收。并負(fù)責(zé)工程竣工資料的驗收 和整理歸檔。如非質(zhì)監(jiān)站驗收的分包（安裝）工程也需工程部、監(jiān) 理單位、施工總承包單位、供應(yīng)商會同辦理工程中間驗收、竣工驗 收證明，以此作為工程付款、結(jié)算的依據(jù)之一。4.3.8 合同履行期間，工程部負(fù)責(zé)采購計劃調(diào)整，協(xié)調(diào)與供應(yīng)商之間的工作關(guān)系。4.3.9 合同履行期間，工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)設(shè)計文件的補充和完善。4.3.10 到貨的隨箱資料，如質(zhì)量保證書

10、(合格證)、備品備件、驗 貨清單、原產(chǎn)地證書、檢測報告、使用說明書等工程部應(yīng)按分門別 類存檔。4.3.11 對于需要提供保修服務(wù)的物資，由工程部將供應(yīng)商的有關(guān)售 后服務(wù)資料復(fù)印一份交物業(yè)管理部門，由物業(yè)管理部門與供應(yīng)商對 口聯(lián)系維修業(yè)務(wù)。如發(fā)生困難或遇阻力時，由工程部協(xié)助辦理。4.3.12 操作流程表詳見附件。5 .支持表單5.1. BBGC-C1合格材料設(shè)備供應(yīng)商評審表5.2. BBGC-C2甲供材料設(shè)備供應(yīng)質(zhì)量、進(jìn)度評估表5.3. BBGC-C3甲供材料設(shè)備進(jìn)場計劃表5.4. BBGC-C4甲供材料設(shè)備設(shè)計變更工作流程表5.5. BBGC-C5甲供材料計劃外增補審批表5.6. BBGC-C

11、6甲供材料設(shè)備采購月完成情況報表5.7. BBGC-C7選用新材料設(shè)備評估意見表5.8. BBGC-C8材料設(shè)備考察分析報告附件(1):設(shè)計部I pw建筑認(rèn)定性能認(rèn)同 市場及應(yīng)用情況認(rèn)宰供應(yīng)商及產(chǎn)品資料I內(nèi)部審批工程、設(shè)計、成本部認(rèn)定意見一供應(yīng)商及產(chǎn)品評審I供應(yīng)商參加產(chǎn)品投！T| |供應(yīng)商承諾及其它服務(wù)|公司領(lǐng)導(dǎo)審批|納入合格供應(yīng)商后k網(wǎng)半數(shù)以上認(rèn)可|與供應(yīng)商達(dá)成合作協(xié)議|附件：電子商務(wù)設(shè)計總監(jiān)產(chǎn)品認(rèn)定文件接材料設(shè)備認(rèn)定流干定單分配|與分配定單的供應(yīng)商簽|訂合同合同執(zhí)行|項目經(jīng)理部對供應(yīng)商I及其產(chǎn)品反饋意見I物業(yè)公司對供應(yīng)商及其產(chǎn)品反叫工程部匯總11對供應(yīng)商進(jìn)行資格修正公司材料設(shè)備采購領(lǐng)導(dǎo)小組

12、職責(zé)及名單1 .目的1.1. 建立有序的材料設(shè)備采購體系。1.2. 規(guī)范材料設(shè)備采購操作程序。1.3. 降低材料設(shè)備采購成本。1.4. 保證百合湖濱項目所用材料設(shè)備的品質(zhì)，提升百合湖濱住宅的 品牌形象。2 .范圍適用于百合湖濱項目所有甲供、三方合同、甲方限價的材料設(shè)備。3 .領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)3.1. 負(fù)責(zé)執(zhí)行公司工程部建材采購中心制定的材料設(shè)備采購管理 規(guī)定，執(zhí)行職能部門為百合湖濱工程部和成本部。3.2. 明確采購領(lǐng)導(dǎo)小組各成員的崗位職責(zé)。3.3. 對材料設(shè)備采購工作進(jìn)行決策。4 .領(lǐng)導(dǎo)小組人員組成及職能劃分4.1. 人員組成4.1.1 公司規(guī)定人員組成：總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、分管工程領(lǐng)導(dǎo)、 財

