office使用技巧全集

1、07. 5office技巧大全office使用技巧全集1 .對Excel中的數(shù)據(jù)四舍五入在Excel中的“四舍五入”函數(shù)一 ROUND函數(shù)，它可以返回 某個數(shù)值按指定位數(shù)四舍五入后的數(shù)值。只要在Excel提供的“數(shù)學與三角函數(shù)”中找到這個名為ROUND(number,num_digits)的函數(shù)。這個函數(shù)有兩個參數(shù)，分別是number和num_digits。其中number 就是將要進行四舍五入的數(shù)值(或用公式計算的結果)；num_digits 則是希望得到的數(shù)值的小數(shù)點后的位數(shù)。2 .讓 Word也能編輯 WPS文件目前，在中國大陸使用得最廣泛的辦公軟件當數(shù) Word和WPS 了。然而這為資

2、源的共享帶來了一定的問題。如果想用Wordz編輯WPS文檔，你得首先安裝 WPS文件轉換器安裝程序。該安裝程序 可在 http: 擊安裝該轉換器，就可以使Word打開 WPS文件格式。在Word97/2000中測試成功。3 .鼠標點擊選文的秘密Word文檔中將鼠標挪至屏幕左側空白處，鼠標會由“ I”形變 為一個向右的斜箭頭，單擊，可選擇一行；雙擊，可選擇一段；三 擊，可全選。三擊鼠標，對大多數(shù)人來說，還比較陌生，但很方便， 你不妨一試。當然，全選有很多種方法，你可以按住鼠標左鍵拖曳 至所需之處。你還可以用“ Ctrl+A"，你也可以點擊“編輯”菜單， 選擇“全選”。如果鼠標在段落中，

3、雙擊，可選擇一個詞；三擊，07. 5office技巧大全奇選擇這一段。4,高效跨頁選取段落許多人翻頁會采取拖曳的方式，因不容易控制，往往很難做到 準確。其實界面的最下面一行，有幾個按鈕，“錄制”、“修訂”、“擴 展”、“改寫”，平時總是灰色的，要應用它，必須雙擊使之變黑。 要跨頁選取段落，先單擊你要選取的起始點，再將“擴展”激活， 然后翻頁找到你需要的終點，單擊，這中間一大塊就以反白的形式 選擇好了。如果想追加選擇，不斷地點擊下去就是了，不必從頭再 來。還有一種更為簡單的方法：單擊要選取的段落的起點，翻頁找 到終點，按住Shift鍵再單擊鼠標，即可以準確地選中你所需的部 分。5 . Word計

4、量單位“磅”變“厘米”平時我們大家在辦公用Word的時候，是不是發(fā)現(xiàn)表格屬性全 都是以“磅”為單位的。這根本不符合中國的習慣和標準要求。要 修改它先是點擊“工具”菜單，然后選擇“選項”欄，在彈出的對 話框中點擊“常規(guī)”選項，將計量單位改為“厘米”即可。6 . Excel中同時設置多個工作表單使用Excel進行表單及數(shù)據(jù)的處理，常遇有許多工作表需要同 時改變相同屬性的情況。我們將鼠標置于工作表的切換窗口， 點擊 右鍵，在彈出菜單項中選擇“選定全部工作表”，其間所作設置會 在“工作組”中令所有工作表生效。如果你所處理的表格為相同的 格式，也可同時添加或刪除相同的行和列， 表格中對應的行或列的 數(shù)值

5、、內容也可進行設定，甚至對相同單元格中應用函數(shù) （公式）也07. 5office技巧大全能全部進行更改和替換。7 .保持文檔中圖表的完整如果你在Word中創(chuàng)建了一個圖表，而非常巧的是圖表的一半 在一頁的最底端，而另一半在另一頁的頂端，怎樣才能讓分開的圖 表完整起來呢？你可以這樣做：先選中圖表中的所有文字，單擊“格 式一段落”，在“換行和分頁”選項頁中選中“與下段同頁”復選 框，確定后，你會發(fā)現(xiàn)剛才分開的圖表現(xiàn)在已位于同一頁中了。8 .教你替換字體格式比如我們將三號宋體替換為四號楷體。選擇要替換的部分，在 工具菜單中點擊“宏”，單擊“錄制新宏”，這時會彈出一個錄制宏 的對話框，可以指定宏名，也可

