物業(yè)工程材料管理

1、物業(yè)工程資料管理（培訓(xùn)）物業(yè)工程資料主要分幾部分：1、 前期資料（項(xiàng)目立項(xiàng)、審批等文件）；全部的竣工圖紙， （包括建施、結(jié)施、水電、消防、人防、通訊等等）；室外管網(wǎng)圖紙；設(shè)備的圖紙（包括配電室、消防控制、樓宇 對(duì)講、樓宇自動(dòng)控制、電梯、供水等等）；各個(gè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收、隱蔽工程驗(yàn)收、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收、單 位工程驗(yàn)收等報(bào)告、房屋、設(shè)施設(shè)備的技術(shù)資料、保修資 料、合同；承接查驗(yàn)記錄，整改報(bào)告）。2、 接管后的資料：設(shè)施設(shè)備的臺(tái)賬（由于有部分項(xiàng)目因?yàn)楦?種原因前期資料不全，需要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備的銘牌上的 內(nèi)容）、根據(jù)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際制訂年度工作計(jì)劃、保養(yǎng)計(jì)劃、 巡檢計(jì)劃等各種計(jì)劃、日常的各種（給水

2、、排水、用電、 消防、照明、智能化等設(shè)施設(shè)備）巡檢、維修、保養(yǎng)等記 錄，按期歸檔。3、 根據(jù)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，制訂各種應(yīng)急預(yù)案（防汛、用電、 用水、電梯困人等），并做好應(yīng)急演練的記錄，及時(shí)歸檔。4、 制訂工程部員工的各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃（各項(xiàng)管理制度、專業(yè)技 能、入室維修、禮儀禮節(jié)、裝修管理、應(yīng)急處理等），并 做好培訓(xùn)記錄，及時(shí)歸檔。5、 五、工程部的其他資料，（會(huì)議記錄、通知、維修通知單、工程聯(lián)系單、工具及材料的管理表格等)分類歸檔。6、 資料的填寫規(guī)范；筆跡端正、字跡清晰，表格內(nèi)避免出現(xiàn) 過多的空白項(xiàng)?？瞻醉?xiàng)建議用橫線(或斜線)填寫，內(nèi)容 填寫簡(jiǎn)潔明了。7、 工程資料要有專人管理，做好歸檔資料的分

3、類整理 (建好目 錄、編號(hào)等)、集中擺放。一、工程檔案目錄管理1、工程檔案管理采取紙頁(yè)檔案和計(jì)算機(jī)檔案并行管理方式，基 礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁(yè)檔案，過程性檔案要逐步向無(wú)紙化檔案過渡。2、工程檔案設(shè)置三級(jí)目錄，第一級(jí)目錄為類別目錄，第二級(jí)目 錄為程序文件目錄，第三級(jí)目錄為工作單目錄。3.工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級(jí)檔案目錄設(shè)置一致。二、工程檔案管理程序1、工程檔案管理責(zé)任(1)工程部經(jīng)理責(zé)任：設(shè)置文秘檔案員；確定檔案目錄；設(shè)置檔案保密等級(jí)；檢查檔案情況。(2)工程部責(zé)任：配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。(3)文秘檔案員責(zé)任：檔案建立；檔案修改；檔案整理；銷毀 更新；檔案資料分析報(bào)告；接受經(jīng)理和上一級(jí)檔案管理人員

4、檢查；檢 查工程部各級(jí)人員檔案工作情況。(4)員工責(zé)任：認(rèn)真進(jìn)行原始資料的記錄；接受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔 案員的工作檢查。2、工程檔案管理程序(1)工程檔案的建立文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級(jí)檔案目錄并將各類文件、資 料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號(hào)，并在每卷首 頁(yè)建立目錄清單，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行目錄登記。(2)工程檔案的存檔工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。(3)工程檔案的查閱和借閱一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽； 若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批 準(zhǔn)可查閱，不可以借閱。(4)工程檔案的更改清理和銷毀原始檔案一般不可修改；工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以 修改。工程部檔案應(yīng)定期進(jìn)行清理，過程性工作檔案到期后應(yīng)及時(shí)銷 毀，但應(yīng)做好銷毀記錄。(5)上級(jí)檔案存檔工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交 物業(yè)管理中心存檔。(6)保密等級(jí)設(shè)置和更改涉及到物業(yè)管理中心、項(xiàng)目部、工程部機(jī)密的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)檔案， 如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼，具保密等級(jí)和密碼及其修改由工程部經(jīng)理 決