公司內(nèi)部文件格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

1、文件名稱湖南泰谷生物科技股份有限公司公司內(nèi)部公文格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（試行）文件編號湘泰科字2012 015號編制部門行政部修改狀態(tài)第1次修改共9頁編制人彭俊杰發(fā)布日期2012. 12. 15實施日期2013. 1. 1審核人：日期：批準(zhǔn)人：日期：公司內(nèi)部公文格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（試行）1 目的為規(guī)范公司內(nèi)部公文格式，提高公司內(nèi)部文件管理質(zhì)量。2 適用范圍總公司及子公司各部門3內(nèi)容3.1公司文件格式要求：3. 1. 1紅頭文格式3.1.L1文頭的字體：一號黑體字、加粗、紅色、居中、字符間距為1磅3. 1.1.2發(fā)文字號的字體：四號宋體、黑色3.1.1.3標(biāo)題的字體：三號黑體字、加粗、黑色、居中3.L1.4主送

2、機(jī)關(guān)的字體：四號宋體、黑色2個字符、1. 5倍行距3.1. L5正文的字 四號宋體、黑色、首行縮進(jìn)2個字符、15倍行距6附件的字 四號宋體、黑色、首行縮進(jìn)體：告可寫為 “0”上117作者的字 四號宋體、黑色、右對齊3.L1.80期的字體：四號宋體、黑色、右對齊，3.L1.9注釋的字體：小四號宋體、黑色3.1. L10主題詞的字體：三號黑體、黑色、加粗3.1.L11抄送機(jī)關(guān)的字體：四號宋體、黑色3.1.L12印發(fā)說明的字體：四號宋體、黑色印章上不壓正文，下壓日期3. 1. 1. 13所有紅頭文件在發(fā)布之后將原件交由行政部并進(jìn)行統(tǒng)一編號保管3. 1. 2規(guī)章制度文格式3. 1.2. 1文件標(biāo)題：各

3、級標(biāo)題均用阿拉伯?dāng)?shù)字（1, 1.1, 1.1.1）區(qū)別，大標(biāo)題為黑體三號加粗，一級標(biāo)題為宋體四號字加粗，二級標(biāo)題為宋體小四號字加粗，三級標(biāo)題為楷體GB-2312小四號字加粗3.L2.2文件正文：宋體小四號字，正文強(qiáng)調(diào)部分內(nèi)容為宋體小四號字加粗3.1.2.3發(fā)文單位/發(fā)文時間/落款/日期：宋體小四號字3.L2.4主題詞/呈/發(fā)：宋體小四號字3.1. 2. 5行間距：1. 5倍（未定義文檔網(wǎng)格）3.126頁邊距：上下各為2. 54cm,左右各為317 cm3.1. 2. 7公司簡稱：在文件正文內(nèi)可簡稱“泰谷生物”3.L2.8公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱3.L2.9公司文件機(jī)密程度說明

4、（詳見附件1）3. 1.3請示文格式3. L 3. 1請示標(biāo)題為三號宋體加粗居中3.L3.2正文段落L 5倍行距，字體為四號宋體字3.L3.3落款/日期為四號宋體字3. 2公司文件編號要求3.2.1 發(fā)文字號編寫說明發(fā)文字號簡稱文號，是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。年度、順序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號用中括號括入；序號編虛位（即1編為001）,不加“第”字，表頭紅線不加五角星。3.2.2 部門代碼說明：部門（各中心）代碼：以部門拼音開頭兩個字母的縮寫來表示，若出現(xiàn) 字母重復(fù)的代碼，由各部門自行擬定并報行政部備查：行政部XZ、證券與投融資ZT、企劃部QH、人力資源HR、財務(wù)部CW、

5、有機(jī)物料腐劑營銷 中心FSJ生物肥料有限公司SWFL、生物獸藥有限公司SWSY采購部CG、物流部WL、質(zhì)量部ZL、 農(nóng)用微生物研究院YJY、生產(chǎn)部SC后勤部HQo3. 2. 3發(fā)文字號的種類及使用規(guī)定：3.2.3.1 以公司名義下發(fā)本公司范圍內(nèi)的決定、決議、通知、通報、意見，轉(zhuǎn)發(fā)總公司的批復(fù) 和上報政府職能部門的請示、報告的文號。（見附件2）落款名稱：湖南泰谷生物科技股份有 限公司文件編號：湘泰科字2012 X號3.2.3.2 公司內(nèi)部各部門之間工作聯(lián)系的文號。（詳見工作聯(lián)絡(luò)制度）3.2.3.3 公司內(nèi)部制定相關(guān)管理制度辦法等。（見附件3）3.2.3.4 部門名義上報公司領(lǐng)導(dǎo)的請示的文號。（見

6、附件4）落款名稱：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件編號：TGQS-部門代碼2012 X號3.2.3.5 公司會議紀(jì)要的文號。（詳見會議管理制度）4.附則本規(guī)范從發(fā)文之日起執(zhí)行，由行政部負(fù)責(zé)解釋。湖南泰谷生物科技股份有限公司2013.1.15附件附件1公司文件機(jī)密等級說明附件2:公司發(fā)文模板附件3:管理制度發(fā)文模板附件4:內(nèi)部請示模板附件1：公司文件機(jī)密等級的說明為了加強(qiáng)公司內(nèi)部的案宗管理，避免公司或客戶商業(yè)機(jī)密落入競爭者手中，公司將對各類文件進(jìn)行機(jī)密等級設(shè)置，具體說明如下：依其屬性分級區(qū)分為：一般文件、密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對文件共 五級；除一般文件外，均屬公司重要文件與具有商業(yè)價值文

