辦公自動(dòng)化系統(tǒng)介紹

1、辦公自動(dòng)化一、系統(tǒng)概述無紙化辦公時(shí)代已全面到來， 即刻開始網(wǎng)上辦公， 不要被你的競爭對手拋下 以我公司多年使用的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，結(jié)合國內(nèi)外最新的 OA 軟件研發(fā)技 術(shù)和思想，融合近十年專業(yè)軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)， 凝聚深厚的技術(shù)、 管理積淀為用戶精 心打造而成，她全面貫通單位內(nèi)部經(jīng)脈，通過對各辦公要素的閉環(huán)整合， 實(shí)現(xiàn)了 工作流、信息流和知識(shí)流的整合管理，為用戶提供了一個(gè)科學(xué)、開放、先進(jìn)的信 息化辦公平臺(tái)，輕松實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。作用在于整合企業(yè)資源，加快信息流通， 規(guī)范辦公流程，提高辦事效率。她通過尖端信息技術(shù)與先進(jìn)管理理念的融合應(yīng)用， 將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù)，降低辦公成本

2、，提高 管理水平，快速提升用戶的市場競爭力。具有一系列獨(dú)到之處：1、安裝簡單，敲幾下回車鍵就可完成。界面友好，使用起來得心應(yīng)手。2、不像一些 OA 軟件那樣限制用戶數(shù)量，可無限擴(kuò)充，消除大量隱性成本。3、作為“用得起的好軟件” ，0A將價(jià)格降到幾千元，讓更多單位邁入無 紙化辦公時(shí)代。4、類似QQ的客戶端無需登錄系統(tǒng)就能直接收發(fā)文件、消息提醒、自動(dòng)升 級。5、設(shè)置權(quán)限管理，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)開放可能造成的泄密，保護(hù)核心資料安全。6多種強(qiáng)大的溝通交流方式，可與分支機(jī)構(gòu)、外地員工、合作伙伴和客戶 保持緊密的協(xié)同與互動(dòng)。7、管理員不需要任何專業(yè)知識(shí)就可以便捷的調(diào)整欄目設(shè)置。8、所有的功能均可以自定義，更容易滿足

3、自身單位的個(gè)性需要。0A適用于政府機(jī)關(guān)、中小企業(yè)、事業(yè)單位、服務(wù)行業(yè)等，讓您輕輕松松， 網(wǎng)上辦公！1、產(chǎn)品介紹功能列表我的辦公桌公告通知我發(fā)送 發(fā)送 已收到 文件傳送 發(fā)送已發(fā)送，可以轉(zhuǎn)到文件柜中 已接收，可以轉(zhuǎn)到文件柜中 通訊薄 個(gè)人通訊薄 公共通訊薄 日程安排 工作日記 工作計(jì)劃 個(gè)人文件柜 上傳文件 文件列表 我的申請 新建申請 申請查詢 待辦事宜網(wǎng)絡(luò)硬盤 公共文件柜 圖書管理 行政管理網(wǎng)絡(luò)會(huì)議語音聊天規(guī)章制度 政策法規(guī) 人事制度 財(cái)務(wù)制度 管理制度 銷售制度交流論壇聊天室系統(tǒng)個(gè)人設(shè)置 組織機(jī)構(gòu) 員工設(shè)置 權(quán)限設(shè)置 菜單定義 系統(tǒng)信息 客戶端下載 固定流程定義 公費(fèi)手機(jī)短信帳號(hào) 通訊組設(shè)

4、定 系統(tǒng)日志使用效果應(yīng)用0A你可以讓自己的單位管理達(dá)到一種理想的狀態(tài)：整合企業(yè)資源， 加快信息流通，規(guī)范辦公流程，提高辦事效率。0A融合了當(dāng)前最流行的管理思想，即對工作流、信息流和知識(shí)管理的規(guī)范 管理和增值利用，為用戶提供了一個(gè)先進(jìn)、高效的信息化工作平臺(tái)。對管理層而 言降低管理成本，提高管理力度；對員工而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率。0A將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價(jià)值、更重要的事 務(wù)，整體提高了企業(yè)辦事效率和對信息的可控性，使企業(yè)管理趨于完善，提高執(zhí) 行力，最終實(shí)現(xiàn)單位市場競爭力全面提升的目標(biāo)。整合企業(yè)資源1、通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將企業(yè)的人力資源、客戶資源、知識(shí)資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬

