參展計劃書參展方案

1、參展計劃書（參展方案）參加展覽會不是簡單地派幾個人帶著展品和樣本去展館展是企業(yè)的產(chǎn)品，而 應該看作是一個涉及面很廣的復雜工程項目，因而制定詳細的參展計劃就顯得十 分重要，一個好的參展計劃是在一定的投入下取得最大參展效益的基礎。參展計 劃應該包括在企業(yè)的年度工作計劃中，統(tǒng)籌安排。參展計劃一般包括：展出目標, 確定參加展覽會的目的或預期達到的目標。選擇展會，根據(jù)展出目標確定要參加 的一個或數(shù)個展覽會。展出重點，確定所參加的展覽會所要宣傳或展覽的重點項 目。相關活動，確定在展會期間幵展的各種活動。時限要求，按展覽會的時間確 定各項工作的起止時間。人員安排，指定參展項目的管理人員、工作人員以及各 自的

2、分工責任。資金計劃，安排全年度用于展覽會的資金使用計劃。籌備工作， 確定與所參加展覽會配套的資料準備、展品制作、運輸?shù)绕渌ぷ?。展出目標是企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展的需要和市場環(huán)境，通過參加展覽會預期達到 的經(jīng)營或銷售目標，是為企業(yè)總體經(jīng)營目標服務的。企業(yè)參加展覽會的主要目的 可以歸納為：產(chǎn)品和行業(yè)的市場調研、宣傳企業(yè)的新產(chǎn)品和新技術、聯(lián)系客戶和 銷售網(wǎng)絡、技術和業(yè)務交流、建立或增強企業(yè)商業(yè)形象、擴大貿易機會等幾種，企業(yè)應按照總體經(jīng)營目標根據(jù)不同的發(fā)展階段和市場情況來確定展出目標。展出 目標可以制定成一些量化指標，使展出目標具體化和便于操作。在年度參展計劃的指導下，針對每一個要參加的展覽會要制訂出詳細的

3、參展 方案。參展方案中除了年度計劃中的相應內容以外，還應包括主題、標志、色彩、 文字、照片、圖片、展品、布局等針對展覽會的具體要求，以及對指定的展位設 計和施工公司提出的要求。展會前準備及注意事項（一）明確參展目標參展目標的制定要配合企業(yè)整體的市場策略，具有實際性和可衡量性。一般來說，企業(yè)參 展主要會有以下幾個目標：新產(chǎn)品宣傳推廣；融洽客戶關系，維持與老客戶的接觸；接觸更多 的潛在客戶和行業(yè)人士，認識實力強大的買家；企業(yè)形象宣傳，產(chǎn)品品牌提升；收集市場信息， 進行實地調研；找到新的市場推銷思路；每次參展的目標不會是單一的，根據(jù)各自的實際情況 都會有所側重。明確的參展目標是展會營銷成功的關鍵，后

4、續(xù)的工作都是圍繞著參展目標展開 的。（二）研究并選擇展覽會每年，各地同一題材的主題展會都有不少，其內容、規(guī)模、功能都會有所差別。到底選擇 參加哪些展會，則要結合參展目標，根據(jù)公司的市場策略，具體分析、認真選擇。研究行業(yè)動向，了解行業(yè)相關的公司；行業(yè)協(xié)會和行業(yè)雜志都參加了哪些重要的展會，擬 定出可能參加的展覽會名單。與各展會經(jīng)理洽談，了解前幾屆展會的觀眾數(shù)量、職業(yè)分布、地 理分布和交易類別；了解往屆參展商的數(shù)量，有哪些知名企業(yè)參展及其參展力度。同時，應盡 可能要求展會經(jīng)理寄上一份詳細的招展說明和往屆展會的分析報告，從中判斷各展會的質量和 特色。比較各展會舉辦的時間、地點和展位費用。這些與企業(yè)的整

