接待管理實(shí)施細(xì)則

1、QB接待管理實(shí)施細(xì)則（修訂）2013-4-發(fā)布2013-5-01 實(shí)施錯誤！未定義書簽。1范圍32規(guī)范性引用文件 33術(shù)語與定義34職責(zé)與接口關(guān)系 35工作流程圖36關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作標(biāo)準(zhǔn)及績效考核 47公務(wù)接待管理工作流程 58本文件所述活動的環(huán)境和職業(yè)健康安全特性 79相關(guān)文件710相關(guān)記錄7修訂次數(shù)修訂條款修訂依據(jù)修訂人生效日期接待管理實(shí)施細(xì)則（修訂）1范圍本文件規(guī)定了接待管理過程的工作程序、要求及各相關(guān)部門的職責(zé)，以為確保公務(wù)接待管理工作科學(xué) 化、規(guī)范化，更有效、更順利的完成，提升企業(yè)形象。本文件適用于涼山州煙草專賣局（公司）機(jī)關(guān)接待工作的管理與控制，各縣、市局（分公司）參照執(zhí) 行。2規(guī)范性

2、引用文件下列文件中的條款通過本文件的引用而成為本文件的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修 改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本文件，然而，鼓勵根據(jù)本文件達(dá)成協(xié)議的各方研究是否 可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本文件。無。3術(shù)語與定義GB/T19000-2008質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語GB/T24001-2004環(huán)境環(huán)境管理體系要求及使用指南OHSAS18001-2007職業(yè)健康安全管理體系要求及以下術(shù)語適用于本文件。無。4職責(zé)與接口關(guān)系歸口部門行政管理科 負(fù)責(zé)全州系統(tǒng)接待的統(tǒng)籌和管理； 負(fù)責(zé)接待費(fèi)用的審核和全年接待費(fèi)用的控制； 全州系統(tǒng)重大接待的

3、實(shí)施； 協(xié)助相關(guān)部門對口接待工作的開展。州（公司）歸口部 門向下服務(wù)提供卜義培訓(xùn)指導(dǎo)監(jiān)督檢查/ 驗(yàn)證評價(jià)考核其他OO縣、市局（分公司） 接口部門及職責(zé)縣、市局（分公司）綜合辦公室 接收信息：來賓基本信息及行程安排 提交信息：反饋接待方案等 處理過程：向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，制定接待方案，組織實(shí)施接待州（公司）相關(guān) 部門間工作接口各相關(guān)科室業(yè)務(wù)對口接彳寸，協(xié)作行政管理科完成重大接待州局（公司）領(lǐng)導(dǎo)接到任務(wù)后A時間給出指示 審批方殺組織實(shí)施指示費(fèi)用結(jié)算審核5工作流程圖6關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作標(biāo)準(zhǔn)及績效考核節(jié)點(diǎn)名稱質(zhì)量要求時限要求責(zé)任部門/崗位生成記錄績效考核1制定方案及時傳達(dá)信息，準(zhǔn) 確制定組織實(shí)施 力殺行政管理科

4、業(yè)務(wù)對口部門接待指南2組織實(shí)施整個接待過程分 工明確，實(shí)施啟序行政管理科業(yè)務(wù)對口部門7公務(wù)接待管理工作流程7.1 接收任務(wù)行政管理科負(fù)責(zé)接收各部門和領(lǐng)導(dǎo)安排的公務(wù)接待任務(wù)和接待指示，登記在案，并在第一時間向單位 分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。7.2 準(zhǔn)備工作接待工作人員首先要了解來賓的基本情況，如單位、姓名、性別、職務(wù)、人數(shù)、抵離的時間、來意等。必要時，還應(yīng)該了解來賓的年齡和健康狀況以及一些飲食和生活習(xí)慣、禁忌等信息。7.3 制定公務(wù)接待方案7.3.1 重大公務(wù)接待方案重大公務(wù)接待任務(wù)是指國家局、省級局（公司）、省級工業(yè)公司副廳級以上領(lǐng)導(dǎo)赴涼山視察、檢查指 導(dǎo)工作。此類接待任務(wù)由行政管理科全權(quán)負(fù)責(zé)，根據(jù)來賓的

