廣州XX公司檔案綜合管理制度匯編

1、廣州XXXXX有限公司檔案綜合管理制度匯編辦公室編2014年1月目 錄1、 檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則12、 檔案員崗位責(zé)任制43、 檔案資料借閱規(guī)定54、 檔案保密制度65、 檔案保管制度76、 庫房管理制度87、 檔案鑒定銷毀制度98、 檔案綜合管理分類方案 109、 設(shè)備檔案立卷歸檔制度 1210、 設(shè)備檔案保管期限表 1411、 基建檔案立卷歸檔制度 1512、 基建檔案保管期限表 1813、 文書檔案立卷歸檔制度 2514、 文書檔案保管期限表 2915、 聲像檔案立卷歸檔制度 3116、 聲像檔案保管期限表 3517、 會計(jì)檔案立卷歸檔制度 3618、 會計(jì)檔案保管期限表 3919、 實(shí)

2、物檔案立卷歸檔制度 4020、 實(shí)物檔案保管期限表 42廣州XXXXX有限公司檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則一、總則（一）為了加強(qiáng)本公司檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理水平，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)，制訂本細(xì)則。（二）檔案工作是公司各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)工作，是維護(hù)本公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)工作。本公司在辦公室內(nèi)設(shè)置綜合檔案室，配備專職檔案員1名，負(fù)責(zé)管理公司全部檔案；各科（室）設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集各科（室）形成的文書材料和整理各自形成的業(yè)務(wù)檔案。檔案工作由本公司總經(jīng)理分管，日常工作由辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)。二、綜合檔案室的工作任務(wù)（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策、規(guī)定；（二）

3、制定本公司檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度；（三）負(fù)責(zé)管理本公司的全部檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)利用和編研工作；（四）對本公司各部門檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)；（五）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全；（六）逐步做好與檔案有關(guān)的圖書、資料工作；（七）不斷學(xué)習(xí)和提高檔案專業(yè)知識，努力改進(jìn)檔案工作。三、檔案的整理（一）檔案室應(yīng)根據(jù)本公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，編制檔案分類方案。（二）分類一般采用年度保管期限分類法。（三）同一年度的資料應(yīng)先分保管期限，再將同一保管期限的歸檔文件材料按形成的先后順序進(jìn)行排列。（四）整理文書檔案依據(jù)廣州市執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則進(jìn)行整理，其他門

4、類檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定整理。四、檔案的保管（一）設(shè)置專用庫房，加強(qiáng)檔案的保護(hù)。辦公、接待利用檔案的房間應(yīng)與庫房分開。庫房要堅(jiān)固、安全，并配置防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防蟲鼠等設(shè)施，不斷改善檔案的保管條件。（二）每年對檔案保管的狀況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)等問題，要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取措施確保檔案安全。（三）按照保密要求做好檔案的保密工作。（四）建立利用檔案制度，凡利用檔案，均應(yīng)辦理借還登記手續(xù)，填寫利用登記表，并及時收集反饋信息。五、檔案的統(tǒng)計(jì)健全檔案的統(tǒng)計(jì)工作制度，檔案的接收和移交均應(yīng)登記入冊。六、檔案庫房管理（一）檔案庫房是保管檔案的專用場所，為保證檔案的安全、保密，非

5、檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。（二）嚴(yán)格庫房管理制度，檔案柜上要標(biāo)明年度、箱號，檔案架上要標(biāo)明年度、序號、保管期限。上架和借出的案卷要進(jìn)行登記。（三）庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，易燃、導(dǎo)燃、爆炸物品一律不準(zhǔn)帶入庫房，亦不準(zhǔn)在庫房附近堆放。（四）經(jīng)常保持庫房內(nèi)外的清潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)放置殺蟲劑，保證檔案資料不霉、不爛、不被蟲蛀鼠咬。（五）庫房管理人員應(yīng)經(jīng)常注意庫房內(nèi)的溫濕度情況，采取有效措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（六）庫房內(nèi)的電燈、空調(diào)等設(shè)備用完后應(yīng)即關(guān)閉，每日下班切斷電源，并認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（七）認(rèn)真注意庫房門窗的開關(guān)和上鎖，對庫房鑰匙嚴(yán)加管理。（八）消防設(shè)備要完備，并定期對其進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。（九

6、）本細(xì)則自本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。檔案員崗位責(zé)任制1、 貫徹執(zhí)行國家和地方各級人民政府關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和業(yè)務(wù)規(guī)范。2、 制訂本公司檔案工作計(jì)劃，起草本公司各項(xiàng)檔案管理制度。3、 對公司各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4、 參與本公司購進(jìn)設(shè)備開箱驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收等工作，驗(yàn)收其檔案。5、 負(fù)責(zé)管理公司的全部檔案，做好檔案的提供利用工作。6、 對下屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。檔案資料借閱規(guī)定1、 本公司員工因工作需要，可以借閱與其工作有關(guān)的檔案和資料。2、 借閱檔案先填寫“借閱檔案資料審批表”，經(jīng)辦公室主任或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，并辦理借閱登記手續(xù)。3、 借閱秘密、機(jī)密、

