淺析對貨代操作業(yè)務的認識概要

1、目 錄前言.51貨代操作工作的內容.51.01貨主詢價 . .51.02托運.61.03 訂艙.71.04拖車 .71.05報檢，報關（有時同時、有時先于做箱）. .81.06提單確認和修改.81.07簽單 . . .91.08航次費用結算 .91.09提單、發(fā)票發(fā)放（提單樣本）. .91.10清算. . .91.11海關退稅有問題,需更改并提供的資料. . .92 貨代操作業(yè)務的作用. . .102.1個人的影響.102.1.1培養(yǎng)獨立能力.102.1.2提高人際關系.112.1.3培養(yǎng)耐力，提高工作態(tài)度.112.2企業(yè)的影響.112.2.1提高競爭力.112.2.2提高整體工作效率.112

2、.2.3合理節(jié)約成本，獲得更多利潤.122.3社會的影響.123 如何提高貨代操作業(yè)務的效率 .133.1熟悉貨代操作流程.133.2了解業(yè)務流程.133.3維系各方面的關系.133.3.1維持老客戶努力建立新客戶.133.3.2與船公司建立良好關系.143.3.3維系與政府部門的良好關系.143.4 端正工作態(tài)度調整好工作心態(tài).14結束語.14致謝.15參 考 文 獻.15淺析對貨代操作業(yè)務的認識蔡光凱摘要：本文著重分析了貨代操作員的工作內容、作用及發(fā)展前景，讓大家對貨代操作員有更層次的認識，對于如何做好操作這項工作更是我們要重視以及思考的問題。關鍵詞：貨代操作 作用 工作效率前言：在貨代操

3、作過程中為了保證進出口貨物的安全交接，在整個運輸過程中需要編制各種單據(jù)。貨代操作是一項非?？b密、繁瑣的工作，這些單證各有其特定的用途，彼此之間又有相互依存的關系，理清并核對清楚同時又要有足夠的忍耐力和意志力，處在刁蠻的船公司和任性的貨主之間進行溝通協(xié)調，并經(jīng)得起船公司和貨主的雙面夾擊，才能順利地完成每票貨的操作。貨代企業(yè)是否有專業(yè)的操作人員會影響到一個企業(yè)的盈利，操作看似一份只是面對文件類的工作，但其中包含了許多的壓力和責任，每票貨從開始到結束都是很揪心的，操作的好壞決定了每票貨物的通關速度以及后續(xù)工作的順利。此文主要介紹操作的工作內容及其重要性，并提出怎樣提高操作工作效率，不斷創(chuàng)造高業(yè)績的幾

4、個重要問題，使企業(yè)合理節(jié)約成本，不斷賺取高利潤。1 貨代操作工作的內容貨代，從字面來看是貨物代理的簡稱。從工作內容來看是接受客戶的委托完成貨物運輸?shù)哪骋粋€環(huán)節(jié)或與此有關的環(huán)節(jié)，涉及這方面的工作都可以直接或間接的找貨代來完成，以節(jié)省資本。從國際貨運代理人的基本性質看，貨代主要是接受委托人的委托，從事有關貨物運輸、轉運、倉儲、裝卸、保險，以及與貨物運輸有關的各種業(yè)務提供服務的一個機構。1一方面它與貨物托運人訂立運輸合同，同時他又與運輸部門簽訂合同，對貨物托運人來說，他又是貨物的承運人。根據(jù)貨物不同也有海外代理。貨運代理是指在流通領域專門為貨物運輸需求和運力供給者提供各種運輸服務業(yè)務的總稱。它們面向

5、全社會服務，是貨主和運力供給者之間的橋梁和紐帶。1.01貨主詢價1、 海運詢價：a. 需掌握發(fā)貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口以及海運價格； b. 主要船公司船期信息； c. 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如貨名，危險級別等。（水路危規(guī)）發(fā)貨人、收貨人、通知人、品名（中英文）、目的港、中轉港柜型柜量，超重柜特殊說明（如為特種柜，則需詳細的貨物尺寸，長*寬*高，毛重，體積等，有時還需要更為詳細的貨物裝柜次序，及擺放示意圖。） R|Ft  各項型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， RJs_ S 裝重量 LvpHR#K)F5  1×20G

