企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引―業(yè)務(wù)外包

1、 1 / 6 企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引業(yè)務(wù)外包 （征求意見稿） 第一章總則 第一條為了引導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為，防范業(yè)務(wù)外包過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，制定本指引。 第二條本指引所稱業(yè)務(wù)外包，主要是指企業(yè)（以下又稱發(fā)包方）為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略經(jīng)營目標(biāo)，通過合同或協(xié)議等形式將業(yè)務(wù)職能的部分或全部交由外部服務(wù)提供商（以下簡稱承包方）提供的一種管理行為。 第三條企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列涉及業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)： （一）業(yè)務(wù)外包違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失。 （二）業(yè)務(wù)外包未經(jīng)適當(dāng)審核或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。

2、 （三）業(yè)務(wù)外包策略不科學(xué)、承包方選擇不合理，可能導(dǎo)致企業(yè)核心資產(chǎn)遭受損失。 （四）業(yè)務(wù)外包流程未恰當(dāng)履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)外包戰(zhàn)略失敗或經(jīng)營效率低下。 （五）業(yè)務(wù)外包信息保護(hù)措施不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)商業(yè)秘密泄露。 （六）業(yè)務(wù)外包會(huì)計(jì)處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告信息失真。 第四條企業(yè)在建立與實(shí)施業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制中，至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對下列關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制： （一）職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)合理明確，授權(quán)審核制度和外包業(yè)務(wù)歸口管理制度應(yīng)當(dāng)規(guī)范。 2 / 6 （二）外包策略應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理，承包方的選擇依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分，外包合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)規(guī)范。 （三）外包業(yè)務(wù)流程應(yīng)有明確規(guī)定，固定資產(chǎn)使用應(yīng)有授權(quán)，外部存貨管理應(yīng)當(dāng)

3、規(guī)范，外包業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)處理應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定。 第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn) 第五條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)外包的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理業(yè)務(wù)外包的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。 業(yè)務(wù)外包的不相容崗位（或職責(zé)）至少包括： （一）業(yè)務(wù)外包的申請與審批。 （二）業(yè)務(wù)外包的審批與執(zhí)行。 （三）外包合同協(xié)議的訂立與審核。 （四）業(yè)務(wù)外包的執(zhí)行與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。 （五）付款的申請、審批與執(zhí)行。 第六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)外包的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，明確企業(yè)內(nèi)部各單位、各部門授權(quán)范圍、授權(quán)內(nèi)容、授權(quán)期間和被授權(quán)人條件等。企業(yè)重大或核心業(yè)務(wù)外包，應(yīng)當(dāng)提交董事會(huì)及其審計(jì)委員會(huì)審議通過后方可實(shí)施。 非核心

4、業(yè)務(wù)或涉及金額較小的業(yè)務(wù)外包，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)部門在授權(quán)范圍內(nèi)提出申請，報(bào)董事長、總經(jīng)理審核通過后實(shí)施。 第七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行業(yè)務(wù)外包歸口管理制度。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)外包業(yè)務(wù)職能的不同，指定外包業(yè)務(wù)歸口管理部門，負(fù)責(zé)對外包業(yè)務(wù)的管理工作進(jìn)行規(guī)范。 第三章外包策略及承包方選擇 3 / 6 第八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)合理的業(yè)務(wù)外包策略，根據(jù)外部環(huán)境要求和中長期發(fā)展戰(zhàn)略需要，合理確定業(yè)務(wù)外包內(nèi)容，避免將核心業(yè)務(wù)外包。 常見的外包業(yè)務(wù)包括：采購、設(shè)計(jì)、加工、銷售、營銷、物流、資產(chǎn)管理、人力資源、客戶服務(wù)等。 第九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定相關(guān)職能部門編制外包項(xiàng)目計(jì)劃書，具體闡述業(yè)務(wù)外包背景、外包內(nèi)容、實(shí)施程序、主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)期收益

