完善會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制制度(1)

1、完善會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制制度（1）摘 要目前，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制仍是一 個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)工作中利用計(jì)算機(jī)舞弊的犯罪行為依然存 在,而且防范困難。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制 ，是 當(dāng)前推動(dòng)我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展應(yīng)當(dāng)重視的一個(gè)問題。關(guān)鍵詞會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制意義由于電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不同的一些特點(diǎn)，又由于該系統(tǒng)存在著特有的潛在風(fēng)險(xiǎn)，必須在系統(tǒng)中設(shè)置有針對性的行之有效的控制手段。為了有效地保 護(hù)會(huì)計(jì)信息的正確可靠，電算化系統(tǒng)必須建立在科學(xué)的控制 體系之中。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理必須要有明確的規(guī)程和制度 確保只允許經(jīng)過核準(zhǔn)的

2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)才能進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行處理，保證系統(tǒng)程序和數(shù)據(jù)不被泄密和篡改，保證系統(tǒng)及其處理的數(shù)據(jù)安全可靠。因此，有效的控制體系是系統(tǒng)自身的免疫能力 得以提高的保證。相反，沒有強(qiáng)有力的控制體系，就象一個(gè)毫 無抵抗力的人生活在充滿病毒和細(xì)菌的環(huán)境中一樣，生命隨時(shí)受到威脅，無法生存下去。另一方面，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 具有高密度儲(chǔ)存、方便使用、自動(dòng)高速運(yùn)行的特點(diǎn)，又可使所設(shè)置的控制手段更好地發(fā)揮作用。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的 控制環(huán)境不僅應(yīng)該，而且能夠代替并超過手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制能力。內(nèi)部控制是指在企事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作中，為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財(cái)產(chǎn)的完整性而制定的 各種規(guī)章制度、組織措施

3、、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)以及其 他為防止可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)而采取的一切措施的總稱。在會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化以后 ，內(nèi)部控制按其實(shí)施方式的 不同，分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過建立規(guī) 章制度、工作人員的合理分工而建立起來的內(nèi)部控制。功能 控制是指在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中設(shè)計(jì)一定的功能而實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部 控制。內(nèi)部控制按其實(shí)施環(huán)境的不同，分為應(yīng)用控制和一般控制。應(yīng)用控制是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理過程中所 實(shí)施的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制按其本身的性質(zhì)和實(shí)施的目的又 可分為管理控制和會(huì)計(jì)控制。管理控制是指為了保證計(jì)劃、 預(yù)算和定額任務(wù)的完成，提高經(jīng)濟(jì)效益而實(shí)施的內(nèi)部控制。 會(huì)計(jì)控制是指為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠和保護(hù)

4、單位財(cái)產(chǎn) 完整而實(shí)施的內(nèi)部控制。二、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的手段建立、健全有關(guān)的管理制度這是通過組織形式加強(qiáng)內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要措施。內(nèi)容 包括建立機(jī)房管理、操作管理、系統(tǒng)文檔管理和數(shù)據(jù)管理等 項(xiàng)制度，以保證計(jì)算機(jī)有一個(gè)正常的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)計(jì)算機(jī)硬件、軟件、文檔資料和數(shù)據(jù)不受侵害和損失。這些制度的 建立要作為系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容并在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中 完成。系統(tǒng)投入運(yùn)行以后，要嚴(yán)格按照制度規(guī)定貫徹執(zhí)行。建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，必須選擇一批政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)上 能勝任，并且具有會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)復(fù)合知識(shí)的人才，組成承擔(dān)系統(tǒng)運(yùn)行的組織機(jī)構(gòu)。其中包括程序設(shè)計(jì)、維護(hù)和 管理人員，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集整理、審核和保

5、管人員，以及運(yùn)行 操作人員。在他們之間要按照內(nèi)部牽制原則合理分工，在日常工作中能夠互相制約 ，互相監(jiān)督，防止無意差錯(cuò)和有意舞 弊事件的發(fā)生。為了防止重復(fù)、遺漏和誤操作，要建立時(shí)序控制。要求上機(jī)操作人員，嚴(yán)格按照有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的規(guī) 定和處理流程進(jìn)行操作，做完一步下一步該做什么，要有提 示。違反規(guī)定的操作流程，要予以控制，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理 能夠有條不紊地正確進(jìn)行。利用計(jì)算機(jī)運(yùn)行控制為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性 ，防止無意差錯(cuò)和有意舞弊 必須加強(qiáng)防錯(cuò)糾錯(cuò)措施。特別是輸入環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)加控制。輸入以前，要對原始憑證進(jìn)行合理合法的審查，防止非法數(shù)據(jù)輸入。輸入過程，特別是采用鍵盤鍵入,出錯(cuò)率比較高，可以 采用

