烏魯木齊職大人文學(xué)院《秘書學(xué)》教學(xué)幻燈根據(jù)常崇宜先生主編的

1、v概念概念秘書發(fā)揮職能作用,完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段。 1，王副秘書長(zhǎng)“軼趣”一則； 2，辦公廳秀才們是怎樣與統(tǒng)計(jì)局干部密切工作關(guān)系的？ v上個(gè)世紀(jì)上個(gè)世紀(jì)9090年代初冬季的一天，某市市長(zhǎng)在年代初冬季的一天，某市市長(zhǎng)在一位副職領(lǐng)導(dǎo)和幾位縣處級(jí)干部陪同下，到一位副職領(lǐng)導(dǎo)和幾位縣處級(jí)干部陪同下，到市郊牧草養(yǎng)殖區(qū)檢查工作。市郊牧草養(yǎng)殖區(qū)檢查工作。v在第一個(gè)點(diǎn)，這位崇尚務(wù)實(shí)但脾氣大的市長(zhǎng)在第一個(gè)點(diǎn)，這位崇尚務(wù)實(shí)但脾氣大的市長(zhǎng)就發(fā)火批評(píng)了個(gè)別部下。去下一個(gè)點(diǎn)時(shí)，由就發(fā)火批評(píng)了個(gè)別部下。去下一個(gè)點(diǎn)時(shí)，由于冰封雪蓋，路不好辯認(rèn)，一位領(lǐng)導(dǎo)將路帶于冰封雪蓋，路不好辯認(rèn)，一位領(lǐng)導(dǎo)將路帶錯(cuò)，到發(fā)現(xiàn)時(shí)差不多已

2、多走了錯(cuò)，到發(fā)現(xiàn)時(shí)差不多已多走了1010公里。公里。案例：王副秘書長(zhǎng)妙語(yǔ)消除案例：王副秘書長(zhǎng)妙語(yǔ)消除“火藥味火藥味”v王副秘書長(zhǎng)不動(dòng)聲色地招呼停車，并王副秘書長(zhǎng)不動(dòng)聲色地招呼停車，并主動(dòng)向市長(zhǎng)報(bào)告：順路請(qǐng)市長(zhǎng)看看這主動(dòng)向市長(zhǎng)報(bào)告：順路請(qǐng)市長(zhǎng)看看這片新農(nóng)業(yè)開發(fā)區(qū)，大得很呢！片新農(nóng)業(yè)開發(fā)區(qū)，大得很呢！v市長(zhǎng)看后挺高興。隨后王副秘書長(zhǎng)招市長(zhǎng)看后挺高興。隨后王副秘書長(zhǎng)招呼大家上車折向第二個(gè)點(diǎn)。他機(jī)智地呼大家上車折向第二個(gè)點(diǎn)。他機(jī)智地避免了市長(zhǎng)發(fā)一場(chǎng)大脾氣。避免了市長(zhǎng)發(fā)一場(chǎng)大脾氣。v討論討論 事后，有人私下議論，說(shuō)王副事后，有人私下議論，說(shuō)王副秘書長(zhǎng)這樣做是在欺騙領(lǐng)導(dǎo)。您的看秘書長(zhǎng)這樣做是在欺騙領(lǐng)導(dǎo)。您

3、的看法呢？法呢？案例：市政府辦公廳秘書是如案例：市政府辦公廳秘書是如何與統(tǒng)計(jì)干部處好關(guān)系的何與統(tǒng)計(jì)干部處好關(guān)系的? ?v以前以前,市政府辦公廳搞綜合的秘書們?nèi)ナ薪y(tǒng)計(jì)局要數(shù)市政府辦公廳搞綜合的秘書們?nèi)ナ薪y(tǒng)計(jì)局要數(shù)字往往遭冷遇。后來(lái)他們分析其中原因，一是往往字往往遭冷遇。后來(lái)他們分析其中原因，一是往往在人家特別忙時(shí)在人家特別忙時(shí)“湊熱鬧湊熱鬧”，影響統(tǒng)計(jì)快報(bào)的報(bào)出；，影響統(tǒng)計(jì)快報(bào)的報(bào)出；二是有的領(lǐng)導(dǎo)隨意改動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)引起反感；三是統(tǒng)二是有的領(lǐng)導(dǎo)隨意改動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)引起反感；三是統(tǒng)計(jì)部門辦公條件差影響效率，統(tǒng)計(jì)干部有點(diǎn)怨氣。計(jì)部門辦公條件差影響效率，統(tǒng)計(jì)干部有點(diǎn)怨氣。v于是，秘書們對(duì)癥下藥，特別注意尊重統(tǒng)

