合同管理制度

1、合同管理制度第一章總則第一條 為規(guī)范北京集團有限公司（以下簡稱公司）合同管理，明確管 理職責，界定管理層面，防范經(jīng)營風險，提高管理效能，結合公司實際情況，特 制定本制度。第二條 本制度適用于公司本部、分支機構、其他直屬單位及公司所屬 全資子公司。第三條 本制度所指的合同包括建設工程施工合同、 建設工程專業(yè)分包 合同、加工承攬及定作合同、勞務合同、買賣合同、租賃合同、借貸款合同、投 資及合作協(xié)議以及其它各類合同書或協(xié)議書、 保證函等文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。第四條 公司合同管理遵循“事前防范，事后補救”的原則。第五條 公司合同實行專業(yè)集中管理原則和法律機構歸口管理原則，并 執(zhí)行合同評審程序。第六

2、條 合同管理專業(yè)部門應對本專業(yè)合同統(tǒng)一編號并實行在線管理。第七條 合同管理是指對合同立項、意向接觸、資信調(diào)查、商務談判、 合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處 理、立卷歸檔等全過程的管理。第二章 合同管理機構及職責第八條 公司法律事務部為合同歸口管理機構；公司專業(yè)部門配備專業(yè) 合同管理員負責本業(yè)務分工范圍內(nèi)的合同管理工作。分公司設置法律事務員崗位（其職責范圍與集團公司法律事務部相同）， 統(tǒng)一管理本單位的合同管理工作和訴訟管理工作。第九條 合同管理機構的主要職責：一、法律事務部職責：（一）貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為公司提供法律服 務；（二）建立健

3、全本單位合同管理制度，監(jiān)督、檢查考核各部門及所屬各單位合同管理情況；（三）參與各類重大合同的論證、談判、起草、評審、簽訂及合同糾紛 的處理；（四）統(tǒng)一管理法定代表人授權委托書和公證事宜；（五）組織相關人員進行法律、法規(guī)及合同管理知識培訓和講座；二、市場開發(fā)部主要職責：（一）歸口管理公司建設工程總包，加工承攬、土石運輸?shù)裙こ坛邪?同；（二）負責其業(yè)務范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負責對建設工程合同進行監(jiān)督履行、跟蹤檢查、變更直至合同終 止；（四）負責建設工程合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。三、預算管理部主要職責：（一）歸口管理公司建設工程專業(yè)分包，加工承攬、加工定作合同

4、、土 石方運輸?shù)葘I(yè)分包合同；（二）負責其業(yè)務范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負責其業(yè)務范圍內(nèi)的分包合同的招投標工作；（四）負責對其業(yè)務范圍內(nèi)的分包合同進行監(jiān)督履行、跟蹤檢查、變更 直至合同終止；（五）負責分包合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。四、工程管理部主要職責：（一）歸口管理公司設備買賣及租賃合同、 生產(chǎn)機具買賣及租賃合同及 對物資分公司買賣合同的監(jiān)督管理；（二）負責其業(yè)務范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負責組織公司大批量設備買賣及租賃的招投標工作；（四）負責本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。五、物資分公司主要職責：（一）歸口管理公司物資買賣

5、合同；（二）負責公司內(nèi)簽訂的物資買賣合同的起草、組織評審及簽訂；（三）負責組織公司大批量材料買賣的招投標工作；（四）負責本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。六、人力資源部主要職責：（一）歸口管理公司勞動合同、相關協(xié)議及對恒信公司勞務合同監(jiān)督管理；（二）負責公司勞動合同及相關協(xié)議的起草、組織評審及簽訂；（三）負責本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。七、恒信公司（勞務公司）的主要職責：（一）歸口管理公司勞務合同；（二）負責公司勞務合同的起草、組織評審及簽訂；（三）負責公司勞務分包合同的招投標工作；（四）負責勞務合同履行、跟蹤檢查、變更直至合同終止；（五）負責勞務合同

6、檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。八、財務管理部主要職責：（一）歸口管理公司借貸款合同；（二）負責公司借貸款合同的起草、組織評審及簽訂；（三）負責本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。九、投資管理部職責：（一）歸口管理公司對外投資、合作合同，公司參股單位20萬元以上固定資產(chǎn)買賣合同（對外投資額度審批程序執(zhí)行公司相關文件規(guī)定）（二）負責其業(yè)務范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負責本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。十、辦公室主要職責：（一）歸口管理公司辦公用品（包括計算機及其耗材等）買賣合同；（二）負責其業(yè)務范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負責