5、 件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用2、資源整合，實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，創(chuàng)造企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境， 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。3、對人力資源、客戶資源實(shí)現(xiàn)更加有效地控制和管理，保持穩(wěn)定的工作團(tuán) 隊(duì)和客戶關(guān)系。4、有效積累公司優(yōu)秀員工的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、心得并向所有員工開放， 使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達(dá)到事半功倍的效果。5、將企業(yè)的產(chǎn)品、各種辦公用品等硬件資源進(jìn)行分類管理，更加方便、可 靠、透明，發(fā)揮他們最大的功效。6、建立正規(guī)、科學(xué)、開放的企業(yè)的制度和文化，保持企業(yè)旺盛的生命力， 保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。加快信息流通1、下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時(shí)傳達(dá)到相關(guān)

6、人員，無任何 中間環(huán)節(jié)。2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時(shí) 發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程和發(fā)現(xiàn)人才。3、即使是外地的員工或分支機(jī)構(gòu)也可以時(shí)時(shí)保持和公司的溝通，保持緊密 的聯(lián)系。4、所有員工都可以在第一時(shí)間知道公司的最新動(dòng)態(tài)和政策，更加關(guān)注公司 發(fā)展。5、所有員工都能及時(shí)了解公司產(chǎn)品的庫存、價(jià)格、銷量等信息，及時(shí)調(diào)整 工作。6、下屬可以在第一時(shí)間將工作進(jìn)度和市場信息反映給上級領(lǐng)導(dǎo)，使企業(yè)以 快制勝。7 工們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系和 企業(yè)文化。規(guī)范辦公流程1、建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機(jī)制，讓企業(yè)充滿活力，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展2、使

7、員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、 扯皮現(xiàn)象。3、公司的辦公流程變得規(guī)范、有序，效率大大提高，執(zhí)行力大大提高。4、徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。5、領(lǐng)導(dǎo)層可以清晰、準(zhǔn)確的了解員工對某一事件的傾向性以做出正確的決 卒 策。6、離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動(dòng)給公司帶來的客戶流 失的風(fēng)險(xiǎn)。7、通過網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的電話來詢問項(xiàng)目進(jìn)度，從而節(jié)省大量時(shí)間、精力 和電話費(fèi)。8、領(lǐng)導(dǎo)層可以及時(shí)關(guān)注下屬的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，不會(huì)因?yàn)槭杪┒?丟掉重要的訂單或客戶。9、員工們每天都記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指 導(dǎo)。10

8、、企業(yè)可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙 張、人力等辦公成本，將資源和精力、時(shí)間用于核心業(yè)務(wù)。11、員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分的進(jìn)行交流，通過 正確的手段而不是憑個(gè)人交際能力來溝通。提高辦事效率。1、有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。2、信息流通速度成倍提高，帶來員工反應(yīng)速度的成倍提高。3、可以快捷的同時(shí)給大量客戶發(fā)送手機(jī)短信，保持密切、融洽、穩(wěn)定的客 戶關(guān)系。4、領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時(shí)查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況， 跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。5、員工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項(xiàng)任務(wù)狀態(tài)以合理安排時(shí)間。6、員工之

9、間可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時(shí)時(shí)溝通，節(jié)省時(shí)間，提高效率7、消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點(diǎn)對點(diǎn)，傳遞一指通。8、隨時(shí)隨地都能夠在網(wǎng)上快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了 為看一份文件而到處尋找浪費(fèi)掉的大量時(shí)間。系統(tǒng)優(yōu)勢0A融合了國內(nèi)外先進(jìn)OA的優(yōu)點(diǎn)，并進(jìn)行了一系列改進(jìn)和創(chuàng)新，使之無論在 技術(shù)架構(gòu)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、 管理思想上都達(dá)到了國內(nèi)先進(jìn)水平， 并具有一些特色鮮明 的優(yōu)勢：1、無限用戶0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的所有版本均沒有用戶數(shù)限制，對您而言既可以無限擴(kuò) 充員工數(shù)量，滿足企業(yè)發(fā)展需要， 又免去了追加用戶數(shù)而額外支出的高昂費(fèi)用 （一 般0A系統(tǒng)只能