4、計(jì)部門、于是，秘書們對(duì)癥下藥，特別注意尊重統(tǒng)計(jì)部門、統(tǒng)計(jì)干部和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，還向政府領(lǐng)導(dǎo)反映統(tǒng)計(jì)局的統(tǒng)計(jì)干部和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，還向政府領(lǐng)導(dǎo)反映統(tǒng)計(jì)局的困難，平時(shí)對(duì)統(tǒng)計(jì)干部以禮相待。很快，關(guān)系得到困難，平時(shí)對(duì)統(tǒng)計(jì)干部以禮相待。很快，關(guān)系得到改善，要數(shù)字不難了，統(tǒng)計(jì)局局長(zhǎng)還親自為政府秘改善，要數(shù)字不難了，統(tǒng)計(jì)局局長(zhǎng)還親自為政府秘書們查找、校正和提供數(shù)字，工作起來(lái)很便利。書們查找、校正和提供數(shù)字，工作起來(lái)很便利。 本章重點(diǎn)內(nèi)容本章重點(diǎn)內(nèi)容v 秘書工作主要內(nèi)容之間的關(guān)系；秘書工作主要內(nèi)容之間的關(guān)系；秘書工作的基本原則；秘書提秘書工作的基本原則；秘書提高工作悟性的方法。高工作悟性的方法。v秘書應(yīng)了解和學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)方

5、法；秘書應(yīng)了解和學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)方法；v秘書主要專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作方法。秘書主要專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作方法。v3-1-1 3-1-1 秘書秘書工作方法與工作方法與管理實(shí)踐管理實(shí)踐 領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)層( (管理管理 決策層決策層) )秘書(管理決策的管理決策的輔助層次輔助層次)執(zhí)執(zhí)行行 層層 管理組織體系示意圖管理組織體系示意圖 行為科學(xué)行為科學(xué) ：科學(xué)合理的工作方法：科學(xué)合理的工作方法有利于提高效率、優(yōu)化效果有利于提高效率、優(yōu)化效果 與領(lǐng)導(dǎo)方法與領(lǐng)導(dǎo)方法相契合相契合與秘書職能與秘書職能相匹配相匹配 與組織管理運(yùn)與組織管理運(yùn)行機(jī)制相適應(yīng)行機(jī)制相適應(yīng) a.秘書工作方法必須 與組織“四要素”有機(jī)融合組織目標(biāo)組織規(guī)范組織需要組織

6、管理方法指明方向指明方向提供依據(jù)提供依據(jù)方法基礎(chǔ)方法基礎(chǔ)秘書適用秘書適用 秘秘 書書 秘書工作直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)秘書工作直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)工作的需要緊密聯(lián)系秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)工作的需要緊密聯(lián)系總體總體具體具體要求當(dāng)好近要求當(dāng)好近身綜合輔助身綜合輔助和服務(wù)的參和服務(wù)的參謀助手謀助手要求秘書通過(guò)輔助決策、綜合要求秘書通過(guò)輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、督促檢查及協(xié)調(diào)、信息溝通、督促檢查及 “三辦三辦”, ,為領(lǐng)導(dǎo)工作做好鋪墊、為領(lǐng)導(dǎo)工作做好鋪墊、拓展、代勞、輔助和服務(wù)拓展、代勞、輔助和服務(wù)秘書工作適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作秘書工作適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作“五法五法”之一：“鋪墊法”v突出一個(gè)“前”字（領(lǐng)導(dǎo)決策前；領(lǐng)