5、情況及目的，行政管理科草擬公務(wù)接待方案。 公務(wù)接待方案的內(nèi)容包括：來賓的名單及職務(wù)、住宿安排、日程安排、接送及車輛的安排、用餐地點(diǎn)及席 桌安排、工作會見、會議安排、陪同人員名單及職務(wù)、州情簡介、州局（公司）簡介、考察點(diǎn)的情況簡介， 并附上溫馨提示。7.3.1.1 重大公務(wù)接待規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)見附件。7.3.1.2 重大公務(wù)接待任務(wù)管理流程接到領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的有關(guān)此類接待任務(wù)的指示后，根據(jù)來賓的職務(wù)以及數(shù)量預(yù)定賓館，安排好住房、用 餐、車輛及陪同人員等，制作接待指南，嚴(yán)格按照接待任務(wù)的規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施接待，在接待任務(wù)完成之后,及時填寫“公務(wù)接待任務(wù)完成情況統(tǒng)計(jì)表”登記存檔。7.3.2 常規(guī)公務(wù)接待方案常規(guī)公

6、務(wù)接待方案是指縣處級別的領(lǐng)導(dǎo)來涼山，由對口部門提出接待初步方案，經(jīng)州局（公司）分管 領(lǐng)導(dǎo)審批后，送行政管理科。行政管理科制定公務(wù)接待方案。內(nèi)容包括：來賓的名單及職務(wù)、住宿安排、 日程安排、用餐安排、陪同人員名單等。此類接待任務(wù)由行政管理科與對口部門相互協(xié)調(diào)，相互配合完成的，行政管理科主要負(fù)責(zé)整個接待工 作的安排及接待標(biāo)準(zhǔn)的控制，如：住宿和用餐的標(biāo)準(zhǔn)的安排、陪同人員、用餐安排等，對口部門負(fù)責(zé)完成 具體接待任務(wù)。在接待方案的制定與審批過程中，為達(dá)到費(fèi)省效宏的目的，應(yīng)合理安排陪同人員，避免出 現(xiàn)客少主多的情況。7.3.2.1 常規(guī)公務(wù)接待規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)見附件。7.3.2.2 常規(guī)公務(wù)接待的管理流程對口部

7、門在接到相關(guān)接待任務(wù)后，應(yīng)草擬接待方案并填寫“涼山州煙草專賣局（公司）餐飲、住宿 接待單”、涼山州煙草專賣局（公司）接待用品領(lǐng)用單”并由部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)該部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字 審批，最后送行政管理科，（如遇該部門分管領(lǐng)導(dǎo)有事不能及時簽字審核，可以先交由行政科負(fù)責(zé)人先簽 字審核）行政管理科負(fù)責(zé)人審核該部門接待規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)后，安排相應(yīng)接待人員配合完成接待任務(wù)，接待人 員根據(jù)初步的接待方案，制作出具體接待指南，嚴(yán)格按照此類接待任務(wù)的規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)協(xié)助該部門安排酒店、 用餐，對口部門還應(yīng)向行政管理科車輛管理負(fù)責(zé)人聯(lián)系，申請公務(wù)接待車輛，在實(shí)施接待過程中，如需座 談，應(yīng)由對口部門安排好座談的相關(guān)事宜。公務(wù)接待

8、任務(wù)完成后及時填寫“公務(wù)接待任務(wù)完成情況統(tǒng)計(jì)表”7.3.3 一般公務(wù)接待方案一般性公務(wù)接待是指縣處級別以下的客人來涼山，此類接待任務(wù)應(yīng)由對口部門全權(quán)負(fù)責(zé)，無需制作接 待指南，但必須嚴(yán)格按照規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)安排好住宿、餐飲和陪同人員，原則上陪同人員的數(shù)量不應(yīng)超過客人的數(shù)量。7.3.3.1 一般性公務(wù)接待的規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)見附件。7.3.3.2 一般性公務(wù)接待的管理流程此類接待任務(wù)由對口部門填寫“涼山州煙草專賣局（公司）餐飲、住宿接待單”、涼山州煙草專賣局（公司）接待用品領(lǐng)用單”報(bào)該州局（公司）分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后報(bào)行政管理科，行政管理科審核接待標(biāo)準(zhǔn)后，對口部門負(fù)責(zé)完成具體接待任務(wù)。7.3.4 原則上所有類型的

