行政物資管理制度

1、行政物資管理制度1、目的為規(guī)范公司行政物資管理，明確行政物資管理流程，保證公司行政物資合理配置 特制定本制度。2、范圍指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購、入庫、領(lǐng)用、維修、報廢、清查等一系列管理工作.適用于公司全體部門及個人。3、行政物資分類公司行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。3。1固定資產(chǎn)（價值1000元以上），如打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等；3。2低值損耗品（價值1000元以下）：3.2.1價值50元-1000元的低值損耗品，如電話、傳真機(jī)、文件柜、辦公桌椅等3.2。2價值49元以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個人所需品.3。2.2.1部門所需品：傳

2、真紙、復(fù)（寫）E照氏、打印紙、墨水、膠水、訂書機(jī)、回 形針、計算器、文件欄、筆筒、文件夾等。3.2。2。2個人所需品：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、回 形針、信箋紙等。4、管理部門行政部是公司日常辦公用品的管理部門，負(fù)責(zé)行政物資的管理工作.5、行政物資采購5.1 行政物資采購條件5.1.1 行政物資由行政人員每月5號前進(jìn)行集中采購。5。1。2各部門每月，填制辦公用品需求單，經(jīng)本部門主管審批后遞交行政部。以下兩種條件至少滿足一種時，應(yīng)著手辦理行政物資采購相關(guān)事宜：第1頁共21頁a各部門需要而公司庫房沒有備存該類行政物品；b庫房該類行政物資數(shù)量低于用品需求量。5。2行政物資采購

3、流程5。2.1在滿足物資采購條件時，行政部跟據(jù)庫存記錄，提出采購申請，填寫行 政物資采購申請單（詳見附件1）;5。2。2價值1000元以下的低值損耗品，由分管行政的副總經(jīng)理審核 ；5.2 。3價值1000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審定；5。2.4價值20000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理、總經(jīng)理雙審核后， 經(jīng)管會審定；5.2.1 行政部物資管理相關(guān)人員憑審定后的行政物資采購申請單進(jìn)行采購；（1）凡采用單一來源采購方式（包括定點采購）的，遵循擇優(yōu)的原則，按照 權(quán)限由行政部門與行政部分管副總共同確定供應(yīng)商。（2）所采購的辦公用品到貨后，由行政人員按送貨單進(jìn)行驗收，

4、經(jīng)核對（名稱、 規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等）無誤后，在送貨單上（一式二聯(lián)）簽字,并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送 貨單位做結(jié)算憑據(jù)。（3）付款方式，行政部收到供貨單位發(fā)票后，須與電腦中登記數(shù)據(jù)及存根的送 貨單核對無誤后，填寫付款通知單，逐級審核簽字后，做好登記，最后交財務(wù) 處負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。（4）辦公用品由行政部根據(jù)各個部門所提需求進(jìn)行分發(fā)，各部門登記，寫明日期、品名與數(shù)量等，另有需要時領(lǐng)用人要填寫領(lǐng)用登記表。注意事項：a、各部門每25 30號遞交辦公用品需求表到行政部。b、按照先審批后購置的原則，未經(jīng)審批購置的辦公用品將不予報銷。c、各部門及個人領(lǐng)用的

5、辦公用品（固定資產(chǎn)）不得挪做私用、避免浪費(fèi)、 損壞和丟失。5.2.2 供應(yīng)商的選擇由行政部年初向三家以上供應(yīng)商進(jìn)行綜合比價，選擇價低質(zhì)優(yōu)的供應(yīng)商對日常采購貨物進(jìn)行供貨并簽定協(xié)議供貨合同；第2頁共21頁5。2。7行政物資一般由行政部向供應(yīng)商采購，電子類行政物資（如個人計算機(jī)）,可以經(jīng)行政副總同意并授權(quán)相關(guān)部門采購；5。2.8對特殊需求的行政物資由行政部進(jìn)行三家以上供應(yīng)商比價，選擇價低質(zhì)優(yōu) 的供應(yīng)商方能采購；5。2.9行政部應(yīng)建立行政物資庫存量檔案，每月限定時間清查賬本，發(fā)現(xiàn)庫存物 資不夠應(yīng)及時添置.6、行政物資入庫6。1經(jīng)檢驗合格的采購物資可以辦理物資入庫手續(xù)。6。2行政物資入庫流程6。2.1采

6、購來的行政物資交給物資管理相關(guān)人員管理；6。2。2物資管理人員再次清點購銷合同和行政物資采購申請單上所列各項指標(biāo)，對照質(zhì)量和數(shù)量；6.2.3清點無誤后根據(jù)入庫物品、時間、型號等填寫行政物資入庫明細(xì)表（詳見附件2）同時備份存檔。6.3行政物資入庫要求6.3.1拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫，杜絕只見入庫單不見實物的現(xiàn)象；6。3。2入庫時，行政部相關(guān)人員必須查點物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等 項目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時，不得辦理入庫手續(xù)；6。3。3如有多領(lǐng)的行政物資需要退庫時，必須由物資管理員填寫物資入庫單， 辦妥手續(xù)后方可入庫；6.3。4人員離職時，由物資管理員將分派給個人的行政物資