6、以用系統(tǒng)默認的，再點擊對話框中 的“鍵盤”，又會彈出一個自定義對話框。在“請按新快捷鍵” 一 欄中，鍵入你想輸入的快捷鍵，比如“ Alt+Z”，然后點擊“指定”， 關閉該對話框。這時鼠標變成了 一盒磁帶的樣子，將字號選為四號， 字體選為楷體，然后再到工具欄中找到“宏一停止錄制"，這樣你的宏就錄制完成了。以后，你想要替換成四號楷體，只須按“Alt+Z” 就可以了。9 .創(chuàng)建自己的辦公模板是否想過讓自己制作的模板和 Excel內置的模板一樣？比如說 你將一個現(xiàn)存的模板，顯示在“文件”菜單“新建”對話框中的“常 用”選項卡中，只需將你創(chuàng)建的自定義模板文件保存到Templntes文件夾中(C

7、:windowsApplication DataMicrosoftTemplates)即可；更 進一步，如果你想將此模板放在一個獨立的選項卡中，你只需在07. 5office技巧大全Templates文件夾中建立一個子文件夾，然后將模板存放在這個文 件夾中即可。10 .解決Excel中數(shù)據(jù)不完全顯示問題單元格中輸入的數(shù)值或公式所產(chǎn)生的結果太長，單元格容納不下的情況下，可以增大列寬或縮小單元格中的數(shù)字格式。如果要修 改數(shù)字格式，只需單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊 “數(shù)字”選項卡，然后選定相應的格式。Excel中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產(chǎn)生了負值，Excel將在整個單元格

8、中顯示"#"的錯誤值。如果仍要顯示這個數(shù)值，只需單擊“格式” 菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項卡，然后選定一個 不是日期或時間的格式。11 .刪除文檔的多余空行對于經(jīng)常從網(wǎng)上下載文章的朋友來說， 經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)文章中有多 余的空行，如何快捷地刪除它們呢？利用 Word 2000/XP,首先打開 “編輯”菜單中的“替換”對話框，把光標定位在“查找內容”輸 入框中，接著進入替換窗口中的“高級”選項中，再選擇“特殊字 符”中的“段落標記”兩次（因為空行是由多個“段落標記”連在 一起形成的），在輸入框中會顯示“八PP”，在“替換為”輸入框中 用上面的方法插入一個“段落標記”（

9、即"P"），然后按下“全部 替換”按鈕，討厭的空行就被刪除了。如果大家用的是 WPS Office, 從它的“工具”菜單中，選擇刪除空格和空行的命令，也可刪除。12 .怎樣打印大體字一提到打印大體字，大家都會想到 WPS中打印大體字的功能。07. 5office技巧大全WPS打印大體字樣式多、功能全，但如果你找不到 WPS來幫忙， 在Word中我們照樣可以做。方法一：藝術字法。利用藝術字可以無限拖放的特點，把我們 想放大的字放大到我們理想的大小。方法二：調字磅法。在 Word 中字體的大小由字磅或字號來控制，我們用“ Ctrl+”和“Ctrl+” 來逐磅減小或放大字體。這樣

10、就可以突破只能選擇“初號”字體大 小的極限了。13 . Excel自動實現(xiàn)輸入法中英文轉換我們在不同行或不同列之間要分別輸入中文和英文時，可以用Excel自動實現(xiàn)輸入法在中英文間轉換。操作步驟是：如我們在 A 列輸入學生的中文名，在B列輸入學生的英文名；則先選定 B歹U, 點擊“數(shù)據(jù)”菜單選“有效性”欄，在打開的對話框中選擇“輸入 法”對話框，在“模式”下拉菜單中選擇“關閉（英文模式）”項，然后再點“確定”即可。14 . Word中文字選定的五大特技在Word操作中，有時需要選定文檔中的某些文字。如果能掌 握其中的技巧，會令你事半功倍：1. “Ctrl+單擊”：選定光標所在的整個句子。2. “

