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文檔簡(jiǎn)介
1、公司檔案管理制度細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系,建立有效的檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)檔案管理 工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù), 促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定,并結(jié)合我公司實(shí)際情 況,制定本細(xì)則。一、總則(一)公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,是完整地、系統(tǒng) 地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依 據(jù)。(二)檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán) 益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則,由公司行政與人力資 源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé),統(tǒng)一管理。(三)公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理,其
2、他各部門(mén)在工作和業(yè) 務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物 等檔案均須由公司檔案部管理,各部門(mén)不得分散保存。二、檔案部門(mén)設(shè)置及其職責(zé)(一)公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為:1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理要求對(duì)檔案材 料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理,積極提供利用。4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。(二)各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員,其主要職責(zé)是:1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工 作情況,積極配合
3、其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門(mén)歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作 并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交,確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理(一)公司編制文件材料的歸檔范圍,根據(jù)各部門(mén)的職責(zé)不同,主要有以 下幾個(gè)方面:1、行政部:A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決 策等;B、與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文;C、行政管理方面,包括:1)辦公用品管理、采購(gòu)、出車(chē)及維修記錄等;2)日常管理方面的員工考勤,前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái) 客記錄、電話(huà)記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單,公司會(huì)議記錄、 重要談話(huà)、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)
4、示批復(fù)的記錄等;2、人資部:人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手 續(xù)、員工資料等。3、企劃部:A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷(xiāo)方案等;B、媒體合作通路的正常詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同;C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等;D、市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶(hù)資料等。4、倉(cāng)管部:倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。5、客服部:主要包括客戶(hù)檔案、工程保修、維修派工等;客戶(hù)投訴記錄、客戶(hù) 增值服務(wù)記錄、客戶(hù)回訪(fǎng)記錄、客戶(hù)意見(jiàn)調(diào)查記錄 。6、裝備部、工藝部、數(shù)字部:主要包括效果圖、施工圖、項(xiàng)目報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè) 計(jì)師談單記錄表、部門(mén)會(huì)議
5、紀(jì)要、車(chē)間上工排班表、原材料及成品登記 表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。其中數(shù)字部機(jī)房重要文件備份、集成軟件開(kāi)發(fā)源代碼等。7、財(cái)務(wù)部:主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放,后勤方 面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等8、市場(chǎng)部:有關(guān)營(yíng)銷(xiāo)促銷(xiāo)活動(dòng)方案、客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶(hù)簽訂的協(xié) 議等。以上各部門(mén)歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室,以便檔 案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。(二)歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下:一級(jí)秘密義件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、 管理決
6、策,與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文,人事方面的各種文件, 財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算,合同及司法文書(shū)等。永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話(huà)、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的 宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等五年以上三級(jí)普通文件員工考勤,前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話(huà)記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單,倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登 記、核算、保管,檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核 算、借閱、銷(xiāo)毀,后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、 出車(chē)及維修記錄等。三年(三)檔案編號(hào)方法1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象,依據(jù)公司部門(mén)及業(yè)務(wù)劃分, 結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方