7、本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。十一、其他業(yè)務部門負責本部門所涉及的合同管理工作職責。十二、公司審計部負責對合同履行過程中資金使用、 合同價款或酬金和結算等事宜進行審計監(jiān)督。十三、合同管理專業(yè)部門負責組織本部門業(yè)務范圍內(nèi)的合同評審工作。十四、公司所屬全資子公司所簽訂的各類合同由子公司內(nèi)部自行評審， 經(jīng)公司分管領導簽字后由公司辦公室加蓋合同專用章，并報公司財務管理部備案。第十條 合同管理人員的主要職責：（一）協(xié)助法定代表人或法定代表人授權的委托代理人參加重大合同的 談判及依法簽訂；（二）提請有關部門、領導按規(guī)定對其經(jīng)辦的合同進行評審；（三）對所簽合同有認真執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行的責任

8、，并掌握合同的履行情況；（四）檢查合同簽訂、履行情況，協(xié)助主管領導處理合同履行中出現(xiàn)的 問題和糾紛；（五）對本部門簽訂的各類合同統(tǒng)一登記并分類保管， 對已履行的合同 裝訂成冊，整理歸檔；第三章 授權制度第十一條公司對所屬單位授權管理的職能部門為公司法律事務部。第十二條委托代理制度：（一）授權委托采取書面形式，由公司法定代表人或總經(jīng)理簽發(fā)。授權 委托書應載明代理人的姓名、委托事項、權限和期限、代理人身份證號碼，由法 定代表人簽名并加蓋公章后代理人方可在授權范圍內(nèi)履行職責。（二）授權委托采用長期授權和單項授權制度。（三）授權委托書由法律事務部負責管理實施，并建立登記臺帳。第十三條長期授權委托制度：

9、（一）公司采取兩級授權管理制度；（二）公司法定代表人（董事長）對總經(jīng)理進行授權（取得一級授權人）， 授權范圍為：公司經(jīng)營范圍內(nèi)的所有合同的洽談及簽訂等事宜， 總經(jīng)理有轉(zhuǎn)委托 權；（三）公司總經(jīng)理對副總經(jīng)理進行授權（取得二級授權人），授權范圍為： 建設工程項目洽談及投標；3000萬元以下的工程施工合同的簽訂，500萬元以下 的專業(yè)工程分包合同、加工承攬合同、勞務合同及買賣合同的簽訂，200萬元以5下的租賃合同及加工定作合同的簽訂；副總經(jīng)理無權轉(zhuǎn)委托他人簽訂合同。公司市場開發(fā)部開發(fā)的3000萬元以下的工程承包合同由公司開發(fā)副總 經(jīng)理簽訂。（四）公司副總經(jīng)理經(jīng)總經(jīng)理授權后，按照公司領導分工方案的規(guī)定

10、， 對其分管單位對外洽談、簽訂的合同履行審慎義務和行使簽訂權利。（五）在副總經(jīng)理權限范圍以外的所有合同， 由公司董事長或總經(jīng)理簽 訂。第十四條委托代理人應在授權范圍內(nèi)行使代理權，嚴禁無代理權、超 越代理權或者代理權終止后繼續(xù)以公司名義對外簽訂合同。第十五條如委托代理人不再代表公司與有關單位簽約，承辦部門應及 時通知相關單位，并告知其原代理人不再有代理權。第四章合同的訂立第一節(jié)合同的談判與起草第十六條合同談判分階段進行，前期以具體承辦人員為主，后期以項 目負責人為主。前期主要是收集有關情報、資料及相關政策法規(guī)，進行項目可行性分析，設計合作方案，商定合同的基本條款。后期主要是對合同文本進行反復協(xié)

11、商，形成正式合同文本。第十七條 合同談判涉及重大財務、法律內(nèi)容，應組成有公司財務、法 律等專業(yè)人員參加的談判小組進行談判。重要合同談判，應有談判記錄或會議紀 要。第十八條合同談判小組應對對方的主體、資信等情況盡審慎義務，進 行詳細了解、調(diào)查，防止惡意磋商、合同詐騙、自始履行不能等情況發(fā)生。第二節(jié) 合同的審查、簽訂、分工及權限第十九條 合同審查分工的原則是依據(jù)各職能部門的專業(yè)性質(zhì)來劃分， 凡報送公司專業(yè)部門審查的合同應至少給予一個工作日的審查時間；因不及時或延期報送審查，導致合同不能簽訂，由承辦單位承擔相應的責任。第二十條 合同的審查及簽訂：（一）對外合同在簽訂前要了解對方法人資格和履約能力等情