6、P=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 1 #Xa=  1×40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT JxQwxey  1×40HC=76CBM 12*2.7*2.38 7YbI|  1×45GP=86CBM TGLkw XOkT  （注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 F*)Jq  ；HC high cubic 高箱）2危險品、冷凍貨特殊說明 裝運期限（是否有信用證要求） 配載要

7、求（出船證等）貨物交運日期以及交運方式運費結算方式（預付、到付金額），是否第三地付款是否指定船東是否有要求申請目的港N天免柜期 提單簽發(fā)時是MB/L還是HB/L，是否第三地簽單2、 陸運詢價：（人民幣費用） a. 需掌握各大主要城市公里數(shù)和拖箱價格； b. 各港區(qū)裝箱價格； c. 報關費、商檢、動植物檢驗檢疫收費標準。 3、 不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素，以便在盡可能短的時間內回復貨主。 1.02托運 貨主接受運價后發(fā)托運書向貨代委托托運，貨代應明確下列重要信息： 1、件數(shù)2、箱型、箱量3、毛重4、體積5、付費條款、貨主聯(lián)系方法6、做箱情況門到門還是內裝。 1.0

8、3訂艙 客戶向貨代公司訂艙的，客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此： 1）托運人/發(fā)貨人2）船公司/船名/航次或船期3）起運港4）目的港/中轉港5）貨名6）柜型、柜量7）運價8）托運人的簽字、蓋章 ，操作員或者單證員收到訂艙單后，須與銷售核對運價是否正確，并由銷售在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。訂艙單發(fā)出后，操作應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。 1若直接與船東訂艙，則應注意以下幾點：  該船東是否有接至貨主所述之目的港是否可以接超重柜  是直航船還是中

9、轉船，在哪里中轉幾天可到達目的港 該航次掛靠什么碼頭（廈門的海天、象嶼、國際貨柜）該航次艙位是否緊張，是否可以保證艙位2若為指定船東，在必要時（如運價更低廉）可以通過第二家貨代進行訂艙，但是除注意的幾點與船東相同外，還應在訂艙前確認以下幾個方面：在出提單時，是否要改發(fā)貨人或其他資料  在貨主有要求的情況下，是否可以申請N天目的港免柜期 提單簽發(fā)時是MB/L還是HB/L  是否可以保證艙位 （以上僅適用于海運費預付） 1.04拖車1、 拖裝 貨代根據(jù)船代的放箱單制作請派單，放箱給拖車去堆場提柜。OP跟蹤拖柜情況，取得柜號和封簽

10、，并與船東貨主核對，特別是一家貨主同出好幾票貨時一定要和貨主核對正確。另外在貨柜進場后，還可以登陸碼頭的門戶網(wǎng)站查詢船東、柜型、封簽等。 2、場裝  事先通知堆場安排場裝計劃，與貨主確定場裝時間，傳真一份進倉圖給貨主（附上OP的電話傳真） 取得設備交接單 貨主將貨物運至堆場前，堆場應將柜子吊好 填寫場裝計劃，注明裝柜時間、聯(lián)系人、電話 （若發(fā)貨人有特殊要求如車架一定要20架，裝食品的需做柜檢、木制品需做熏蒸等等，也應一并告知。） 若場裝完畢，應向貨主求證是否已將貨物裝滿，可以將貨柜拖進碼頭。 若貨柜可進場，取得柜號