5、等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，提交董事長、總經(jīng)理審議。必要時(shí)，還應(yīng)提交董事會(huì)及其審計(jì)委員會(huì)討論審議。 第十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立承包方資質(zhì)審核和遴選制度，確保引入合格的外包合作伙伴。承包方的遴選一般應(yīng)當(dāng)考慮下列因素： （一）承包方的服務(wù)能力、資格認(rèn)證和信譽(yù)。 （二）承包方與本企業(yè)是否存在直接競爭或潛在競爭關(guān)系。 （三）承包方就知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的力度和效果。 第十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)引入承包方競爭機(jī)制。發(fā)包方可以選擇多家企業(yè)作為業(yè)務(wù)承包方，以促進(jìn)承包方不斷改進(jìn)服務(wù)能力，并降低一方服務(wù)失敗可能給企業(yè)帶來的損失。 第十二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的外包合同協(xié)議管理制度。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)外包業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，及時(shí)與承包方簽訂不同

6、形式的合同協(xié)議文本，包括：技術(shù)協(xié)議書、外包加工協(xié)議、規(guī)劃試驗(yàn)大綱、咨詢合同協(xié)議等。 外包合同協(xié)議的訂立、履行流程及其控制應(yīng)符合企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第xx號合同協(xié)議的有關(guān)規(guī)定。 第十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)在外包合同協(xié)議中具體約定下列事項(xiàng)： （一）對于涉及本企業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。 4 / 6 （二）企業(yè)有權(quán)獲得和評估業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目的實(shí)施情況和效果，獲得具體的數(shù)據(jù)和信息，督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法。 （三）承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻度，將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知企業(yè)，并對存在問題進(jìn)行有效溝通。 第十四條除合同協(xié)議約定的保密事項(xiàng)外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目實(shí)施情況和外界環(huán)境

7、的變化，不斷更新、修正保密條款，必要時(shí)可與承包方補(bǔ)簽保密協(xié)議。第四章外包業(yè)務(wù)流程控制 第十五條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立外包業(yè)務(wù)流程管理制度，明確外包業(yè)務(wù)流程、外包業(yè)務(wù)參與人員主要職責(zé)、資產(chǎn)管理政策、流程中斷應(yīng)急措施等內(nèi)容，報(bào)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人、企業(yè)總經(jīng)理審批通過后執(zhí)行。 第十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)對所有涉及外包業(yè)務(wù)流程的員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工正確理解和掌握外包業(yè)務(wù)管理制度。外包業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)當(dāng)指定專人跟蹤監(jiān)督外包業(yè)務(wù)流程管理制度的執(zhí)行情況。 第十七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)將本單位與承包方在外包業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中有關(guān)利益沖突、商務(wù)往來等方面的政策及時(shí)以明確方式告知承包方。外包業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)當(dāng)指定專人定期檢查和評價(jià)與承包方的關(guān)系

8、，確保外包業(yè)務(wù)流程順利執(zhí)行。 第十八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立外包業(yè)務(wù)固定資產(chǎn)管理制度。對于企業(yè)所有或有優(yōu)先購買權(quán)的固定資產(chǎn)，如因業(yè)務(wù)需要交由承包方使用，企業(yè)有權(quán)要求承包方按照發(fā)包方固定資產(chǎn)管理制度要求使用和管理固定資產(chǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期審查承包方使用和管理固定資產(chǎn)的情況。 交由承包方使用但所有權(quán)在本企業(yè)的資產(chǎn)，只能用于外包業(yè)務(wù)活動(dòng)。未經(jīng)發(fā)包方書面同意，承包方不得將固定資產(chǎn)用作其他用途。 第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立外包業(yè)務(wù)流動(dòng)資產(chǎn)管理制度。 業(yè)務(wù)外包過程中形成的原材料、產(chǎn)成品等流動(dòng)資產(chǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立明確的防火、防盜、防未經(jīng)授權(quán)接觸和未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)移等政策，并有權(quán)要求承包方遵循。對承包方責(zé)任造成的流動(dòng)資產(chǎn)損失，企業(yè)有權(quán)要

