公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

1、編號：YB-HT-008216公司電子文件歸檔與電子Measures for filing and甲方：乙方：簽 訂日期：年 月 日精品文檔/ Word文檔/文字可改編訂：YunBo Network實用 Practical 專業(yè) Major 精品 Quality編號：YB-HT-008216公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法說明：本合同書適用于明確雙方必須履行的義務和應當享有的權(quán)益，在合同期限內(nèi)按照合同約定或者依照法律規(guī)定履行義務，可用作電子存檔或?qū)嶓w印刷，使用時請詳細閱讀 I條款。第一條設(shè)立目的為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程

2、管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務，特制訂本辦法。第二條負責部門電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由部門進行指導與監(jiān)督。部門領(lǐng)導統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。第三條電子文件的收集與歸檔一、電子文件的收集1.收集方法(1)及時按照要求制作備份。(2)需在登記表中登記。(3)登記表應與備份一同保存。(4)登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。(5)電子文件性質(zhì)代碼：R草稿性電子文件；U一非正式電子 文件；O正式電子文件；N1無紙電子文件；T一文本文件；I 一圖象文件；G-圖形文件；V一影像文件；A一聲音文件；MH 多媒體文件；P計算機

3、程序；D數(shù)據(jù)文件。2.具體收集流程(1)記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件 應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時， 如果保管部門已開始進行向計 算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性 電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由 確定是否保留。(2)保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文 件建立準確、可靠的標識關(guān)系。(3)在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施， 保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。(4)用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收

4、集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應將相關(guān)軟件一并收集。(5)用計算機輔助設(shè)計(CAD或繪圖等獲得的圖形電子文件， 收集時應注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題， 不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。(6)用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其相關(guān)軟件。二、電子文件的歸檔1 .電子文件的整理電子文件的整理，應按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。2 .電子文件的歸檔(1)歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。(2)歸檔檢測與鑒定在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術(shù)條件進行檢測。 其內(nèi)容包括：硬件

5、的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。(3)歸檔過程A把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。B存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。C將相應的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。D在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。3.其他注意事項(1)應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。(2)歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式

6、的文件時，則應在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。(3)具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。第四條電子檔案的管理電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：1 .電子文件檢驗歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到 %。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的%合格率應達到_%。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒； 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。 檢驗有錯的，應及時將錯誤信息

7、反饋部門領(lǐng)導，并重新制作。2 .電子文件保管電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件。(1)歸檔載體不得擦、戈h涂等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。(2)環(huán)境溫度選定范圍：C C；相對濕度選定范圍：% %。(3)存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。3 .電子文件抽樣檢查每滿 年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。每滿 年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于%,如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。定期檢驗結(jié)果，應填入電子檔案管理登記表。4 .電子文件的利用利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。5 .電子文件的銷毀電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