11、和封簽并與碼頭核對。 1.05報檢、報關（有時同時、有時先于做箱）如果出口商品為國家規(guī)定需要做商檢的物品，則需要貨主提供有關報檢的相關單證。報關行提供發(fā)貨人的發(fā)票、裝箱單、銷售合同，以及柜檢單、報檢委托書和一份已蓋完進場章的排載單復印件，委托報關行辦理換通關單手續(xù)。一般進出口貨物報關有四個環(huán)節(jié)構成，即進出口申報、配合查驗、繳納稅費、提取或裝運貨物。3報關時貨代需要向貨主索要最基本的單據(jù)給報關行：合同，發(fā)票，箱單，產(chǎn)品的稅號（HS編碼），報關委托書，報檢委托書，還有如果需要出口通關單，也需要提供。不同的商品報關時的要求不一樣，所以提供的單據(jù)也就不一樣，要根據(jù)貨物的具體性質來決定。報關單

12、必須與報關資料一起遞交海關。  貨代操作人員妥善安排在船東規(guī)定的截進港時間內進港，提前告知報關行在截關時間安排報關，安排報關時，需將退稅聯(lián)等重要報關文件，由報關行簽收。收到退稅聯(lián)和核銷單等資料后，等財務收到客人款方可退給客戶。1.06提單確認和修改 1、 問明顧客“提單”的發(fā)放形式： 一般是a. 電放 b. 正本 c. SWB d.異地放單： 須經(jīng)船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。 2、依據(jù)原始資料，傳真于貨主確認，并根據(jù)回傳確立提單正確內容。3.一般情況下提單關單不符提供提單更正保函，加蓋貨主和貨代公章；然后再加上正本保函加蓋貨代

13、公章和目的港收貨人公章。當然有些船公司的要求不一樣，提單關單不符會有改單費，有時提單跟關單目的港不一樣要提供改港保函等。1.07簽單 在船東發(fā)來費用單后，操作進一步做好與客人間的費用單，把其費用發(fā)給客人，在收到客人的付款憑證后去船代簽單。在簽單過程中應注意：1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。 2、 是否需要手簽。 1.08航次費用結算 1、 海運費 a. 預付 b. 到付他相關費用：CIC,THC,報關費，報檢費，消毒費，單證費，轉關費，拖車費，保險費（出口貨物若以CIF4或CIP4或類似的價格條件成交，發(fā)貨人應負責辦理投保手續(xù)并支付保險費用。）邊檢費，等。2、 陸運費 a 訂艙 b.

14、報關(包括返關之前己經(jīng)報關的費用) c. 做箱(內裝/門到門) d. 其他應考慮的費用： 沖港費/沖關費，商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改。1.09提單、發(fā)票發(fā)放（提單樣本） 1、 貨主自來取件的,需簽收 2、 通過EMS和快遞送達的,應在“地址單”上標明諸如:“提單號”、“發(fā)票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證。1.10清算 貨代財務一般對貨主采取兩種結算方式：1：票結：票結客戶應該遵守見款放單的原則 2：月結：月結客戶在開航后就可以直接放單給客戶。應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單” 1.11海關退稅有問題,需

15、更改并提供的資料 l、報關數(shù)據(jù)正確、艙單不正確的5a. 經(jīng)預錄后的海關返還的報關單復印件； b. 場站收據(jù)復印件十聯(lián)單的第七聯(lián)即黃聯(lián)； c. 提單正本復印件兩張； e. 裝箱單復印件； f. 更正單（三聯(lián)、正本）。 2、短裝（多報少出）、溢裝（少報多出） a. 船開5天（工作日）內沒能及時更正的: 先交納罰款金3000-5000; 貨主重新提供的發(fā)票、裝箱單 貨主重新提供報關單 提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”） b. 船開5天（工作日）內更改的 提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”） 正本、正確的報關單 正本、正確的發(fā)票、裝箱單 2 貨代操作業(yè)務的作用貨代操作人員是貨主和船公司之間的