10、提供20-30人的免費(fèi)用戶，增加用戶需另加費(fèi)用）。2、安裝簡便0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過優(yōu)化設(shè)計(jì)，安裝、使用非常簡單方便，幾分鐘就能 完成整個(gè)安裝工作。親切、 友好的人性化界面和功能模塊使系統(tǒng)能夠快速、 完美 的融入到您的企業(yè)，無需額外培訓(xùn)就可以立刻上手使用，消除培訓(xùn)成本， 縮短適 應(yīng)周期，提高利用效率。3、客戶端員工可以選擇下載免費(fèi)的客戶端軟件來使用系統(tǒng)， 這樣即使不用登錄系統(tǒng)也 能夠完成文件發(fā)送、消息提醒等諸多工作，更加高效、迅速，對您而言可以節(jié)省 更多的時(shí)間處理重要事務(wù)。4、權(quán)限管理系統(tǒng)中的所有文檔都可以設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限實(shí)行管理， 只有具有足夠權(quán)限的人 才有權(quán)查看、 使用，對您而言可以有效的規(guī)

11、避網(wǎng)絡(luò)開放給企業(yè)帶來的信息泄漏的 風(fēng)險(xiǎn)，有效保護(hù)保密信息，保護(hù)企業(yè)利益。4、可定制新思創(chuàng)0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的所有功能模塊都可以根據(jù)客戶的企業(yè)特點(diǎn)和獨(dú) 特需求量身定制， 對您而言可以得到滿足自身特性的解決方案， 更好的讓系統(tǒng)融 入企業(yè)，幫助企業(yè)解決實(shí)際問題。5、易維護(hù)“系統(tǒng)”欄目給管理員設(shè)計(jì)了簡易的維護(hù)方式， 不需要專業(yè)知識(shí)就可以輕松 改善欄目設(shè)置，輸入新的組織、員工、資料等信息，保證了系統(tǒng)的適用、擴(kuò)充和 個(gè)性，更加適合企業(yè)使用習(xí)慣，時(shí)時(shí)滿足企業(yè)發(fā)展需要。6、結(jié)構(gòu)先進(jìn)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用“ B/S”結(jié)構(gòu)，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以光速傳遞信 息，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將來發(fā)展的主要方向， 對您而言， 無

12、論在家里還是在辦公 室，甚至您出差到國外， 都可以隨時(shí)了解單位里的最新信息即工作進(jìn)展情況， 從 而實(shí)現(xiàn)全球辦公。7、留言板留言板是OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一項(xiàng)重要功能，它可以實(shí)現(xiàn)當(dāng)信息的接收人 聯(lián)系不上時(shí)的信息傳遞， 當(dāng)您為了找不到人而苦惱的時(shí)候， 就可以利用這一功能 及時(shí)將信息傳遞給他，以保證事情不被耽誤。8 、服務(wù)好你可以經(jīng)過 3 個(gè)月的試用， 滿意后再購買。在購買后我們提供免費(fèi)升級、在 線答疑、咨詢回訪， 終身技術(shù)支持等服務(wù)， 并可以根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要提供二次乃 至多次開發(fā)工作，使您無后顧無憂。9 、價(jià)格低作為“用得起的好軟件”，0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能強(qiáng)大，而價(jià)格低廉。類似產(chǎn)品的價(jià)格動(dòng)輒數(shù)萬甚

