辦公自動化常用技巧學(xué)習(xí)

1、百度文庫-讓每個人平等地提升自我一、問：Excel表格，打印多頁表時，表頭怎樣插入到每個表格中？答：打.印時，你只要設(shè)置好“打印標(biāo)題”，即可在打印時每頁都出現(xiàn)表頭?！按蛴?標(biāo)題”功能，在“文件”菜單，下面有一個“頁面設(shè)置”，最后一個選項卡里，設(shè) 置好“打印標(biāo)題行”的范圍后，打印時每頁就會以這一行為表頭重復(fù)打印了。二、問：如何在使用Exce.制作表格時對同一個單元格輸入多行文字？答：在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第二 行內(nèi)容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。三、問：Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵，它的作用？答：作為“重復(fù)”鍵，

2、F4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工 作表內(nèi)加入或刪除一行，然后移動插入點(diǎn)并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不 需要使用菜單。四、問：單元格內(nèi)容的合并根據(jù)需要，有時想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行 數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這 樣辦了？答：解決辦法是：在C列后插入一個空列（如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作）， 在D1中輸入“二B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標(biāo) 指向單元格右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成 + 后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)向下拖 到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。五、問

3、：怎樣輸入分?jǐn)?shù)？答：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。六、問：怎樣在Excel單元格中輸入以“0”開頭的數(shù)字？答：在輸入數(shù)據(jù)前輸入一個”（單引號）。七、問：如何在多張工作表中輸入相同的內(nèi)容？答：幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl 鍵，再單擊窗口左下角的SheetK Sheet2 來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多 個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會 自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然 后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表 單中輸入

4、的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。八、問：怎樣在不連續(xù)單元格內(nèi)填充同一數(shù)據(jù)？答：選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部 都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中 的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。九、問：如何正確顯示百分?jǐn)?shù)？答：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框 中選擇“數(shù)字”選項卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。十、問：怎樣同時對多個單元格執(zhí)行相同運(yùn)算？答：假設(shè)要對多個單元格執(zhí)行全部加“1”的相同操作。首先在空白單元格中輸入要 執(zhí)行運(yùn)算的操作數(shù)“1”，再利用“復(fù)制”按鈕將

5、其添加到剪貼板。然后選擇所有要 進(jìn)行運(yùn)算的單元格，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。在彈出的對話框 中單擊選擇“運(yùn)算”選項區(qū)域下的“加”單選按鈕，最后單擊“確定”按鈕完成。十一、問：格式刷的作用？答：通過雙擊格式刷，可以將選定格式復(fù)制到多個位置。若要關(guān)閉格式刷，則按下 “Esc”鍵或再次單擊格式刷即可（此方法同樣適用于Word）。十二、問：當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符 串結(jié)尾的數(shù)字時，有那種方法？答：選擇“工具”一“選項” 一 “高級” 一選中“自動插入小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在 “位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)

6、字后自動添零，可指定一個負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個數(shù)，比如要在單元格中輸入 “88”后自動添加3個零，變成“88 000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相 反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù)，變成，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中 輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對“自 動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動 設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項，可以在輸入數(shù)據(jù)時自帶小數(shù)點(diǎn)。十三、問：word里，為什么我點(diǎn)空格鍵，后面的一個字就會自動刪除？答：按下insert鍵十四、問：如何在Word中插入分頁符？答：單擊要出現(xiàn)在下一頁上的行，按C

7、trl+Enter”組合鍵。十五、問：怎樣在Word中分割表格？答：單擊需要分割的位置，按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。十六、問：怎樣給數(shù)值加上單位，并能計算的方法？答：與在數(shù)值前加“0”的方法類似，當(dāng)“類型”編輯欄中出現(xiàn)“0”時，直接在“0” 后面加上單位即可。十七、問：怎樣用鍵盤制作表格？答：利用一個+號開始一行，然后不停輸入-號，直至達(dá)到合適的列寬度。要想添加 一個新列，再次輸入+號。在輸入最后一個+號后按下回車。Word將把文本轉(zhuǎn)換為表格。 要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一個單元格并按下TAB鍵。十八、問：怎樣在Word文檔中添加各種水平分隔線？答：要想創(chuàng)建一個實