16、橋梁和紐帶。操作熟知貨運代理的一系列知識以及注意事項，能夠很好地為貨主提供完善的服務，使一票貨物順利地通關。不斷維系與船公司的關系，獲得價格優(yōu)勢，使業(yè)務員攬到更多的客戶，創(chuàng)造利潤。操作的繁瑣以及工作的細致，不斷提高操作人員個人的職業(yè)素質，培養(yǎng)其耐心，認真仔細的工作態(tài)度。操作人員在貨代中是不可或缺的職位，下面仔細闡述其對個人，對企業(yè)，對社會的影響。2.1個人的影響2.1.1培養(yǎng)獨立能力貨代操作人員從事貨代工作要熟知外貿知識-提單和信用證及貿易術語，貨運集裝箱知識、種類、規(guī)格等，世界各基本港口及部分國家的要求，船公司或貨代，大致了解運價及他們各自航線優(yōu)勢，報價-運雜費構成，進出口所需一般單證、特殊

17、單證，船代、碼頭、拖車、報關等其它注意事項。這些就需要操作具有一定獨立的思考能力和較高的獨立的學習能力，以及獨立處理事情的能力。在直接面對客人時要熟練地運用自己的專業(yè)，獨立地為客戶解決意外發(fā)生的事情。不僅如此，很多時候操作要做到及時處理事情，有時甚至很緊迫的事情必須要在很短的時間處理或是第一時間處理，操作是不斷提高自己獨立能力的平臺。2.1.2提高人際關系貨代操作很多時候要面對直接的貨主，船公司和同行等。在與之交流過程中我們要注意我們的言行。可以使用于任何情況下的詞語：“我將盡力”；“這不是個簡單的問題”；“我要問下我的上司”等，千萬不要說“我做不到”“我沒辦法”之類。多說“我們”少說“我”。

18、可以看出來說話是一門藝術，當你掌握了這門技術時，在你自己的交往平臺上會多出很多朋友和工作伙伴，操作人員面對形形色色的人，在面對這些人物時你要有不同的說話藝術，對客戶要客氣，在處理事情時要說服客戶，有些即使是自己工作的失誤，如果你有能力讓客戶為你分擔或是讓他覺得是他們的責任那是最好，何樂而不為呢！操作會讓你變得說話有說服力，掌握貨主和船公司的心，那么你在其他領域的人脈自然而然也將不斷提高。2.1.3培養(yǎng)耐力，提高工作態(tài)度貨代操作中在核對關單數(shù)據(jù)，刷關單時要核對清楚，一個數(shù)據(jù)的失誤都可能產(chǎn)生費用。在核對提單中務必嚴格按照客戶之要求，與船代一而再再而三確認無誤才能交給客戶（單單單證相符），這就需要操

19、作有極高的耐心，只有這樣才能處理這么細微的工作。提單關單不符時也要核對清楚，不然很多會影響下一步的操作，每個操作環(huán)節(jié)都是相聯(lián)系的。操作要有良好的工作態(tài)度，并且經(jīng)?？偨Y整理操作中的細節(jié)問題，不斷積累經(jīng)驗并總結出適合自己的一套工作方法。2.2企業(yè)的影響2.2.1提高競爭力當今貨運市場已日趨成熟，競爭越來越激烈。競爭的最前沿是承擔業(yè)務，操作在這當中承擔重要角色，他處于業(yè)務員與貨主之間，是他們業(yè)務溝通的橋梁，溝通就是要知已知彼，這樣才能找到切入點，才能做到百戰(zhàn)百勝，提高競爭力。貨運代理參與國際多式聯(lián)運業(yè)務后，他的經(jīng)營范圍就可以大大得到擴展，并且操作員有效而靈活地應用自己擁有的各種設施，最大限度地發(fā)揮自

