文件控制程序

1、梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號：JNHQP0804版 面共13頁，第1頁版 本A0程序文件文件名稱：文件控制程序 文件編號版 次擬案單位生效日期JNH-QP-08-04A/0品質(zhì)部2014-6-27批準：審核：制定：制定日期：梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第2頁版 本A0文 件 修 訂 履 歷版次修 訂 內(nèi) 容修訂頁次修訂日期A0首版發(fā)行無無梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第3頁版 本A01.目的

2、本程序規(guī)定了本公司質(zhì)量管理體系文件的編制、批準、發(fā)放、管理、評審、更改等過程的規(guī)范，確保質(zhì)量管理體系運行的相關場所獲得有效文件，防止誤用失效、作廢文件。2 適用范圍本程序適用于與公司質(zhì)量管理體系有關的文件控制。3職責與權限3.1綜合部：歸檔本程序。3.2各部門：負責本部門相關文件的編制及在用文件（外來文件）的管理與控制。3.3各部門負責人：依本程序規(guī)定之權責進行相關文件的審批。4 術語和定義4.1文件：信息及其承載媒體。4.2四級文件: 一級文件（質(zhì)量手冊）、二級文件（程序文件）、三級文件（分技術文件、管理制度/規(guī)定等文件）、四級文件（表單格式）。4.3 程序：為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑

3、叫做程序。當程序形成文件時，通常稱為書面程序或程序文件。4.4三級文件：含作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范/標準、工藝標準文件、物料清單、對照表/指標、圖紙、工程變更通知單、產(chǎn)品規(guī)格書等。4.5管理制度/規(guī)定：指從程序文件引出的，或為支持體系順利實施制定的相關規(guī)章、制度、規(guī)定或等。4.6 外來文件：含國際/國家法律法規(guī)/標準、客戶標準/要求、供應商文件、政府公文及相關文件等。4.7 臨時文件：工程變更，工程暫允、內(nèi)部聯(lián)絡單、技術部中試以前的材料清單、工藝文件等屬于臨時文件。4.8 正式文件：除4.7范圍之外的文件都是正式文件,需要受控管理。5.1受控文件的編制5.1.1受控文件的編寫權限參照本程序5.2“

4、編寫”內(nèi)容執(zhí)行。5.1.2 受控文件的編號規(guī)則手冊、程序文件、程序文件的支持性文件（含技術文件、管理制度/規(guī)定、外來文件）按照以下規(guī)則統(tǒng)一編號。 州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第4頁版 本A05.1.2.1質(zhì)量手冊的編號流水號（從01至99）部門代碼編號：JNH-rr-rr-rr體系代碼（QM）公司代碼（JNH）5.1.2.2 程序文件的編號編號：JNH-QP- rr - rr程序文件流水號（從01至99）部門代碼程序文件代碼公司代碼（JNH）5.1.2.3 三級文件的編號5.1.2.3.1技術文件的編號（除P4圖紙

5、和產(chǎn)品規(guī)格書外） 編號：JNH- rr-rr-rr流水號（從01至99） 注：當同一套工藝標準有多套物料清單時，允許在編號后再增加流水號（從01-99）以作識別，如： P209-001/A/A等。但當同一產(chǎn)品型號有多套工藝標準時，工藝標準按照技術文件的編號進行編碼，不允許在編碼后再增加流水號。5.1.2.3.2 P4圖紙的編號前1位：版本；后1位（產(chǎn)品類型代碼）：鋁殼用A表示。編號：JNH-P4-rr-rrr-r/r 該類零件的流水號（從01至99） 圖紙代碼公司代碼部門代碼部門代碼文件類型代號：WI作業(yè)指導書；II檢驗標準、規(guī)范；P1工藝標準；P2物料清單；P3對照表、指標等，CP代表控制計