7、法,便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。2、檔案大類(lèi)別均以部門(mén)前兩個(gè)字拼音首字母命名,具體為:行政部:XZ 人資部:RZ 客服部:KF 裝備部:ZB 工藝部:GY數(shù)字部:SZ 市場(chǎng)部:SC 財(cái)務(wù)部:CW企劃部:QH倉(cāng)管部:CG3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門(mén)(主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部 四部門(mén))凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫(xiě)為大類(lèi)別,以中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館反法西斯勝利 70周年項(xiàng)目為例,其項(xiàng)目大類(lèi)編 號(hào)為:201506 (日期)-KZG (館方中文縮寫(xiě)頭字母)-FF70 (項(xiàng)目簡(jiǎn)稱(chēng)頭字母) -# (文件編號(hào))。4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度,美觀(guān)等各方面的制約,鑒于公司正逐步組
8、建發(fā)展,現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門(mén)管理統(tǒng)一,對(duì)內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁(yè)眉文字為靠左公司 VI規(guī)范標(biāo)識(shí)圖形,靠右為公務(wù)編碼,一般制 度/規(guī)范性文件均需要編號(hào)。無(wú)論對(duì)內(nèi)對(duì)外文件,頁(yè)腳格式均為“第X頁(yè),共X頁(yè)”,頁(yè)眉、頁(yè)腳均使用宋體小五號(hào)字,不加粗,帶格式線(xiàn)。以財(cái)務(wù)部為例:編制方法:201603-CW01-XXX (2014年6月份財(cái)務(wù)報(bào)表)其中201601為日期,CW為財(cái)務(wù)部編號(hào),01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的 內(nèi)容(02為財(cái)務(wù)憑證等等類(lèi)推),XXX為其他編號(hào)。(四)歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整,層次分明,符合其形成規(guī)律,能夠準(zhǔn)確反映公 司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、涉及
9、項(xiàng)目工程的,應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中;不涉及項(xiàng)目工程的, 先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi),一般文件歸入文件形成的年度(跨 年度的規(guī)劃計(jì)劃,可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告, 歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對(duì)年度)。3、按要求填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等表格,擬寫(xiě)案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整,一 般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(chēng)。案卷封面要用黑色簽字 筆或者黑色鋼筆書(shū)寫(xiě)。4、對(duì)破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊,對(duì)較大的 紙張應(yīng)折疊,并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程(一)歸檔時(shí)間。各部門(mén)不涉及工程項(xiàng)目的材料,
10、應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的(一般為行政部、人資部、企劃部、市場(chǎng)部及裝備部、 工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料),應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔;凡材料按季度或年度整理的,應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸 檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門(mén)涉及項(xiàng)目工程的材料,應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔, 各部門(mén)首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室,歸檔應(yīng)包 括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。(二)檔案移交。各部門(mén)不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門(mén)首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門(mén)主管簽 字后移交總經(jīng)理辦公室;涉及項(xiàng)目工程的,各部門(mén)首先歸檔后,由部門(mén)主管簽 字并統(tǒng)一
11、交客服部整理,客服部應(yīng)在收到各部門(mén)材料后一周內(nèi)經(jīng)部門(mén)主管簽字 后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗(yàn)收合格后, 填寫(xiě)檔案移交清單,雙方履行簽字手續(xù),辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營(yíng)狀況及要求,財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥 善保管,暫時(shí)不移交檔案室五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)(一)公司設(shè)置專(zhuān)用檔案庫(kù),具有防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、 防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修 補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。(二)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行 統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫(xiě)各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱管理(一)總經(jīng)理辦公室根據(jù)
