英文郵件四大錯(cuò)誤問題

1、英文郵件四大錯(cuò)誤問題問題一：Email主旨要簡短有力，才會(huì)讓人一看就懂？首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會(huì)導(dǎo)致email被當(dāng)成垃 圾信件。再來，若信件內(nèi)容經(jīng)雙方一再的往來答復(fù)，內(nèi)文的討論事項(xiàng)已脫 離原主旨，那么請務(wù)必刪除先前的信件內(nèi)文，并換上一個(gè)新的主旨，一來是讓收件人更清楚信件內(nèi)容，二來是方便日后搜尋信件和數(shù)據(jù)歸檔。而最后，不可將信件所有內(nèi)容放在信件主旨欄，那只會(huì)讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會(huì)有后續(xù)的聯(lián)系和回應(yīng)了。其實(shí)寫一封商業(yè)英文書信一點(diǎn)也不難，要記?。好β档纳虅?wù)人士每天收到的email至少約20封，而主管們甚至?xí)盏缴习俜獾?email，因此想吸引收信人的目光或是贏得

2、對方秘書的注意，獲得快 速回信，秘訣在于你的email是否下了個(gè)好主旨。一個(gè)好的email主旨，要有三個(gè)大原則：條理分明、目標(biāo)明確、 符合內(nèi)容。以下為幾個(gè)email常見的問題，一起來比較錯(cuò)誤及正確的 用法。錯(cuò)誤一：主旨不夠清楚明白Subject: Request（主旨：請求）v.s Subject: Quotati on Request for Gift Bags（主旨：贈(zèng)品袋的詢價(jià)請求）第一個(gè)主旨雖然易讀也與內(nèi)容相關(guān)， 但卻一點(diǎn)也不明確。第二 個(gè)主旨把Request（請求）更明確化為Quotation Request（詢價(jià)請求）,又再進(jìn)一步加上for Gift Bags（關(guān)于贈(zèng)品袋），雖然還

3、沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對 應(yīng)到相關(guān)信息和流程，并且快速地回復(fù)這封要求信件。錯(cuò)誤二：主旨沒有詳細(xì)時(shí)間說明 Subject: Sales Promotion（主 旨：促銷活動(dòng)）v.s Subject: Sales Promotion for 20xx A/W Collection（主旨：20xx秋冬新品上市的促銷活動(dòng)）第一個(gè)主旨雖然 比Sales來得明確，但到底是哪種的促銷活動(dòng)呢？第二個(gè)主旨多了 for 20xx A/ W Collection ，幫助收件人更明確點(diǎn)出信件內(nèi)文是關(guān)于新品 上市，這樣的主旨才能快速帶到重點(diǎn)。問題二：Email的開頭該直呼

4、名字還是用 Dear Sir/Madam ?在寫英文信件時(shí)，是否曾對公式化的Dear Sir/Madam感到陳腔濫調(diào)？也有人會(huì)問Dear翻成中文是親愛的的意思，我明明和對方 不太熟，這樣稱呼會(huì)不會(huì)太親昵了呢？在英文email規(guī)則中，Dear是 一種表示禮貌、尊敬對方的意思，Dear Sir/Madam是使用在寫信給 不知其名的人，亦即我們所謂的敬啟者。我們也可以將Dear解釋 為致，例如Dear Alisa 就是致Alisa的信；當(dāng)然你有其它更輕 松的信件抬頭選擇，其實(shí)大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱 呼名字，例如：Hi Alisa, 或是Good morning Alisa,而該如何拿

5、捏就在于你和收件人的關(guān)系、以及你們溝通的頻率。從信末署名可以看出你與對方想建立什么樣子的關(guān)系， 想較親近 一點(diǎn)，你就可以署名Alisa;若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的 署名Alisa Tu。同樣地，對方也會(huì)從中嗅出你的署名密碼，而和你維系你所預(yù)設(shè)的雙方關(guān)系另外，當(dāng)你收到對方回復(fù)時(shí)，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時(shí)，你也能怎么稱呼對方。問題三：Email的用詞口氣越正式就越專業(yè)嗎？很多人都認(rèn)為要寫好一封email就是要使用正式的措辭和口氣， 而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現(xiàn)出自己在工作上的專業(yè)度。 但，這絕對是個(gè)錯(cuò)誤的大迷思。英文email內(nèi)文的寫作重點(diǎn)是，

6、讓內(nèi) 文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中 不會(huì)用到的措辭，在email中也不會(huì)出現(xiàn)。英語教育總是要求我們在寫作時(shí)，要使用看似厲害專業(yè)的用字遣 詞和詞組，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實(shí) 際上，一封正確適當(dāng)?shù)膃mail內(nèi)容，是要讓人感到一目了然，又可以 明確的收到所要傳達(dá)的意思。以大家常犯的錯(cuò)誤舉例來說，請比較兩封信中內(nèi)文的第一段wespoke earlier（信件一）禾口 we talked in the morning（信件二）。信件一： Subject: Problem solved! Jessie - we spoke earlier, and

7、 glad to note the problem is solved. If you n eed furtherinformationor assistanee please revert. Thanks &Regards.中譯：主旨：問題解決了 !潔西-我們剛才講過電話，很高興知道妳的問題已經(jīng)解決了。如果妳還需要更多信息或是協(xié)助， 請?jiān)俑艺f。謝謝，并致上我的問候。信件二：Subject:PBG Project Problem Solved Him very gladJessie,Tha nk you for your call in the mor nin g. I that w

8、e were able to find a soluti on to the PBG Project. Goodluck with your future progress on this'll still be in theoffice un til 3 pm whe n you decide how I can help you aga in.Sara中譯：主旨：PBG項(xiàng)引問題解決了嗨，潔西，謝謝妳今天早上打 來。我很高興我們能夠找出PBG項(xiàng)目的解決辦法。祝妳的項(xiàng)目進(jìn)展順 利。只要妳覺得我們還有機(jī)會(huì)可以幫上忙， 我在下午三點(diǎn)之前都還會(huì) 在辦公室。莎拉we spoke earlier

9、在信件一里的意思是：我們剛才講過電話。并沒有明確的提到時(shí)間，會(huì)讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪 個(gè)時(shí)間點(diǎn)講過話。而we talked in the morning明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯(lián)想到早上的對話內(nèi)容。另外，在信件一的 最后有一句：If you need further informationor assistanee please revert. 句末的 pleaserevert（請回復(fù)），這句話簡短又明確，建議可以常用在商業(yè)信件上。問題四：Email的信末問候語用Best Regards最禮貌？email 的結(jié)尾只有Best Regards 才最得體嗎？Best Regards 翻 成中文，叫做致上我最高的問候，是不是感覺有點(diǎn)咬文嚼字？或許 你會(huì)有疑問，這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業(yè)書信出現(xiàn)，竟然還 是大家最熟悉的的問候語？為什么它會(huì)這么常見呢？因?yàn)?，商業(yè)人士的 時(shí)間永遠(yuǎn)不夠用，只想用最快的時(shí)間處理一圭寸email，而這句話因?yàn)樘３霈F(xiàn)，所以容易被大家接受，商業(yè)人士們也不用絞盡腦汁，去想 出一句漂亮的信末問候語。其實(shí)當(dāng)大家都這么