6、劃；ECN代表工程變更通知單；P4-技術圖紙；M-物料編碼；CP控制計劃。公司代碼 梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第5頁版 本A05.1.2.3.3 ECN（工程更改通知）的編號規(guī)則： 編號：JNH-ECN-rr-rr文件流水號（從01至99）部門代碼文件代碼公司代碼5.1.2.3.4 產(chǎn)品規(guī)格書的編號編號：JNH-rr-r-rrrrrr電池型號 國內(nèi)D；國外F文件制訂部門代碼公司代碼注： “技術文件”的編號，當適用于所有產(chǎn)品類型時，則無需產(chǎn)品類型代碼。 5.1.2.3.5 管理制度/規(guī)定的編號編號：JNH-WI-

7、rr-rr/r文件版本號流水號（從01至99）文件版本號管理制度/規(guī)定代號公司代碼5.1.2.3.6部門組織架構(gòu)圖/崗位職責說明書的編號 流水號（從01-99） JNH-WI-GW-rr-rr文件制定部門代碼崗位代碼（用漢語拼音字表示）識 文件類型代碼 公司代碼注：以上文件編號的部門代碼按文控中心歸口的“部門代碼一覽表”執(zhí)行。梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP08004版 面共13頁，第6頁版 本A05.1.2.3.7外來文件的編號編號： JNH-WL-rrr-rrrr外來文件的采用年號流水號（從01至99）外來文件代號公司代碼5.1.2.3

8、.8文件的版本/版次編號：r/rr版次（從0至9）版本（A、B、C順序號，依此類推）注1：文件版本編號由版本和版次組成，版本用英文大寫字母A/B/C至Z按順序號表示；版次用數(shù)字0/1/2 順序號表示。注1：當質(zhì)量手冊和程序文件每修改1次后，要按數(shù)字順序號進行版次更改（A/0A/6）；當修改次數(shù)達到6次時，要進行版本更改，（如從A/6升至B/0）。注2：技術/工藝文件可單獨對每頁修訂進行版次的升級，（如文件版本/版次為A/0,修訂某頁時版本/版次為A/01版），當其中某頁超過6次時，才進行整本文件版本的升級。（改版時版本升為B/0版，依次類推）注3：除技術/工藝文件可單獨對每頁修訂進行版次升級外

9、，其余文件（如：管理制度/規(guī)定等）修訂時均可進行整本版本升版 （如文件版本/版次為A/0,改版時版本升為B/0版，依次類推）。5.1.3 受控表單（記錄/表單）的編號規(guī)則5.1.3.1表單的編號：表示版次，0，1、2、與前一位同時使用 JNH-QR -rr-rrr/r/rr表單的流水號（001-999）表單版本號（A、B、C順序號，依此類推）部門代碼表單代號公司代碼注：1、當表單修改3次后（A/00、A/01、A/03，B/00、B/01.），要按字母順序號進行版本直接上升為B版，C 版，依此類推。 2、記錄/表格編號位置：統(tǒng)一在表單的右下角。5.1.4受控文件的編寫 由文件制作單位參照體系文

10、件格式設計指南和技術文件格式設計指南執(zhí)行，品質(zhì)部負責監(jiān)督和指導。文件編制時,一個單一文件可以包括一個或多個程序的要求，一個文件化程序的要求可以包含在多個文件中。三階文件不能與二階文件相違背，可以依據(jù)具體情況，在其基礎上補充規(guī)定；同時須考慮相關文件間的一致性。梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第7頁版 本A05.2 受控文件編寫、會簽與審批文件名稱編 寫會簽審 核批準分發(fā)范圍質(zhì)量手冊（一級）體系工程師或管理者代表指定員與質(zhì)量體系相關的所有部門管理者代表總經(jīng)理公司發(fā)布程序文件（二級）責任部門主管/工程師或以上人員相關部門主