20、己現(xiàn)有設備的作用，改善貨物流通環(huán)節(jié)，選擇最佳路線，組織合理運輸，提高運輸效率，降低運輸成本，提高競爭能力。特別是對于貨代這個行業(yè)，一個企業(yè)的競爭力不但是要有好的管理者，更基礎更重要的是要有專業(yè)的操作員。領導者會領導一個企業(yè)但是他不一定熟知操作的細節(jié)，好的操作員是企業(yè)不斷提高競爭力的籌碼。2.2.2提高整體工作效率現(xiàn)今貨代行業(yè)面臨轉型的問題，不能墨守成規(guī)，持操舊業(yè)，只做純粹代理人的單一業(yè)務，而應該認清變化的形勢，調整經(jīng)營模式，力求適應市場的需求，滿足不同客戶的要求，在傳統(tǒng)貨運代理業(yè)務的基礎上，擴充業(yè)務范圍，創(chuàng)新發(fā)展模式，提高服務能力與服務質量，創(chuàng)造條件盡最大可能向客戶提供增值服務以及其它更多更好

21、更具有競爭優(yōu)勢的服務，以求得自身的生存、發(fā)展和在新的市場條件下取勝。在具體操作中可以通過實施項目管理把部分相關人員臨時抽調到同一個組織中，形成矩陣式作業(yè)團隊，目標一致，直接面向客戶開展工作，有效克服傳統(tǒng)作業(yè)模式的不足，既可達到培訓、鍛煉與提高貨運代理企業(yè)一般人員素質，也提高了整體工作效率。貨運代理在參與國際多式聯(lián)運過程中，不但可以在貨物運輸中獲益，還可以在與貨物運輸相關的服務項目中獲取附加價值，例如在具體操作中把原來少量的貨物集中起來，大批量地與實際承運人交涉，提高工作效率從而獲得優(yōu)惠運價，使貨主和貨運代理均受益。2.2.3合理節(jié)約成本，獲得更多利潤在貨代操作過程中操作人員可以做到：1、多方聯(lián)

22、系船公司，降低運費。2、通過了解產(chǎn)品，降低運輸成本，特別是在裝箱過程中，了解產(chǎn)品的特性和長度寬度等。針對性提出建議，降低貨主的成本，節(jié)約成本，提高效率。那么你一定能夠使貨主感到你的責任心和專業(yè)精神。3、了解價格條款，爭取最佳組合。了解FOB條款下的費用組成，也要了解船公司，運輸公司的費用組成。4、經(jīng)常向貨主介紹貨代和船公司的業(yè)務流程5、貨代報關要及時，及時報關可以節(jié)約費用。如果象深圳路運，如果晚一天，拖車費就會有幾千港幣。如果是趕船的話，香港碼頭還會加超期費。6、貨物變更要及時修改單據(jù)，經(jīng)常遇到貨主報關和發(fā)貨實際不一致，一定要及時更正，雖然現(xiàn)在改單收150元，為了避免不必要的麻煩，操作具備上面

23、的基本素質就可以在一定程度上合理節(jié)約成本，為企業(yè)獲取利潤?？此茷樨浿魉?，其實也是為自身企業(yè)著想，也可避免產(chǎn)生一些不必要的麻煩，使工作順利。 2.3社會的影響一個好的專業(yè)的貨代操作員可以帶動一群操作員，提高企業(yè)的文化背景，吸引客戶，使客戶和運力單位合作不斷加深。一群優(yōu)秀的操作員又會不斷為企業(yè)創(chuàng)造利潤，不斷擴大市場，提高在物流行業(yè)的競爭力。優(yōu)秀并有良好企業(yè)文化背景的企業(yè)又是社會每個企業(yè)學習的榜樣，企業(yè)的不斷發(fā)展也會帶動社會經(jīng)濟的發(fā)展，使社會更加和諧。3 如何提高貨代操作業(yè)務的效率隨著中國加入WTO，進入國際市場，競爭更加激烈。對各個企業(yè)來說既是挑戰(zhàn)又是機遇。貨代企業(yè)如果能成功地將企業(yè)推薦給全社會