7、收回入庫，如物資回 收時因保管、使用不當(dāng)或故意損壞造成損失，由使用者酌情賠償。7、行政物資領(lǐng)用7.1 行政物資領(lǐng)用依據(jù)7。1.1被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資，在員工入職時按各崗位、職級等對應(yīng) 標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請；7.1.2低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）,經(jīng)驗法則第3頁共21頁（估計消耗時間）設(shè)定領(lǐng)用頻率，并可隨部門或人員的工作狀況隨時調(diào)整發(fā)放頻率， 同時低值損耗品的領(lǐng)用實行以舊換新原則，但純消耗品不在此列；7.2 行政物資領(lǐng)用流程行政物資由領(lǐng)用人填寫行政物資領(lǐng)用申請單（詳見附件3）,由部門負(fù)責(zé)人簽 字確認(rèn)后方可領(lǐng)用；7

8、.3 行政部將行政物資領(lǐng)用申請單附著在行政物資出庫明細(xì)單后存檔，按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。7。4行政物資領(lǐng)用要求7。4。1本著節(jié)約與自愿的原則，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約；7.4 .2需要以舊換新的行政物資，如發(fā)生遺失，更換時視具體情況給予一定經(jīng)濟(jì)賠償；7。4.3新入職職員到職時如需要領(lǐng)行政用品的，由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政 部提出行政用品申領(lǐng)要求；7.4。4物品領(lǐng)用后，遵從誰領(lǐng)用，誰管理的原則。個人物資由申請者個人負(fù)責(zé)，部門物資由該部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，具體界定范圍參考本制度第三條；7。4.5領(lǐng)用的行政物資嚴(yán)禁個人帶回家使用；8、行政物資報修8。1行政物資的報修條件以下兩種

9、條件同時滿足可將損壞物資交至行政部聯(lián)系維修，其中屬個人物資由個人提出報修申請，部門物資由該部門負(fù)責(zé)人申請。8.1.1 價值為50元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn)；8.1.2 物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞；8。2行政物資報修流程8。2。1損壞物資為電腦、傳真機(jī)等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系系統(tǒng)集成部技術(shù)人員進(jìn)行初期檢查、維修、調(diào)試；8。2。2經(jīng)系統(tǒng)集成部調(diào)試確定為發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞的行政物資，由物資使用者向行 政部提出維修申請，并填寫行政物資報修申請單（詳見附件5）,按照物資采購第4頁共21頁 相應(yīng)審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；8。2.3行政部憑審定通過的行政物資報修申請單聯(lián)系維

10、修單位維修，并將中 請單存檔；8.2。 4修理完畢后由管理員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單上 簽字；8。2.5維修時如需更換零部件需報修人員按照物資采購流程和物資領(lǐng)用流程辦理 相關(guān)手續(xù)。8。3行政物資報修要求8。3.1由于使用不當(dāng)?shù)葌€人原因造成物資損壞的，也可報行政部維修，但產(chǎn)生費(fèi)用須個人承擔(dān)；8。3.2把個人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費(fèi)用由借出者個人承擔(dān)；8.3。 3行政部作維修記錄時必須將行政物資報修申請單附在維修簿上存檔， 以便公司日后的物資清查管理.9、行政物資報廢9.1 行政物資報廢條件以下兩種條件同時滿足可辦理行政物資報廢：9.1 。1被劃分為公司固定資產(chǎn)的

11、行政物資；9.2 .2使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價值。9.2 行政物資報廢流程9。2。1物資損壞部門負(fù)責(zé)人向行政部提出物資報廢要求；9。2。2由行政部人員填寫行政物資報廢申請單（詳見附件7）,詳細(xì)填寫物資 分類號，編號，名稱，規(guī)格型號，單價，數(shù)量等資料；9。2.3行政部將申請表交至行政部負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審，并提出報廢 初審意見，有再利用價值的交還報修人員，無再利用價值的交由分管行政副總經(jīng) 理審核，并作報廢處理；9.2 。4行政部人員根據(jù)行政物資報廢申請單所列名目，向部門收回報廢物資；第5頁共21頁9.3 .5行政部人員憑行政物資報廢申請單到財務(wù)處銷