7、絕密檔案資料的必須經(jīng)辦公室主任、或副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制的，根據(jù)機(jī)密的級別，須經(jīng)辦公室主任、副總經(jīng)理、總經(jīng)理允許并只準(zhǔn)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，借閱者對其機(jī)密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密，對泄密者將作嚴(yán)肅處理并追究相關(guān)責(zé)任。4、 借閱者對所借檔案要妥善保管，保持整潔，不準(zhǔn)拆卷、抽頁、涂改、圈劃、污損等。5、 借用期限一般不得超過五天，過期需繼續(xù)使用者，需辦理續(xù)借手續(xù)。6、 借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚，檢查檔案資料有無損壞，文件是否齊全等。7、 在借閱檔案資料時如造成檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當(dāng)事者責(zé)任。8、 調(diào)離本公司的工作人員，必須清理移交檔

8、案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。檔 案 保 密 制 度1、 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守本保密制度。2、 不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將秘密檔案、資料給無關(guān)人員閱讀。3、 有關(guān)部門需查閱機(jī)密以上檔案須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。4、 不得與無關(guān)人員談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。5、 非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。6、 下班時，應(yīng)將涉密檔案文件收起鎖好，并關(guān)好門窗。檔 案 保 管 制 度1、 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。2、 保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前，必須嚴(yán)格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應(yīng)施放防霉、防蟲藥劑。3、 存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管

9、單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。4、 底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底圖存放以平放為宜。5、 存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。6、 檔案庫房每半年要定期進(jìn)行安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，及時排除檔案保管中的安全隱患。7、 每年要對庫藏檔案進(jìn)行一次全面的檢查，認(rèn)真核對，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進(jìn)行了修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。8、 檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)

10、施和設(shè)備，使庫房、濕度基本保持在溫度1424，相對濕度4560%之間的規(guī)定要求。庫 房 管 理 制 度1、 檔案庫房除管理人員外，其他人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得隨意進(jìn)入。2、 對進(jìn)庫或借出、移交的檔案材料應(yīng)進(jìn)行登記。3、 庫房必須門窗堅(jiān)固，離開庫房要關(guān)鎖門窗，關(guān)閉電源，定期檢查電器設(shè)備和消防器材，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時維修或更換。4、 嚴(yán)禁在庫房內(nèi)及周圍堆放易燃易爆物品，禁止在庫房內(nèi)吸煙。5、 保持庫房整齊、清潔、美觀，注意控制和調(diào)節(jié)庫房溫濕度。6、 認(rèn)真做好防盜、防火、防蟲、防潮、防高溫工作。7、 對庫房內(nèi)保管的檔案、資料每年檢查、清點(diǎn)一次，如發(fā)現(xiàn)被盜或遺失，要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，采取解決問題的措施。檔 案

11、鑒 定 銷 毀 制 度為了保證庫藏檔案的質(zhì)量，保護(hù)好有價值特別是有重要價值的檔案，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度。1 、公司各部門在文件材料歸檔時，應(yīng)根據(jù)本公司制定的檔案保管期限表，準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管期限。2 、對保存在公司檔案部門的保管期限屆滿的檔案，先由公司檔案部門進(jìn)行初步鑒定，提出鑒定意見，交公司檔案鑒定小組審定。3 、公司檔案鑒定小組由主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案人員組成。4 、對經(jīng)過鑒定小組審定應(yīng)該銷毀的檔案，由公司檔案部門寫出鑒定報告，連同檔案銷毀清冊一起送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。5 、銷毀檔案時，應(yīng)指定二人以上進(jìn)行監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對要銷毀的檔案與銷毀

12、清冊，檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。廣州駿威企業(yè)集團(tuán)有限公司檔案綜合管理分類方案為加強(qiáng)本公司檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，結(jié)合本公司檔案形成的實(shí)際情況，特制定本方案。一、檔案分類的方法：本公司綜合檔案室的檔案分為六個大類，即：（一）設(shè)備檔案 （代號：1）；（二）基建檔案 （代號：2）；（三）文書檔案 （代號：3）（四）聲像檔案 （代字：5）；（五）會計(jì)檔案 （代字：6）；（六）實(shí)物檔案 （代號：8）；檔案分類方案一般設(shè)置大類屬類小類三級類目，大類、屬類均采用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號。1 設(shè)備檔案1.1 辦公設(shè)備1.2 交通設(shè)備2 基建檔案3 文書檔案5 聲像檔案5.1 照 片5.1