11、管/經(jīng)理或以上人員分管總監(jiān)或以上人員管理者代表公司發(fā)布，如部門需要可申請書面文件技術文件(三階)作業(yè)指導書WI工位操作作業(yè)指導書技術部否主管或以上人員分管總監(jiān)或以上人員編制部門在文件會簽發(fā)放申請表上注明，所發(fā)部門與份數(shù)，其他有需要的部門可申請。如部門暫無主管的，由分管總監(jiān)同時審核和批準；如部門分管總監(jiān)的，由副總經(jīng)理級同時審核和批準。WI儀器校正/使用規(guī)程品質(zhì)部WI品質(zhì)檢驗作業(yè)指導書品質(zhì)部WI設備操作規(guī)程工程部CP控制計劃品質(zhì)部檢驗規(guī)范/標準II來料檢驗規(guī)程技術部/品質(zhì)部 II出貨檢驗規(guī)程品質(zhì)部II制程檢驗規(guī)程品質(zhì)部II產(chǎn)品規(guī)格書技術部P1工藝文件技術部 P2物料清單技術部 P3對照表/指標技術

12、部 P4圖紙技術部ECN工程變更通知單技術部/設備部相關部門主管或以上人員主管或以上人員分管總監(jiān)或以上人員管理制度/規(guī)定(三階)責任部門主管、工程師或以上人員相關部門主管/工程師或以上人員主管或以上人員分管總監(jiān)或以上人員所有文件的審批過程要在5天內(nèi)完成，如遇文件會簽、審批人員出差、請假或離職，則由其職務代理人進行。原則上，其職務代理人必須是其同職級或以上人員。5.3 受控文件的確認文件編制、會簽、審核、批準完畢，責任部門把原稿文件及該文件的文件會簽發(fā)放申請表交體系工程師進行以下方面的確認：編號、版次、格式的正確性，文件內(nèi)容（含實用性、可操作性、是否可整合優(yōu)化等方面）檢查，是否按要求審批，文件會

13、簽發(fā)放申請表的正確填寫等。如不符合要求，須說明原因并退回責任部門。梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第8頁版 本A0作業(yè)指導書、工藝、檢驗標準等文件可直接經(jīng)部門負責人審批后進行受控發(fā)放，可以不填寫文件會簽發(fā)放申請表。5.4 受控文件登錄綜合部文空負責人將各部門提交的文件登錄于文件登記表上，至少須登錄以下資料：文件名稱、編號、版次、責任部門、發(fā)行時間等。5.5 受控文件的分發(fā)與簽收5.5.1 公司所的一、二、三級受控文件均由文控室負責標識與受控，四級文件（記錄/表單）則由各職能部門自行標識并負責發(fā)放。5.5.2 文控員依

14、分發(fā)要求復印相應的份數(shù)，每頁蓋上藍色“受控”章，且填寫文件分發(fā)部門的代碼，原稿文件存檔。原稿文件須在背面加蓋“原稿”章在文控中心存檔。5.5.3 文控員按文件會簽發(fā)放申請表或發(fā)放部門要求的分發(fā)范圍，對文件進行分發(fā)。文件接收部門相關人員在文件簽發(fā)回收登記表上簽收。如需補發(fā)，由申請部門填寫工作聯(lián)絡單填寫原因后進行申請，交文控員審核，品質(zhì)主管批準，若涉及到公司技術機密文件須經(jīng)副總批準方可受控發(fā)放。56 受控文件使用和管理5.6.1 各部門均應指1名專職或兼職人員負責文件和資料的管理。5.6.2 各類受控文件應分類予以標識，存放于規(guī)定的位置，應確保當前使用文件為最新版本。5.6.3 文件應定期（每月至

15、少一次）進行分類整理，如針對每一個活頁夾建立二級目錄和索引，以方便檢索和查找。5.6.4文件存貯場所應保持通風，防止變霉、蟲蛀、防火、防盜。5.6.5使用人發(fā)現(xiàn)受控文件有遺失、缺頁、污損時，應通知文件管理人員，由其填寫文件補發(fā)申請表，向文控中心申請更換。5.6.6受控文件不得擅自涂改，應保持清晰、整潔。5.6.7任何蓋“受控”章的文件不得復印、涂改；如需要，應向文控中心提出申請。5.6.8文控中心之受控文件，僅限于文控中心現(xiàn)場借閱。如果借閱期超過1天的，借閱人應填寫好文件借閱登記表,并經(jīng)文控員審核，綜合部主管批準后方可向文控中心借閱。5.6.9 文控中心應對各部門文件的使用情況進行監(jiān)督和稽查。