11、Shift+PageUp/PageDowrf :選定光標所在處以上（下）的所 有父子；3. “Shift+Home/End”：選定光標所在行中光標前面（后面）的文 字。4. “Shift+上/下（方向鍵）”：選定光標所在行的前半行及上（下）07. 5office技巧大全Tf的后半行。5. 三擊鼠標：選定光標所在的整個段落。15 .羅馬數(shù)字轉換為大寫漢字在Word中，有時作合同或協(xié)議文件時，金額需要漢字大寫，這時從千元或萬元依次錄入就比較麻煩，并且容易出錯。這里一個簡單的辦法，先按羅馬數(shù)字輸入后，選中要轉換的數(shù)字，單擊菜單“插入-數(shù)字一選中選擇框中的大寫的壹、 貳、叁”最后按“確 定”即可。16

12、 .在Excel中快速隱藏數(shù)值在Excel中通過相關命令可以隱藏行、列和公式，但如果要隱藏單元格中的數(shù)值呢，只要選中需要隱藏數(shù)值的單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”對話框中再單擊“數(shù)字”選項卡。在“分類”列表底部選“自定義”，同時將右邊“類型”輸入框中已有代碼刪除，并鍵入三個分號（全角半角均可），最后單擊“確定”，即可將選定單元格中的數(shù)值隱藏 起來。如果想取消隱藏，只要在“分類”列表中，單擊“常規(guī)”選 項，被隱藏的數(shù)值即可重現(xiàn)天日。17 . Excel數(shù)據(jù)重復部分的快速輸入在Excel單元格中想快速輸入數(shù)據(jù)中的重復部分，可以通過單 元格的自定義功能輕松解決。

13、操作步驟如下：選中要快速輸入的單 元格，單擊“格式”菜單“單元格”欄后，打開“單元格格式”對 話框，在“數(shù)字”選項的“分類”列表中，單擊“自定義”項。例 如需輸入的重復部分為數(shù)字 123,則在“類型”框中輸入“ 123”07. 5office技巧大全一定要在數(shù)字上加上雙引號），單擊“確定”按鈕后退出即可。 如重復部分為漢字，則輸入漢字后加 符號便可，不須加雙引號。18 . 精確移動 Word中的對象使用Word時一定會遇到插入“圖形符號、表格、公式”等對 象的各種操作。如果按住 Alt鍵，再移動對象，會更加地精確。例 如要完成將四個點用一條線串起來，當然這在繪圖軟件中不難實 現(xiàn)，但在 Word

14、中如不使用Alt鍵，恐怕就很難完成。在 Word中， 精確地使某對象進行移動，在其他方面也可實現(xiàn)，如表格的行列大小的調整，按住Alt鍵后再進行標尺或表格的行列大小操作（如：拖 動、移動時）會顯示出表格行、列的實際尺寸和標尺的實際尺寸， 并且調整的大小是可隨便選擇的。19 .讓Excel的序號不參加排序我們在對Excel工作表中的數(shù)據(jù)進行排序時，通常希望位于第 1列的序號不參加排序，我們可以任選下面兩種方法中的一種即可： 在序號列與其他數(shù)據(jù)列之間插入一個空列。再選中插入的空列， 右擊鼠標，在隨后彈出的快捷菜單中，選“隱藏”選項。在序號 起始終單元格（如A3）中輸入公式：=IF（B3<>

15、;"" , ROW（）-2,""）（此處 假定序號“1”從第3行開始），然后選中該單元格（A3）,將鼠標移 至單位格右下角成細十字線狀時，按住左鍵將上述公式復制到下面 的單元格中就行了。20 .監(jiān)視你的單元格Excel XP中增加了一個新功能：監(jiān)視。它使你可以在打開多個 工作簿時，對從屬于不同已打開的工作簿、工作表中的多個單元格07. 5office技巧大全的狀態(tài)進行實時監(jiān)視。使用方法極為簡單，在想要監(jiān)視的單元格中單擊鼠標右鍵選“添加監(jiān)視點”，你就可以將這個單元格添加到“監(jiān) 視窗口”中，如果你沒有看到監(jiān)視窗口，可以在：“工具/公式審核” 中找到“顯示監(jiān)視