12、工作需要,編制必要的檔案目錄、索引等檢索工 具,編輯檔案文件匯編各種參考資料,積極主動(dòng)開(kāi)展檔案利用工作。(二)建立檔案借閱及保密制度,根據(jù)檔案的重要程度,確定不同的利用 范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的,借閱時(shí)間不超過(guò)一周,如遇節(jié)假日,須在節(jié)假 日前歸還。借閱普通文件的,需填寫(xiě)調(diào)檔單,經(jīng)本部門(mén)主管及總經(jīng)理辦公室主 管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的,借閱時(shí)間不超過(guò)三個(gè)工作日,如遇節(jié)假日,須 在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的,需填寫(xiě)調(diào)檔單,經(jīng)本部門(mén)主管及總經(jīng)理辦 公室主管人員簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的,借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日,原則上不得帶 出
13、總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的,需填寫(xiě)調(diào)檔單,經(jīng)本部門(mén)主管、總經(jīng)理辦 公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。(三)借閱檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,要保護(hù)檔案的安全。不得 轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂改,未經(jīng)批 準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。(四)調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。 借閱人員必須嚴(yán)格保密,不得泄漏資料內(nèi)容,不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還, 如需延長(zhǎng)借閱的,必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員,并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷(xiāo)毀(一)根據(jù)不同檔案材料的分級(jí)及保管期限,結(jié)合實(shí)際情況,總經(jīng)理辦公 室統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)內(nèi)各檔案的情況表。(二)定期對(duì)于已到
14、期的檔案進(jìn)行鑒定,鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理 的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下,由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒 定小組,具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。(三)凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案,應(yīng)登記造冊(cè),經(jīng)公司主 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀時(shí),必須有兩人在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清單上 簽字。銷(xiāo)毀清冊(cè)由總經(jīng)理辦公室永久保存。八、檔案保密(一)總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行 整理裝訂涉密檔案,妥善保管尚未整理的檔案材料,不準(zhǔn)隨意堆放,以免造成 丟失、損壞和泄密。(二)不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)通過(guò)電話(huà)、電子郵件、 普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料;不
15、準(zhǔn)在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)?涉密檔案內(nèi)容。(三)檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案,不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入 檔案庫(kù)。(四)集中銷(xiāo)毀保管期限屆滿(mǎn)且失去保存價(jià)值的檔案,不得做他用。(五)發(fā)生泄密和檔案被盜事件時(shí)要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)事者要及時(shí)出具書(shū) 面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者,應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理俗話(huà)說(shuō)得好:“滴水之恩,當(dāng)涌泉相報(bào)”.知恩圖報(bào),是做人的良知;忘恩負(fù)義,被人們所不齒。何謂恩情?恩情即施惠人給受惠人的好處,恩惠情誼。恩情言其大,有“養(yǎng)育之恩”、“救命之恩”;恩情言其小,有“滴水之恩”、“幫扶之恩”大恩大德,人們會(huì)沒(méi)齒不忘,刻骨銘心;小的恩惠,我們同樣會(huì)念念不忘,記掛在
16、心。恩情,難以用確切的言辭來(lái)表述,只能用心靈去感受,用行動(dòng)去報(bào)答。恩情,就是當(dāng)你身處困境時(shí),有人愿意幫你的那份情;恩情,就是當(dāng)你失意落魄時(shí),有人不離不棄的那份情;恩情,就是當(dāng)你遇事有難時(shí),有人無(wú)私幫助你的那份情。做人千萬(wàn)不能忘恩,忘了恩,就負(fù)了義;忘了恩,就負(fù)了人;忘了恩,就沒(méi)有了良心!何謂真情?真情,就是寒冷時(shí)的一把火,讓人感覺(jué)暖意融融;真情,就是嚴(yán)冬里的一輪暖陽(yáng),它的光和熱都灑在了你的身上;真情,就是黑暗中的一盞燈,照亮了你前行的方向;真情就 是一眼清泉,滋潤(rùn)著每個(gè)人的心田,讓我們精神旺盛,生命茁壯!真情,就是一首動(dòng)聽(tīng)的歌曲,它能將你的煩惱驅(qū)趕;真情,就是一個(gè)燦爛的微笑,它能讓你心花怒放;
17、真情,就是一場(chǎng)及時(shí)雨,它能讓你干涸的心靈滋潤(rùn)舒暢!真情,是無(wú)私的奉獻(xiàn);真情,是真誠(chéng)的情誼;真情,是純潔的愛(ài)心。做人,真情不可少,感恩最重要。一顆感恩的心,人人都需要;有了感恩的心,彼此都溫暖;捧出感恩的心,個(gè)個(gè)皆 歡笑。恩情很貴,真心難得,真情莫傷。傷了真情,就傷了真心,傷了真心,就傷了好人,傷了好人,就落下了悔恨。恩情最怕忘,真情最怕傷!母親的恩情不能忘,生我九死一生,養(yǎng)我含辛茹苦,襁褓中奶我喂我,懷抱中親我寵我,雙手中托我舉我,出門(mén)時(shí)想我盼我,病痛中憐我惜我。父母的真情不能傷。自古以來(lái),父母千萬(wàn)倍的付出,難以換回子女百分之一的回報(bào)。父母一生真情付出,他們用心血和汗水滋養(yǎng)我們成長(zhǎng)、成熟和成功,誰(shuí)如果傷害了父母的真心真情, 誰(shuí)將悔恨終生!老師的恩情不可忘,老師的真情不可傷。為人之師,盡心盡力,小小三尺講臺(tái),乃育人之天地;著那滿(mǎn)頭銀發(fā),皆是歲月里積聚。絞盡腦汁,為讓學(xué)生們多獲取些知識(shí);千方百計(jì),為的 是
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