12、況，且要求對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證明、法定資格及代理人證明等文件資料原件。（二）簽訂合同時，要統(tǒng)一使用政府有關部門制定的示范文本，沒有示 范文本的可參照使用公司制訂合同范本或雙方協(xié)商文本；（三）合同簽訂前，須經(jīng)有關專業(yè)部門進行評審;（四）合同內(nèi)容要合法、條款要齊全、用詞要準確、手續(xù)要完備;（五）合同必須具備以下主要條款:1、當事人的名稱或姓名和住所;3、數(shù)量;45、價款或酬金；67、違約責任；82、標的；、質(zhì)量；、履行期限、地點和方式;、解決爭議的方法。（六）簽訂合同時，應要求對方出示法定代表人的證明書，如由代理人 簽訂的，應出示授權委托書，并將法定代表人的證明書或授權委托書列為合同附 件

13、保存；（七）合同一經(jīng)簽訂，承辦單位應將合同或有關條款內(nèi)容準確、及時地傳遞到相關部門備案（包括預算管理部、經(jīng)營發(fā)展部、財務管理部、工程管理部、 安全管理部、質(zhì)量管理部及項目經(jīng)理部）并進行合同交底，各相關部門應認真組 織學習、熟知合同條款并依據(jù)合同約定內(nèi)容安排生產(chǎn)、經(jīng)營活動。第二十一條 1000 萬元以下（含1000萬元）的建設工程施工合同， 100萬元以下（含100萬元）的建設工程分包合同、加工承攬及定作合同、買賣 合同、勞務合同、租賃合同，由公司所屬分公司合同分管部門組織評審，并由公 司合同管理專業(yè)部門審查后報公司分管副總經(jīng)理簽訂；1000萬元以上建設工程施工合同，100萬元以上的建設工程分包

14、合同、 加工承攬及定作合同、買賣合同、勞務合同、租賃合同，必須由公司合同管理專 業(yè)部門組織評審，并由合同管理專業(yè)部門根據(jù)合同金額范圍報公司分管副總經(jīng)理、 總經(jīng)理或董事長簽訂。第二十二條 各種合同，除即時結清者外，必須采用書面形式；禁止合同履行在先，簽約在后的行為。第二十三條 合同簽訂時，應由對方先行或雙方同時簽字蓋章。第二十四條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章第二十五條 合同管理員應將協(xié)議書、合同書、各類票據(jù)、書面字據(jù)、對方的營業(yè)執(zhí)照復印件、代理人授權委托書等與合同相關的資料及時歸檔，并認真保管；合同涉及資金往來的還應向公司財務部門備案。第五章合同的履行、變更、解除第二十六條 各單位合同管

15、理人員應根據(jù)合同履行的具體情況， 定期檢 查監(jiān)督；若發(fā)現(xiàn)問題應及時向本單位主管領導匯報， 情況嚴重的應及時向上級部 門反饋。公司兩級財務管理部門應通過資金結算途徑監(jiān)督合同的履行。第二十七條 因我方或?qū)Ψ皆蛐枰兏⒔獬贤瑫r，合同管理員應 及時向合同專業(yè)管理部門、法律事務部、公司領導匯報；如因?qū)Ψ皆蚪獬贤?致使我方造成經(jīng)濟損失的，應要求其賠償損失。第二十八條 我方向?qū)Ψ桨l(fā)出的中止合同、解除合同、質(zhì)量異議及聲明 對方有其他違約的通知，應書面送達對方，由對方簽收后我方應將簽收資料歸案 保存；對方拒不簽收的，須采用公證形式送達。第二十九條當對方發(fā)生違約行為時，我方應及時采取適當措施防止損 失的

16、擴大，核算對方違約給我方造成的損失，并保存好相應的物證、書證、證人 證言等證據(jù)資料。第三十條 各單位合同管理人員應建立健全合同管理臺帳， 并將合同履 行、變更、解除、中止及終止情況的一切資料歸檔。第三十一條 在合同的履行完畢后，形成債權的，分公司負責人、財務 管理人員、合同管理員應積極主動追索債權，以免出現(xiàn)壞帳、死帳等情形；形成 債務的，分公司負責人、財務管理人員、合同管理員應按合同約定的期限付款或 結算，減少可能出現(xiàn)的訴訟。第六章合同專用章第三十二條公司及所屬單位采用合同專用章制度。第三十三條 公司（全資子公司除外）有合同專用章6枚，具體使用范 圍規(guī)定如下：（一）01號合同章由市場開發(fā)部保管