13、至數(shù)十萬元，而我們?yōu)槠占?A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在中小 企業(yè)的應(yīng)用，將價(jià)格降到幾千元的水平，讓用戶輕松上網(wǎng)辦公支持平臺(tái)0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能同時(shí)支持Windows平臺(tái)及Linux平臺(tái)，數(shù)據(jù)庫采用MySQ，L 采用 PHP,Java,C+,Delphi 混合開發(fā)。具有最佳的產(chǎn)品性能。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)器端支持以下平臺(tái)：Microsoft Windows NT/2000 系列HP UnixSUN Solaris0A 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)客戶端支持以下平臺(tái)：Microsoft Windows 系列Unix 系列SUN SolarisApple OS以上 ) ， Netscape在以上平臺(tái)上，需使用 Inter

14、net Exploror（ 5.0（ 4.06 以上 ） 瀏覽器價(jià)格體系1、最新價(jià)格：2004標(biāo)準(zhǔn)版： 5200元 最多同時(shí)支持 50 個(gè)客戶端，提供一年免費(fèi)升級和服務(wù)2004增強(qiáng)版： 7800元最多同時(shí)支持 100 個(gè)客戶端，提供終身免費(fèi)升級和服務(wù)2004超強(qiáng)版： 36000元不限客戶端數(shù)量，提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的辦公平臺(tái)并提供終身免費(fèi)升級和服務(wù)定制開發(fā)利用公司的技術(shù)優(yōu)勢及產(chǎn)品優(yōu)勢，為各單位定制開發(fā)各類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)2、優(yōu)惠措施：1、購買2004增強(qiáng)版以上的用戶，均可參加抽獎(jiǎng)，獲得 MP3優(yōu)盤、正版 殺毒軟件等各種豐富獎(jiǎng)品。2、聯(lián)合3家以上企業(yè)同時(shí)購買本產(chǎn)品，享受 8.5折優(yōu)惠。3、標(biāo)準(zhǔn)版用戶每推

15、薦一位用戶購買本產(chǎn)品，將獲得 3年免費(fèi)升級和服務(wù)。4、 增強(qiáng)版用戶每推薦一位用戶購買本產(chǎn)品，將獲得3年免費(fèi)特別技術(shù)支持 與升級服務(wù)。、功能詳解類別功能描述我 的 辦 公 桌通知用戶可以在網(wǎng)上選擇對某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門 或全體人員發(fā)送各種通知、通告、消息、留言等信息， 并可以隨時(shí)查看自己已發(fā)和已收的通知，即使一時(shí)沒在 網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過任何信息，及時(shí)溝通，協(xié)同工作。新聞可以直接添加各種業(yè)務(wù)、行政、人事等新聞，所有 用戶都可以隨時(shí)查看，第一時(shí)間了解公司信息。支持新 聞分類和評論，可以直接上傳文件和圖片個(gè)人文件柜作為網(wǎng)上的文件柜，用戶可以將自己平時(shí)積累的文 摘、收集的信息、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、做過的工作、取

16、得的成 績、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進(jìn)行知識(shí)管 理，便于需要的時(shí)候方便的查閱，而不必再東尋西找， 浪費(fèi)時(shí)間。文件傳送文件傳送的作用和“通知”類似，不同的是這里傳 送的是公司更正規(guī)的文件，它可以將固定格式的文件或 圖片、圖表、幻燈片以附件的形式傳送給相關(guān)人員。個(gè)人考勤包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、 考勤查看等內(nèi)容。上下班登記相當(dāng)于網(wǎng)上簽到，既方便 又防止作假。外出登記可以在網(wǎng)上向主管提交外出申請 單，并得到直接批復(fù)。請假登記和出差登登記可以將以 前請假和出差的日期、內(nèi)容登記備案，便于日后查看。日程安排可以按天、周、月計(jì)劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查 看未完成、要完成、待完成

