會議室預(yù)約管理系統(tǒng)方案書

1、會議預(yù)約治理系統(tǒng)為符合現(xiàn)代信息化的考慮,在辦公樓的底樓進出大廳設(shè)置一套多媒體信息顯示公 告系統(tǒng),用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題.每個會議室外面的 走廊區(qū)域設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng),用于顯示該會議的會議內(nèi)容,參與人員 等信息.會議休息區(qū)設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng),用于顯示各會議室的使用情 況和各種及時資訊等.該系統(tǒng)可以顯示各種集團內(nèi)和公共的通知/通告,各種社會公共信息如天氣預(yù)報、 新聞等公共信息、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息.同 時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息.什么是會議預(yù)約治理會議預(yù)約治理線下型治理：這種會議治理方式

2、比擬集中在一些還沒有進行信息化改造的企業(yè),會議安排全部依賴人工的上傳下達,還需要協(xié)調(diào)其他部門,對會議資源的使用進行安排沒有一 套有效的對人、時間、資源、過程的可以記錄治理.線上型治理：這種會議治理方式比擬集中在一些大型企事業(yè)或500強企業(yè),已經(jīng)有比擬完善的辦公流程和辦公軟件的支撐,常用的軟件有 LOUTS,OUTLO0K也有一些OA或ERP中集成這類應(yīng)用.這種會議治理方式對會議成員、資源、時間等做了充分的協(xié)調(diào),是比擬先進的會議治理方式.會議室治理粗放型治理這類治理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴(yán)格的限制,可以隨意在某個會 議室召開會議,會議的召集和會議資源投影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、茶水效勞、清潔服

3、 務(wù)有召集人用傳統(tǒng)的 通知或人工通知方式傳達. 這種方式在會議的協(xié)調(diào)性比 較差,如果需要輔助工作配合,在安排這些工作的上傳下達所浪費的時間很多, 不 利于辦公效率的提升.人工型治理這類治理方式采用由專門的部門或人對會議室的進行安排,所有會議的召集和訪客的治理,相關(guān)的會議資源也有此人進行協(xié)調(diào). 這種方式雖然只有一個人或一個部門 統(tǒng)一治理,但對整個工作流程來說,有依可尋,從而提升了會議室的治理效率,缺 點是對于工作的“痕跡治理來說,還停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄.會議治理趨勢二、系統(tǒng)功能為降低使用會議室所需的人力本錢、提升召開會議的效率、提供系統(tǒng)化的會議過 程治理,特研發(fā)了這套“會議預(yù)約治理

4、系統(tǒng).該系統(tǒng)簡化了會議室治理,靈活調(diào)度手 段可以及時進行會議室預(yù)定,并且可以郵件或短信通知與會者確認(rèn).所有用戶無需安 裝和配置,由于系統(tǒng)就是基于 B/S架構(gòu),直接通過瀏覽器使用.功能特點可對操作員進行增加、刪除、修改操作,可以靈活設(shè)定操作員的治理權(quán)限.可自定義會議室名稱,并進行增加、刪除和修改操作.可以設(shè)定會議室的使用 時段.可以設(shè)定會議室的使用權(quán)限,讓只有擁有權(quán)限的用戶才可以預(yù)定這個會 議室的會議.可對企業(yè)的工作部門進行增加、刪除和修改操作,企業(yè)內(nèi)部各部門按樹狀列表可對企業(yè)員工進行增加、刪除、修改操作.可以直接創(chuàng)立企業(yè)員工的系統(tǒng)賬戶.可以查詢企業(yè)內(nèi)所有員工的聯(lián)系信息.操作員可以創(chuàng)立、撤銷、恢

5、復(fù)會議預(yù)定.系統(tǒng)治理員可以操作所有會議記錄.可以在日歷上拖放創(chuàng)立會議,可以創(chuàng)立周循環(huán)會議和月循環(huán)會議.可以查詢會議室的預(yù)定信息、并以日歷的方式直觀展示出來.可以匯總本周或本月內(nèi),關(guān)于個人用戶參加的會議和預(yù)定記錄.系統(tǒng)支持通過E-mail、 短信等方式,對參會人員進行會議信息通知及提醒 的功能.可以統(tǒng)計會議室的無效會議占用,會議的召開效率、會議室的使用率等.可對系統(tǒng)操作日志進行治理,查詢所選時間段內(nèi)的操作日志；記錄系統(tǒng)效勞的 操作日志,會議狀態(tài)、預(yù)約狀態(tài)的操作和變化信息等；可實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的備份,可修改用戶登陸密碼.會議室顯示屏可以顯示當(dāng)前會議室的會議內(nèi)容,也可以顯示所有會議室的會議 信息.當(dāng)沒有會

6、議召開時可以顯示其他內(nèi)容,如：天氣預(yù)報、多媒體視頻、新 聞資訊等.會議顯示屏版面可以自定義,實現(xiàn)中英文顯示；可以發(fā)送通知到會議屏上；可 以遠程開關(guān)會議顯示屏,可以遠程監(jiān)控會議顯示屏.ft fcfcfc選絡(luò)格都網(wǎng)M網(wǎng)網(wǎng)置理用護配管使露系統(tǒng)優(yōu)勢會議進程免打攪 會議安排無紙化 會議信息電子化 會議記錄數(shù)據(jù)化 使用狀況比照化 會議進程可視化 操作使用圖形化 會議預(yù)約異地化系統(tǒng)界面三、系統(tǒng)部署會議室門口、咖啡廳、大堂等地安裝一臺顯示器和播放器,播放器和顯示器之間用VG峨連接,播放器網(wǎng)口插入網(wǎng)線設(shè)置好IP地址連入效勞器.會議系統(tǒng)采用 B/S架 構(gòu),安裝在效勞器里,網(wǎng)內(nèi)的用戶通過自己的賬號進入系統(tǒng)進行會議預(yù)約.所有的會議預(yù)約信息由播放器準(zhǔn)時在屏幕上顯示. 顯示的內(nèi)容樣式可以自定義.由于采用了 B/S 架構(gòu),效勞器可通過企業(yè)內(nèi)的核心交換機接入互聯(lián)網(wǎng),用戶可以隨時隨地的進行會議 預(yù)約操作.安裝示意圖安裝實景圖四、會議顯示五、應(yīng)用行業(yè)教育行業(yè)法律行業(yè)明了的資源調(diào)度室是律師事務(wù)所必不利用會議預(yù)約治理系統(tǒng)安排會議和活 簡化調(diào)度和協(xié)調(diào)非教育活動籌劃,每個事 治理所需的所有設(shè)備和資源,以及用戶之 共享調(diào)度信息化解決方案.少的.使用會議預(yù)約治理系統(tǒng)安排客戶會議,證言,視頻會議等,并保證 A/V設(shè)備, 餐飲效勞等始終同步協(xié)調(diào).醫(yī)療保健醫(yī)院、多醫(yī)師設(shè)施,診所和研究實驗室都需要一個