13、.1 正 片5.1.1.1 工程類5.1.1.2 面貌類5.1.1.3 銷售類5.1.1.4 會議類5.1.1.5 視察類5.1.1.6 活動類5.1.1.7 榮譽(yù)類5.1.1.8 字畫類5.1.2 底 片5.2 錄音帶5.3 錄像帶5.4 計(jì)算機(jī)軟盤和光盤6 會計(jì)檔案6.1 報表6.2 賬簿6.3 憑證6.4 其他8 實(shí)物檔案8.1 不可折疊類8.2 可折疊類設(shè)備檔案立卷歸檔制度設(shè)備檔案，是指本公司辦公自動化設(shè)備和由本公司購置的國內(nèi)或引進(jìn)設(shè)備的文字、圖紙、說明書及維修資料。一、歸檔范圍1、自制設(shè)備：設(shè)備的設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)和制造過程中形成的文字材料，以及該設(shè)備在安裝、使用、維護(hù)、檢修、改造過程

14、中形成的文件材料。2、外購設(shè)備：購置文件，包括設(shè)備技術(shù)經(jīng)濟(jì)計(jì)算材料；訂購協(xié)議或合同書等；隨機(jī)材料：設(shè)備儀器圖冊，設(shè)備儀器說明書、合格證、裝箱單、配件目錄、安裝規(guī)程等；安裝、使用后的材料：安裝記錄、運(yùn)行記錄、保養(yǎng)和大、中修記錄、事故記錄、檢查記錄、改造記錄等。二、歸檔要求（一）凡是歸檔的科技文件材料和圖紙都必須齊全，系統(tǒng)完整，做好圖紙目錄，圖紙大小以（297mmX210mm）幅面組卷。（二）外購和引進(jìn)設(shè)備的開箱資料，自制設(shè)備，引進(jìn)設(shè)備和外購設(shè)備的其他方面的文字材料和圖紙，在投產(chǎn)后次年第一季度前歸檔。（三）填寫移交清單一式兩份，經(jīng)雙方檢查核對并簽字，雙方各保留一份備查。三、歸檔時間設(shè)備的開箱資料、

15、其他方面的文字材料和圖紙?jiān)谠O(shè)備投入運(yùn)行后三個月內(nèi)移交檔案室歸檔。四、檔案管理1、查閱檔案時，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，經(jīng)辦理借閱手續(xù)后方可借閱，并只限于在閱覽室內(nèi)查閱，嚴(yán)禁拆卷、勾劃、折疊，確保檔案的完整、安全。2、對需摘抄的材料，須經(jīng)辦公室主任和綜合檔案室負(fù)責(zé)人同意并將摘抄的材料送辦公室主任審核后，方能取走。五、編號方法1、設(shè)備檔案按型號組卷，一個型號組成一卷，編成流水順序號。編號結(jié)構(gòu)模式為：屬類代號+一級屬類代號+案卷順序號例：1 . 1 1 案卷順序號 一級屬類（辦公設(shè)備類） 屬類代號（設(shè)備檔案）2、 目錄號：屬類代號+目錄順序號例：1 1 目錄順序號 屬類代號（設(shè)備檔案）設(shè)備檔案保管期限表順

16、序號歸檔文件材料保管期限一、1、2、3、4、購置設(shè)備申請報告、批復(fù)、合同及有關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的文件、圖紙購置設(shè)備的隨機(jī)文字材料、圖紙重要設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄設(shè)備安裝、維護(hù)、調(diào)試、改造等原始記錄、檢測驗(yàn)收材料、總結(jié)等長期長期長期長期基建檔案立卷歸檔制度基建檔案，是指權(quán)屬本公司的辦公樓房、宿舍、廠房工程及由本公司立項(xiàng)并主管的建設(shè)工程項(xiàng)目，從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收形成的文字、圖表材料。一、歸檔范圍（一）基建項(xiàng)目報建階段的材料：計(jì)劃任務(wù)書、可行性研究報告、選址報告、審批文件和來往文件等。（二）設(shè)計(jì)階段材料：工程勘察、設(shè)計(jì)的圖樣、說明書、計(jì)算書、工程概算書等。（三）施工階段的材料：在施工準(zhǔn)備中，主要形成施工承包合同、工程

17、協(xié)議書及圖紙會審記錄、施工總體規(guī)劃及說明書、形式報告、施工預(yù)算書等；在工程施工中，主要形成施工任務(wù)書及工程更改書、材料試驗(yàn)單及預(yù)制件的出廠證明書、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、質(zhì)量事故報告、有關(guān)專家建議及施工經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料等。（四）竣工驗(yàn)收階段材料：全套竣工圖、竣工驗(yàn)收報告及驗(yàn)收證明書、驗(yàn)收會議記錄、竣工技術(shù)總結(jié)、工程決算書、收尾工程總結(jié)報告等。二、歸檔要求（一）基建項(xiàng)目文件資料的收集、歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行。（二）凡是歸檔的技術(shù)文件材料和圖紙都必須收集齊全，系統(tǒng)整理，按工程專業(yè)分別組卷，案卷大小一律折疊成（297mmX210mm）為準(zhǔn)。（三）歸檔公司必須填寫移交清單一式兩份，移交方和綜合檔

