會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

1、會(huì)議準(zhǔn)備工作流程1. 會(huì)場(chǎng)預(yù)約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃； 根據(jù)會(huì)議的級(jí)別， 選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分 會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。2. 會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)備安裝調(diào)試根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì) 好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安 放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確 保會(huì)議的順利進(jìn)行。3. 印刷材料的設(shè)計(jì)制作根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提 前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。4. 參會(huì)者的接送根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以和人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。5. 參會(huì)者

2、的餐飲根據(jù)參會(huì)人員的喜好， 預(yù)定各種形式的餐會(huì)： 西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以和會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)， 選擇不同的用餐地點(diǎn)。6. 參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排根據(jù)參會(huì)人員的喜好，選擇不同的休閑方式； 設(shè)計(jì)專門的旅游線路。如何選擇會(huì)議場(chǎng)所選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好 達(dá)到以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：大小要適中會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會(huì)給與 會(huì)人員一種不景氣的感覺；會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng) 下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無法把會(huì)開好。英國首相丘吉爾 曾說：“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間?！钡攸c(diǎn)要合理臨時(shí)召集的會(huì)議，

3、一兩個(gè)小時(shí)即散的， 要考慮把會(huì)場(chǎng)定在與 會(huì)人員較集中的地方；超過一天的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)要盡可能離與會(huì)者的 住所近一點(diǎn)，免得與會(huì)者勞碌奔波。附屬設(shè)施要齊全會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種 設(shè)備都要配備齊全。對(duì)所有附屬設(shè)備，會(huì)務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。 不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議就是在這里開的，沒有出什么問題”，就草 率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。這種不負(fù)責(zé)的態(tài)度，很可能會(huì)給 會(huì)議造成損失。要有停車場(chǎng)現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議， “一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng) 不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會(huì)才開得成。公開場(chǎng)合你會(huì)發(fā)言嗎 有些時(shí)候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會(huì)有走到前臺(tái) 發(fā)言的機(jī)會(huì)

4、，這時(shí)應(yīng)該好好把握。那么在公開場(chǎng)合發(fā)言需要注意些 什么呢?為你的講演準(zhǔn)備調(diào)查一些事實(shí)確鑿的材料和一些需要用來回答聽 眾提問的資料。 預(yù)先把要說的內(nèi)容徹底考慮一下，使講話的思路清晰 明了。建議在卡片上記下說話要點(diǎn)。對(duì)著鏡子練習(xí)發(fā)言， 特別要注意臉部表情、 身體姿勢(shì)和手 勢(shì)的表達(dá)效果。也可以用錄音機(jī)錄下自己的發(fā)言內(nèi)容，找出需要改 進(jìn)的地方。使用簡潔、明了、易懂的語言。保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢(shì)和一種愉快歡樂的表情， 要 泰然自若，不要拘謹(jǐn)，在需要時(shí)，可用目光掃視聽眾，以引起他們 的注意。測(cè)定自己的發(fā)言時(shí)間， 使它保持在一個(gè)許可的時(shí)間范圍內(nèi)。 用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)發(fā)言。 尤其要突出你的聲 音

5、響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽眾的耳朵里?？刂浦v話的速度，要不快不慢、恰到好處。演講中關(guān)鍵的地方要停頓， 以給聽眾一個(gè)思考余地， 使他 們能夠理解消化所講的內(nèi)容。避免反常的行為，如笨拙地翻動(dòng)發(fā)言稿、頻繁地移動(dòng)手足 等?？梢栽谑掷锬靡粡埧ㄆ员３蛛p手安靜。在系統(tǒng)陳述以前， 應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。 有了這 種總體結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，對(duì)自己全面充分的準(zhǔn)備就有了把握；真正認(rèn)識(shí) 到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被 認(rèn)為是浪費(fèi)了聽眾的時(shí)間和精力。展覽會(huì)安排規(guī)范 展覽會(huì)是企業(yè)擴(kuò)大影響吸引客戶促進(jìn)交易的重要途徑。 從內(nèi)容上看，展覽會(huì)既 , 有專, 業(yè)性, 的，譬如“英國教育展”； 也

6、有貿(mào)易性的，譬如“廣州出口商品交易會(huì)”；還有綜合性的，譬 如“萬國博覽會(huì)”。從形式上看，展覽會(huì)有產(chǎn)品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬 賓娛樂等多種形式。無論什么樣的內(nèi)容與形式，展覽會(huì)都有著自己鮮明的主題。 因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來決定參展的方法。其次，有針對(duì)性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關(guān)鍵。 我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計(jì)劃，把所有應(yīng)該考慮的， 可能涉和的問題一網(wǎng)打盡， 給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。 具體而言，就是明確參展目的，確定參展內(nèi)容，落實(shí)參展途徑，策 劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產(chǎn)品，組織 參展人員，設(shè)計(jì)運(yùn)作流程，使現(xiàn)場(chǎng)的接待、講解、洽談、

7、簽約活動(dòng) 非常的井然有序，還有就是擬定參展的費(fèi)用預(yù)算。再次，制訂某些非常實(shí)用的策略， 構(gòu)思某些獨(dú)特新穎的策劃， 使一個(gè)簡單的參展活動(dòng)成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我 們組織能力和策劃能力的一次機(jī)會(huì)。高級(jí)秘書對(duì)于上司的重要性， 也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。 將上述計(jì)劃與預(yù)算呈報(bào)上司審批，并且在上司授權(quán)的情況下關(guān)心甚 至親自參與整個(gè)參展過程，在參展現(xiàn)場(chǎng)直接處理各類問題，確保成 功參展。最后，做好展覽會(huì)結(jié)束的善后工作， 并且親自擬定或組織有 關(guān)人員撰寫總結(jié)報(bào)告提交給上司。巧妙安排商務(wù)談判場(chǎng)所 安排談判場(chǎng)所應(yīng)舒適簡潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要 舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒必要為

8、了高雅而故弄玄虛，將談 判場(chǎng)所弄得像個(gè)藝術(shù)陳列室。在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對(duì)的位 子上，談判桌應(yīng)該是長而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般 分列兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平如果是多邊談判， 則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位 子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員和其他談判工作人員 一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗?。無論是雙邊談判還是多邊談判， 桌子和椅子的大小應(yīng)當(dāng)與環(huán) 境和談判相適應(yīng)，任何不協(xié)調(diào)與別扭的隨意安排都會(huì)給談判者心理 帶來壓抑感或不適。 與長方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在 一些輕松友好的會(huì)見場(chǎng)所，一般采用圓桌。無論是方桌還是圓桌， 都應(yīng)注意座位的朝向。 通常人們總是 認(rèn)為面對(duì)門口的座位最具影響力， 西方人覺得這個(gè)座位具有權(quán)力感， 中國人則習(xí)慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響 力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國人習(xí)慣稱此座位為 “下座”，因此，在安排就座時(shí)要充分考慮這方面的心理習(xí)慣，避 免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮儀的，往