16、窗口”的選項。21 .文檔頁面自行滾動在電腦上閱讀較長的文檔，如果鼠標沒有滾動功能，看起來非 常不方便。實際上這個功能，在 Word2000中，通過簡單的設置， 完全可以實現(xiàn)。具體步驟是：1）打開“工具自定義”菜單，在彈出的對話 框中，選擇“命令”選項卡，點擊“類別”中“所有命令”，在“命 令”對話框找到“ Autoscroll”命令。2）然后把“Autoscroll”拖動到工具欄的合適位置放下，放手后 會出現(xiàn)“自動滾動”按鈕。以后在閱讀文檔的時候，只要單擊這個按鈕，上下移動鼠標， 頁面就會自行滾動。鼠標上下移動的幅度可以調節(jié)頁面滾動的速 度。再次單擊左鍵，鼠標回到正常狀態(tài)。22 . Powe

17、rPoint的特殊播放模式在實際使用Powerpoint的演示文稿的過程中，往往需要與其他 程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強演示的效果，而默認操作：點擊 Powerpoint的“幻燈片放映”菜單“觀看幻燈片”項，將啟動默認 的全屏放映模式，而在這種模式下，則必須使用“ Alt+Tab”組合 鍵或“Alt+Esc”鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作：按 住Alt鍵不放，依次按下“ D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動07. 5office技巧大全的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將 此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作。23 . Word中快速查找內容單擊“編輯”菜

18、單中的“查找”命令或者按“ Ctrl+F”快捷鍵, 打開“查找和替換”對話框，在“查找內容”輸入要查找的內容， 即可。當單擊“取消”按鈕回編輯窗口之后，還可以通過按“Shift+F4”鍵來完成重復查找的工作。利用此快捷鍵繼續(xù)查找時， Word不再顯示“查找與替換對話框，而是按照上次查找的內容來 搜索，并反白顯示搜到的文本。用查找中的“高級”查找選項設置, 還可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等內容。24 . Excel中每次選定同一單元格在Excel中，有時為了測試某個公式，需要在某個單元格內反 復輸入多個測試值。但每次輸入一個值后按下Enter鍵查看結果，活動單元格就會默認移到下一

19、個單元格上， 必須用鼠標或上移箭頭 重新選定原單元格，極不方便。如果你按“ Ctrl+Enter”組合鍵， 則問題會立刻迎刃而解，不但能查看結果，而當前單元格仍為活動 單元格。25 .用鼠標在Word中精確移動表格線在Word中編輯表格很方便，但用鼠標左鍵移動表格線時往往 由于移動量大，而不能隨意移動表格的列寬和行寬。其實這可以用 2個簡單的方法實現(xiàn)。方法一：選中要改變寬度的行或列，單擊菜 單欄中的“表格”項，在下拉菜單中選中“表格屬性”，在出現(xiàn)的 對話框中選定行或列選項，可以精確設定行或列寬。方法二：將鼠07. 5office技巧大全標放在要改變寬度的表格線上，當箭頭變成移動形狀時同時，按下

20、 鼠標的左右任意鍵，即可精確移動表格的列或行寬。26 .輸入循環(huán)小數(shù)的技巧要輸入形如0.1( )2( )的循環(huán)小數(shù)，在 WPS 2000中，將數(shù)字 上面的小圓點稱作頂標記，采用插入數(shù)學公式的方法輸入。將光標 定位在要插入對象的位置，點擊“插入-數(shù)學公式一頂標記式-單點”，然后在對象框內輸入數(shù)字“ 1”，重復操作插入方法，輸入數(shù) 字 “2”。在Word 2000中，我們先輸入數(shù)字“12”并選取它，用鼠標點 擊“格式-中文版式-拼音指南”，彈出“拼音指南”編輯框，可 見“基準文字”為1和2,我們在“拼音文字”框內輸入小圓點， 點擊“確定”，大功告成。這里輸入小圓點有點麻煩，使用鍵盤上是小句點不行，

21、要使用中文標點的間隔符，方法有兩個：1.打開輸入法的軟鍵盤，選擇“標 點符號"，按數(shù)字鍵“9”；2.工作前先在文檔空白位置上插入一個 將它剪切到剪貼板，在輸入“拼音文字”時按快捷鍵“ Ctrl+V”粘 貼它。27 .在Excel中快速清除單元格中為0的值我經(jīng)常用Excel制作報表，如果從其他數(shù)據(jù)庫導入數(shù)據(jù)或有許 多單元格有計算公式時，往往會出現(xiàn)許多單元格的值為0, Excel顯示為0,平時閱讀還勉強，打印出來就太不美觀了。最理想的是 值為0時顯示空白，打印時也打印空白。其實只要在選項中將“單 元格匹配”前面的小鉤勾上即可，非?？旖莺秃唵?。-10 -07. 5office技巧大全28,