9、求承包方賠償。 5 / 6 業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息資料（如有關(guān)咨詢材料）等，承包方有責(zé)任保密，并防止企業(yè)競爭對手獲取同樣信息。 第二十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立外購存貨授權(quán)管理制度。對于因業(yè)務(wù)外包需要由承包方購進(jìn)的存貨，承包方只能接受經(jīng)發(fā)包方授權(quán)批準(zhǔn)的存貨訂單，并代表發(fā)包方檢驗(yàn)存貨的數(shù)量和質(zhì)量。 外購存貨信息應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、及時(shí)地在企業(yè)存貨系統(tǒng)中加以記錄和反映。 第二十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立自銷存貨管理制度。因業(yè)務(wù)外包需要由發(fā)包方銷售給承包方的存貨，承包方只能將其用于外包活動(dòng)，不得另作他用。存貨銷售收入應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的規(guī)定加以確認(rèn)和計(jì)量。 第二十二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對企業(yè)所有、交由承包方使用的存貨的

10、管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對承包方處的存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)頻率由企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況確定。對于盤盈盤虧的存貨，應(yīng)當(dāng)經(jīng)企業(yè)總會(huì)計(jì)師審批后方可進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。 第二十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立外部存貨庫存管理制度。對于企業(yè)所有的、在承包方（或分包方）儲存的存貨，承包方應(yīng)當(dāng)按照發(fā)包方存貨庫存管理制度要求對庫存存貨進(jìn)行管理。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人定期對庫存存貨進(jìn)行檢查。檢查中發(fā)現(xiàn)的次品、損壞品或過期存貨，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以確認(rèn)、分離和保護(hù)。第二十四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨補(bǔ)償制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人追蹤、調(diào)查外部存貨的一切變動(dòng)，查明原因，報(bào)存貨歸口管理部門審核后處理。對于承包方無正當(dāng)原因過度使用存貨，造成企業(yè)生產(chǎn)成本的上升，企業(yè)有權(quán)要求承包方進(jìn)

11、行補(bǔ)償。 第二十五條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立外包業(yè)務(wù)產(chǎn)品驗(yàn)收制度。承包方最終提供的產(chǎn)品（或服務(wù)）應(yīng)當(dāng)與外包合同協(xié)議約定一致。業(yè)務(wù)外包歸口管理部門應(yīng)當(dāng)對所有產(chǎn)品差異予以確認(rèn)，并及時(shí)告知承包方進(jìn)行調(diào)整。無法達(dá)成一致，應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第xx號合同協(xié)議有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行處理。 因承包方提供附加產(chǎn)品等原因需要額外交費(fèi)的，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)授權(quán)范圍內(nèi)提交審議。 6 / 6 企業(yè)財(cái)會(huì)人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確計(jì)算業(yè)務(wù)外包中的退款和折扣金額，報(bào)財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)人審核后予以確認(rèn)和計(jì)量。 第二十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)的索賠管理。對于因承包方原因?qū)е碌耐獍贤瑓f(xié)議未完整履行，企業(yè)有權(quán)要求承包方索賠。 對于承包方認(rèn)可的賠款事項(xiàng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人進(jìn)行跟蹤、報(bào)告，及時(shí)收回賠款，并追究責(zé)任人責(zé)任。 對于長期未決賠款，企業(yè)可以通過法律手段予以解決。 終止對承包方的索賠，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)外包歸口管理部門提出申請，詳細(xì)說明終止索賠理由，報(bào)企業(yè)總經(jīng)理審批后執(zhí)行并備案。 第二十七條業(yè)務(wù)外包過程中所有涉及企業(yè)資產(chǎn)存量和增量的變動(dòng)，應(yīng)當(dāng)保有其書面憑證，財(cái)會(huì)部門據(jù)此作適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)處理。相關(guān)會(huì)計(jì)處理應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)人審核。 第二十八條企