9、接待任務(wù)都不安排唱歌等娛樂活動。7.3.5 如遇特殊情況，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，接待標(biāo)準(zhǔn)方可做相應(yīng)調(diào)整。7.4 審批行政管理科接待人員將制定好的公務(wù)接待方案，呈送行政管理科負(fù)責(zé)人初審后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大公務(wù)接待還需呈主要領(lǐng)導(dǎo)以及州委、州政府分管煙草工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。7.5 組織實(shí)施7.5.1 印制公務(wù)接待指南行政管理科接待人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的公務(wù)接待方案，印制公務(wù)接待指南，并將公務(wù)接待指南分送出席陪同的領(lǐng)導(dǎo)和對口部門。如果接待任務(wù)涉及縣市局（分公司）和所屬控股企業(yè)，還應(yīng)將公務(wù)接待指南以電子版形式傳送到該縣市局（分公司）和所屬控股企業(yè)的辦公室。7.5.2 接機(jī)（站）聯(lián)系好車輛、機(jī)場、車站，掌握準(zhǔn)

10、確的航班、列車等信息，準(zhǔn)備好接機(jī)（站）用品（接站牌、行李牌、打火機(jī)、接待指南等）。重大公務(wù)接待時，接待人員應(yīng)提前30 分鐘到達(dá)機(jī)場（車站），聯(lián)系好貴賓室。接到客人后接待人員視情況沿途介紹涼山州州情和州局（公司）基本情況以及人文地理等情況。7.5.3 住宿準(zhǔn)備根據(jù)對應(yīng)的公務(wù)接待規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)，接待人員應(yīng)在客人飛機(jī)、列車、汽車到達(dá)機(jī)場、車站的前60 分鐘到達(dá)賓館，領(lǐng)取房卡和擺放相應(yīng)的物品，檢查房間的設(shè)施是否正常。如工作需要，還應(yīng)設(shè)置房間叫醒。7.5.4 迎賓與接機(jī)（站）人員聯(lián)系，提前10 分鐘引領(lǐng)出席陪同的領(lǐng)導(dǎo)在住宿樓、餐廳或者會議室門口迎接客人，當(dāng)客人到達(dá)時后進(jìn)行引領(lǐng)。7.5.5 會見接待人員要根據(jù)

11、參會人員名單提前聯(lián)系好會議室，安排好會場座次，并溫馨通知所有參會人員準(zhǔn)時參加。會見的座次安排如附圖 1.7.5.6 用餐接待用餐原則上安排在單位職工食堂，對口業(yè)務(wù)部門需提前向行政管理科申報(bào)，安排桌餐或領(lǐng)取客餐券。7.5.7 考察、調(diào)研接待人員應(yīng)做好客人在考察、調(diào)研期間的相關(guān)服務(wù)工作和聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作，根據(jù)接待指南將乘車安排、出發(fā)時間、 地點(diǎn)預(yù)先溫馨告知賓主雙方參加考察調(diào)研的人員并進(jìn)行引領(lǐng)。 上車后， 應(yīng)禮貌清點(diǎn)、 核實(shí)人數(shù)，坐穩(wěn)并請駕駛員開車。接待員在車上應(yīng)遵循“先下后上”的公務(wù)接待服務(wù)規(guī)則。做好隨車服務(wù)工作，應(yīng)適時向客人介紹沿途基本情況及目的地情況。 在參觀考察點(diǎn)應(yīng)注意掌握活動時間， 隨車的接待

