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文檔簡介
1、XXX落戶接待流程及標(biāo)準(zhǔn)(綜管部主導(dǎo))XXXXXX於司2016年4月一、編制目的本流程為XXX瀚制,旨在為活動(dòng)的主辦方提供接待活動(dòng)操作范本。本流程制定的論接待總體操作標(biāo)準(zhǔn)適用于中小型接待活動(dòng)。同時(shí),本流程亦對各項(xiàng)活動(dòng)的差異化操作加以說明。由于規(guī)模性的差異,根據(jù)具體活動(dòng)開展內(nèi)容情況將在本流程基礎(chǔ)上進(jìn)行微調(diào)。二、使用說明本流程作為XX各項(xiàng)接待活動(dòng)的工具指南,供工作人員使用。不能保證在今后的活動(dòng)中不會(huì)出現(xiàn)與之相悖的問題,如問題產(chǎn)生時(shí)將直接根據(jù)問題現(xiàn)場進(jìn)行方式方法的改善,本流程僅作為活動(dòng)舉辦的參考性文件,如發(fā)現(xiàn)問題請與方案制定方聯(lián)系,我們將不斷進(jìn)行活動(dòng)內(nèi)容形式的添加、修改以及完善。三、活動(dòng)操作總體要求
2、(一)接待活動(dòng)策劃及要求:及時(shí)確定和落實(shí)訪客的個(gè)人基本信息、出行信息、食宿需求等相關(guān)必要信息;(交通工具、出發(fā)時(shí)間、抵達(dá)時(shí)間,出行人數(shù)、特殊需求等)跟蹤、準(zhǔn)備歡迎語、紅地毯,準(zhǔn)備接送車輛等物資;提前安排接機(jī)車輛,機(jī)動(dòng)備用車輛(二)接待工作人員要求:服從組織的調(diào)度;全程保持通訊工具暢通; 明晰任務(wù)分工并按質(zhì)按量完成任務(wù),臨時(shí)調(diào)度須確保原有職責(zé)不受影響; 接待期間會(huì)務(wù)人員統(tǒng)一著正裝; 嚴(yán)禁活動(dòng)期間擅自離崗。四、推進(jìn)計(jì)劃階段任務(wù)流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注接待定案接待整體流程策劃,籌備工作填寫接待申請單階段方向開始前5個(gè)工作日需求提出者(附件一)活動(dòng)預(yù)算分配工作階 段接待各環(huán)節(jié)工作分配,確認(rèn)流程開始前4個(gè)
3、工作日綜管部填寫分工推進(jìn)表(附件二)確認(rèn)場地、時(shí)間確定出席領(lǐng)導(dǎo),邀請領(lǐng)導(dǎo)需求提出者準(zhǔn)備工作階 段依據(jù)要求及預(yù)算進(jìn)行采購開始前2個(gè)工作日綜管部填寫物品清單表(附件三)會(huì)場茶具租借、禮品準(zhǔn)備接待當(dāng)日演示文稿的準(zhǔn)備開始前2個(gè)工作日需求提出者現(xiàn)場工作安 排負(fù)責(zé)會(huì)場布置事宜,包括電腦的調(diào)試等工作活動(dòng)當(dāng)天綜管部依據(jù)接待活動(dòng)申請單(附件一)布置,確認(rèn)物品清單表(附件三)負(fù)責(zé)接待前所需物料統(tǒng)計(jì),租借確認(rèn)、保存等負(fù)責(zé)接待會(huì)場的服務(wù)(倒水等)接待后總結(jié)收拾會(huì)場,物品清點(diǎn)、歸還等活動(dòng)當(dāng)天綜管部完成物品清單表(附件三)工作總結(jié)活動(dòng)翌日填寫接待滿意度調(diào)查表(附件四)五、接待后掃尾總結(jié):(一)活動(dòng)清理1.1會(huì)場清理收好所
