采購與付款管理制度

1、材 料 采 購一、總則1.1 為了加強(qiáng)對單位采購、工程及其付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購、工程及其付款行為，理順采 購、工程及其他付款程序，防范采購、工程及其付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)中華人民共和國 會計法和內(nèi)部會計控制規(guī)范 一基本規(guī)范（試行）等法律法規(guī)，制定本制度。1.2 本制度適用于本公司的所有部門，所有人員。二、崗位分工2.1 采購、工程及其他付款的操作及核算部門2.1.1 工程物資采購的執(zhí)行部門為采購員，其他任何部門不得直接參與采購工作，除特殊情況 下，其他部門經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)可與采購員一同參與生產(chǎn)物資的采購。2.1.2 采購員：工程材料管理、工程材料采購及工程用固定資產(chǎn)采購的執(zhí)行部門。2.1

2、.3 項目部：施工管理的執(zhí)行部門。2.1.4 成本部：材料量的確認(rèn)部門，超欠領(lǐng)用材料的確定部門。2.1.5 辦公室：非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)和辦公用品采購的執(zhí)行部門。2.1.6 財務(wù)部：為付款部門，出納會計為具體付款的執(zhí)行人，財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)與財務(wù)相關(guān)的總體 事宜。2.1.7 設(shè)計部：負(fù)責(zé)采購和工程管理過程中的質(zhì)量監(jiān)督。2.1.8 未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員不得辦理采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)。2.2 采購、工程及其他付款的基本業(yè)務(wù)流程2.3 本制度中涉及的采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)流程中的審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi) 進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購、工程 及其他

3、付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。2.4 根據(jù)具體情況對辦理采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)的人員在具備條件的情況下，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定 期或不定期的崗位輪換。三、請購與審批控制3.1 工程用物資采購的請購及審批3.1.1 采購員根據(jù) 材料采購計劃”（采購計劃由采購員根據(jù)成本部提供的材料量、項目部提供 的工程進(jìn)度計劃進(jìn)行編制）或材料采購清單”編制請購單材料采購計劃”或材料采購清單”的編制應(yīng)符合工程管理制度的規(guī)定。大宗的建筑材料等有計劃的材料采購應(yīng)根據(jù)材料采購計劃”進(jìn)行，零星工程材料或臨時用材料 應(yīng)由申請人向采購員提供 采購材

4、料清單”。采購員要根據(jù) 采購材料計劃”，根據(jù)工程實際進(jìn)度分析確定采購時點及采購的合理性，在保證 材料有合理安全庫存的前提下，編制請購單臨時性、特殊性的零星工程材料的采購，由使用部門經(jīng)理提出材料采購清單”，由采購員門填制請購單”。使用者在提出申請時對需要采購的物品做出詳細(xì)描述，解釋其目的和用途。請購單”報送總經(jīng)理審批后，采購員門根據(jù)審批后的 請購單”辦理采購手續(xù)。采購員在編制 請購單”時，需考慮以下幾點：第一，采購對象的現(xiàn)有庫存量；第二，未來一段 時間內(nèi)的消耗量；第三，采購對象未來的價格走向；第四，存貨的短缺成本；第五，單位現(xiàn)金流轉(zhuǎn) 狀況；第六，用相關(guān)成本最低的原則，確定的最佳采購批量。設(shè)計部必

5、須同時向采購員提供每種產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)用量、材質(zhì)等質(zhì)量技術(shù)要求，并在 請購單”填寫 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或型號規(guī)模并簽署意見。請購單”一式二聯(lián)，第一聯(lián)采購員留存；第二聯(lián)交設(shè)計部?！罢堎弳巍睂徟笕諆?nèi)，由采購 員送達(dá)其他部門，收取“請購單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。3.2 非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的請購及審批3.2.1 非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購置，由需用部門經(jīng)理提出申請，報送辦公室，由 辦公室指定人員統(tǒng)一做出采購計劃，填制 請購單”，報總經(jīng)理審批。3.2.2 生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購置：需用部門的部門經(jīng)理提出申請，由采購員指定人員統(tǒng)一做出采購計劃，填制請購單”，報總經(jīng)理審批。設(shè)計部

6、同時向采購員提供所需固定資產(chǎn)的質(zhì)量技術(shù)要求，并在請購單”填寫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或型號規(guī)模并簽署意見。3.2.3 請購單”為一式二份，第一聯(lián)辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標(biāo)活動 并進(jìn)行采購并留存，或采購員（采購生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標(biāo)活動并留存；第二聯(lián)交分管副總（非 生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或設(shè)計部（生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）?！罢堎弳巍睂徟笕諆?nèi)，由辦公室送達(dá)其他部門，收取“請購單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。3.3 在請購這一環(huán)節(jié)，應(yīng)注意以下幾個方面：3.3.1 凡是不需要、不急用的商品，一律不得采購或提前采購，防止不必要的資金占用和增加 倉儲負(fù)擔(dān)3.3.2 審批人根據(jù)規(guī)定的職責(zé)、權(quán)限