12、人員應(yīng)做好上、下站（點(diǎn)）的聯(lián)絡(luò)工作。要與接待單位保持密切聯(lián)系，確保各項(xiàng)服務(wù)適時到位。重大接待應(yīng)準(zhǔn)備的隨車物資：礦泉水、熱水杯、保溫瓶、旅行盒、水果盒、熱毛巾、雨傘、遮陽帽、鞋套等。在考察、調(diào)研途中適時為客人提供相應(yīng)服務(wù)。隨車服務(wù)的接待人員應(yīng)注意的事項(xiàng)：工作人員要認(rèn)真熟悉接待方案、日程安排及相關(guān)資料；掌握參觀、考察行程路線、抵離各站之間的行程和時間；熟悉全過程的考察項(xiàng)目；嚴(yán)格執(zhí)行日程安排，注意各個環(huán)節(jié)的緊密銜接。對涉及到的相關(guān)單位和景點(diǎn)應(yīng)及早聯(lián)系做好有關(guān)準(zhǔn)備。7.5.8 送別客人根據(jù)客人的返程情況，準(zhǔn)確掌握航班信息。如果是重大公務(wù)接待，接待人員應(yīng)提前60分鐘到達(dá)機(jī)場,聯(lián)系好貴賓室，換好登機(jī)牌，辦

13、理好行李托運(yùn)，等候領(lǐng)導(dǎo)和客人到來。7.6 登記存檔每次接待任務(wù)結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時做好登記，即填寫“接待任務(wù)完成情況統(tǒng)計(jì)表”，將函件、通知、領(lǐng)導(dǎo)審批后的接待方案、接待指南以電子版和紙質(zhì)兩種形式分類存檔。7.7 公務(wù)接待的相關(guān)要求7.7.1 公務(wù)接待必須提前申報(bào)各部門在接到接待任務(wù)時，都必須提前填報(bào)涼山州煙草專賣局（公司）住宿接待申請單、涼山 州煙草專賣局（公司）餐飲接待申請單，申請單必須經(jīng)對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政管理科主要負(fù)責(zé)人、 對口業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后才能進(jìn)行簽單或者現(xiàn)金接待。如遇對口業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)因其他工作安 排不能簽字時，可以由州局（公司）其他領(lǐng)導(dǎo)代簽。7.7.2 用餐地點(diǎn)的

14、選擇原則上在州局（公司）指定的簽約協(xié)議單位，全部采取現(xiàn)金結(jié)算。特殊情況下對口業(yè)務(wù)部門提前填報(bào) 申請單后可根據(jù)實(shí)際情況在接待標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)自行選擇接待地點(diǎn)，接待任務(wù)完成后，進(jìn)行現(xiàn)金報(bào)銷。7.7.3 特殊情況的處理如遇周末、節(jié)假日或其他特殊情況，不能提前填報(bào)接待申請單，必須電話告知行政管理科負(fù)責(zé)人經(jīng)同意后實(shí)施接待工作。在接待任務(wù)完成后3個工作日內(nèi)補(bǔ)齊接待申請單，否則不予報(bào)銷接待費(fèi)用。7.7.4 接待費(fèi)用的報(bào)銷程序和時限根據(jù)州局（公司）相關(guān)財(cái)務(wù)要求和規(guī)定，費(fèi)用報(bào)銷單上必須經(jīng)由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政管理科主 要負(fù)責(zé)人、行政管理科分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)管理科負(fù)責(zé)人簽字審核后方可報(bào)銷。單筆金額超過1500元的，需要單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后方可報(bào)銷?，F(xiàn)金接待費(fèi)用必須在接待任務(wù)結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成報(bào)銷，如遇周末、節(jié)假日和其他特殊情況報(bào)賬日期向后順延，逾期費(fèi)用不予報(bào)銷。7.8 本文件所述活動的環(huán)境和職業(yè)健康安全特性環(huán)境特性特性類別通用特性：特殊特性：口無重要環(huán)境因素職業(yè)健康安全特性特性類別通用特性：特殊特性：口無重大危險(xiǎn)源7.9 相關(guān)文件無7.10相關(guān)記錄序號記錄名稱編R形式保存地點(diǎn)保存期限1業(yè)務(wù)招待費(fèi)用登記