17、的各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和 時(shí)間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調(diào)整進(jìn)度，及時(shí)跟進(jìn)， 徹底執(zhí)行，確保各項(xiàng)丄作的順利完成。我的申請包括起草申請、審批查詢和個(gè)人路徑?？梢栽诰€提 交財(cái)務(wù)、行政、人事、生產(chǎn)、研發(fā)、營銷等在內(nèi)的各種 請示報(bào)告并進(jìn)行網(wǎng)上審批，查詢。可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情 況設(shè)置具體的部門和申請單。待辦審批用戶（一般指領(lǐng)導(dǎo)層）可以在網(wǎng)上清晰的查看需要 自己審批的文件，包括緊急程度、審批狀態(tài)、審批主題、 撰寫人、發(fā)送時(shí)間等，以便及時(shí)作出審批，避免延誤和 錯(cuò)漏。工作日記可以每天在網(wǎng)上記錄下當(dāng)天工作的內(nèi)容和心得，便 于日后查閱和總結(jié)?？梢栽O(shè)置不同的權(quán)限查看同事或者 下屬的日記，以在線監(jiān)督指導(dǎo)?？梢詫⒆约旱娜沼?/p>

18、導(dǎo)出 系統(tǒng)作為工作檔案永久保存下來。工作計(jì)劃做出本周、本月、本季度或本年等的工作計(jì)劃，任 務(wù)目標(biāo)等，在目標(biāo)的指導(dǎo)下開展工作。通訊薄包括個(gè)人通訊薄和公共通訊薄，可以方便的存放和 查找同事、客戶、關(guān)聯(lián)單位、政府機(jī)關(guān)等處的聯(lián)系資料， 便于公司保留下離職業(yè)務(wù)人員的客戶資料，避免客戶流 失。手機(jī)短信包括個(gè)人手機(jī)短信和公共手機(jī)短信，支持個(gè)人付費(fèi) 和公司付費(fèi)。可以方便的給同事、朋友、客戶等群發(fā)短 信，即使員工不在公司也可以保持時(shí)時(shí)溝通，并建立更 加緊密的客戶關(guān)系。支持群發(fā)。郵件方便的給同事或客戶發(fā)送電子郵件，消除傳統(tǒng)信函 效率低，成本高的弊端。支持群發(fā)。網(wǎng)絡(luò)硬盤公共文件柜可以將組織內(nèi)的各種文件在公共文件柜里

19、分類存 放，便于日后簡捷的查閱，可以設(shè)置權(quán)限以保護(hù)機(jī)密文 件安全?？梢宰寣⒔M織內(nèi)的成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等知識(shí) 資源共享，便于大家共同學(xué)習(xí)，快速提咼。行政管理各種行政性文書的的集中管理圖書管理營銷、技術(shù)、管理、財(cái)務(wù)等優(yōu)秀圖書的共享學(xué)習(xí)。規(guī)早 制 度規(guī)章制度政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財(cái)務(wù)制度、管理 制度、銷售制度等各種制度文件的在線存放、查閱，可 以方便的進(jìn)行管理。交流論壇可以自行設(shè)置分論壇和議題，為用戶提供了一個(gè)信 息交流、思想溝通和問題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開放、平等、 自由的談?wù)摵桶l(fā)言，包括進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議當(dāng)組織需要與異地員工或分支機(jī)構(gòu)開會(huì)時(shí)，不必將 他們召回而費(fèi)時(shí)費(fèi)力，可以

20、通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程即 時(shí)溝通，如果配上攝像頭就可以達(dá)到視頻會(huì)議的效果。語音聊天通過語音聊天，可以實(shí)現(xiàn)用戶在不離開座位的情況 下進(jìn)行面對面般的會(huì)話，不必找電話號(hào)碼和打電話，更 不必親自去找人，節(jié)省大量時(shí)間，提高辦事效率。聊天室在聊天室，用戶可以更加輕松、直接的與同事交流 情感，互通信息，不受任何限制，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系。投票通過網(wǎng)上投票，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接看到員工對某一問 題的傾向性和態(tài)度，在人事任免、業(yè)務(wù)規(guī)劃、組織調(diào)整、 文化建設(shè)等問題上得到第一手準(zhǔn)確信息，從而作出正確 的選擇，避免決策失誤?？梢宰杂稍O(shè)置投票主題。系統(tǒng)手機(jī)短信帳號(hào)在本系統(tǒng)上設(shè)置個(gè)人手機(jī)帳號(hào)，發(fā)送手機(jī)短信，分 公司帳號(hào)和個(gè)人帳號(hào)

