內(nèi)控-資質(zhì)證件管理

1、企業(yè)內(nèi)部控制一資質(zhì)證件管理一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1 .規(guī)范公司資質(zhì)證件的注冊(cè)、使用、年檢、變更等事項(xiàng)，確保公司注冊(cè)信息 有效、安全。2 .保證系統(tǒng)內(nèi)資質(zhì)證件申報(bào)材料數(shù)據(jù)記錄真實(shí)、完整。3 .資質(zhì)證件中報(bào)、管理、使用過(guò)程中，確保各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息的真實(shí)準(zhǔn)確。4 .資質(zhì)證件管理、使用符合國(guó)家法律、法規(guī)的規(guī)定。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1 .資質(zhì)證件管理不當(dāng)，影響公司各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2 .公司資質(zhì)申報(bào)材料未經(jīng)審批或超越授權(quán)審批和申報(bào)執(zhí)行不當(dāng)，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失和企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率低下。3 .中報(bào)資料中數(shù)據(jù)界定不準(zhǔn)確，可能導(dǎo)致申報(bào)材料中財(cái)務(wù)報(bào)告信息不真實(shí)、 不完整。4 .公司資質(zhì)證件申報(bào)材料的披露不符合國(guó)家法律、法

2、規(guī)規(guī)定，可能遭受外部處罰，給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和信譽(yù)損失。三、業(yè)務(wù)范圍本業(yè)務(wù)流程主要描述公司與資質(zhì)證件管理有關(guān)的內(nèi)控制度。包括崗位職責(zé)及授權(quán)管理、工商注冊(cè)及證照管理等流程。四、業(yè)務(wù)流程描述1 .崗位職責(zé)及授權(quán).公司行政主管部門(mén)為本單位各類(lèi)資質(zhì)證照、證件的主管部門(mén)，全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì) 本單位的資質(zhì)證照、證件的注冊(cè)、保管及使用實(shí)施管理。.公司設(shè)專(zhuān)門(mén)檔案室、檔案管理人員對(duì)各類(lèi)資質(zhì)證照、證件實(shí)施規(guī)范化管理。2 .證照證件的申報(bào)及管理.工商注冊(cè).工商注冊(cè)申請(qǐng)(1)新建項(xiàng)目獲得審批后，總部戰(zhàn)略投資發(fā)展部應(yīng)向總部檔案室提交總裁 簽字的發(fā)展項(xiàng)目審批表，由總部檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司督辦工商注冊(cè)。(2)由總部檔案室負(fù)責(zé)與片區(qū)聯(lián)系，

3、確定負(fù)責(zé)工商注冊(cè)的經(jīng)辦人。(3)經(jīng)辦人首先按要求填寫(xiě)工商注冊(cè)申請(qǐng)表，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)， 報(bào)總部檔案室備案后，經(jīng)辦人到當(dāng)?shù)毓ど叹诸I(lǐng)取工商注冊(cè)的相關(guān)申報(bào)材料空白 表。(4)經(jīng)辦人填寫(xiě)申報(bào)材料，填寫(xiě)好的申報(bào)材料先電子掃描發(fā)送到總部檔案 室審核備案，然后向當(dāng)?shù)刂鞴艿墓ど叹种袌?bào)。(5)工商申報(bào)材料要求：確保填寫(xiě)內(nèi)容合法，信息與證據(jù)一致，簽字是本 人實(shí)簽(不得代簽)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤；任何申報(bào)事項(xiàng)必須填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)片區(qū)領(lǐng)導(dǎo) 審批同意；填報(bào)內(nèi)容涉及合資方信息的必須經(jīng)公司法務(wù)部進(jìn)行審核確認(rèn)； 不得在 空白或未經(jīng)審核的工商申報(bào)材料上加蓋印章。(6)工商申報(bào)獲得注冊(cè)批準(zhǔn)，并拿到營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，經(jīng)辦人應(yīng)在三日內(nèi)將營(yíng) 業(yè)

4、執(zhí)照掃描并發(fā)送到公司檔案室備案。(7)經(jīng)當(dāng)?shù)毓ど叹謧浒傅墓ど套?cè)材料， 復(fù)印后加蓋工商局的檔案查詢(xún)章， 一式兩份。公司保存一份，寄送總部檔案室一份，分別按照檔案分類(lèi)管理辦法 進(jìn)行歸檔保存。.工商注冊(cè)年檢(1)工商注冊(cè)獲得批準(zhǔn)后，營(yíng)業(yè)執(zhí)照必須每年例行年檢，確保在年檢有效 期內(nèi)使用；(2)營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢，在每年的3月-6月期間辦理，不得逾期年檢；(3)每次辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢，經(jīng)辦人填寫(xiě)工商年檢申報(bào)材料，應(yīng)確保所填 信息合法、真實(shí)、有效，掃描后發(fā)送公司檔案室備案，然后向當(dāng)?shù)毓ど叹种袌?bào)年 檢。.工商注冊(cè)變更(1)工商注冊(cè)變更，由公司負(fù)責(zé)人確定一名行政主管部門(mén)或財(cái)務(wù)人員作為經(jīng)辦人，自始至終完成變更工作；(2