7、和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審批。對不符合規(guī)定的采購申請, 審批人應(yīng)當(dāng)要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。3.3.3 超過限定金額的大宗采購必須由單位管理層集體決策審批，再簽發(fā)請購單”。工程用物資材料采購、非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、 生產(chǎn)用固定資產(chǎn)采購?fù)ㄟ^招標(biāo)的的 限定金額為5萬元以上；單位管理層集體決策即由董事會負(fù)責(zé)，董事長簽字，對所請購的物資經(jīng)討論后做出決議。3.3.4 在進(jìn)行招標(biāo)或購買過程中發(fā)現(xiàn)請購的物資在金額、品種、名稱等與請購單”內(nèi)容有重大差異的，應(yīng)重新填寫請購單”或進(jìn)行請購單”的變更，并重新審批。四、材料采購、固定資產(chǎn)詢價、招投標(biāo)及合同的訂立與審核4.1 辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)

8、用固定資產(chǎn)）或者采購員（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資 產(chǎn)）根據(jù)審批后的請購單”，進(jìn)行采購活動，訂立采購合同，成本控制部負(fù)責(zé)合同訂立。4.2 采購價格的確定：確定采購價格必須經(jīng)過詢價、比價、議價和定價等程序，定價分別可以 通過議定、公開市場確定、招標(biāo)定價等方法實現(xiàn)。4.3 招標(biāo)過程的規(guī)定：對于需要進(jìn)行招標(biāo)的（見招投標(biāo)管理制度），由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)） 或成本控制部（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標(biāo)，對外發(fā)布招標(biāo)信息，出具招標(biāo)書；對于不需要進(jìn)行招標(biāo)的采購由辦公室或采購員的指定人員根據(jù)請購單”的要求，對三家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價?？梢酝ㄟ^函寄詢價單或親自到相關(guān)供應(yīng)商或在相關(guān)產(chǎn)品市

9、場上了解相關(guān)產(chǎn)品報價的 方式詢問。4.4 單位小額零星物品或勞務(wù)采購可以采用口頭申請、直接購買、事后審批的方式；4.5 評標(biāo)小組進(jìn)行議標(biāo)（評標(biāo)小組的組建按招投標(biāo)管理制度執(zhí)行），出具中標(biāo)確認(rèn)書”，參加評標(biāo)的人共同簽署意見后，報送總經(jīng)理（或董事會）決定后，由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生 產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者采購員（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）根據(jù)規(guī)定程序全部簽字授權(quán)后的中 標(biāo)確認(rèn)書”進(jìn)行采購，與供應(yīng)商簽訂合同。招標(biāo)過程按招投標(biāo)管理制度執(zhí)行。4.6 中標(biāo)確認(rèn)書”一式三份，辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者成本控制部（工 程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）留存一份，送交財務(wù)部門一份，分管副總（非生產(chǎn)

10、性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）一份或采購員（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）一份?！敝袠?biāo)確認(rèn)書”審批后三日 內(nèi)，由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者成本控制部（工程材料采購或生產(chǎn)用固定 資產(chǎn)）送達(dá)其他部門，收取“中標(biāo)確認(rèn)書”的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件 聯(lián)絡(luò)單由成本控制部與“中標(biāo)確認(rèn)書” 一同存檔。4.7 合同樣本的規(guī)定在合同樣本出具之前，所有的新合同的簽訂應(yīng)由成本控制部牽頭，相關(guān)各部門人員應(yīng)積極配合， 并填制內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單后，才能進(jìn)行合同的簽訂。（合同的簽訂參照合同規(guī)章制度執(zhí)行）4.8 所有合同一式四份，原件由合同簽訂部門留存一份，客戶一份，財務(wù)一份、存檔一份。交 付

11、時，收取合同的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單中簽字表示簽收。五、驗收控制與采購入庫5.1 工程材料的驗收控制與采購入庫、出庫5.1.1 工程材料到貨后，保管員開具 入庫單”。保管人員對數(shù)量、質(zhì)量有問題的貨物有權(quán)拒絕 收貨及簽字。5.1.2 采購的物資質(zhì)檢合格后才能使用。5.1.3 入庫單”一式六聯(lián)。第一聯(lián)為存根聯(lián)，由保管員記完賬后裝訂成冊交檔案室留存；第二聯(lián)交付財務(wù)部用于暫估入庫；第三聯(lián)交財務(wù)部做正式入賬單據(jù)；第四聯(lián)交項目部用于制作質(zhì)檢報告； 第五聯(lián)由交采購員用于核對采購入庫情況并與供應(yīng)商對賬；第六聯(lián)由保管員交供應(yīng)商做為開具發(fā)票的依據(jù)；5.1.4 公司要盡量做到零庫存。“入庫單”由保管送達(dá)各部門，收取