21、兩種。個(gè)人設(shè)置包括通訊組、個(gè)人描述、頭像簽名、修改密碼?？?以設(shè)置個(gè)人的通訊組成員，更加方便的查到自己常用的 電話。選擇自己喜歡的頭像并寫下自己的座右銘。修改 密碼以確保自己的帳號(hào)安全。客戶端下載使用客戶端，即使您不登陸本系統(tǒng)，也能完成收發(fā) 文件、發(fā)送短信、自動(dòng)升級等工作，并可以通過客戶端 直接登錄系統(tǒng)，既可以提高電腦速度，又節(jié)約上網(wǎng)時(shí)間， 提高辦事效率。六、附錄選擇0A軟件的誤區(qū)OA辦公自動(dòng)化、上網(wǎng)辦公、網(wǎng)上辦公、遠(yuǎn)程辦公、在家辦公、無紙化辦公、 信息化辦公、網(wǎng)絡(luò)辦公、智能辦公、移動(dòng)辦公、自動(dòng)化辦公、電子辦公、電腦辦 公、協(xié)同辦公每天看到、聽到這些花樣繁多的名詞感到頭暈么？如果是， 那 么你

22、可能還停留在老式的辦公環(huán)境里；如果不是，那么恭喜你，你已經(jīng)邁進(jìn)了現(xiàn)代化辦公時(shí)代；如果你說其實(shí)這些名詞說的都是一個(gè)意思，那么大大恭喜你，你已經(jīng)完全掌握了現(xiàn)代辦公的精髓。的確，這些花樣繁多的名詞說的都是同一件事情，用一個(gè)最典型的說法，那 就是辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA，在人類步入信息化社會(huì)的今天，辦 公自動(dòng)化的時(shí)代也已全面到來。但是我們發(fā)現(xiàn)，很多客戶在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我們就列舉了九大有代表性的誤區(qū)， 供廣大用戶借 鑒。誤區(qū)一：自己開發(fā)有的單位感到自己開發(fā) OA更能夠滿足自身要求，能夠隨時(shí)改進(jìn)，可控性強(qiáng)， 也避免購買軟件而上當(dāng)受騙的可能，但其實(shí)這

23、種做法往往得不償失。首先，當(dāng)今的OA系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展成為一門涉及眾多學(xué)科的綜合技術(shù)，包括計(jì) 算機(jī)科學(xué)、通信科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)科學(xué)、管理與行為科學(xué)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、 圖形圖象處理技術(shù)等多個(gè)學(xué)科，普通的程序員已經(jīng)很難設(shè)計(jì)出優(yōu)秀的OA系統(tǒng)。其次，OA系統(tǒng)越來越重視對最新管理理念的融合，而身在單位內(nèi)部的程序員受 行業(yè)和職位限制，很難掌握業(yè)界流行的管理理念及其發(fā)展趨勢，開發(fā)往往成了對 市面上OA軟件的簡單模仿和對企業(yè)辦公流程的克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理 水平的目的。再次，隨時(shí)隨地的調(diào)整 OA系統(tǒng)不見得就是一件好事，因?yàn)檫@樣會(huì)嚴(yán)重影響系統(tǒng)的正常使用和員工的快速熟練掌握，延長磨合期。最后，0A系統(tǒng)的開發(fā)需要企

24、業(yè)耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，按照最小的企 業(yè)規(guī)模和最低的工資水平計(jì)算也要萬元以上，平均需要數(shù)萬元，高的可到數(shù)十萬元，顯然得不償失。因此除了有的特大型企業(yè)和敏感性單位外普通企業(yè)并不適合 自己開發(fā)。誤區(qū)二：功能越全越好對0A系統(tǒng)來說，它的功能幾乎是可以無限擴(kuò)充的，但是對企業(yè)來說，這樣 并沒有必要，因?yàn)楹芏喙δ懿⒉皇撬匦璧摹Ｊ紫裙δ茉饺?，系統(tǒng)越復(fù)雜，使 用越困難，維護(hù)越麻煩；其次功能增多帶來了價(jià)格和服務(wù)成本的直線上升，過分追求功能超全是一種很大的浪費(fèi)。比如一個(gè)小型 IT企業(yè)就沒有必要安裝“車輛 管理”模塊，所以企業(yè)應(yīng)該放棄那些閑置不用、可用可不用、利用率低的功能， 避免大而不當(dāng)