13、務(wù)總監(jiān)、營銷總監(jiān)、工程部經(jīng)理、成本部經(jīng)理、工程部招標(biāo)工程 師、成本部招標(biāo)工程師。4.1.2 百合湖濱項目領(lǐng)導(dǎo)小組組成：組長由總經(jīng)理兼任，副組長由副總經(jīng)理擔(dān)任，組員：營銷總監(jiān)，工程部經(jīng)理 ，成本管理部經(jīng)理 ，工程部 工程師（材料），工程部 工程師（設(shè) 備），成本管理部工程師4.2. 職能劃分4.2.1 工程部負(fù)責(zé)處理日常工作及材料設(shè)備采購集中管理工作，設(shè) 立招標(biāo)職能崗位（兼），負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的具體操作。主要職能：全 過程參與招標(biāo)工作，主持大、小型招標(biāo)的選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo) 文件、發(fā)標(biāo)、評技術(shù)標(biāo)，控制整個招標(biāo)工作進(jìn)度的工作，并負(fù)責(zé)招 標(biāo)資料的收集、整理、歸檔、保存。4.2. 2成本管理部設(shè)立招標(biāo)職

14、能崗位（兼），負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的具體 操作。主要職能：編制成本控制指標(biāo)，接標(biāo)，主持評標(biāo)、定標(biāo)；4.2.3具體職責(zé)如下：4.2.3.1 組長為材料設(shè)備采購分管領(lǐng)導(dǎo)，副組長主持領(lǐng)導(dǎo)小組日常工作。4.2.3.2 組員主要從營銷角度考慮材料設(shè)備采購，參與決策；4.2.3.3 組員 領(lǐng)導(dǎo)工程部曹友云和李明煦，處理日常工作及材料 設(shè)備采購集中管理，主持大、小型招標(biāo)的選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo) 文件、發(fā)標(biāo)、評技術(shù)標(biāo)，控制整個招標(biāo)工作進(jìn)度的工作；4.2.3.4 組員領(lǐng)導(dǎo)成本管理部編制成本控制指標(biāo)，接標(biāo)，主持評標(biāo)、定標(biāo)；4.2.3.5 組員主要從設(shè)計角度考慮材料設(shè)備采購，參與決策；4.2.3.6 組員工程部招標(biāo)工程師，

15、全過程參與招標(biāo)工作，選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo)文件、發(fā)標(biāo)、評技術(shù)標(biāo)，并負(fù)責(zé)招標(biāo)資料的收集、 整理、歸檔、保存；4.2.3.7 組員工程部招標(biāo)工程師，主要在機(jī)電設(shè)備招標(biāo)中，全過程參與招標(biāo)工作，選擇投標(biāo)單位，編制招標(biāo)文件、發(fā)標(biāo)、評技術(shù) 標(biāo)；4.2.3.8 組員成本部招標(biāo)工程師，全過程參與招標(biāo)工作，編制成本控制指標(biāo)，接標(biāo)，協(xié)助杜文平主持評標(biāo)、定標(biāo)。5 .材料設(shè)備采購規(guī)模劃分5.1 單次采購量大于15萬元，為大型招標(biāo)。5.2 單次采購量不大于15萬元，為小型招標(biāo)。6 .材料設(shè)備采購原則6.1 資質(zhì)審查原則：投標(biāo)單位的選擇必須在經(jīng)考察合格后的供應(yīng)商 范圍內(nèi)選擇。6.2 全面招標(biāo)原則：6.2.1 一次采購量高于人民幣五萬元（含五萬元）的材料設(shè)備的采 購必須通過招投標(biāo)的方式來確定供應(yīng)商，但可沿襲以前招標(biāo)的結(jié)果, 經(jīng)