8、心的黑線，只需在新段落的開頭鍵入三個-并按下回車鍵即可。 鍵入三個將生成一個較粗的線。十九、問：怎樣在Word中設(shè)置上下標(biāo)注？答：方案一。首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“ + ”就可將文 字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài)；按Ctrl+“ + ”可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按 一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。二十、問：怎樣把“文字”與“表格”互相方便地轉(zhuǎn)換？答：請使用“表格”中的“轉(zhuǎn)換”子菜單。在相互轉(zhuǎn)換過程中，必須根據(jù)需要選用段 落標(biāo)記（敲回車鍵時呈現(xiàn)的標(biāo)記）、制表符（一）或逗號字符等分隔符。將表格轉(zhuǎn)換成文 字時，用分隔符標(biāo)識分隔文字的位置；在將文字轉(zhuǎn)變成表格時，用其標(biāo)識新行

9、或新列 的起始位置。二十一、問：怎樣去掉頁眉的橫線？答：方法一：在頁眉中，在“格式”-“邊框和底紋”中設(shè)置表格和邊框為“無”，應(yīng) 用于“段落”；方法二：同上，只是把邊框的顏色設(shè)置為白色；方法三：在“樣式”欄 里把“頁眉”換成“正文”就行了。二十二：問：如果不小心把WORD設(shè)置亂了，怎樣恢復(fù)？答：查找，直接刪除，下次啟動WORD會恢復(fù)默認(rèn)值。二十三、問：word中怎樣刪除空白行？答：硬回車：“編輯”一“替換”一查找內(nèi)容為“PT"，替換成"P” 一然后全部替 換！軟回車：“編輯”一“替換”一查找內(nèi)容為“11”，替換成“1” 一然后全部替換！二十四、問：怎樣微調(diào)WORD表格線？答

10、：選定上下兩個單元格，然后指定其寬度就可以對齊了，再怎么拉都行press Alt，打開繪圖，其中有個調(diào)整坐標(biāo)線，單擊，將其中水平間距與垂直間距都調(diào)到最小 值即可。打開繪圖，然后在左下腳的繪圖網(wǎng)格里設(shè)置，把水平和垂直間距設(shè)置得最小。二十五、問：Word里怎么自動生成目錄啊？答：用“格式樣式和格式”編輯文章中的小標(biāo)題，然后插入-索引和目錄二十六、問：怎么給word文檔加密？答：打開文檔，另存為一工具一常規(guī)選項一打開、修改權(quán)限密碼，保存二十七、問：WORD里邊怎樣設(shè)置每頁不同的頁眉？如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不 同？答：分節(jié)，每節(jié)可以設(shè)置不同的頁眉。文件一一頁面設(shè)置一一版式一一頁眉和 頁腳首頁不同二

11、十八、問：word中怎樣讓每一章用不同的頁眉？答：在插入分隔符里，選插入分節(jié)符，可以選連續(xù)的那個，然后下一頁改頁眉前， 按一下“同前”鈕，再做的改動就不影響前面的了。簡言之，分節(jié)符使得它們獨(dú)立了。 這個工具欄上的“同前”按鈕就顯示在工具欄上，不過是圖標(biāo)的形式，把光標(biāo)移到上面 就顯示出”同前“兩個字來了二十九、問：如何合并兩個WORD文檔，不同的頁眉需要先寫兩個文件，然后合并， 如何做？答：頁眉設(shè)置中，選擇奇偶頁不同/與前不同等選項三十、問：WORD編輯頁眉設(shè)置，如何實現(xiàn)奇偶頁不同？比如：單頁浙江大學(xué)學(xué)位論 文，這一個容易設(shè)；雙頁：（每章標(biāo)題），這一個有什么技巧??？答：插入節(jié)分隔符，與前節(jié)設(shè)置相

12、同去掉，再設(shè)置奇偶頁不同三十一、問：怎樣使WORD文檔只有第一頁沒有頁眉，頁腳？答：頁面設(shè)置一頁眉和頁腳，選首頁不同，然后選中首頁頁眉中的小箭頭，格式一 邊框和底紋，選擇無，這個只要在“視圖”一一“頁眉頁腳”，其中的頁面設(shè)置里，不 要整個文檔，就可以看到一個“同前”的標(biāo)志，不選，前后的設(shè)置情況就不同了。三十二、問：如何從第三頁起設(shè)置頁眉？答：在第二頁末插入分節(jié)符，在第三頁的頁眉格式中去掉同前節(jié)，如果第一、二頁 還有頁眉，把它設(shè)置成正文就可以了在新建文檔中，菜單一視圖一頁腳一插入頁碼一頁碼格式一起始頁碼為0, 確定；菜單一文件一頁面設(shè)置一版式一首頁不同，確定；將光標(biāo)放到第一頁末，菜單一文件一頁面