25、，選擇滿足自己核心需求的產(chǎn)品。 如果企業(yè)發(fā)展壯大了，產(chǎn)生了更 多的需求，還可以在原來的系統(tǒng)上進(jìn)行二次開發(fā)。誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好判斷一個(gè)產(chǎn)品好不好的根本原則不是看它是不是最貴的，而是看它是否適合 自己，0A系統(tǒng)更是如此。其實(shí)所有的0A系統(tǒng)80%的核心內(nèi)容都是相同的，但是 有的軟件在上面增加上一些附加功能或者在某一項(xiàng)上有所強(qiáng)化，而功能每增加 10%，價(jià)格便會(huì)增加100% 200%，給企業(yè)造成很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，往往是花了 大價(jià)錢買了自己并不需要的附加功能產(chǎn)品。誤區(qū)四：價(jià)格越低越好價(jià)格低固然是好事，但是如果低到 3000元以下就值得你懷疑這個(gè)軟件有沒 有問題了。首先，質(zhì)量問題，價(jià)格太低的 OA軟件往往是

26、一些只有幾個(gè)人的小公 司，甚至是一個(gè)人開發(fā)的，可以想象這樣的產(chǎn)品質(zhì)量會(huì)是什么樣子， 這樣的開發(fā) 隊(duì)伍能否穩(wěn)定持久，將來的服務(wù)怎么保障。我甚至見過千元以下的OA如此低的價(jià)格你敢買么？因?yàn)橘I完了可能跟本就用不了或用不長；其次，隱性成本。很多軟件雖然看起來比較便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如有一款OA軟件報(bào)價(jià)5800元，但是只有20個(gè)用戶數(shù)，每增加10個(gè)人就要增加2000元，這樣50個(gè)人的單 位就得11800元。最后，服務(wù)問題，有一些軟件報(bào)價(jià)不含服務(wù)費(fèi)用，如果要提供 培訓(xùn)、升級、維護(hù)甚至安裝等服務(wù)就要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品 融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用， 不然服務(wù)費(fèi)

27、就成了 一個(gè)無底洞。記住，過低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)， 是對客戶的不負(fù)責(zé)任。誤區(qū)五：系統(tǒng)越開放、越自由越好網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)基本特征就是開放、自由，但是完全的開放和自由會(huì)給企業(yè)帶來 很大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，比如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件如 果在網(wǎng)上可以隨意瀏覽，很容易泄密， 給企業(yè)造成不可估量的損失。 但是如果不 放在網(wǎng)上又不便于統(tǒng)一管理，因此最好的解決方案就是能夠?qū)λ鼈冞M(jìn)行權(quán)限管 理，根據(jù)權(quán)限等級，只有具有一定級別的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到，這就既方便管理又防止泄密。誤區(qū)六：軟件應(yīng)該完全符合企業(yè)的辦公習(xí)慣軟件的確要適合企業(yè)的辦公習(xí)慣，但是也要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)， 因?yàn)?這是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)。0A 軟件不是舊模式的新版本，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度， 優(yōu)秀的0A軟件更是代表了未來辦公的趨勢，如知識(shí)管理、協(xié)同辦公等思想，另 外它公開、公正、透明的特點(diǎn)也可能會(huì)觸及某些人的私人利益， 使之產(chǎn)生抵觸心 理，因此在開始應(yīng)用時(shí)會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，這就要求用戶能夠除舊納新，轉(zhuǎn)變思維，勇于變革，因?yàn)檫@是必須要堅(jiān)持的東西。改革是要付出一定努力的，所以用戶應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生實(shí)際效益的0A