7、導(dǎo)開會(huì)前；領(lǐng)導(dǎo)出差前；領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前屬領(lǐng)導(dǎo)開展工作的前期工作）v為此：為此：“四必須四必須”（a,把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)；把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)；b,明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程；明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程；c,明確領(lǐng)導(dǎo)工作將要明確領(lǐng)導(dǎo)工作將要采取的方法措施；采取的方法措施；d,加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通）加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通）v方法：以領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)為指導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)工方法：以領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)為指導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程和將要采取的措施的要求去操作，以作進(jìn)程和將要采取的措施的要求去操作，以與領(lǐng)導(dǎo)密切溝通來(lái)保證鋪墊工作的有效性與領(lǐng)導(dǎo)密切溝通來(lái)保證鋪墊工作的有效性。之二之二: “拓展法拓展法”拓展延伸拓展延伸v屬后續(xù)性工作。領(lǐng)導(dǎo)決策后草擬文件、草擬決策執(zhí)

8、行預(yù)案、行文發(fā)文；決策文件發(fā)布后收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握?qǐng)?zhí)行進(jìn)程；領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議后文件歸檔、落實(shí)催辦；領(lǐng)導(dǎo)檢查工作后與被檢查單位保持聯(lián)系，增強(qiáng)檢查效果。v為此，把握3條：領(lǐng)導(dǎo)工作預(yù)期效果（通過(guò)秘書的努力爭(zhēng)取最佳）；領(lǐng)導(dǎo)工作后續(xù)事務(wù)的具體要求（務(wù)求件件落實(shí)見成效）；工作的整體連續(xù)性和承繼性（環(huán)環(huán)緊扣不脫節(jié)）。鋪鋪 墊墊 拓拓 展展與延伸與延伸 嚴(yán)格按要嚴(yán)格按要求辦事求辦事注重整體連續(xù)性、承注重整體連續(xù)性、承繼性和適變、應(yīng)變繼性和適變、應(yīng)變使工作落到實(shí)處使工作落到實(shí)處并取得預(yù)期效果并取得預(yù)期效果 歸納歸納 1,本來(lái)屬于領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自辦理的公本來(lái)屬于領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自辦理的公(事事)務(wù)務(wù),由于領(lǐng)導(dǎo)繁忙或時(shí)間有限，授

9、權(quán)、委托秘由于領(lǐng)導(dǎo)繁忙或時(shí)間有限，授權(quán)、委托秘書去辦。如代表領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)；辦理公務(wù)；書去辦。如代表領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)；辦理公務(wù)；主持會(huì)議；接待客人；回復(fù)函電等。主持會(huì)議；接待客人；回復(fù)函電等。 2，要注意，要注意5點(diǎn)：點(diǎn)：a.遵從領(lǐng)導(dǎo)意圖遵從領(lǐng)導(dǎo)意圖,防止防止“幫倒忙幫倒忙”；b.遵從授權(quán)范圍遵從授權(quán)范圍,切忌越權(quán)行切忌越權(quán)行事事;c.善于扮演善于扮演“雙重角色雙重角色”，忠實(shí)當(dāng)好領(lǐng)，忠實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)代表；導(dǎo)代表；d.加強(qiáng)雙向交流加強(qiáng)雙向交流,與工作對(duì)象協(xié)作與工作對(duì)象協(xié)作配合配合;e.維護(hù)整體功利維護(hù)整體功利,不宣傳自己的辛勞。不宣傳自己的辛勞。歸納歸納1：秘書有效地為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞，秘書有效地為領(lǐng)導(dǎo)工作

10、代勞，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作在時(shí)間、精力、智力和是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作在時(shí)間、精力、智力和才干諸方面的有力補(bǔ)充和強(qiáng)化，對(duì)提才干諸方面的有力補(bǔ)充和強(qiáng)化，對(duì)提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作職能高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作職能起著不可低估的作用。起著不可低估的作用。 歸納歸納2：秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞的方法，可秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞的方法，可以概括為忠實(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)守授權(quán)范以概括為忠實(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)守授權(quán)范圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，維護(hù)圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，維護(hù)整體功利，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。整體功利，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。之四、伴隨活動(dòng)法之四、伴隨活動(dòng)法v以實(shí)現(xiàn)公務(wù)活動(dòng)的目的為出發(fā)點(diǎn)和歸宿；v按進(jìn)度周