4、有會(huì)議用物資,若發(fā)現(xiàn)嘉賓遺漏東西應(yīng)及時(shí)送還;根據(jù)物品清單清點(diǎn)物品是否有丟失和損壞的情況;(二)活動(dòng)結(jié)算2.1 物資回收及交接在活動(dòng)結(jié)束后,將活動(dòng)中各類物資進(jìn)行匯總,將可利用物資進(jìn)行回收,按照物資清單進(jìn) 行分類、帶回公司存放,以備下次活動(dòng)重復(fù)使用,降低活動(dòng)成本。2.2 財(cái)務(wù)結(jié)算活動(dòng)結(jié)束后,由相關(guān)人員對當(dāng)期活動(dòng)中的收支進(jìn)行結(jié)算,制定報(bào)表,留作下期活動(dòng)參考,同時(shí)作為數(shù)據(jù)幫助活動(dòng)成果分析,還有報(bào)銷的數(shù)據(jù)參考。(三)活動(dòng)總結(jié)例會(huì)總結(jié),活動(dòng)結(jié)束后,相關(guān)工作人員須參加例會(huì), 由各小組主管人員對活動(dòng)中各塊分工事宜進(jìn)行總結(jié)性發(fā)言,提出不足,例會(huì)做好會(huì)議記錄,以便于活動(dòng)完善。附件一:接待申請單附件二:分工推進(jìn)表附
5、件三:物品清單表附件四:接待滿意度調(diào)杳表附件一:接待申請單(一)申請人:申請部門:對接人:來賓單位:來訪目的:來訪日期:預(yù)算:到達(dá)時(shí)間:隨同幾人:到此方式:車牌號:來賓姓名:職務(wù):隨同人員姓名職務(wù):姓名職務(wù):輔助人員姓名職務(wù):姓名職務(wù):是否派車接送。是。否需要車型:是否預(yù)定車票。是。否車次:張數(shù):是否預(yù)定房間。是。否酒店:房問號:預(yù)算:對接人:是否預(yù)定午餐。是。否餐廳:人數(shù):預(yù)算:對接人:是否預(yù)定晚餐。是。否餐廳:人數(shù):預(yù)算:對接人:是否安排娛樂。是。否地點(diǎn):人數(shù):預(yù)算:對接人:接待申請單(二)對接人:接待類型O高端(薦150/人)I O商務(wù)(薦80/人)I O簡約(薦50/人)是否需要預(yù)留車
6、位:。是。否是否需要準(zhǔn)備紅毯、燈光:。是。否是否需要準(zhǔn)備歡迎語:。是。否(內(nèi)容:)是否需要準(zhǔn)備水果、點(diǎn)心:。是。否(規(guī)格:。精致。簡單)是否需要準(zhǔn)備茶水:。是。否(類型:。紅茶。綠茶??Х?。礦泉水)是否需要安排會(huì)議室:。是。否(物品:。電腦。白紙。鉛筆。簽字筆 。投影儀 。翻頁筆)是否需要訂餐:。是。否是否需要準(zhǔn)備禮品:。是。否(規(guī)格:。精致。簡單)是否與公司領(lǐng)導(dǎo)提前有約:。是。否(姓名:)部門負(fù)責(zé)人是否已批準(zhǔn)本次接待:。是。否 其他需要提前準(zhǔn)備的材料:附件二:分工推進(jìn)表分 類完成時(shí)間工作項(xiàng)目責(zé)任人輔助人職責(zé)前期司機(jī):負(fù)責(zé)接送 客戶;嘉賓組:負(fù)責(zé)邀 請領(lǐng)導(dǎo);后勤組:負(fù)責(zé)茶 具租借、禮品準(zhǔn) 備等;流程組:負(fù)責(zé)確 認(rèn)場地、時(shí)間、 流程等。現(xiàn)場后勤組:負(fù)責(zé)會(huì) 場布置(桌椅、 水果等),其他 物品準(zhǔn)備(電腦、 翻頁筆等); 服務(wù)組:現(xiàn)場服 務(wù)(倒水等)收 尾后勤組:負(fù)責(zé)整 理會(huì)場,物品清 點(diǎn)、歸還等附件三:會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)物品清單表序 號分類物品名稱數(shù)量負(fù)責(zé)人歸還與否檢查備注(物品:玻璃杯 茶具果碟電腦 白紙鉛筆簽字筆 投影儀 翻頁筆等)附件四:接待滿意度調(diào)查表對接待活動(dòng)評議的內(nèi)容及參照分值評議內(nèi)容參照分值評分客戶對此次來訪的滿意度10工作分配明確、到位10工作人員按質(zhì)按量完成任務(wù)10邀請嘉賓,確認(rèn)場地
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