企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南

1、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南為加強對企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作的指導(dǎo)，規(guī)范企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作，國家檔案局組織編制了本指南。本指南適用于各企業(yè)開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作。除非特別說明，本指南所用術(shù)語均引自電子檔案管理基 本術(shù)語（）。本指南由國家檔案局提出并歸口。本指南起草單位：國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司本指南主要起草人：付華、王雁賓、姜延溪、蔡盈芳、張晶晶、熊 偉、孫曉光、周喜、皮楠、環(huán)紅1 / 29企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄，是企 業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素。企業(yè)檔案工作是企 業(yè)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動持續(xù)開展、資產(chǎn)保值增值和記

2、錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，建設(shè)數(shù)字檔案館（室）已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設(shè)符合國家、社會和企業(yè)信息化發(fā)展要求的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），有利于整合企業(yè)信息資源，增強檔案信息管理與服務(wù) 能力，提高企業(yè)管理水平。概念與基本特征概念本指南所稱的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），是指企業(yè)運用現(xiàn)代 信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程， 對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸 屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。基本特征與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館（室）相比，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）具 有以下特征：）檔案資源數(shù)字化

3、通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì) 等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信）檔案管理信息化企業(yè)數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔 案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，檔案的收、 管、存、用通過信息技術(shù)手段來實現(xiàn)。）檔案服務(wù)知識化企業(yè)數(shù)字檔案館（室）利用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技 術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和 知識化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對性地主動為企業(yè) 提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù)。建設(shè)目標(biāo)與原則建設(shè)目標(biāo)通過企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作提 質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管

4、理、開發(fā)共享服務(wù)能力，促進企業(yè)提高管理水平，增強核心競爭力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā) 展提供有力支撐。建設(shè)原則企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)堅持以下原則：）統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施企業(yè)應(yīng)將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃， 做到同步規(guī)劃；建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應(yīng)做好總體架構(gòu)、 技術(shù)方案的規(guī)劃，系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)考慮可擴展性和兼容性；應(yīng)根據(jù) 現(xiàn)有條件有計劃、有步驟地建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室），充分保證每一階段工作目標(biāo)的實現(xiàn)。建設(shè)過程中檔案部門要與企業(yè)信息化部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等協(xié)同工作。1 / 29）需求導(dǎo)向，利用優(yōu)先企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)圍繞企業(yè)研發(fā)、 生產(chǎn)、經(jīng)營、 管理等企業(yè)中心工作， 優(yōu)先建設(shè)重要

5、檔案資源。 檔案資源數(shù)字 化應(yīng)以需求為導(dǎo)向，對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍 貴的檔案應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)應(yīng)有利于檔案信息資源 的共享利用，電子檔案、檔案數(shù)字化復(fù)制件存儲格式的選取應(yīng) 符合長期保存需要，便于利用，電子檔案管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)、 界面等應(yīng)盡可能符合用戶操作習(xí)慣。）安全保密，合法合規(guī)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī) 范，建立健全安全保密管理制度，確保檔案信息安全。應(yīng)按照 安全保密要求開展電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計、實施、運行和維護。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息 安全、保密的需要，盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。機房建設(shè)機房建設(shè)應(yīng)

6、根據(jù)數(shù)字檔案館（室）運行需求和機房建設(shè)基 本要求，充分利用企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)條件，通過改造、添置 設(shè)備等方式，建設(shè)滿足數(shù)字檔案館（室）運行要求的機房；涉 密機房建設(shè)應(yīng)符合國家有關(guān)保密規(guī)定。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)接入企業(yè)網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng) 隔離，管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理 隔離。也可以建立企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)考慮電子 文件收集、 歸檔和電子檔案管理、利用需要，網(wǎng)絡(luò)帶寬等性能 應(yīng)能適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。硬件設(shè)備根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運 行需求配備服務(wù)器。根據(jù)科學(xué)、可行的存儲備份策略，配備穩(wěn) 定與適當(dāng)冗余的數(shù)據(jù)