18、案室共同查對清楚之后，在清單上簽字，雙方各保存一份備查。三、歸檔時間工程竣工驗(yàn)收后，在三個月內(nèi)由基建項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人將全部檔案資料移交綜合檔案室歸檔。四、檔案管理（一）綜合檔案室負(fù)責(zé)管理基建和技術(shù)改造工程項(xiàng)目及各工程項(xiàng)目自始至終所形成的文件材料和全部圖紙。（二）綜合檔案室根據(jù)本公司檔案綜合管理分類編號方案進(jìn)行整理、分類、編號、登記臺帳。（三）定期進(jìn)行檔案清理核對工作,做到臺帳、案卷一致。（四）工程竣工驗(yàn)收時，由基建管理部門通知綜合檔案室參加驗(yàn)收檔案材料，竣工圖表和文件材料不齊全、不完整、不系統(tǒng)的，綜合檔案室不予簽收。（五）基建管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，應(yīng)自始至終做好文字記錄、圖紙等檔案資料的收集、整理

19、等工作。五、編號方法1、基建檔案二級屬類代號是每一個工程項(xiàng)目的代號，按工程項(xiàng)目竣工時間的先后順序分別排列編號。編號結(jié)構(gòu)模式為：屬類代號+一級屬類代號+二級屬類代號+案卷順序號。例：2 . 1 1 案卷順序號 一級屬類（工程項(xiàng)目） 屬類代號（基建檔案）2、目錄號：屬類代號+目錄順序號例：2 1 目錄順序號屬類代號（基建檔案）基建檔案保管期限表順序號歸檔文件材料保管期限一、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、29、30、31、32、33、34、35、二、1、2、3、4、5、6、7、8、

20、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、29、30、三、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、四、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、五、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、六、1、2、3、4、5、6、7、七、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、八、1、2、3、4、5、6、九、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、十、1、2、3、4

21、、5、6、綜合文件立項(xiàng)申請、可行性研究、環(huán)境質(zhì)量報告及批復(fù)固定資產(chǎn)投資許可證或相應(yīng)的資金證明文件建設(shè)用地批準(zhǔn)書、規(guī)劃許可證、土地使用證拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議建設(shè)工程報建審核書、規(guī)劃許可證建設(shè)工程測量記錄冊施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督登記建設(shè)工程施工許可證中標(biāo)通知書監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工合同承包單位資質(zhì)文件建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收許可文件消防驗(yàn)收或準(zhǔn)許使用文件環(huán)保驗(yàn)收或準(zhǔn)許使用文件電梯安裝工程監(jiān)督登記表及監(jiān)督站出具的電梯準(zhǔn)用證燃?xì)夤こ舔?yàn)收文件工程質(zhì)量保修書商品住宅住宅質(zhì)量保證書、住宅使用說明書工程質(zhì)量評估報告勘測、設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報告施工圖審查報告建設(shè)工程質(zhì)量驗(yàn)收意見書建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報告工程地質(zhì)考察

22、報告工程總結(jié)單位工程施工安全評價書單位工程開工報告及施工組織設(shè)計(jì)單位工程坐標(biāo)定位測量記錄工程質(zhì)量事故報告及處理結(jié)果工程停工、復(fù)工通知工程中間驗(yàn)收交接記錄單位（子單位）工程質(zhì)量控制核查記錄單位（子單位）工程安全和功能檢驗(yàn)核查及主要功能抽查記錄單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄地基與基礎(chǔ)工程樁基礎(chǔ)、天然地基、地基處理工程小結(jié)和開工報告及施工方案圖紙會審、變更及洽商紀(jì)錄分部工程質(zhì)量驗(yàn)收申請、技術(shù)交底新技術(shù)、新材料、新工藝試驗(yàn)研究和施工方法工程基線復(fù)核水泥出廠合格證、進(jìn)廠物理性能檢驗(yàn)報告及匯總鋼筋出廠合格證、進(jìn)廠力學(xué)性能、工藝性能等檢驗(yàn)報告及匯總粗細(xì)骨料進(jìn)場物理性能檢驗(yàn)報告及匯總混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)