7、件，也都列入受保護(hù)范圍；文件等保存舉例說明管控要求級分類期限1: 一般3年或文1.1日常性通告、公告、且不涉及政策性與技術(shù)性公司內(nèi)部人文件件有效的；員均有瀏覽期L 2有關(guān)工作或生產(chǎn)進(jìn)度安排之文件、公告、通告、權(quán)限內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單；L 3有關(guān)休假、調(diào)假、補(bǔ)假、放假等之文件、公告、通告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單；L 4有關(guān)人員之獎懲、晉升、降級、公開表揚(yáng)與獎勵等之公告、通告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單；1. 5政府或有關(guān)部門要求代為發(fā)布的文件且不涉及政策性的；L 6日常性簽呈、請購單、委托修復(fù)單、提案與提報類（但不包括人員獎懲或調(diào)薪）且不涉及政策性與技術(shù)性的；L 7日常性呈批單據(jù)（如:派車單、公出單、忘打卡證明）且不涉及政策性與技術(shù)

8、性的；L 8其它有效期在1年以下的文件、文書、且不涉及政策性與技術(shù)性的；2:密件5年或文2.1有關(guān)人員之獎懲、晉升、降級、調(diào)薪之建議案相關(guān)部門負(fù)件有效或簽呈；責(zé)人有瀏覽期權(quán)限2. 2有關(guān)勞動合同及其附屬文件;2. 3員工薪資及其相關(guān)檔案文件（含銀行賬號）；2. 3員工個人資料及其相關(guān)個人隱私文件；2.5 ISO相關(guān)文件、檔案與數(shù)據(jù);2.6 訂單、采購單、生產(chǎn)命令單、入庫單、報價單.等單據(jù)與相關(guān)數(shù)據(jù)（含計算機(jī)檔案）；2.7 廠商（供貨商、協(xié)力廠商、配合廠商）資料；2.8 一般合同或協(xié)議書、且不涉及商業(yè)價值或技術(shù) 性的（如:用工合同、勤工儉學(xué)、改建工程等）；2. 9勞資協(xié)議或合同（如：年薪合同、保

9、密協(xié)議、競 業(yè)禁止、工傷賠償、培訓(xùn)協(xié)議等）；2.10 登錄“系統(tǒng)”之個人賬號與密碼；2.11 研發(fā)人員之計算機(jī)開機(jī)或重要數(shù)據(jù)之賬號與密碼；2.12 尚未對外公開之會議記錄；2. 13各單位日常生產(chǎn)數(shù)據(jù)、入出庫數(shù)據(jù)及各項數(shù)據(jù)窗體；2. 14其它經(jīng)部門經(jīng)理級以上核定為密件的;3.機(jī)密10年或3.1設(shè)計圖 BOM數(shù)據(jù)、樣品測試數(shù)據(jù)、樣品相關(guān)部門經(jīng)紙、文件文件有數(shù)據(jù);效期3. 2質(zhì)量部各項檢驗或測試數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn);3. 3客戶往來電郵或書信等一切資料（不涉及客戶基本數(shù)據(jù)及價格數(shù)據(jù)）；3. 4生產(chǎn)或組裝使用之各項裝配圖、檢驗檢測標(biāo)準(zhǔn)或數(shù)據(jù)、說明及含有技術(shù)性之文件；3. 5生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)之各項數(shù)據(jù);4.極機(jī)20年

10、或4. 1財務(wù)部之各項文件與內(nèi)部流通報表；密文件文件有4. 2米購部內(nèi)部流通文件與報表；效期4. 3其它經(jīng)協(xié)理、廠長、行政人事處核定有必要江為極機(jī)密的文件；5:絕對50年或5.1與各戶有關(guān)之價格數(shù)據(jù)與基本數(shù)據(jù)（如：客戶聯(lián)機(jī)密文文件有系人及電話地址等）；件效期5. 2與質(zhì)檢或商檢局正式往來之各項資料（如：質(zhì)檢單、賬冊等）；5. 3財務(wù)部正式上報報表或賬冊、單據(jù)等資料；5. 4公司副總經(jīng)理級以上人員或投資方之各項資料；5. 5其它經(jīng)副總經(jīng)理以上核定有必要訂為絕機(jī)密理級以上以 及相關(guān)授權(quán) 人有瀏覽權(quán)限相關(guān)部門經(jīng)理級以上有瀏覽權(quán)限公司決策層瀏覽權(quán)限的文件;附件2：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件湘泰科字2012 XXX號機(jī)密程度:關(guān)于下發(fā)通知正文:湖南泰谷生物科技股份有限公司 二0一二年X月X日主題詞：關(guān)鍵字關(guān)鍵字發(fā)：湖南泰谷生物科技股份有限公司 抄送：公司全體員工附件3：文件名稱內(nèi)部公文格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（試行）文件編號TGXZOOO編制部門行政部修改狀態(tài)初稿共1頁編制