房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度

1、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度1 0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行客戶檔案管理制度 。2 0 檔案的管理機(jī)構(gòu)2 1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。2 2 各經(jīng)辦部門或個人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2 3 檔案室主要職責(zé)：2 3 1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；2 3 2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；2 3 3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；2 3 4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；2 3 5 提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔

2、案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。3 0 檔案的種類3 1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。3 2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。4 3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。5 4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。6 5 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。7 6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成

3、的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。8 7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、 規(guī)劃許可證、 預(yù)售許可證、 企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、 達(dá)標(biāo)證書和證明9 8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。10 9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。11 10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中， 以及在外學(xué)習(xí)、 考察

4、時或外部門提供的， 以聲像形式記錄下來的各種資料， 如照 片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。12 11 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。13 12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。14 0 檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨(dú)立，但又相互制約。15 0 檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。 其收集的主要方式是歸檔， 即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期

5、協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。16 1 立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。17 2 立卷歸檔的時間18 2 1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。19 2 2 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。20 3 立卷歸檔的要求21 3 1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。22 3 2 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。23 3 3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本

6、和底稿、正 文和附件必須立在一起5 3 4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題， 把案卷內(nèi)容表達(dá)出來， 裝訂整齊、 牢固， 無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。5 3 5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。5 3 6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。5 3 7 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。5 3 8 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管

7、期限和文件年限分開立卷。5 3 9 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。5 3 10 文件組成案卷后， 卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列， 系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。5 3 11 各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。5 3 12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。6 0檔案的借閱6 1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。 如情況特殊， 外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。6 2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的

8、檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案， 須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 方可借閱。6 3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。6 4 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。6 5 必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查， 加蓋檔案室印章后才有效。 檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載， 而

9、不 能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6 6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。 如延長借閱時間， 須辦理續(xù)借手續(xù)。 逾期不還 者，檔案管理員要及時催還。6 7 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。7 0 檔案保密要求7 1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心， 加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。7 2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。7 3 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案

10、復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7 4 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7 5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。7 6 外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。7 7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。7 8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案， 檔案室審查無誤簽字后， 才能調(diào)離。 檔案管理員調(diào)離， 應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。8 0 超期檔案的

11、銷毀9 1 對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。10 2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。11 3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。12 0 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散） ，不亂（不使檔案互相混亂） ，不丟（檔案不丟失不泄密） ，不壞（不使檔案遭到損壞） 。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補(bǔ)。文件資

12、料管理流程圖表1表2文件歸檔登記表文件名稱文件編號文件總頁數(shù)歸檔編號歸檔存放處保密等級保管期限說明：歸檔時間送交人接收人修改艾更記錄象修改日期更改單號送交人接收人存檔變更記錄表3受控文件清單文件 編R文件名稱發(fā)行 日期取新版號發(fā)放部門舊版收回記錄歸檔案卷目錄卷宗號：目錄號：部門:案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注一一一一檔案內(nèi)容登記表類號案號內(nèi) 容備 注（機(jī)密）文件保管備查簿類別：No.歸檔日期原文件編號內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門預(yù)定保存期限份數(shù)注副本影本閱檔催還單同志:您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于月 日前送還。檔案室年 月日文號名稱借期送還

13、期數(shù)量備注小叫檔案調(diào)閱單檔案名稱或收發(fā)文號核批調(diào)閱人借出日期年 月 日檔號及件數(shù)還卷日期年 月日（經(jīng)收人簽章）共宗（件）注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案 室備查。企業(yè)檔案管理編號方案一級類目 名稱及代號代碼二級類目 名稱及代號范圍行政管理類XZ行政事務(wù)01廠務(wù)會議、行政事務(wù)工作等審計(jì)工作02各項(xiàng)審計(jì)工作后勤福利03職工生活福利、食堂、住房外事工作04涉外活動經(jīng)營管理JY經(jīng)營決策01企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方 針目標(biāo)計(jì)劃工作02企業(yè)年度計(jì)劃，各項(xiàng)發(fā)展計(jì)劃產(chǎn)品銷售03市場分析，用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售、廣告宣傳、售后服 務(wù)工作等物料管理04產(chǎn)品包裝設(shè)計(jì)稿、倉庫管理、廢舊物資回收企業(yè)管理05企業(yè)普查人事管理RS按干部、員工分別設(shè)置人員編制、招聘，職務(wù)任免，勞動合同，勞動工資， 社會保險，體檢表生產(chǎn)技術(shù)管理SC質(zhì)量管理01質(zhì)量控制，檢驗(yàn)，批生產(chǎn)記錄技術(shù)管理02新產(chǎn)品開發(fā)，科技成果，技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)革新安全管理03安全生產(chǎn)，工傷事故處埋，職工安全會計(jì)管理KJ會計(jì)報表01月、季、年度財(cái)務(wù)報告會計(jì)帳簿02總帳、明細(xì)帳、日記帳會計(jì)憑證03原始憑證、記帳憑證、匯總憑證其他04固定資產(chǎn)的新增、調(diào)撥設(shè)備儀器