17、，用于公司簽訂建設工程總包合 同、加工承攬、土石方運輸?shù)裙こ坛邪贤约肮窘栀J款合同；（二）02號合同章由預算管理部保管，用于公司簽訂建設工程專業(yè)分 包合同、加工承攬及定作合同、土石方運輸合同等專業(yè)分包合同；（三）03號合同章由工程管理部保管，用于簽訂公司所有設備買賣合 同及租賃合同、機具買賣及租賃合同、辦公用品買賣合同、計算機及其耗材買賣 合同；（四）04號合同章由工程管理部監(jiān)督管理，物資分公司保管使用，用于簽訂公司所有物資買賣合同；（五）勞動合同專用章由人力資源部保管，用于簽訂公司勞動合同及相 關協(xié)議。（六）05號合同專用章由人力資源部監(jiān)督管理，由恒信公司（勞務公 司）保管使用，用于簽訂

18、公司所有勞務合同；（七）公司所屬全資子公司合同專用章由公司辦公室保管使用。第三十四條合同專用章管理與使用：（一）公司所有合同必須統(tǒng)一加蓋合同專用章。 使用其它印章簽訂的合 同，一律視為無效合同，法律后果由行為人承擔；（二）持有合同專用章的部門和單位應負責妥善保管和使用，建立合同專用章使用制度和用印登記臺帳，非合同管理人員不得使用；（三）合同專用章由公司辦公室刻制，其印章必須在檔案室登記備案后 方可使用；（四）合同業(yè)務人員需要攜帶合同專用章外出簽訂合同時，必須經(jīng)法定代表人授權，并在授權范圍內(nèi)使用印章；所攜帶的印章應妥善保管，不得遺失；（五）任何人不得持事先蓋好合同專用章的空白文本外出簽訂合同，不

19、得將蓋有印章的空白合同交與對方填寫,更不得將合同章借給對方使用；（六）合同專用章僅限于簽訂合同使用, 對于使用行政章或其他公章簽 訂的合同，財務管理部可不予結算付款。第七章合同糾紛的處理第三十五條 當合同發(fā)生糾紛時，承辦人應及時報告合同分管部門處理， 必要時應向法律事務部或公司主管領導匯報，并首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決； 協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致時，應依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能 達成協(xié)議時，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。第三十六條公司法律事務部是公司訴訟案件的處理部門，對于重大疑 難案件經(jīng)公司決定后，由法律事務部委托律師代理訴訟，各單位無權委托律師代 理公司案件。第三十

20、七條 合同發(fā)生糾紛時，合同管理員應報法律機構備案，同時應 迅速收集下列有關證據(jù)：1、合同文本，包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關電報、信函、圖表、 視聽材料等；2、有關的票據(jù)、票證；3、質(zhì)量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等；4、證人證言；5、其他有關材料。第三十八條仲裁或訴訟解決糾紛時，由公司法律事務部確定代理人、 訴訟方案等，并向公司相關領導匯報。第八章培訓、檢查與獎懲第三十九條公司法律事務部對所屬單位的合同管理工作實施監(jiān)督、檢查、指導并定期組織對經(jīng)營者和專業(yè)人員進行法律知識培訓。各單位應自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。第四十條 各單位應對在合同管理工作中做出成績者及避免或挽 回經(jīng)濟損失者予以表彰和獎勵。第四十一條 有下列情況之一，造成損失的，按其情節(jié)輕重，給予有關 單位及相關人員進行批評、教育或行政處分；違反國家法律法規(guī)的，給公司造成 重大損失移交司法機關處理：1、未按本辦法規(guī)定簽訂合同的；2、簽訂有重大缺陷或無效合同的；3、未依法律和本制度規(guī)定變更或解除合同的；4、丟失合同文本及相關文件的；5、提供虛假資料的；6、超越授權或濫用授權簽約的；7、發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時向有關部門匯報或不及時采取措施并造10成公司損失擴大的；8、有關法律性文件未經(jīng)審核的；9、在合同簽訂或履行當中，與對方或