22、 巧用熱鍵任移方向在使用Excel時，當活動單元格中輸入數(shù)據(jù)完畢，按下回車鍵 后，插入點移動到其下面的單元格中。這時，或許你并不希望插入 點下移，而是需要插入點移到相鄰的其他單元格，那么下述的熱鍵或許能夠滿足你的需要：I.Shift+Enter上移插入點。2.Tab鍵右移插入點。3,Shift+Tab左移插入點。29 .復制計算后的結果Excel單元格計算是我們最常用的功能之一，有時我們需要將 其結果再編輯，比如將分類匯總的結果復制到其他文件或單元格 中。如果我們直接用“復制、粘貼”命令并不能得到運算的結果， 這時我們可以這樣操作：選定復制對象，按“復制”，右擊目標單 元格，在彈出的菜單中選擇

23、“選擇性粘貼”，在對話框中選擇“數(shù) 值”，按“確定”即可。30 . 選中WPS中文字下的對象不知各位朋友使用WPS2000時是否碰到這樣的情況，在文檔 里放置一個對象（文字框、圖形框等），如果要對對象進行各種操作， 可以用鼠標單擊選中，但如果將對象層次設置在文字下，你就會發(fā) 現(xiàn)無論怎樣點鼠標都再也選不中那個對象了。 其實這并非WPS2000 的一個Bug。經(jīng)過實踐，筆者發(fā)現(xiàn)只要你按住 Alt鍵再點鼠標就可 以重新選中對象，對它進行各種操作了。31 .縮放顯示比例的快捷鍵-ii -07. 5office技巧大全我們大家在用Word進行文檔編輯時，經(jīng)常會調整顯示比例來 觀察文檔整體的布局，但如果每

24、次都要去點擊工具欄中縮放按鈕的 話，實在是有點麻煩，其實只要你有個滑輪鼠標，按住 Ctrl鍵并且 使滑輪向上或向下滾動，這樣就可以放大或縮小顯示的比例。32 . Word下的運算符號Word下的鍵盤輸入“加”、“減”、“乘”、“除工分別顯示為“+”、 “”、“*,、“/,。其中“”、“*,、“/,并不為大家所熟知。這些符 號在有些具體使用場合會讓人費解。如筆者所教授的小學算術。可用以下方法更改設置，得到大家都習慣的相應計算符號。先在Word界面下點擊“插入”選擇“符號”，再在字體（標準 字體）欄內選擇大家習慣和熟悉的運算符號，做以下變更：以減號 為例，鍵盤“-”號比常用號略短。首先選取欄內號，

25、 然后點擊左下角“自動更正”，進入選項設置后在左邊替換欄填上 鍵盤符號“-"，替換為現(xiàn)在已經(jīng)自動設置為你所選擇的常見運算符 號，單擊“添加”然后“確認”。你就完成了替換符號“-”的設置。 現(xiàn)在你在鍵盤上輸入的減號就是“一” 了。符號x的設置和減號基 本相同。而除號鍵盤鍵“ /”是常用字符之一，可在替換欄內填入“/”兩鍵，同時敲擊所設置的兩鍵就可出現(xiàn)大家習慣的“ + ” 號。33 . 在Excel中輸入等號當我們使用Excel時，想在一個單元格中只輸入一個等號，我 們就會遇到這樣的問題：你輸入完等號后，它認為你要編輯公式， 你如果點擊其他單元格，就表示引用了。這時你可以不點擊其他單-1

26、2 -07. 5office技巧大全元格，而點擊編輯欄前面的“V”號，或者直接敲回車確認就可以 完成等號的輸入了。34 .解決圖形對象隨段落移動的問題一般在默認情況下，插入到 Word中的圖片的位置不是相對固 定的。它會隨著段落的移動而移動。若我們要讓圖片不動，那就要 用圖片格式來實現(xiàn)了。在圖片上雙擊，屏幕上出現(xiàn)格式設置窗口，打開其中的“版式”， 選擇“襯于文字下方”然后再點擊“高級”，打開“圖片位置”，將 其中的“對象隨文字移動”的選擇項取消掉并單擊“確定” 。這樣 問題就解決了。35 . 在Excel中快速輸入分數(shù)通常在Excel單元格中直接輸入分數(shù)如“ 6/7”，會顯示為6月 7日。如何

