鄭倩-戰(zhàn)略業(yè)務(wù)拓展中心檔案管理制度實(shí)施細(xì)則

1、 興事發(fā)集團(tuán)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)拓展中心集團(tuán)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)拓展中心檔案管理辦法（初稿）為進(jìn)規(guī)范集團(tuán)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)拓展中心相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的歸檔和管理，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為中心的管理工作服務(wù)，促進(jìn)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)拓展中心可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本辦法。一、總則（一）中心檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映中心各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考察、研究中心管理過程以及歷史、及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是中心管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)集團(tuán)合法權(quán)益的重要支撐。中心檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由

2、中心分管行政工作領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作暫由業(yè)務(wù)部進(jìn)行日常管理，中心在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的工程、基建、文書、音像、申報(bào)、實(shí)物等檔案不允許工作人員私下保管，嚴(yán)禁重要檔案分散保存。二、檔案主管部門及其職責(zé) （一）戰(zhàn)略業(yè)務(wù)拓展中心業(yè)務(wù)部為檔案管理的主管部門： 1、組織實(shí)施集團(tuán)和中心關(guān)于所有檔案的積累、收集、立卷、歸檔、借閱、銷毀等工作，同時負(fù)責(zé)監(jiān)管和實(shí)施檔案主管部門所制訂的相關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。 2、 制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。 3、 在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則下根據(jù)中心的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔、借閱、銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 4

3、、負(fù)責(zé)對本公司形成的各類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。 5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。 （二）中心設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行中心的檔案工作的規(guī)章制度主動向責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 2、根據(jù)中心歸檔范圍負(fù)責(zé)做好中心檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)完成存檔以及相應(yīng)的登記工作，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理(一）中心編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)崗位職責(zé)不同，主要有以下幾個方面：1、行政內(nèi)務(wù)工作資料：（1）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、集團(tuán)各公司對外宣傳簡介、各公司相關(guān)紙質(zhì)以及影視宣傳資料、執(zhí)照（掃描件）、

4、資質(zhì)證書（掃描件）、中心運(yùn)營規(guī)劃、管理制度等；（2）與總部及其他單位往來發(fā)文；（3）行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、接待物資、出車及維修記錄等；2）日常管理方面外出登記、來訪問接待記錄、材料收發(fā)、中心會議紀(jì)要、董事長以及總經(jīng)理重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、申報(bào)、請示批復(fù)、對外合作協(xié)議的記錄等； 5、項(xiàng)目評審記錄、外出考察匯報(bào)材料、獎勵分配登記明細(xì) 以上各類歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調(diào)整。中心應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。 （二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下： 文件等級 文件類型保管期限 一級

5、 秘密文件集團(tuán)企業(yè)資質(zhì)資料、中心制度、領(lǐng)導(dǎo)接待登記表、接待審批、外部企業(yè)資質(zhì)登記、主要客戶跟蹤回訪、合作協(xié)議、工程合同、入庫資料、中標(biāo)標(biāo)書、投標(biāo)標(biāo)書、項(xiàng)目評審資料、價值項(xiàng)目信息登記、網(wǎng)絡(luò)注冊信息資料明細(xì)、網(wǎng)絡(luò)注冊硬件設(shè)備 永久 二級 重要文件接待物資領(lǐng)用、工作指令單、項(xiàng)目或資料移交、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要、董事長匯報(bào)會紀(jì)要、勾總和董事長主要講話、項(xiàng)目移交、成功項(xiàng)目中標(biāo)獎勵分配方案、內(nèi)部獎、罰款、集團(tuán)否定項(xiàng)目參與人員獎勵方案、標(biāo)書制作獎勵方案、各類申報(bào) 2年以上 三級 普通文件領(lǐng)導(dǎo)外出登記、企業(yè)對外宣傳資料、辦公設(shè)備盤存、工作計(jì)劃、檔案借閱、銷毀清冊 3年（3） 檔案編號方法1、中心在運(yùn)營過程中所形成

6、的全部對內(nèi)、對外的相關(guān)資料為對象，依據(jù)中心人員職能的劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以檔案類型前兩個字拼音首字母命名，具體為：行政內(nèi)務(wù)：XZ 接待：KF 合同、協(xié)議：HT中標(biāo)通知、標(biāo)書：BS 會議紀(jì)要：JY 項(xiàng)目評審：PS 獎勵、罰款：JF 注冊信息資料：ZC 其他：QT各類檔案材料具體命名如下。例如：領(lǐng)導(dǎo)外出登記屬于行政內(nèi)務(wù)類、表格資料檔案，保密等級為叁級。于2017年4月8日完成了單張表格的填寫，之前已經(jīng)存檔同類檔案8張，固編號應(yīng)該為： XZ - 20170408 - 3 - 9 檔案類型 具體時間 保密等級 同類檔案序號3、中心資