12、“入庫單”的部門應(yīng)在存 根聯(lián)簽字表示簽收。5.1.5 領(lǐng)料單”由采購員門開具。一式四聯(lián)，第一聯(lián)采購員留存用于與領(lǐng)料部門進(jìn)行核對，第二聯(lián)交財務(wù)部，第三聯(lián)交保管登記保管賬，第四聯(lián)交領(lǐng)用單位。5.1.6 工程材料盡量直接送到建筑單位庫里，應(yīng)由保管人員、采購員、項目部人員及監(jiān)理隨行 到現(xiàn)場進(jìn)行交接驗收；保管員填制“入庫單”，采購員門同時填制“領(lǐng)料單”。領(lǐng)料單經(jīng)建筑商進(jìn) 行質(zhì)量驗收并簽字后，加蓋建筑方公章或在本公司備案的收料專章。建筑方公章及收料專章應(yīng)在本公司采購員、財務(wù)部進(jìn)行備案；項目部人員、監(jiān)理、接收方相關(guān)人員現(xiàn)場進(jìn)行驗收。5.1.7 所有工程材料必須由采購員會同領(lǐng)用單位核對會簽后轉(zhuǎn)交成本部；成本部

13、以此作為結(jié)算 依據(jù)。5.2 固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料的驗收控制與采購入庫5.2.1 固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料到貨后，生產(chǎn)用固定資產(chǎn)由設(shè)計部負(fù)責(zé)檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容與合同進(jìn)行核實是否達(dá)到要求，非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)及非生產(chǎn)性材料由分 管副總檢驗是否合格。5.2.2 固定資產(chǎn)由使用部門開具 固定資產(chǎn)增加單”，經(jīng)檢驗合格后，檢驗人在固定資產(chǎn)增加單 簽署意見。固定資產(chǎn)增加單一式兩份，由固定資產(chǎn)使用部門留存一份，另外一份送交財務(wù)部門。周 定資產(chǎn)可正式啟用。財務(wù)部門根據(jù) 固定資產(chǎn)增加單”和供貨商提供的發(fā)票、采購合同付款。5.3 質(zhì)檢程序及相關(guān)規(guī)定5.3.1 采購物資或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)到貨后，

14、項目部負(fù)責(zé)檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和 其他相關(guān)內(nèi)容，具體操作按 質(zhì)量要求進(jìn)行，最終出具“質(zhì)檢報告”，質(zhì)檢報告除按質(zhì)量要求 填寫外，還要填寫采購物資的“入庫單”編號及“固定資產(chǎn)增加單”的編號以及合同號。5.3.2 非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的質(zhì)檢由分管經(jīng)理負(fù)責(zé)，質(zhì)檢合格信息直接在“固定資產(chǎn)增加單”上 填寫并簽字。5.3.3 “質(zhì)檢報告” 一式三份，第一份由項目部保管存檔；第二份交由采購員用以與供應(yīng)商對 賬；第三份交由財務(wù)部用于結(jié)算采購款項。5.3.4 “質(zhì)檢報告”應(yīng)于簽發(fā)后三日內(nèi)，由項目部送達(dá)各部門，收取“質(zhì)檢報告”的部門應(yīng)在 內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單由項目部存檔。六、付款審批與付款執(zhí)行7.1 工程物資采購付款及固定資產(chǎn)采購付款的程序：供應(yīng)商將供貨發(fā)票交付采購員（如非固定資產(chǎn)付款，應(yīng)交付辦公室），由采購員審查后填制“付 款申請單”，并依次由以下人員在發(fā)票上和“付款申請單”中簽署意見。7.1.1 經(jīng)辦人簽字：經(jīng)辦人為采購人員，簽字后表明該采購過程由簽字人員負(fù)責(zé)。7.1.2 采購員經(jīng)理簽字：經(jīng)辦人簽字后的發(fā)票應(yīng)由確定采購業(yè)務(wù)的采購員經(jīng)理復(fù)簽，審簽時， 主要應(yīng)檢查是否按計劃采購、采購的價格是否合理、所附入庫單是否有相關(guān)人員簽字（即制單人、質(zhì)檢人員、采購員、庫管員卜供貨方是否為合格供應(yīng)方。如有問題，可直接追究經(jīng)辦人責(zé)任。7.1.3 財務(wù)部經(jīng)理簽字：