16、5.6.10 根據(jù)公司的實際運行狀況及公司組織架構(gòu)變更等原因，品質(zhì)部至少每年主導一次對 一、二階文件的評審活動，相關部門對其所制定的三階文件至少每半年評審一次，以確保文件的適宜性、充分性及有效性。 5.7 受控文件變更、作廢5.7.1當已生效的體系文件由于下列原因須作廢時，應提出文件更改/作廢申請表：5.7.1.1 版本已升級（發(fā)放新版時直接回收舊版，可不填寫申請）5.7.1.2 已被其它文件取代梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第9頁版 本A05.7.1.3 決定取消此編號的文件5.7.2 已發(fā)行文件如需變更,由原文

17、件制作部門/使用部門以文件更改/作廢申請表提出變更申請，變更一般由原審批部門/人審批，如因某種特殊原因必須指定其他部門/人審批時，該部門/人需獲得審批所需依據(jù)的背景資料，以保證修改之適宜性。5.7.3 需要保留的已作廢體系文件原版上應加蓋“作廢”印章，由文控中心統(tǒng)一保管。原則上，只對作廢文件原版的最后兩個版本進行參考保留，凡之前的版本且保存期限已超過一年的，文控中心將銷毀處理。如編制部門對于作廢文件原版有特殊保留要求或繼續(xù)使用的，需在文件更改/作廢申請表上說明。5.7.4 作廢文件副本由文控中心統(tǒng)一銷毀,并記錄于文件銷毀記錄表。如需回收利用，應加蓋“作廢”章且劃“×”后使用其背面；如

18、果“受控”章與“作廢”章同時存在，以“作廢”章為準。5.8 臨時文件的更改和管控5.8.1 臨時文件可在原件本人編制的、蓋的“臨時受控章”的臨時文件進行修改，但必須簽署本人姓名及日期，且發(fā)放出去的臨時文件全部修改；5.8.2 技術部制訂的臨時文件（如試產(chǎn)文件、物料清單等）保留期限3個月以內(nèi)，文控中心負責監(jiān)督執(zhí)行。5.8.3 文控中心依分發(fā)要求復印相應份數(shù)，并蓋上“臨時受控文件”章，寫明有效期：從 _ 年_ 月_ 日到 _ 年_ 月 _日，有效期由部門相關負責人評估決定。5.8.4 已到期的臨時文件由文控中心進行回收，并在臨時文件上蓋“作廢”章做作廢處理。5.8.5 文控中心將不定期稽核臨時文件

19、的使用和管理狀況。59 外來文件的管理5.9.1國際/國家法律法規(guī)/標準的管理各部門引用的相關國際/國家法律法規(guī)/標準、地方標準、行業(yè)標準等，由標準申請主導部門相關技術人員對標準內(nèi)容進行引用識別（主要判定標準哪些內(nèi)容為我公司使用）。標準申請主導部門填寫文件會簽發(fā)放申請表經(jīng)相關部門人員會簽，會簽后呈副經(jīng)理或以上人員簽字批準后，交至綜合部，綜合部/文控對其進行編號登記后蓋紅色“采用”章，標準申請主導部門主管或以上人員在“采用”章的審批欄處簽字確認。部門文員按文件會簽發(fā)放申請表上文件發(fā)放部門及份數(shù)進行復印，復印后加蓋本公司“受控”章及填寫分發(fā)號。文件接收部門相關人員在文件簽發(fā)回收登記表上簽收。5.9

20、.2客戶標準/要求的管理 5.9.2.1客戶標準/要求的提供 公司銷售部得到客戶標準要求后，按5.9.2.2規(guī)定交給各相關部門進行確認。（注：銷售部負責客戶標準/要求的提供）5.9.2.2客戶提供的標準/要求的確認：梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第10頁版 本A05.9.2.2.1技術部負責客戶提供設計/開發(fā)相關的產(chǎn)品標準/要求的確認；5.9.2.2.2 技術部負責客戶提供關于產(chǎn)品工藝標準/要求的確認； 5.9.2.2.3銷售部負責客戶提供關于產(chǎn)品質(zhì)量標準、測試標準/要求的確認； 5.9.2.2.4品質(zhì)部負責對客戶