24、，就能在現(xiàn)代物流市場的競爭角逐中，最先占領市場，最先打開局面，最大量地贏得客戶，獲得良性循環(huán)的發(fā)展生機，這就需要提高貨代操作業(yè)務的效率。3.1熟悉貨代操作流程 對貨代操作流程的熟悉這是每個操作員應具備的最基本的職業(yè)素質。3.2了解業(yè)務流程貨代操作不只是簡單的操作，他也要了解業(yè)務流程。當一個業(yè)務員把一個單子交到你的手上時，如果說是一個專業(yè)的操作員而不懂得貨代業(yè)務的流程那就太可悲了?；镜臉I(yè)務流程的了解可以很好的配合業(yè)務員進行工作，在此過程中操作比較經(jīng)常面對船東，會直接獲取船東信息，就可比較相同船東，以及價錢折扣空間，并可和業(yè)務員經(jīng)過探討制定自己公司的優(yōu)勢價格，最終為公司攬到更多的客戶。3.3維系

25、各方面的關系3.3.1維持老客戶努力建立新客戶貨代操作員對于客戶來講，你就是公司，公司就是你。你代表的是公司,故不能有過激言語和行為。在平時與客戶交流的過程中要表現(xiàn)出你有足夠的時間：千萬不要在客戶面前表現(xiàn)很忙，沒有時間，要用一種輕松的語調和耐心的態(tài)度對待客戶，這是讓客戶滿意的最佳方法，即使你不能馬上滿足客戶的要求，甚至到最后真的幫不到客戶，客戶也會很高興。重視客戶的滿意程度，增加與顧客的互動與溝通，了解顧客的真實感受與想法，并重視客戶的一舉一動，顧客才會有一種被重視、被尊重的感覺，也就更加傾向與公司進行進一步的交易，企業(yè)與顧客才能持久保持良好關系。在維持老客戶的前提上努力建立新的客戶群，最好是

26、增加直接客戶，尤其要同關鍵客戶建立直接關系。只有直接客戶多了，才能夠確保獲取更高的利潤率，保持對客戶的控制和業(yè)務的持續(xù)性。同時要進一步發(fā)展與客戶的關系，有效地在市場中培養(yǎng)忠誠客戶，尤其是能夠帶來利潤的客戶，必須爭取留住他們。貨代，為進出口企業(yè)服務的公司和個人，如何更好地為貨主服務，如何才能在貨主心里建立自己的地位和友誼，需要貨代操作中切實可行地為貨主著想。你想著他，他會記在心里，你關心貨主，貨主也會感謝你的努力。這樣就加深了貨主和貨代企業(yè)的關系。3.3.2與船公司建立良好關系經(jīng)常和運輸公司保持良好的聯(lián)系，建立融洽的個人友情，獲得良好穩(wěn)定的價格。要了解運價變化，對于美金報價的運費一般比較關注，但

27、是有些頭程船是人民幣報價也是可以談來降低運費的。避免由于疏忽大意而放跑可以降低費用的機會。比如到歐洲港口，許多船公司有基本港和非基本港的區(qū)別，但這些船公司的基本港運費差別也有不少，有的有上百美元差。只有通過了解不同公司的情況才可以通過選擇運輸公司爭取到最合適的運價。有些船公司有一些優(yōu)勢航線，比如去日本橫濱，韓國光洋，要多獲取一些這樣的信息，平時多聯(lián)系，這樣一個公司就有更多的價格優(yōu)勢。對承運人要有掌握力。只有這樣才能使貨運代理的客戶從承運人處獲得更加優(yōu)惠的費率，確保運力緊張時貨運代理客戶的貨物能夠獲得充足的艙位，而不被拒裝或甩貨。3.3.3維系與政府部門的良好關系應同相關政府部門及單位，如海關、商檢、港務局等建立與保持密切而良好的關系，以幫助貨運代理的客戶加快港口貨物清關和及時辦理其它手續(xù)，體現(xiàn)貨運代理企業(yè)的能力與辦事效率。3.4 端正工作態(tài)度調整好工作心態(tài)在操作過程很多時候會遇到一些無理的客戶，碰到這種情況要端正我們的工作態(tài)度