23、結(jié)果及匯總新材料、新產(chǎn)品的鑒定證明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用說明、工藝要求和檢驗(yàn)報告混凝土配合比設(shè)計(jì)報告、外加劑出廠質(zhì)量證明及復(fù)檢報告混凝土攪拌記錄鋼筋焊接接頭試驗(yàn)報告及焊條、焊劑、焊藥出廠質(zhì)量證明書樁基檢測、標(biāo)準(zhǔn)貫入試驗(yàn)、平板載荷試驗(yàn)報告土壤試驗(yàn)報告分項(xiàng)工程質(zhì)量評定灌注樁成孔施工（驗(yàn)收）、灌注樁地下連續(xù)墻灌注水下混凝土、灌注樁隱蔽驗(yàn)收記錄錘擊沉管混凝土灌注樁簽證表土方開挖樁基礎(chǔ)復(fù)合表及樁位編號圖等鋼筋混凝土預(yù)制樁（鋼管樁）施工記錄試樁簽證等混凝土抗?jié)B等級報告防水材料出廠合格證及進(jìn)場檢驗(yàn)報告預(yù)應(yīng)力鋼筋、錨具出廠質(zhì)量證明文件錨固組裝件的零件材料化學(xué)成分及機(jī)械性能檢驗(yàn)報告回彈（鉆芯）法混凝土強(qiáng)度檢測報告等砌體

24、檢測報告結(jié)構(gòu)抽測報告地下結(jié)構(gòu)工程防水驗(yàn)收及地基驗(yàn)槽記錄地下室防水效果檢查記錄施工日記主體結(jié)構(gòu)工程主體機(jī)構(gòu)工程小結(jié)主體機(jī)構(gòu)工程開工報告及施工方案、技術(shù)交底分部（項(xiàng)）工程質(zhì)量驗(yàn)收和評定圖紙會審、變更及洽商紀(jì)錄新技術(shù)、新材料、新工藝試驗(yàn)研究和施工方法工程基線復(fù)核水泥、鋼筋等出廠合格證、進(jìn)場物理（化學(xué)、工藝）性能檢驗(yàn)報告及匯總混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)、計(jì)算、抗?jié)B等結(jié)果匯總防水材料出廠合格證及進(jìn)場檢驗(yàn)報告新材料、新產(chǎn)品的鑒定證明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)使用說明、工藝要求和檢驗(yàn)報告鋼筋焊接接頭試驗(yàn)報告及焊條、焊劑、焊藥出廠質(zhì)量證明書分項(xiàng)工程質(zhì)量評定回彈（鉆芯）法混凝土強(qiáng)度檢測報告混凝土強(qiáng)度等檢測報告隱蔽工程驗(yàn)收記錄建筑物垂

25、直度、標(biāo)高、全高測量記錄建筑物沉降觀測測量記錄（單位工程沉降觀測記錄）鋼結(jié)構(gòu)開工報告及施工方案、設(shè)計(jì)圖紙會審、變更記錄鋼結(jié)構(gòu)工程軸線復(fù)合首次采用的鋼材和焊接材料出廠前的焊接工藝評定報告新技術(shù)、新材料、新工藝試驗(yàn)研究材料和施工方法鋼結(jié)構(gòu)工程小結(jié)構(gòu)件、鋼材、焊接材料等出廠合格證及試驗(yàn)報告高強(qiáng)度螺栓質(zhì)量證明書及復(fù)檢報告涂料質(zhì)量證明書或試驗(yàn)報告一級、二級焊接縫超聲波無損探傷檢測報告防水材料出廠合格證及進(jìn)場檢驗(yàn)報告施工日記建筑給水、排水及采暖工程建筑給、排水及采暖工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料建筑給、排水及采暖工程分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定技術(shù)交底、圖紙會審、變更及洽商紀(jì)錄給水、排水及采暖檢測報告幕墻工程質(zhì)量驗(yàn)收、控

26、制材料幕墻工程開工報告及方案、工程小結(jié)幕墻工程計(jì)算書新技術(shù)、新材料、新工藝試驗(yàn)研究材料和施工方法鋁合金、板材和玻璃、密封等材料出廠證明書及檢驗(yàn)、檢測報告進(jìn)口原材料商檢報告隱蔽工程驗(yàn)收記錄防雷接地電阻測試記錄注膠、安裝記錄幕墻氣密性、水密性、耐風(fēng)壓檢測報告節(jié)能、保溫測試記錄幕墻工程質(zhì)量評定施工日記建筑屋面工程建筑屋面工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料建筑屋面工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定分項(xiàng)工程質(zhì)量技術(shù)交底產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及匯總隱蔽工程、防水驗(yàn)收記錄屋面淋水試驗(yàn)記錄建筑屋面、水池蓄水試驗(yàn)節(jié)能、保溫測試試驗(yàn)屋面質(zhì)量評定施工日記建筑設(shè)備安裝工程開工報告及施工組織設(shè)計(jì)（方案）工程質(zhì)量事故處理報告停工、復(fù)工通知新技術(shù)、新材料、新