13、設(shè)置一版式一首頁不同一應(yīng)用于 插入點(diǎn)之后，確定。第2步與第三步差別在于第2步應(yīng)用于整篇文檔，第3步應(yīng)用于插 入點(diǎn)之后。這樣，做兩次首頁不同以后，頁碼從第三頁開始從1編號，完成。三十三、問：頁眉一般是，上面寫上題目或者其它，想做的是把這根線變?yōu)殡p線，WORD中修改頁眉的那根線怎么改成雙線的？答：按以下步驟操作去做：選中頁眉的文字，包括最后面的箭頭；格式一邊 框和底紋；選線性為雙線的；在預(yù)覽里，點(diǎn)擊左下小方塊，預(yù)覽的圖形會出現(xiàn)雙線確定；上面和下面自己可以設(shè)置，點(diǎn)擊在預(yù)覽周圍的四個小方塊，頁眉線就可 以在不同的位置三十四、問：Word中的腳注如何刪除？把正文相應(yīng)的符號刪除，內(nèi)容可以刪除, 但最后那個

14、格式還在，應(yīng)該怎么辦？答：步驟如下：1、切換到普通視圖，菜單中“視圖”一一“腳注”，這時最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。2、在尾注的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫 線出現(xiàn)了，選中它，刪除。3、再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條 長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。4、切換回到頁面視圖,尾注和腳注應(yīng)該都是一樣的 三十五、問：Word里面有沒有自動斷詞得功能？答：常常有得單詞太長了，如果能設(shè)置一下自動斷詞就好了答：在工具一語言一斷 字一自動斷字，勾上，word還是很強(qiáng)大的三十六、問：如何將word文檔里的繁體字改為簡化字？答：工具一語言一中文簡繁轉(zhuǎn)換三十七、問：怎么把word文檔里已經(jīng)有

15、的分頁符去掉？答：先在工具一一 選項一一 視圖一一 格式標(biāo)記，選中全部，然后就能夠看到 分頁符,delete就ok 了。三十八、問：Word中下標(biāo)的大小可以改的嗎？答：格式一字體三十九、1'： Word的文檔結(jié)構(gòu)圖能否整個復(fù)制？論文要寫目錄了，不想再照著文檔 結(jié)構(gòu)圖輸入一遍，有辦法復(fù)制粘貼過來嗎？答：可以自動生成的，插入索引目錄。四十、問：在WORD里的框框里怎么打勾？答：畫個文本框，文本框里寫一個鉤，然后拖過去；或者先在WORD里插入符號“ J ”， 然后選中 7： 到-格式-中文版式-帶圈字符-選“口”四十一、問：插入的圖片為什么老是處于頁面的頂端，想拖下來放到其他地方，卻又自動跑

16、到頂端去，就是拖不下來，請問該如何處理？答：改變圖片的屬性，就可以了。四十二、問：如何保證一幅圖像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不會因為 前面段落的刪減而位置改變？答：右鍵點(diǎn)擊圖片一設(shè)置對象格式一版式一嵌入型四十三、問：如何把在WORD里面圖形工具畫的圖轉(zhuǎn)化為jpg?答：另存為html格式，然后在html文件對應(yīng)的文件夾里找四十四、問：請問什么格式的圖片插入word最清晰？手頭持有png和tif格式，復(fù) 制粘貼到word中模糊一片，請問轉(zhuǎn)換成什么圖片格式用于word最清晰？什么方法 （插入圖片來自文件還是直接復(fù)制粘貼）對清晰度有否影響？答：emf, eps等矢量圖最清晰，不會因為縮放損失

