檔案管理庫房管理

1、 了解庫房管理需制定哪些管理制度。掌握庫溫濕度基本的控制方法。掌握庫房、裝具的編號方法。掌握檔案排架方法。會編制檔案管理工具。檔案庫房管理是對已經(jīng)整理好并排架的檔案進行日常維護、保護。檔案保管工作的基本任務(wù)：維護檔案的秩序，使其不散，不亂；保護檔案的實體不丟、不毀，并對壞損檔案采取修補措施。檔案的排列要維護全宗和全宗群的相對完整性。制定進出庫制度和“八防”措施等制度測量并記錄庫房溫濕度，及時采取措施進行調(diào)整。給庫房和裝具編號，裝具排列應(yīng)井然有序。把已經(jīng)整理好的檔案以全宗為單位按照分類方案把檔案按一定順序進行排列。工序1工序2工序3工序4制定管理制度制定庫房管理相關(guān)制度庫房的溫濕度控制測量溫濕度

2、如不符合標(biāo)準(zhǔn)采取應(yīng)對措施。庫房、裝具編號編建筑物號編層號、房間號編裝具號檔案排架按全宗排列檔案編制庫房管理工具編制檔案存放位置索引填寫檔案代卷卡1.任務(wù)：編寫進出庫制度和“八防措施”2.要求：制度內(nèi)容完整，要求具體，言簡意賅。3.評價標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)容齊全滿分30分。要求具體，措施可行滿分50分。語言精練、條例清晰滿分20分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：分組進行，學(xué)生比照例文標(biāo)準(zhǔn)，相互評價。6.時間安排：30分鐘。 1.任務(wù)：根據(jù)庫房溫濕度，提出解決辦法。2.要求：溫濕度記錄準(zhǔn)確。一般來說庫房適宜的溫度14-20；相對濕度為50%-65%。提出的應(yīng)對措施適宜，可行。3.評價標(biāo)準(zhǔn)：記錄溫濕度準(zhǔn)確

3、滿分20分，錯一項扣10分。采取措施正確滿分80分，錯一項扣20分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：分組進行，學(xué)生比照提供的評價標(biāo)準(zhǔn)，相互評價。6.時間安排：20分鐘。 1.任務(wù)：給庫房、裝具編號2.要求：了解編號方法。觀摩檔案館或檔案室?guī)旆?、裝具編號和排列情況，判斷是否符合要求。3.評價標(biāo)準(zhǔn)：掌握庫房、裝具編號和裝具排列方法，滿分50分。正確評價觀摩所觀摩檔案館（室）排列情況，并說明理由，滿分50分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：全班分組進行，學(xué)生比照評價標(biāo)準(zhǔn)，相互評價。6.時間安排：20分鐘。 1.任務(wù)：把已經(jīng)整理好的檔案排列上架。2.要求：按全宗把檔案在分類方案最低一級類目內(nèi)，

4、按照確定的方法依次排列。檔案的存放方式正確。3.評價標(biāo)準(zhǔn)：排列方法正確,30分,兼顧檔案排架的原則和要求0分,滿分60分。檔案存放方式正確，滿分40分。4.評價辦法：百分制5.實訓(xùn)組織：全班分組進行，實訓(xùn)、觀摩結(jié)合，學(xué)生比照評價標(biāo)準(zhǔn)，相互評價。6.時間安排：20分鐘。 1.任務(wù)：編制檔案存放位置索引和檔案代卷卡。2.要求：根據(jù)檔案室（館）實際情況，學(xué)生選一種檔案存放位置索引編制。3.評價標(biāo)準(zhǔn)：選擇檔案存放位置索引符合檔案館（室）30分，填寫各項正確30分，滿分60分。填寫代卷卡各項正確，滿分40分。4.評價辦法：百分制5.實訓(xùn)組織：全班分組進行，學(xué)生比照評價標(biāo)準(zhǔn)，相互評價。6.時間安排：20分

5、鐘。 一起檔案被盜案引發(fā)的思考 2004年11月，中原地區(qū)某大學(xué)第一附屬醫(yī)院電梯工栗某伙同廢品收購人員撬開醫(yī)院檔案庫的門鎖，一個月內(nèi)先后四次盜竊了該院積累了40年的30余萬份病歷檔案和10年的會計檔案，共計11.19噸。案發(fā)后僅追回80余份，其余經(jīng)廢品收購站轉(zhuǎn)賣到當(dāng)?shù)卦旒垙S，全部遭粉毀，造成了無以彌補的重大損失。栗某因犯盜竊罪，被判處有期徒刑11年，并處罰金15000元，剝奪政治權(quán)利一年。 此案提示我們：要把庫房“八防”管理落到實處；建立健全庫房管理制度。如果堅持每天對檔案庫房的檔案資料進行常規(guī)的檢查和記錄，這11噸檔案會不翼而飛嗎？如果管理嚴格，這么多病歷檔案和會計檔案會長期塵封在地下檔案庫