6、雙重輸入或輸入一遍再復(fù)核一遍的方法，防止誤操作。輸入以后，再通過程序化步驟進(jìn)行校驗(yàn)。例如 ，可以對相關(guān)數(shù) 據(jù)進(jìn)行平衡校驗(yàn)，總額與明細(xì)的校驗(yàn)、編碼校驗(yàn)位的校驗(yàn)、 數(shù)據(jù)完整性校驗(yàn)，利用某些數(shù)據(jù)值域的特點(diǎn)進(jìn)行邏輯校驗(yàn)等。模塊之間交換數(shù)據(jù)要進(jìn)行校驗(yàn)，會(huì)計(jì)賬表輸出以前，要利用會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系進(jìn)行校驗(yàn)。不僅數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)要 進(jìn)行校驗(yàn)，文字?jǐn)?shù)據(jù)也要校驗(yàn)，特別是對應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目 的輸入必須核對，防止串戶。一般可以根據(jù)自然語言理解原 理,對摘要進(jìn)行分解，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄，與輸入的應(yīng)借、應(yīng) 貸科目核對，如有差錯(cuò)，及時(shí)更正。在采用機(jī)制記賬憑證的情 況下,則可根據(jù)輸出的記賬憑證手工核對 ，防止串戶。文件是存儲(chǔ)

7、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的主要形式。為了保證數(shù)據(jù)安全，防止非法篡改，一些重要的數(shù)據(jù)文件，可定義為專用文件、只 讀文件?；虿捎脤ｉT技術(shù)，定義為隱形文件，未經(jīng)授權(quán)，難以 動(dòng)用，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。應(yīng)建立和健全各項(xiàng)管理制度，保證計(jì)算機(jī)有良好的運(yùn)行 環(huán)境,避免非常事件引起系統(tǒng)的侵害。加強(qiáng)電源保護(hù)，防止由于電源失常而使系統(tǒng)遭到破壞。最重要的是建立備份制度。數(shù)據(jù)文件要采用強(qiáng)制軟盤備份，并以適當(dāng)形式妥善保管 ，一旦系統(tǒng)遭到破壞，能夠通過恢復(fù)機(jī)制完全恢復(fù)到原有狀態(tài)。硬件也要備份，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或遭到破壞，用備用的計(jì)算機(jī)及時(shí)頂替上去，不影響會(huì)計(jì)工作的正常開展。能夠消 除一切病毒的蔓延和感染。其它控制在手工操作下，是由會(huì)計(jì)

8、人員在核算過程中通過數(shù)據(jù)對 比判別、認(rèn)定、干預(yù)來實(shí)現(xiàn)管理控制功能。會(huì)計(jì)工作電算化以來，核算過程擺脫了會(huì)計(jì)直接干預(yù)，在程序指揮下由計(jì)算機(jī)自動(dòng)來完成。這就需要在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)好此項(xiàng)控制功能，通過程序化步驟來實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施中，可以根據(jù)生產(chǎn)過程自動(dòng)控制原理，先把計(jì)劃、預(yù)算、定額等有關(guān)數(shù)據(jù)作為標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng) 存入計(jì)算機(jī)，實(shí)際收支業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生后 ，通過采集輸入計(jì)算 機(jī)，與標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)對比，如果出現(xiàn)偏離計(jì)劃、預(yù)算、定額的情況，及時(shí)輸出調(diào)節(jié)信息，并采取措施予以糾正，以保證計(jì)劃、預(yù)算 和定額的貫徹執(zhí)行。保證社會(huì)主義國家財(cái)產(chǎn)安全完整、不受損失，是會(huì)計(jì)的重要任務(wù)之一。在手工操作下，主要靠建立和健全收發(fā)保管 制度，做好定期財(cái)產(chǎn)清查，

9、保證國家財(cái)產(chǎn)完整無缺 ，不受損 失。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，這一點(diǎn)并不改變，仍靠上述組織來 完成保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)的任務(wù)。但計(jì)算機(jī)能及時(shí)準(zhǔn)確地提供可靠 的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，作為收發(fā)保管和財(cái)產(chǎn)清查的依據(jù)，對于保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)也具有重要意義。另外 ，還應(yīng)在系統(tǒng)中某些關(guān)鍵性環(huán) 節(jié)設(shè)置財(cái)產(chǎn)完整性控制功能來保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)的安全。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，要建立和健全內(nèi)部控制 ，盡量防止 和減少計(jì)算機(jī)犯罪事件的發(fā)生。同時(shí)，還要注意保留審計(jì)線索,一旦發(fā)生犯罪事件，能夠便于審核、查清犯罪事實(shí)和責(zé)任 者。例如，有些涉及數(shù)據(jù)處理流程的工作文件必須保留，不能刪除和覆蓋。又如，各個(gè)子系統(tǒng)向賬務(wù)處理子系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入 的記賬憑證要打印輸出，并和輸出子系統(tǒng)的原始憑證裝訂在一起,保留賬證之間的聯(lián)系線索。再如 ，修改賬簿文件中的數(shù) 據(jù),必須按照傳統(tǒng)做法，填制沖正或補(bǔ)充登記記賬憑證 ，并注 明修改的對象、理由和內(nèi)容，以便事后查證。對每個(gè)上機(jī)人員的姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容等，作出