27、工藝試驗(yàn)研究材料和施工方法中間交驗(yàn)記錄安裝工作總結(jié)施工日記通風(fēng)與空調(diào)工程通風(fēng)與空調(diào)工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料通風(fēng)與空調(diào)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定施工、調(diào)試方案、技術(shù)交底、圖紙會審、變更及洽商紀(jì)錄產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及匯總設(shè)備、材料進(jìn)場簽認(rèn)記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄管線焊接檢查記錄管道及配件、靜壓箱、空氣處理室氣室性試驗(yàn)制冷、通風(fēng)設(shè)備運(yùn)行調(diào)試及評定記錄施工日記電梯安裝工程報監(jiān)文件電梯安裝施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審、變更及洽商紀(jì)錄分項(xiàng)工程質(zhì)量單臺、分部用冊檢測報告施工日記建筑智能工程建筑智能工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料建筑智能工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定施工、調(diào)試方案、技術(shù)交底、圖紙會審、變更及洽商紀(jì)錄產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及匯總設(shè)備、材料進(jìn)

28、場簽認(rèn)記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄系統(tǒng)功能測定及設(shè)備調(diào)試記錄系統(tǒng)技術(shù)、操作及維護(hù)手冊系統(tǒng)管理、操作人員培訓(xùn)記錄系統(tǒng)檢測報告、試運(yùn)行記錄系統(tǒng)電源及接地檢測報告質(zhì)量評定竣工圖建筑、結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)竣工圖幕墻竣工圖二次裝修竣工圖給、排水竣工圖電氣、空調(diào)、電梯安裝竣工圖消防竣工圖永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久長期永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久長期永久永久長期長期永久永久永久永久永久永久永久永久永久長期長期長期長期長期長期長期永久長期長期長期長期永久長期長期長期長期長期永久永久永久長期長期短期永久永久永久永久永久永久長期長期長期永久長期永久永久永久長期永久永久永久

29、永久永久永久永久長期長期長期長期長期短期長期長期長期長期長期長期永久長期長期長期長期長期長期長期長期長期短期永久永久長期長期長期長期長期長期永久短期長期長期長期長期長期長期短期長期長期長期長期長期長期長期長期長期短期長期長期長期長期長期短期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期永久永久永久永久永久永久文書檔案立卷歸檔制度 根據(jù)廣東省檔案局民營企業(yè)檔案工作服務(wù)手冊的要求，結(jié)合本公司實(shí)際情況，現(xiàn)制定本制度。一、歸檔范圍凡是本公司工作活動中形成的，具有查考價值的文件、電報、報表、名冊、包括正本與定稿、正件與附件，以及上級主管部門與本公司各業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料，均屬歸檔范圍。歸檔材料力求

30、齊全完整，具體內(nèi)容如下：（一） 行政管理方面：1、 公司成立的可行性研究，批準(zhǔn)成立或變動文件，企業(yè)章程及（募）股說明書，資產(chǎn)、債務(wù)、明確產(chǎn)權(quán)關(guān)系文件；2、 董事會、股東會和經(jīng)理層機(jī)構(gòu)及變更材料，董事會、股東會、總經(jīng)理會議會議記錄與紀(jì)要，以董事會、股東會名義頒發(fā)的各種文件材料；3、 辦公室、財務(wù)室形成的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、機(jī)要、保密、員工培訓(xùn)工作、財務(wù)制度、后勤福利、住房管理、統(tǒng)計(jì)報表等文件材料；4、 上級主管部門頒發(fā)的文件、政策、制度、規(guī)定、決定、通知，上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)業(yè)務(wù)工作的講話和會議紀(jì)要等與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件材料；5、 公司人員參加上級機(jī)關(guān)或區(qū)有關(guān)部門召集的會議帶回與本公司工作有關(guān)的文件材

31、料；6、 上級部門對本公司或個人的表彰、處分文件材料；7、 公司工作的規(guī)章、制度、決定、通知；8、 公司與有關(guān)公司簽訂的各種合同、協(xié)議書和房地產(chǎn)證明材料；9、 有關(guān)本公司的法律事務(wù)、公證文件，重要的群眾來信來訪及調(diào)查處理意見等材料；10、 本公司大事記、組織沿革等；11、 其他有保存價值的文件材料。（二） 黨群工作方面1、 黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關(guān)會議材料。2、 黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動或事件材料。3、 宣傳及思想政治工作、精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作文件材料。二、歸檔時間各科室每年三月底前完成本科室上一年度文書檔案的初步整理歸檔工作，并向檔案室

32、移交，不得擅自存留。檔案室于六月底前完成全部文書檔案的整理歸檔工作。三、歸檔要求1、以遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整的原則，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按“年度保管期限”進(jìn)行分類，文件材料按形成年度歸檔，把同一年度的文件材料分為永久、長期、短期三個保管期限，再把同一個保管期限的文件按時間順序或重要程度來排列編流水件號。2、文件的排列。同一年度同一保管期限內(nèi)可采用按不同事由形成時間的先后順序排列（或先分問題再按時間先后），成套性文件材料如會議紀(jì)要、簡報、會議文件等要集中排列方便檢索。一般文件材料，放在其形成年度歸檔；跨年度召開的會議，會議整套材料放在會議正式結(jié)束的年度歸檔。3