5、體市場計劃是緊密聯(lián)系在一起 的。展會舉辦的時間、地點的不同，就會導致企業(yè)參加展會的側重目標有所不同。例如，參加 一個在企業(yè)業(yè)務尚未開拓的區(qū)域舉辦的展會，其重點可能就會放在產(chǎn)品宣傳推廣、市場調研等 方面；而在一個企業(yè)業(yè)務發(fā)展較成熟的區(qū)域舉辦的展會，其重點則可能會放在企業(yè)形象宣傳、 品牌提升，融洽客戶關系等。同時，還可以通過上門或電話拜訪一些與自己沒有競爭的參展企業(yè)、相關的行業(yè)協(xié)會和雜 志社，以了解展會主辦機構的組織能力、展會的觀眾特征等；從以往的展會目錄中，可以知道 哪些公司參加過該展會，比較這些公司是否每屆都參展及參展的力度。（三）參展準備工作在企業(yè)確定好要參加的展會后，就進入到了參展準備這個

6、事務性的工作階段。組織經(jīng)驗較 豐富的展會主辦機構此時一般都會向參展企業(yè)提供一份詳細的參展商手冊，對其在該階段應該 完成的準備工作和時間期限都會提出要求。企業(yè)參展負責人應保持與展會經(jīng)理的聯(lián)系，充分做好以下幾個方面的工作：展位的選擇與 確認；展位的設計與搭建；展品運輸；各種宣傳資料、贈品或禮品等的準備；工作人員和展位 人員的培訓。（四）展前營銷市場競爭的日益激烈， 使得展前推廣工作在整個展會營銷計劃中變的越開越重要， 其效果 也更顯突出。一個策劃良好的展前推廣能夠象廣告一樣達到很好的宣傳效應，增大參展企業(yè)在 展會期間受關注的力度。一般的展前推廣計劃有：直接郵寄：在展會前，通過電子郵件邀請、郵寄宣傳

7、材料，或者與主辦機構合作在其對外 的郵寄資料中宣傳，讓你的合作和潛在的客戶知道你將參加的一些行業(yè)展會和具體攤位號，在 他們心目中樹立良好的形象。要注意把握好直接郵寄的時間與方式。媒體宣傳：制定周密的媒體聯(lián)系計劃，選擇恰當?shù)臅r間通過報紙、行業(yè)刊物傳遞企業(yè)的參 展信息和參展動態(tài)。內容力求新穎、明了。展位贈品：恰當選擇的展位贈品會給企業(yè)的展位帶來活力，有助于品牌認知度的建立和招 探更多的潛在目標客戶。贈品要有個性，這樣才能走進客戶的心里。還要注意所選用的贈品的 數(shù)量和質量。高質量的贈品會給與會者留下深刻的印象，數(shù)量上則要根據(jù)觀眾類別數(shù)據(jù)作充足 的準備。同時，還應該特別注意贈品的派送方式。營造贈品稀缺

8、的氛圍以激活贈品的生命力，提高 客戶對它的價值感。不要讓參觀者隨意拿取贈品，而應該把它作為一種酬謝贈送給那些和公司代表交談或留下名片，填寫客戶信息，觀看產(chǎn)品演示的專業(yè)觀眾?？偠灾瑒?chuàng)新的運用各 種獎勵方法，能夠事半功倍，為你的展位吸引更多的注意力。贊助活動：在展會舉辦期間，成功的展會主辦機構會組織各類活動，以使展會靈動起來， 錦上添花。參展企業(yè)可以根據(jù)需求與展會主辦機構事先共同設計一些個性化的贊助活動，增加 公司對行業(yè)人士的曝光機會，提升形象。展會時間短，現(xiàn)場環(huán)境嘈雜、擁擠，要獲得最佳效果，應注意以下幾個事項：（一） 現(xiàn)場安排。對于攤位相對較小而參展人員較多的企業(yè)來說， 在展會現(xiàn)場和觀眾洽談