27、快速輸入分數(shù)“ 6/7”，其實只需在輸入分數(shù)“ 6/7”時在 它前面添加一個“ 0”和一個空格即可，但是用此法輸入的分母不 能超過99（分母超過99就會變成另一個分數(shù)）。36 .巧使表格旋轉首先選中整個表格，然后單擊“繪圖”工具欄上的“陰影效果” （如窗下繪圖工具欄沒有，可從“視圖/工具欄”下選?。?，并任選一 種陰影效果。然后在表格陰影效果上單擊鼠標右鍵，從彈出菜單中 選擇“設置自選圖形格式”，再在自選圖形格式窗中單擊“大小” 標簽，然后在“旋轉”欄輸入旋轉的角度數(shù)，重復這些操作便可。37 .在Word中速查上次修改的位置經(jīng)常處理長 Word文檔的朋友都會有這種經(jīng)歷：對一篇十幾頁-13 -07

28、. 5office技巧大全或者上百頁的文章進行編輯或校對時總要經(jīng)過很多次修改，可是每次打開Word文檔，想要從上次修改結束的位置接著修改時，總要 查找很久。其實有一個簡單快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷鍵，即在打開上次修改過的文檔時，按下“ Shift鍵”的同時， 按下“F5”鍵，輸入光標會迅速跳到上次結束修改工作的位置，你 馬上又可以開始繼續(xù)你的修改工作，實在是方便極了。38 . 將Excel中的公式轉為文本格式選中需要粘貼的有公式的單元格，單擊鼠標右鍵，選擇“設置 單元格格式-保護”，在鎖定和隱藏兩項選框中均打，再單擊 確定。然后選擇“工具欄-保護-保護工作表”，密碼可以不用

29、輸 入，直接單擊確定即可。39 .在PowerPoint中連續(xù)播放背景音樂首先在需要聲音開始的那張幻燈片中插入聲音對象。然后將鼠標右鍵單擊插入的聲音對象（喇叭圖標），再選擇“自定義動畫”。彈 出“自定義動畫”對話框后，此時左上“檢查動畫幻燈片對象”窗 口中聲音對象（通常是“多媒體1”處于選定狀態(tài)，選擇下邊的“多 媒體設置”標簽，勾選“按動畫順序播放”，在“播放時”處選擇 “繼續(xù)幻燈片放映”（這里是關鍵），在“停止播放”處選擇第二個 選項：“在X張幻燈片后”，輸入合適的數(shù)字。OK,大功告成！如果插入的聲音對象是背景音樂，而音樂的長度不夠怎么辦呢？我們再看一下剛才的對話框，單擊右邊的按鈕“其他選項

30、”，勾選“循環(huán)播放，直到停止”，問題解決了！40 . Word2000下的數(shù)學運算功能-14 -07. 5office技巧大全要在Word中進行數(shù)學運算，首先要進行簡單的設置。在Word 界面下，點擊“工具”，選擇“自定義”，在打開的“自定義”窗口 中點擊“命令項”，在“類別”窗口選擇“工具”，在“命令”窗口 找到“工具計算”選項，按下鼠標左鍵，將“工具計算”拖到 Word 界面上方的工具欄中，接下來就可以進行計算了。例如，用公式計算的方法如下：列公式，如1+2+3*4-10/5（即 1力口 2力口 3乘4減10除以5）;選中整個公式，點擊工具欄上 的“工具計算”；同時按下“ Ctrl+V”鍵

31、或用鼠標點擊工具欄上 的“粘貼”圖標，根據(jù)運算法則計算的結果就會出現(xiàn)在光標所在位 置。41 . F4、F5和F7也有妙用在Word中執(zhí)行過某一命令后，按 F4鍵可再次重復這一操作。 如果按下“ Shift+F5”后，光標在最后三個編輯處循環(huán)，可幫你快 速修改前三個編輯，讓你知道自己最后做了什么改動。F7鍵最省事了，按一下全文拼寫查個遍。42 .按行排序Excel文檔一般情況下我們對Excel文檔進行處理時，采用的是按列排序 的方法，那要是想按行排序該怎么辦呢？首先點擊“數(shù)據(jù)”-“排 序”按鈕，在出現(xiàn)的排序對話框中，設置好你要求的“主關鍵詞， 次關鍵詞和第三關鍵詞”，然后選擇“選項”按鈕，打開“