21、標準/要求的確認； （注：各確認部門接到客戶標準/要求后，如文件有任何疑義將文件返回銷售部，由銷售部同客戶進行再次溝通。）5.9.2.3 各確認部門在接到銷售部提供的客戶標準/要求后填寫文件會簽發(fā)放申請表經(jīng)相關部門人員評估會簽并呈副經(jīng)理或以上人員簽字批準后，將文件會簽發(fā)放申請表及外來文件原本交文控中心進行編號登記并加蓋紅色“采用”章，由管理者代表或其授權人員代表在“采用”章審批欄處簽字確認。按文件會簽發(fā)放申請表上文件發(fā)放部門及份數(shù)進行復印，復印后加蓋本公司“受控”章及填寫分發(fā)號進行文件發(fā)放。文件接收部門相關人員在文件簽發(fā)回收登記表上簽收。5.9.2.4 技術部、工程部根據(jù)外來文件要求，視需要轉(zhuǎn)

22、換成本公司內(nèi)部文件，經(jīng)主管審核、分管總監(jiān)或以上人員批準后，由文控員受控，按5.5要求進行發(fā)放。5.9.2.5 如遇客戶修改標準，經(jīng)公司管理者代表或其授權人員批準后，由文控中心統(tǒng)一調(diào)回前一份標準，將回收狀況記錄在文件簽發(fā)回收登記表，再發(fā)行新的標準以維持標準的正確性。5.9.2.6 各部門使用的客戶標準/要求必須是由文控中心下發(fā)的并加蓋“采用”章并經(jīng)相關人員確認的文件，否則視為無效文件，使用部門不得接受采用。5.9.3 供應商文件 供應商提供的文件由物料部歸口管理。5.9.4 政府公文及相關文件等政府公文及相關文件視文件的性質(zhì)而定分別由行政部進行歸口管理。5.9.5 外來文件的登錄由5.9.1及5

23、.9.2所涉及的外來文件由文控中心登錄以下資料信息：文件名稱、編號、版次、發(fā)行年號等。如有更新的版本文件,文控中心應及時將新版本文件發(fā)放至相關部門并在文件簽發(fā)回收登記錄上記錄舊版文件回收狀況，以使相關部門即時得到適用版本的文件。5.9.6 外來文件的借閱如需借閱外來文件，則由借閱人在文件借閱登記表上登記好文件名稱、文件編號、借閱人姓名、借閱日期、借閱部門、及歸還日期（借閱期限不得超過三天），借閱期間不得在文件上隨意亂畫，應保持文件干凈、整潔，文件要在規(guī)定期限內(nèi)及時歸還，歸還時由文控人員查閱無損壞后方可簽字歸檔。5.9.7 外來文件的評審5.9.7.1受控外來文件由歸口部門至少每半年評審一次。由

24、歸口部門召集相關部門對文件內(nèi)梅州聚能匯新能源有限公司系統(tǒng)名稱：文件控制程序主題：文件制定標準文件編號： JNHQP0804版 面共13頁，第11頁版 本A0容、要求及適用性等進行評審確認，如有不符由歸口部門負責與供方溝通改進。如有受控外來文件的最新版本或須采用新的標準時，需及時更新且至文控中心受控，文控中心按需求發(fā)放和回收舊版；如需購買新的標準，則由外來文件歸口部門提出申請，交至文控中心跟進采購。5.9.7.2部門提交的外來文件如不是最新、有效的版本，需事先向文控中心申明，只能做為參考文件使用。外來文件歸口部門有責任盡快獲得最新、有效的版本，交至文控中心受控。5.10 外發(fā)文件的管理外來受控文件如需補發(fā)，由責任部門填寫工作聯(lián)絡單，交部門主管或以上人員批準，綜合部復核屬實后，蓋紅色“采用”和“受控” 文件章，由文控中心發(fā)放至責任部門，并登記于文件簽發(fā)回收登記表。5.11 文件保密規(guī)定所有與公司技術或商業(yè)有關的受