33、、歸檔材料要完整、準(zhǔn)確，文件排列應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，每份文件的正件與附件、定稿與印件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件應(yīng)作為一件歸檔，其他文件材料按時間順序或重要程度排列。4、歸檔文件編號。在每份歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容，按分類方法和排列順序逐件編號。檔案室編件號，每年按永久、長期、短期編三個流水順序號。5、整理歸檔所用的材料，紙具、筆墨，應(yīng)符合歸檔保存的要求，書寫要清楚，如需對歸檔文件情況加注說明的，可填寫在軟卷皮封底的“備考表”欄內(nèi)。6、編制歸檔文件目錄。每年的文件材料歸檔后，除在電腦內(nèi)貯存有一套“歸檔文件目錄”并備份外，還應(yīng)打印輸出一套紙質(zhì)的“歸檔文件目錄”，

34、以備手工檢索用。歸檔文件應(yīng)逐件按件號順序填寫歸檔文件目錄，填寫項(xiàng)目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。7、歸檔文件目錄的構(gòu)成與裝訂。歸檔文件目錄的構(gòu)成由目錄夾封面、歸檔文件整理說明及歸檔文件目錄表格組成，并裝訂成冊。歸檔文件目錄的裝訂，按年度保管期限進(jìn)行，按永久、長期、短期三個保管期限分別裝訂，永久、長期的一式三份，短期的一式二份，同一保管期限的連續(xù)年度的目錄可裝訂成一本。8、編制文件歸檔整理說明，這是在每年文書歸檔工作完成以后編制的。文件歸檔整理說明內(nèi)容包括：本公司名稱、成立時間及本年度內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)人任職情況，本年度主要工作概況以及本年度文書歸檔情況（含歸檔質(zhì)量、文件材料的

35、完整程度及存在問題等）。文件歸檔整理說明屬說明文體，要求文字簡短精煉，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查打印五份，三份連同當(dāng)年歸檔文件目錄裝訂，另二份，一份作文件歸檔整理說明匯編，一份歸全宗卷。9、編制全宗卷。全宗卷是檔案室在管理檔案時形成的材料，主要包括各門類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和現(xiàn)代化建設(shè)管理等問題形成的管理性文件材料，組成一卷或者若干卷。按舊文書檔案整理方法整理，自編卷號，作長期保管，存放于庫房內(nèi)第一號箱里。文書檔案保管期限表順序號歸檔文件材料保管期限一、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、1、2、 3、行政管理方面公司籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，董事會、

36、股東會和經(jīng)理機(jī)構(gòu)及變更材料。上級主管部門頒發(fā)的文件、政策、制度、規(guī)定、決定、通知，上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)業(yè)務(wù)工作的講話和會議紀(jì)要等與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件材料。（1）重要的（2）一般的本公司人員參加上級機(jī)關(guān)或區(qū)有關(guān)部門召集的會議帶回與本公司工作有關(guān)的文件材料。（1）重要的（2）一般的本公司的年度總結(jié)、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)表等。本公司大事記、組織沿革等。本公司工作的規(guī)章、制度、辦法、決定、通知。（1）重要的（2）一般的本公司與有關(guān)公司簽訂的各種合同、協(xié)議書和房地產(chǎn)證明材料。（1）重要的（2）一般的有關(guān)本公司的法律事務(wù)、公證文件，重要的群眾來信來訪及調(diào)查處理意見等材料。（1）重要的（2）一般的后勤福利、住房管理、職工教

37、育與培訓(xùn)工作的文件材料。本公司勞動模范、先進(jìn)工作者的有關(guān)文件材料。（1）省級以上的（2）市級的（3）區(qū)級的對本集團(tuán)員工的處分決定、通報文件材料。（1）影響大、問題嚴(yán)重的（2）一般的本公司財產(chǎn)、物資、檔案工作的交接憑證清冊二、黨群工作方面黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關(guān)會議材料。黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動或事件材料。宣傳及思想政治工作、精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作文件材料。永久永久或長期短期永久或長期短期永久永久永久或長期短期永久或長期短期永久或長期短期長期永久長期短期永久或長期短期永久永久永久長期聲像檔案立卷歸檔制度聲像檔案指反映公司主要活動、基本面貌、工