11、密安排；v提供便利；v步調(diào)協(xié)調(diào)；v拾遺補(bǔ)缺；v隨時(shí)應(yīng)變。以此來(lái)保證領(lǐng)導(dǎo)工作有序、高效進(jìn)行。之五：主輔配合法之五：主輔配合法 前述前述“四法四法”，均系秘書發(fā)揮綜合性跟蹤輔，均系秘書發(fā)揮綜合性跟蹤輔助和服務(wù)職能作用的體現(xiàn)形式。它們常常是相互助和服務(wù)職能作用的體現(xiàn)形式。它們常常是相互聯(lián)系、相互滲透的。要想這種或前、或后、或伴聯(lián)系、相互滲透的。要想這種或前、或后、或伴隨一體、或獨(dú)當(dāng)一面的輔助服務(wù)充分發(fā)揮作用，隨一體、或獨(dú)當(dāng)一面的輔助服務(wù)充分發(fā)揮作用，除了秘書要提高素質(zhì)、勤奮努力外，領(lǐng)導(dǎo)者的指除了秘書要提高素質(zhì)、勤奮努力外，領(lǐng)導(dǎo)者的指導(dǎo)、引導(dǎo)、培養(yǎng)、信任及嚴(yán)格要求至關(guān)重要。只導(dǎo)、引導(dǎo)、培養(yǎng)、信任及嚴(yán)格

12、要求至關(guān)重要。只有雙方都在實(shí)踐中加強(qiáng)溝通、共同努力，才能達(dá)有雙方都在實(shí)踐中加強(qiáng)溝通、共同努力，才能達(dá)到主輔配合一體化的境界。到主輔配合一體化的境界。v（一）在實(shí)踐中形成，受實(shí)踐檢驗(yàn)（一）在實(shí)踐中形成，受實(shí)踐檢驗(yàn) 我國(guó)數(shù)千年的秘書歷史文化，其形我國(guó)數(shù)千年的秘書歷史文化，其形成的秘書工作方法中有的沿用至今（如成的秘書工作方法中有的沿用至今（如”一文一事一文一事“）；有的至今尚有參考價(jià)值）；有的至今尚有參考價(jià)值（如保密制度與辦法）；有的則失去了（如保密制度與辦法）；有的則失去了運(yùn)用和參考價(jià)值（如封建君主下達(dá)詔令運(yùn)用和參考價(jià)值（如封建君主下達(dá)詔令的專制方式等）。的專制方式等）。 學(xué)習(xí)和借鑒外國(guó)秘書工作

13、方法中適學(xué)習(xí)和借鑒外國(guó)秘書工作方法中適合我國(guó)實(shí)際的成分合我國(guó)實(shí)際的成分。v（二）在運(yùn)用中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中（二）在運(yùn)用中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中探索探索 學(xué)習(xí)的目的全在于運(yùn)用。學(xué)習(xí)的目的全在于運(yùn)用。 學(xué)習(xí)秘書工作方法的過(guò)程，學(xué)習(xí)秘書工作方法的過(guò)程，應(yīng)是一個(gè)理論聯(lián)系實(shí)際的實(shí)踐探應(yīng)是一個(gè)理論聯(lián)系實(shí)際的實(shí)踐探索過(guò)程。索過(guò)程。 3-1-4 3-1-4 秘書工作方法與社會(huì)實(shí)踐（下）秘書工作方法與社會(huì)實(shí)踐（下） v 現(xiàn)代管理科學(xué)、信息技術(shù)特別是信息網(wǎng)絡(luò)技現(xiàn)代管理科學(xué)、信息技術(shù)特別是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)秘書的具體工作方式產(chǎn)生巨大術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)秘書的具體工作方式產(chǎn)生巨大的沖擊與影響。社會(huì)的發(fā)展需要，呼喚著秘書工的沖擊與影響。社會(huì)的發(fā)展需要，呼喚著秘書工作方法的創(chuàng)新和發(fā)展。作方法的創(chuàng)新和發(fā)展。v 創(chuàng)新的目的在于提高工作效率和優(yōu)化工作效創(chuàng)新的目的在于提高工作效率和優(yōu)化工作效果。果。v 我們的選擇我們的選擇認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握符合客觀需認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握符合客觀需要和規(guī)律的有效的秘書工作方法；同時(shí)。結(jié)合現(xiàn)要和規(guī)律的有效的秘書工作方法；同時(shí)。結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，探索創(chuàng)新和發(fā)展，以期把秘書工作代科學(xué)技術(shù)，探索創(chuàng)新和發(fā)展，以期把秘書工作做得更好。做