32、排序選 項”對話框，選中“方向”下面的“按行排序”，最后一路點擊“確 定”即可。43 .快速改變Word文檔的行距-15 -07. 5office技巧大全在編輯Word文檔時，要想快速改變文本段落的行距，可以選 中你需要設置的文本段落，按“ Ctrl+1”組合鍵，即可將段落設置 成單倍行距；按“ Ctrl+2”組合鍵，即可將段落設置成雙倍行距； 按“Ctrl+5”組合鍵，即可將段落設置成1.5倍行距。44 . Word中特殊字符的快速輸入辦公錄入時，特殊字符輸入通常由“插入”菜單，選擇“符號”， 再在彈出的對話框內選擇字體類型， 再找到所需的字符后插入。這 種方法并不理想，頻繁使用鼠標降低了錄

33、入速度，查找符號也浪費 了不少時間。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵。 例如經(jīng)常輸入字符、B、丫，通過“插入”菜單中“符號”找 到相應的字符，點“快捷鍵”按鈕，將自定義的快捷鍵輸入相應 的欄內（通常為“Alt+某字符”組成組合鍵），再點“指定”按鈕即 可。45 .快速進行線條修改在Excel中一張表格畫好后，如果想對其中幾根線條進行修改， 怎樣快速做到呢。單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”下的“自定 義”，在“自定義”窗中單擊“命令”標簽，在“類別”中選擇“格 式”，然后在右窗格中拖動垂直滾動條，找到“繪圖邊框”，最后把 它拖至格式工具欄上。在要修改表格時，單擊該“繪圖邊框”按鈕,

34、對彈出的小窗感到熟悉吧，在 Word中畫表格時常用到的，在其中 可選擇線條樣式及顏色，然后在想修改的表格線上再畫一次即可。46 . F8:誰說選中要按左鍵拖動？在Word中，如果要快速選中好幾段文字，可以用擴展功能。-16 -07. 5office技巧大全先將光標定位在需要選中的開始處，按下F8鍵（或雙擊底部狀態(tài)欄中“擴展”字樣）進入擴展狀態(tài)，此時移動鼠標至結束處單擊，即 可快速選中。省去了拖動鼠標到處跑而且不太容易準確選中的麻 煩，快來試一下吧：）如要重新選擇，可再次雙擊“擴展”退出擴 展狀態(tài)。47 . 巧借Excel在AutoCAD中繪曲線首先，在Excel中輸入坐標值。我們將x坐標值放入

35、A歹！J, y 坐標值放入到B歹U,再將A列和B列合并成C歹限由于AutoCAD 中二維坐標點之間是用逗號隔開的，所以我們在C2單元格中輸入： =A2&","&B2 , C2中就出現(xiàn)了一對坐標值。我們用鼠標拖動的方法 將C2的公式進行復制，就可以得到一組坐標值。然后，選出所需 畫線的點的坐標值，將它們復制到剪貼板上，即按 Excel中的復制 按鈕來完成此工作。最后，打開AutoCAD，在命令行處鍵入spline（畫 曲線命令），出現(xiàn)提示：“Object/:"，再在此位置處點擊鼠標右鍵， 彈出菜單，在菜單中選擇 Paste命令，這樣在Excel中的坐

36、標值就 傳送到了 AutoCAD中，并自動連接成曲線。單擊鼠標右鍵，取消 繼續(xù)畫線狀態(tài)，曲線就畫好了。48 .在表格中巧輸文字要想在表格中隨心所欲地輸入文字， 而不影響表格大小，其實 這操作起來很簡單。只需要在繪圖工具欄上選擇文本框（豎排或橫排均可），然后在表格上拖出一個文本框，在其中輸入文字，再在 表格上單擊鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇“設置文本框格式"，再單擊“顏色與線條”標簽，把“填充”顏色及“線條”顏色均設為-17 -07. 5office技巧大全無顏色線條，最后確定即可。49 .把頁碼插入到Word文檔頁面外側你用Word編輯了一篇文檔，將它按雙面打印出來后，你有沒 有想過將