9、的空間會 顯得比較狹窄、擁擠，很難實現(xiàn)交易的順利進行，有必要在展館周圍的賓館、酒 店租用會議室，或者在下榻的賓館的房間與客戶接洽，這不僅可以創(chuàng)造較為寬松 的環(huán)境，而且可以利用夜晚等閉館時間更廣泛、更深入地接觸經(jīng)銷商。（二） 統(tǒng)一應對。洽談的原則是所有的人都應統(tǒng)一口徑，不能出現(xiàn)招商政策不一致的錯誤，否則會 招致客商的不滿。這就需要事前的溝通，就引起誤解的招商政策進行深入的交流，某一具體問題該使用什么樣的說辭，面對不同經(jīng)銷商該如何處理，這都需要給出 細致明確的方案。（三） 合理分配。根據(jù)參展人員的能力、經(jīng)驗，分配工作任務，商務談判、對外聯(lián)絡、后勤保障、展會信息搜集等，凡事都應具體到人，主次分明，這

10、樣才能在實戰(zhàn)中分工合作， 相輔相成。（四）形象禮儀。任何一個參展人員都是代表企業(yè)面對客戶，個人行為舉止如何，對企業(yè)品牌而言, 并非小事一樁。 做市場首先是做人，經(jīng)銷商再有實力，如果素質太差就不能將其 發(fā)展為代理商；同樣，好的經(jīng)銷商也會這樣考察企業(yè)。員工的素質反映企業(yè)文化, 企業(yè)文化差勁的公司經(jīng)銷商也會敬而遠之。因此，所有參展人員都應注意自身形 象，面對客戶不卑不亢。在衣著上，最好是統(tǒng)一穿著企業(yè)商務裝。展會調研事項 該次展覽能滿足我們市場推廣需要嗎1 展會日期是否合適2 同期有別的展會舉辦嗎3 展會地點是否便利4 有多少與會者是來自目標市場的5 有多少與會者是來自我們主要的服務地區(qū)的6 組展機構

11、怎樣推廣展會7 該展覽以往的業(yè)績如何8 哪些競爭對手將參展9 展會組織是否提供以往參展商的聯(lián)系方法10 公司中有人曾參加過這個展會嗎11 我們可為此展會投資多少12 展會組織對參展商的推廣會提供什么樣的協(xié)助13 組展機構可以提供參觀買家專業(yè)性的保證嗎14 我們希望通過參展得到多少回報15 該展會能為我們現(xiàn)行的市場策略服務嗎16 需要展出什么產(chǎn)品17 在這次展會上誰是我們的目標觀眾18 我們參展的目的是什么19 我們有書面的參展計劃嗎20 參展預算已確定了嗎21 我們的展位已確定了嗎22 訂金或必要的保證金已支付了嗎23 怎樣的展位設計符合我們的要求24 我們能使用現(xiàn)有的展示品嗎25 我們需要新

12、的展示品嗎26 我們需要新的宣傳畫嗎27 我們需要預定以下哪項展覽服務：楣板、電氣、地毯、視聽器材、給排水；展位清潔 服務、植物擺設、電話、電腦、打印機、垃圾簍28 安全服務是否必要29 是否安排好展位的安裝與拆卸30 怎樣安排貨運31 有什么需要了解的當?shù)卣邨l款32 保險怎樣安排33 酒店服務預訂好了嗎34 注意展位付款的最后期限了嗎35 需要提供展位信用卡交易方式嗎36 需要營業(yè)執(zhí)照嗎37 指引卡片已設計并打印好了嗎38 展前推廣如何進行是否做了以下事情：發(fā)個人邀請函（包括介紹和回復函）、做廣告（貿易出版物，當?shù)孛?體）、直郵廣告、電話推廣、公關39 我們的展位號有否包含在展前的推廣材料中40 需要印制額外的傳單、目錄和價目表嗎41 印刷品準備好了嗎42 對其他的公關活動做好了計劃嗎43 我們的展覽指引條款已完成并寄出了嗎44 怎樣的贈品能取得更好的效果45 我們要組織什么樣的現(xiàn)場推廣活動46 要預訂多少門票歡迎儀式籌備好了嗎 展位上需要多少工作人員 誰是代表公司的最佳人選 展位經(jīng)理指定了嗎參展人員的培訓準備好了嗎 定好展前會議的時間了嗎 參展人員熟悉展出的商品和服務嗎 是否組織好一個演示會 是否有一個準備回答問題的技術代表 是否為參展人員預訂了足夠的證件 參展人