7、存儲備份設(shè)備。配備滿足工作需要的計算 機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質(zhì) 等設(shè)備?；A(chǔ)軟件應(yīng)結(jié)合企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，在統(tǒng)籌利用企業(yè)業(yè)已運行的基 礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館（室）開發(fā)和運行 的需要，配備正版或經(jīng)過規(guī)范測試、登記的自主開發(fā)的基礎(chǔ)軟 件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、 光學(xué)字符識別軟件等。其他設(shè)施應(yīng)根據(jù)需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字 化加工場所和電子檔案閱覽場所。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)收集功能）電子文件登記具備電子文件手工登記功能，元數(shù)據(jù)項在滿足國家有關(guān)標(biāo) 準(zhǔn)要求的前提下，可根據(jù)需要增減，具有元數(shù)據(jù)手工登記校驗 功能；可對

8、電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權(quán)限進行更改、刪除、檢索、 全文掛接等操作。1 / 29）電子文件和電子檔案在線接收應(yīng)具有符合企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南有 關(guān)要求，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口。 具有從 其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能， 功能符合 電子 檔案移交與接收辦法 有關(guān)要求。）電子文件和電子檔案離線接收應(yīng)具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線批量導(dǎo)入 功能，支持常見的、等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長期 保存要求的文件格式全文文件的導(dǎo)入接收，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目 錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)電子文件、電子檔案的自動關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入過程中應(yīng)支持數(shù)據(jù)的校驗，如是否唯一、是否可 以為空、日期格式是否正確

9、等。當(dāng)出現(xiàn)部分數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗，應(yīng) 提供報告，指明哪些數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗。如出現(xiàn)中斷（如：斷電、 斷網(wǎng)、死機等），應(yīng)支持斷點續(xù)傳， 再次導(dǎo)入時從中斷記錄處 接續(xù)導(dǎo)入。 電子檔案的離線接收功能符合 電子檔案移交與接 收辦法有關(guān)要求。）電子文件和電子檔案接收檢測應(yīng)具備電子文件和電子檔案接收的檢測功能，能根據(jù)電子 文件歸檔和電子檔案接收的檢測要求對接收的電子文件的“四 性”和電子檔案的有關(guān)屬性進行檢測，對檢測不符合要求的電子 文件或電子檔案進行標(biāo)記。）傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接具備傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接功能，支持單個、批 量文件上傳等方式， 能建立目錄與其對應(yīng)全文間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。整理

10、功能分類按照企業(yè)確定的分類方案，將歸檔文件進行分類，給定分 類代號，并支持按年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等多種分類 方案分類。劃定保管期限按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。組件對來自不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按照組件規(guī)則組成“件”， 并 對件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進行排序。組成保管單位能對歸檔文件按照設(shè)定規(guī)則自動或在人工干預(yù)下組成保管 單位，并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人工干預(yù)下調(diào)整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。編號依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號，所形成檔號唯一、簡明、合 理、穩(wěn)定、可擴充。編目根據(jù)需要能夠編制各種目錄。提供規(guī)范的檔案目錄模板， 方便套打出案卷圭寸面、案卷目錄、卷內(nèi)

11、目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）圭寸面和脊背等。應(yīng)支持進行目錄 模板制作，用戶可以對模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等 進行調(diào)整。應(yīng)提供打印預(yù)覽功能，并支持多模板批量生成和打 印功能。關(guān)聯(lián)關(guān)系建立1 / 29具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系 功能。表格導(dǎo)出支持案卷圭寸面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案 卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導(dǎo)出功能。保存功能電子檔案存儲格式轉(zhuǎn)換與信息組織支持電子檔案存儲格式的轉(zhuǎn)換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn) 換為符合長期保存要求的存儲格式。系統(tǒng)可按電子檔案移交與接收辦法和離線存儲載體容 量進行信息組織，將組織好的檔案存至相應(yīng)的離線存儲載體上。電子檔案長期保存應(yīng)支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數(shù)字檔案 信息的長期保管； 能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始 軟硬件在系統(tǒng)中進行標(biāo)識。檔案整理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng) 數(shù)據(jù)庫。能根據(jù)全宗歸屬、分類號、保管單位序號及其整理規(guī) 則、件號、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。備份應(yīng)支持備份，包括軟