37、頁碼放置在頁面的外側，這樣你的文檔看起來就有些與眾 不同了。要將頁碼插入到頁面的外側，方法如下：在“插入”菜單 中，單擊“頁碼”；再在“位置”框中，選擇“頁面縱向中心”；然 后在“對齊方式”框中，選擇“外側”；最后單擊“確定”按鈕。實際上，在“位置”和“對齊方式”框中，你還可以選擇其他 的組合方式，把頁碼放置在頁面的其他位置呢。就試試吧！50 .為Word文檔添加行號首先單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，在打開的“頁 面設置”窗口中單擊“版式”標簽項，然后在“應用于”框中選擇 是整篇文章還是文章的某一部分，接下來單擊“行號”按鈕，選擇 “添加行號”復選框，然后設置好“起始編號”、“行號間隔

38、”和“編 號方式”等選項，最后單擊“確定”按鈕即可。須要注意的是，只 有在“視圖”菜單中將文檔設置為“頁面”模式才可以看到我們剛 才插入的行號。（51 .在演示文稿中使用繪圖筆利用Powerpoint進行文稿的演示過程中，當演示者需要對某部 分內容進行講解標注時，可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選 擇“指針選項”中的“繪圖筆”，鼠標將變成小筆形狀，拖動鼠標 即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過“指針選項”中的“繪圖筆顏 色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內容會在再次演示時自-18 -07. 5office技巧大全52 . 在Execl中快速互換數(shù)據(jù)在Execl中，相鄰兩列或兩行的數(shù)據(jù)如果要進

39、行互換，一 般方法是用“復制”、“粘貼”的方法來進行，其實還有更快的方法。 假定要把A1和B1的數(shù)據(jù)互換，先選取A1,接著將鼠標移到選取 范圍的邊緣，光標的形狀變成白色箭頭狀，這時先按住鍵盤上的 Shift不放，再按住鼠標的左鍵，拖動鼠標到 B1右邊框線上，這時 在右邊框線上會出現(xiàn)一條虛線，先松開鼠標左鍵后，再松開 Shift 鍵，數(shù)據(jù)便已經(jīng)互換了。相鄰行之間的數(shù)據(jù)互換如法炮制即可。53 .去除頁眉的橫線方法兩則在頁眉插入信息的時候經(jīng)常會在下面出現(xiàn)一條橫線，如果 這條橫線影響你的視覺，這時你可以采用下述的兩種方法去掉：用 第一種的朋友比較多，即選中頁眉的內容后，選取“格式”選項， 選取“邊框和

40、底紋”，邊框設置選項設為“無”，“應用于”處選擇 “段落”，確定即可。第二種方法更為簡單，當設定好頁眉的文字后，鼠標移向 “樣式”框，在“字體選擇”框左邊，把樣式改為“頁腳”、“正文 樣式”或“清除格式”，便可輕松搞定。54 . 在 WPS Office中為符號指定快捷鍵在符號工具欄中找到要設定的符號，點擊右鍵，在彈出的 菜單中選擇“對像屬性”，這時彈出“文字單元屬性”對話框，光 標自動停在“熱鍵”框中，按下要指定的快捷鍵，如“Ctrl+Alt+P”, 單擊“確定”即可。在這里要提醒大家一下，指定的快捷鍵盡量不-19 -07. 5office技巧大全要和軟件原有的快鍵發(fā)生沖突。 尤其是微軟的軟

41、件中快鍵較多，要 小心挑選。55 . PowerPoint的特殊播放模式在使用PowerPoint進行文稿演示的過程中，往往需要與其 他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強演示的效果。點擊PowerPoint的“幻燈片放映一觀看幻燈片”項，將啟動默認的全屏放映模式。 在這種模式下，必須使用“ Alt+Tab”組合鍵或“ Alt+Esc”鍵與其 他窗口切換。其實我們可以這樣操作：按住 Alt鍵不放，依次按下 “D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一 個帶標題欄和菜單欄的形式。這樣就可以將此時的幻燈片播放模式 像一個普通窗口一樣操作，可以最小化和自定義大小。56 . 輸入SUM函數(shù)有快法在Excel工作表中，SUM（求和）函數(shù)是大家使用最為頻繁