6、而無人問津嗎？ （資料來源:海南省檔案信息網(wǎng)）進出庫制度進出庫制度庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內(nèi)進入。非檔案工作人員原則上不準(zhǔn)進入庫房，如因工作需要必須進入，則必須有工作人員始終陪同。檔案工作人員不得在庫房內(nèi)從事與工作無關(guān)的活動，特別是吸煙、喝水、吃東西等。離開庫房時，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)窗、鎖門。八防措施八防措施防火要求在裝具的選用、電器及線路的安裝等方面消除一切隱患，庫內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，配備消防設(shè)施并定期檢修與保養(yǎng)，如果庫房是高層建筑物，要安裝避雷設(shè)備。防盜要求門窗堅固，盡量安裝防盜報警裝置，離開庫房時嚴格檢查并鎖好門窗。防水要求庫房建在地勢較高、有利于防洪的位置，

7、庫房內(nèi)及附近不能有水源。防潮要求庫房盡量不選在建筑物底層或做好防潮處理，并每天測量庫房濕度，如不符合規(guī)定，及時去濕。防霉要求定期檢查檔案，放置防霉藥品，發(fā)現(xiàn)霉變跡象及時通風(fēng)。防蟲要求入庫時對檔案進行滅菌消毒，在庫房內(nèi)定期檢查，放置防蟲藥品，搞好庫房衛(wèi)生。防塵要求庫房及裝具有較好的密封性，搞好庫房及裝具衛(wèi)生，保持清潔。防光主要是防止光線中紫外線的破壞。要求庫房盡量無窗；若有窗，也應(yīng)盡可能小，盡可能少，東西向不易開窗，南北向的窗子要小而窄，盡可能避光（如安裝磨砂玻璃、花紋玻璃，貼避光紙、安裝遮光窗簾等），照明燈具應(yīng)為白熾燈，盡量減少原件復(fù)印次數(shù)，展覽陳列時，應(yīng)以復(fù)制件代替珍貴原件。調(diào)節(jié)溫度、濕度的

8、辦法調(diào)節(jié)溫度、濕度的辦法降低溫度的方法降低溫度的方法依靠冷氣設(shè)備從室內(nèi)降溫。減少室外熱空氣和太陽光的輻射熱對室內(nèi)的影響。采取的措施是使用屏障、窗簾等遮擋太陽光，定時對庫房密閉，朝陽窗戶密閉，被陽窗戶通風(fēng)等辦法，均可在一定程度上降低溫度。降低濕度的辦法降低濕度的辦法一是在適當(dāng)?shù)臅r候，采用通風(fēng)或密閉的方法降濕。二是使用吸水劑，這是一種小范圍的臨時性措施。吸水劑有石灰、無水氯化鈣、矽膠、木炭等。三是使用空氣抽濕機，去除空氣中的水分，降低濕度。升高溫濕度的辦法升高溫濕度的辦法 安裝取暖設(shè)備，可升溫。用濕布拖地、灑水、放置水盆等方法可以增加濕度，同樣也可以采用通風(fēng)、密閉等辦法提高和保持溫濕度。 調(diào)節(jié)溫濕

9、度最根本的辦法還是安裝空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。庫房、裝具編號方法庫房、裝具編號方法先編建筑物號，再編層號和房間號。編號方法般是按某種順序用阿拉伯?dāng)?shù)字編流水號。裝具編號一般按房間為單元進行每一單元內(nèi)的裝具按從左至右，直上而下依次編列（排）號、柜架號、層格號，其號碼一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字。 裝具一般與墻壁有50cm的距離；列于列之間約留1-1.2m的距離；每一列的走向應(yīng)與窗戶所在的墻壁垂直；每一列的裝具都應(yīng)排列整齊。檔案的存放方式檔案的存放方式紙質(zhì)檔案的存放有豎放與平放兩種。豎放的優(yōu)點是便于存放和檢取，目前一般都采用這種方式。平放對保護檔案有利，適合于保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案如開本比較大的報紙、沒有裝訂的文

10、書檔案案卷、卷皮質(zhì)地軟的案卷等。檔案平放時，應(yīng)注意堆疊高度，一般不超過40厘米，平方的缺點是取放不方便。軟磁盤、磁帶、光盤應(yīng)垂直放置，以防變形和重物擠壓。照片檔案（底片冊、照片冊）宜豎直放置，不宜堆積平放，避免堆在下面的底片、照片受壓造成粘連。檔案存放位置索引檔案存放位置索引全宗存放位置索引 全宗名稱：全宗號:案卷目錄號案卷目錄名稱起止卷號存放位置樓樓層房間 列（排）柜架層（格、箱）庫房及裝具存放檔案索引樓：房間： 樓層：列柜架層（格、箱）存放檔案全宗號全宗名稱案卷目錄號案卷目錄名稱起止卷號檔案袋卷卡參考格式檔案袋卷卡參考格式檔案號：份數(shù)： 張數(shù)：借閱者部門（單位借出日期歸還日期 檔案代卷卡主要用于檔案的調(diào)卷和還卷。調(diào)卷時填一張卡片放在所調(diào)出的案卷的位置上，在卡片上注明所調(diào)案卷的基本情況，還卷時再把它取下。代卷卡可掌握檔案流動情況，避免漏還現(xiàn)象，