7、料存檔明細(xì)行政內(nèi)務(wù)：接待物資領(lǐng)用（二級）、領(lǐng)導(dǎo)外出登記（三級）、工作指令單（二級）、項(xiàng)目或資料移交（二級）、企業(yè)對外宣傳資料（三級）、集團(tuán)企業(yè)資質(zhì)資料（一級）、辦公設(shè)備盤存（三級）、中心制度（一級）接待：領(lǐng)導(dǎo)接待登記表（一級）、接待審批（一級）、外部企業(yè)資質(zhì)登記（一級）、主要客戶跟蹤回訪（一級）、工作計(jì)劃（三級）合同、協(xié)議：合作協(xié)議（一級）、工程合同（一級）、入庫資料（一級）中標(biāo)標(biāo)書：投標(biāo)標(biāo)書（一級）會議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公會（二級）、董事長匯報(bào)會（二級）、勾總和董事長主要講話項(xiàng)目評審：項(xiàng)目評審資料（一級）、價值項(xiàng)目信息登記（一級）、項(xiàng)目移交（二級）注冊信息資料：網(wǎng)絡(luò)注冊信息資料明細(xì)（一級）、網(wǎng)絡(luò)

8、注冊硬件設(shè)備（一級）。獎勵、罰款、申報(bào)：成功項(xiàng)目中標(biāo)獎勵分配方案（二級）、內(nèi)部獎、罰款（二級）、集團(tuán)否定項(xiàng)目參與人員獎勵方案（二級）、標(biāo)書制作獎勵方案（二級）、各類申報(bào)（二級）。其他：檔案借閱（三級）、銷毀清冊（三級）。（4） 歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映中心各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、檔案的歸檔嚴(yán)格按照類型，分文件盒進(jìn)行存檔。3、每個類型的檔案文件盒必須按要求建立卷內(nèi)目錄、借閱登記、更新說明。擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，編號規(guī)范，其立卷內(nèi)目錄中一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對

9、破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。屬于登記類、表格類檔案的，要求每張表格需擁有表頭、每張表格嚴(yán)格按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號。該類表格形式的檔案資料按月進(jìn)行存檔。（二）檔案移交。中心所涉及到項(xiàng)目工程的歸檔檔案，資料制作、收集相關(guān)人員先進(jìn)行整理，由電子檔的一并將電子檔作為檔案附件傳檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)，要求以上檔案材料通過審核后，在一周內(nèi)經(jīng)檔案主管部門主管審核批準(zhǔn)，由檔案收集、制作人填寫卷內(nèi)目錄、并簽字方能入檔。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)（一）中心設(shè)置專用檔案存放文件柜，要求柜體和鎖具完好。要求定期檢查檔

10、案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案或檔案盒應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）檔案文件柜內(nèi)嚴(yán)禁對方其他辦公物質(zhì)，其鑰匙由兼職檔案管理員保管，嚴(yán)禁不辦理手續(xù)、私下任意取借檔案。兼職檔案管理人員調(diào)動工作時，對保存的檔案資料要詳細(xì)清點(diǎn)，履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。六、檔案借閱利用（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱檔案為叁級檔案，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假

11、日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)中心業(yè)務(wù)部長審批終簽后方可借閱。2、借閱檔案為貳級檔案，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需重新填寫檔案借閱審批登記，經(jīng)中心總經(jīng)理審批終簽后方可借閱。3、中心貳級絕密檔案不得借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)從重處罰。（四）調(diào)閱重要檔案只可在檔案主管部門調(diào)閱，嚴(yán)禁復(fù)印件、拍照或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦

12、理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，檔案部統(tǒng)計(jì)檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。（二）每年12月31日前，對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由檔案主管部門和中心總經(jīng)理組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)中心總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由中心檔案主管部門永久保存。八、檔案保密（一）業(yè)務(wù)部兼職檔案管理人員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄

13、密。（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件、拍照等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案人員不得私自拍照、打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自外借檔案。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用，經(jīng)過鑒定小組確定后，必須按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時出具書面報(bào)告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。 九、公司員工獎懲及法律責(zé)任有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將給予處分或50-1000元不等的處罰，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：（1） 未按照本實(shí)施細(xì)則規(guī)定進(jìn)行文件編號、裝訂、填寫卷內(nèi)檔案目錄、未及時更新卷內(nèi)目錄電子檔信息的；（2） 未按照規(guī)定時間移交檔案或者不積極配合兼職檔案員的工作的；（3） 未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；（4） 借閱檔案未登記或超出借閱時間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；（5） 損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；（6） 對檔案進(jìn)行涂改、偽造的；（7） 對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時不及時移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟(jì)損失的；（8） 擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；（9） 對中心檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)重影響工作秩序的；（1