12、賬，做到帳、物同時注銷。9.3 行政物資報廢要求9.3。 1為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實相符，除因無法妥善存放的物資專項 報廢外，物資報廢每年年終進(jìn)行一次；9。3.2固定資產(chǎn)報廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、行政部人員、財務(wù)人員等相關(guān)人員會同鑒定，按照物資報廢流程嚴(yán)格執(zhí)行；9.4。 3因個人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物資報廢，應(yīng)由個人或部門負(fù)責(zé)人寫 出詳細(xì)報告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償；9。3。4報廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報廢，必須將實物交回行政部處理 ，不得隨意丟棄；9.5。 5凡有修舊利廢價值的，應(yīng)充分實現(xiàn)其再利用價值，進(jìn)行物資維修工作，不得 隨意做報廢處理。10、行政物資清查10。1行政物資清查條

13、件公司應(yīng)對價值100元以上的行政物資做定期清查核算。10。2行政物資清查流程10。2。1在行政物資清查工作開始之前，由行政部負(fù)責(zé)人布置清查工作，確定清查 范圍、時間和應(yīng)達(dá)到的要求；10。2.2行政部相關(guān)人員從臺帳上將所有符合清查條件的行政物資與實際物資進(jìn)行 核對，并跟據(jù)行政物資領(lǐng)用申請單、行政物資入庫明細(xì)單和行政物資出 庫明細(xì)單做具體校對，同時行政部人員應(yīng)停止行政物資的收發(fā)活動，將物資分 類擺放有序，嚴(yán)禁實物流動；10.2。 渤資清查中發(fā)現(xiàn)帳實不符，應(yīng)及時查明原因，以書面形式給出相應(yīng)處理意 見，并按照價格根據(jù)物資采購報批標(biāo)準(zhǔn)上報相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；10.2.4由審定人確定差異處理決定和對相關(guān)

14、責(zé)任人的處置決定。10。3行政物資清查要求10.3。 1行政部負(fù)責(zé)人每季季末進(jìn)行行政物資清查，每年年末會同物資使用部門、 財務(wù)部等部門進(jìn)行年度盤點，并將工作記錄裝訂成冊保管存檔；第6頁共21頁10。3.2青查過程中要分配專人負(fù)責(zé)清點、 專人負(fù)責(zé)記錄、專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過 程中，除了要保證清點數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類行政物資的價值有無減損、有 無超儲積壓、浪費(fèi)等現(xiàn)象；100 3。3清查過程中如有固定資產(chǎn)需作報廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 審核批準(zhǔn)后才可處理，否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整；10.3。4清查中若遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問題（如超期、老化、變質(zhì)或損壞等）， 應(yīng)及時用書面的形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯

15、報，如因臺帳管理人員等由于疏忽等自身原因 造成公司固定資產(chǎn)帳實嚴(yán)重不符，須視具體情況給予經(jīng)濟(jì)處罰.11、附則11。1行政物資管理嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，責(zé)任落實到崗位，失責(zé)將按相關(guān)制度懲 處.11.2本制度的修訂及解釋歸屬行政部.11.沐制度簽發(fā)之日起生效第7頁共21頁附件:1、行政物資采購申請單2、行政物資入庫明細(xì)單3、行政物資領(lǐng)用申請單4、行政物資出庫明細(xì)單5、行政物資報修申請單6、行政物資報廢申請單7、行政物資采購流程圖8、行政物資入庫流程圖9、行政物資領(lǐng)用流程圖10、行政物資報修流程圖11、行政物資報廢流程圖12、行政物資清查流程圖以下無正文第8頁共21頁附件1:行政物資采購申請單申購部門

16、：年 月 日物資 名稱參考型號 及規(guī)格庫存采購 數(shù)量預(yù)計 單價預(yù)計使用 年限采購 用途審核人意見審定人意見備注第9頁共21頁附件2:行政物資入庫明細(xì)單采購日期入庫日期入庫物品清單序 號物資名稱型號及規(guī)格數(shù) 量單 價采購人簽字物資管理員簽字第10頁共21頁附件3:行政物資領(lǐng)用明細(xì)單領(lǐng)用日期領(lǐng)用人出庫物品清單序 號物資名稱型號及規(guī)格數(shù) 量單 價第11頁共21頁部門負(fù)責(zé)人簽字物資管理員簽字附件3:行政物資出庫明細(xì)單出庫日期出庫物品清單序 號物資名 稱型號及規(guī)格數(shù) 量單 價物資管理員簽字第12頁共21頁附件5:行政物資報修申請單申請部門申請人申請日期申 請 內(nèi) 容物資名稱型號及規(guī)格損壞原因行政部負(fù)責(zé)人審核人審定人備注第13頁共21頁附件6:行政物資報廢申請單申請部門：年 月 日財產(chǎn)編號物資名稱單位數(shù)量單價金額型號及規(guī)格類別號貝一才f .生產(chǎn)廠家出廠年月使用人使用年