5、)經(jīng)辦人填寫(xiě)工商變更申請(qǐng)表，經(jīng)單位負(fù)責(zé)簽字批準(zhǔn)，報(bào)總部行政部備案后，由經(jīng)辦人到當(dāng)?shù)毓ど叹诸I(lǐng)取工商變更材料空白表;(3)經(jīng)辦人填寫(xiě)工商變更申報(bào)材料，應(yīng)確保所填信息合法、真實(shí)、有效， 掃描后發(fā)送到公司檔案室審核備案，然后方可向當(dāng)?shù)毓ど叹种袌?bào)變更；(4)工商注冊(cè)變更完成后，經(jīng)辦人應(yīng)在三日內(nèi)將變更后的營(yíng)業(yè)執(zhí)照掃描發(fā)送到公司檔案室備案；(5)經(jīng)當(dāng)?shù)毓ど叹謧浒傅墓ど套?cè)變更材料，復(fù)印后加蓋工商局的檔案查 詢(xún)章，一式兩份。分(子)公司保存一份，寄送公司檔案室一份，分別按照檔 案分類(lèi)管理辦法進(jìn)行歸檔保存。.工商注冊(cè)注銷(xiāo)(1)公司需要注銷(xiāo)，先提交書(shū)面注銷(xiāo)申請(qǐng)，獲得總部、董事會(huì)的書(shū)面簽字 批準(zhǔn)。(2)公司確定專(zhuān)職

6、的工商注銷(xiāo)經(jīng)辦人，先填寫(xiě)工商注銷(xiāo)登記表報(bào)負(fù)責(zé) 人簽字批準(zhǔn)，上報(bào)總部行政部備案后，實(shí)施注銷(xiāo)；(3)注銷(xiāo)公司應(yīng)成立清算小組，實(shí)施清算并出具清算報(bào)告。清算報(bào)告應(yīng)確 保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合實(shí)際，沒(méi)有法律漏洞，填報(bào)的工商注冊(cè)申報(bào)材料信息合法、真 實(shí)、有效，清算小組成員的簽名必須是本人實(shí)簽；(4)經(jīng)辦人將清算材料掃描后發(fā)送到總部行政部和檔案室備案，然后到當(dāng) 地工商局申報(bào)注銷(xiāo)。領(lǐng)取工商注銷(xiāo)材料，并辦理登報(bào)發(fā)布注銷(xiāo)聲明等；(5)工商注銷(xiāo)完畢后，公司經(jīng)辦人應(yīng)將組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等其 他證照一并辦理注銷(xiāo)手續(xù)，銀行辦理基本帳戶(hù)銷(xiāo)戶(hù)手續(xù)，并在一周內(nèi)將注銷(xiāo)產(chǎn)生 的原件寄送至總部檔案室入檔。3 .其它資質(zhì)證件的管理.其

7、他資質(zhì)證件，包括：組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、種畜 禽生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、動(dòng)物防疫合格證、飼料企業(yè)審查登記證、衛(wèi)生許可證、排污 許可證等一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必須的證件；.其他資質(zhì)證件的申請(qǐng)辦理流程，參考以上工商注冊(cè)申請(qǐng)流程，由公司負(fù)責(zé) 人指定負(fù)責(zé)的經(jīng)辦人，按政府主管部門(mén)的要求相繼辦理。4 .證照管理.公司合法經(jīng)營(yíng)使用的一切證照證件，應(yīng)集中統(tǒng)一保管在一個(gè)行政主管部門(mén) 檔案柜，指定專(zhuān)人進(jìn)行保管，并建立臺(tái)帳。注明證照的下證時(shí)間、有效期及保管 人姓名等信息。.證照證件原件嚴(yán)禁外借使用。內(nèi)部使用需要外帶，必須由使用人填寫(xiě)借 閱登記表，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外帶。.證照證件的保管人需定期檢查證照證件的信息與實(shí)際是否一致、是否過(guò)期、是否遺漏年檢等。如有不符，應(yīng)及時(shí)辦理變更或年檢手續(xù)。.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照需進(jìn)行年檢、變更、注銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)按照工商注冊(cè)程序嚴(yán)格執(zhí)行 審批程序。與之相對(duì)應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)代碼證、 稅務(wù)登記證等其他資質(zhì)證件須同時(shí)辦 理變更手續(xù)，確保信息一致。五、相關(guān)制度目錄中華人民共和國(guó)公司法、公司資質(zhì)、證照管理流程、工商企業(yè)登記管 理?xiàng)l例、中華人民共和國(guó)公司登記管理?xiàng)l例、社團(tuán)登記管理?xiàng)l例、公司認(rèn) 證管理制度。六、主要控制點(diǎn)1 .資質(zhì)申報(bào)的申請(qǐng)2 .資質(zhì)證照的審核3 .資質(zhì)證照的