38、作成果等的錄像、錄音、照片（含底片）、光盤的實(shí)物載體。一、歸檔范圍1、本公司各個時期歷史建設(shè)面貌和工作成果。2、本公司召開的重要會議所形成的聲像材料。3、本公司領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)人、直屬上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人、國際友人參觀視察、出國訪問、學(xué)習(xí)等聲像材料。4、本公司（含個人）榮獲各種榮譽(yù)稱號、獎狀、獎杯、獎旗、證書等聲像材料。5、本公司組織和參加有關(guān)公司組織的的文體活動等形成的聲像材料。6、其他具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、光盤。二、歸檔要求1、聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、攝錄時間、地點(diǎn)、人物、身份、攝錄人。2、各種聲像材料，按問題年度分類組卷，保持它們的有機(jī)聯(lián)系、有利保管、便于利用為原則。3、編寫說明

39、：照片以張為公司，編寫每張照片的說明，對于一組主題緊密聯(lián)系的照片，應(yīng)編寫總說明，放于每組照片之前，作為導(dǎo)言。每套照片既要編寫總說明，也要有分說明。錄音帶、錄像帶每盒都要有說明書，貼于裝具盒上。4、照片的底片要單獨(dú)按要求整理歸檔存放。三、歸檔時間在公務(wù)活動中，凡有本公司參加并錄、攝了聲像材料的，加工后，由錄、攝制者或承辦部門整理并編號說明，及時向本公司綜合檔案室移交保存。四、檔案管理1、聲像檔案由綜合檔案室集中管理，不得由承辦部門和個人私存。2、檔案室的主要任務(wù)是對聲像的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。3、聲像檔案由綜合檔案室按綜合管理分類方案，統(tǒng)一編號，按不同種類、載體進(jìn)行組卷上帳、編

40、目、排列存放。4、對將要移交的聲像檔案，由移交人填寫清單一式兩份，交接雙方經(jīng)核對后在清單上簽名，各留一份備查。5、對保存的錄像、錄音帶定期倒放一次，對珍貴的錄像、錄音帶除歸檔外，要復(fù)制一套備用。6、接觸照片底片的人員，要精心愛護(hù)底片。如需借用底片，由檔案工作人員負(fù)責(zé)去沖曬。7、保管聲像材料的條件是：保存底片的適宜溫濕度為：溫 度：13-15 相對濕度：35-45%保存照片的適宜溫濕度為：溫 度：14-24 相對濕度：40-60%保存錄音（像）帶的適宜溫濕度為：溫 度：15-27 相對濕度：40-60%五、編號方法1、聲像檔案照片的底片編號由底片冊（卷）的冊號和張?zhí)柦M成。張?zhí)柺侵竷詢?nèi)組好的底片按

41、順序號編號，即一冊編一個流水號。例：5. 1 . 2 1 （1） 冊（卷）內(nèi)第一張底片 第一冊底片 二級屬類（底片） 一級屬類（照片類） 屬類代號（聲像檔案）2、照片正片通常按三級屬類編流水冊號和冊內(nèi)張?zhí)枴＠? . 1 . 1 . 1 1 （1） 第一張照片 第一冊正片（卷） 照片類別 二級屬類（正片） 一級屬類（照片類） 屬類代號（聲像檔案）3、 目錄號：屬類代號+一級屬類+二級屬類+目錄順序號。例：5 . 1. 1 1 目錄順序號 二級屬類（正片） 一級屬類（照片類） 屬類代號（聲像檔案）聲像檔案保管期限表序號歸檔文件材料保管期限1、2、3、4、5、6、反映本公司主要職能活動和工作成果的

42、照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本公司有關(guān)重大活動的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等本公司組織或參加的重要外事活動的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等本公司（含個人）受上級表彰獎勵的榮譽(yù)證書、錦旗等照片本公司組織文體活動的照片其他具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等永久永久永久永久永久永久會計(jì)檔案立卷歸檔制度會計(jì)檔案，是指會計(jì)結(jié)算的總帳、各類明細(xì)分類帳、會計(jì)報表及有關(guān)各種的銀行、現(xiàn)金收付轉(zhuǎn)帳等會計(jì)資料。一、歸檔范圍（一）會計(jì)憑證：會計(jì)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證和銀行存款余款調(diào)節(jié)表。（二）會計(jì)帳簿：日記帳（包括現(xiàn)金和銀行存款日記帳）、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳卡、輔助帳。（三）會計(jì)報表：年度會計(jì)報表，月、季會計(jì)報表（包括文字分析）、主要財務(wù)指標(biāo)。（四）其他資料：工資計(jì)算表，收據(jù)存、移交注冊，銷毀清冊。二、歸檔要求（一）會計(jì)報表，按年度、季度、月份分別整理立卷。（二）會計(jì)帳簿，無論大小厚薄，均按本、冊進(jìn)行整理、立卷歸檔。（三）會計(jì)憑證，按其形成規(guī)律和順序號，將記帳憑證連同原始憑證按月裝訂成一冊或若干冊（厚度最好不超過3公分）。（四）其他會計(jì)資料：包括會計(jì)檔案保管清冊、