17、分辨率，而jpeg, bmp等點(diǎn)陣圖就 不行了。四十五、問：在WORD中如何讓圖片的左、上、下邊都是文本？答：在分欄的數(shù)量為1的情況下實現(xiàn)。圖片選中后右鍵，設(shè)置圖片格式一版式-四周 型就可以了四十六、問：jpg文件插入word文件以后怎么讓文件變小？ jpg格式圖片插到word 文件以后文件變的巨大，有什么方法可以讓它小一點(diǎn)？最好能一張軟盤放的下。答：-word有強(qiáng)大的壓縮功能，把文檔另存為比如：，看看是不是小了很多。四十七、問：Matlab仿真圖片大家一般怎么弄到word里面的？相對橫軸和縱軸修改一 下的說。答：一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了，然后再保存的時候用jpg格式,

18、在word中間導(dǎo)入就好了四十八、問：如何向WORD中的圖片添加文本？想在圖片上輸入一些說明文字？ 答：插入文本框，將版式設(shè)成“懸浮”在WORD的繪圖工具里面有個自選圖形，找到 你要的括號，直接在頁面上畫就可以了。可以移動，大小也可以改。然后把他挪到文 字邊上，即可。一個小竅門就是用CTRL+箭頭可以進(jìn)行微調(diào)。如果你覺得經(jīng)常需要對 這些文字編輯，怕圖形錯位的話，可以將需要的文字打在一個文本框里，記得將文本 框設(shè)置成透明無色的（這樣就看不見文本框了），然后將文本框和你的括號（或其他 符號）組合成一個圖形，就萬無一失了。四十九、問：AUTOCAD的圖拷貝到WORD下如何處理?答：有幾種辦法：一是可以

19、在WORD 中進(jìn)行CAD編輯的方法：將CAD的背景設(shè)為白色，然后將CAD窗口縮小，到你想復(fù)制 的圖形的大小，正好可以容納就可以了，否則WORD里面有很大的空白，然后，拷貝， 選中所有的圖形中的線條，右鍵。到WORD中粘貼。二是，先轉(zhuǎn)為wmf文件，具體先 將窗口縮小，如上，然后，按emport,選中線條，存儲。WORD中，插入，圖形，來 自，文件，找到文件就可以插入了。五十、問：文章用WORD打開時，原有的公式全是紅叉，以及WORD中圖變成red cross （紅叉）怎么辦？答：基本上沒有辦法挽救回來了，只能重新插一遍圖。據(jù)微軟的技術(shù)支持所說，紅叉 是由于資源不夠引起的。也就是說，如果你所編輯的

20、文檔過大，可能因為資源問題導(dǎo) 致圖片無法調(diào)入，從而顯示紅叉?？墒菍嶋H情況是，有時候所編輯的文檔并不大，可 是還是出現(xiàn)紅叉。這就可能是因為你設(shè)置了快速保存，在選項菜單中可以找到。這是 由WORD的文檔結(jié)構(gòu)所決定的。當(dāng)你設(shè)置為快速保存時，每次保存的時候只是把你改 動過的部分添加到文檔尾部，并不重寫文檔本身，以達(dá)到快速的目的。所以，你會看 到一個本來并不長的文檔的實際大小可能有好幾兆。當(dāng)取消了快速保存后，文檔長度 將大大減小。還有一個減小紅叉出現(xiàn)可能性的辦法是把圖片的屬性中的浮動去掉。 這樣可能在編輯的時候有一定的困難，但是對于避免紅叉的出現(xiàn)確實很靈。再說一句, 一旦紅叉出現(xiàn)了，應(yīng)該是沒有辦法恢復(fù)的

21、，只有再重新貼圖。五十一、問：如果Word突然定在那里了怎么辦？答：重新打開會回復(fù)，或者在word自身的templates里而找到近期文件，重寫的不 用太多。五十二、問：Word表格怎樣自動填充？答：在Word表格里選中要填入相同內(nèi)容的單元格，單擊“格式一項目符號和編號”， 進(jìn)入“編號”選項卡，選擇任意一種樣式，單擊“自定義”按鈕，在“自定義編號列 表”窗口中“編號格式”欄內(nèi)輸入要填充的內(nèi)容，在“編號樣式”欄內(nèi)選擇“無”， 依次單擊“確定”退出后即可。五十三、問：Word中怎樣巧輸星期？答：單擊“格式一項目符號和編號”，進(jìn)入“編號”選項卡，單擊“自定義”按鈕, 在“編號樣式”欄內(nèi)選擇“一、二、三”等樣式，在“編號格式”欄內(nèi)的“一”前 輸入“星期”即可。五十四、問：怎樣