上海市歸檔文件整理操作細則

1、上 海 市 檔 案 局（通知） 滬檔2008143號關(guān)于印發(fā)上海市歸檔文件整理操作細則的通知各區(qū)、縣檔案局，市委、市人民政府各部、委、辦、局檔案部門，各市級機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位檔案部門：根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標準DA/T222000歸檔文件整理規(guī)則，結(jié)合本市機關(guān)、團體、企事業(yè)單位文書檔案管理實際情況，我局編制了上海市歸檔文件整理操作細則，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。在執(zhí)行過程中如有意見或建議請及時反饋我局業(yè)務指導處。上海市檔案局2008年7月14日上海市歸檔文件整理操作細則第一條 為規(guī)范歸檔文件整理，方便利用，體現(xiàn)“簡化整理、深化檢索”要求，適應檔案信息化和現(xiàn)代化管理需要，根據(jù)中華人民共和

2、國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（DA/T222000）規(guī)定，結(jié)合本市文書檔案管理實際，制定本細則。第二條 本細則適用于本市各級機關(guān)、團體和其他社會組織。第三條 基本術(shù)語解釋本細則所稱歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。本細則所稱歸檔文件整理，是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。本細則所稱件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位，它的形成是自然的、它的形式是單個獨立成冊的，它的效用是獨立可用的。它是文件歸檔時的基本保管單位。歸檔時，每份文件為一件：（一）請示與批復、來文和復文原則上各為一件

3、。（二）會議記錄和會議紀要原則上各為一件。（三）文件的正文與歷次修改稿，各為一件。（四）一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領(lǐng)導講話、新聞報道稿等文件各為一件。（五）歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件。以下情況可以合為一件：（一）正文與定稿、原件與復制件，由于內(nèi)容一致，歸檔時為一件。（二）正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，是一份文件不可分割的組成部分，必須為一件。（三）式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件。第四條 整理原則：遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)

4、系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第五條 質(zhì)量要求（一）歸檔文件收集應齊全完整。本機關(guān)形成的文件是歸檔重點。各單位要按照國家檔案局8號令要求，制定詳細的歸檔范圍和文書檔案保管期限表。（二）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等應符合檔案保護要求。（三）整理歸檔文件時應去除易銹蝕的金屬物，超大紙張應予折疊。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件、熱敏傳真紙文件應予復制。第六條 整理方法（一）裝訂：歸檔文件應按件裝訂。1、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；不同文字的文本，中文

5、版本在前，其它文種版本在后。有文件處理單的，應放在文件的前面。2、裝訂方法：裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。件內(nèi)頁數(shù)較少的推薦采用左上角“粘貼”或“不銹鋼訂書釘”裝訂，也可采用“一孔二線”或“二孔一線”的線裝裝訂法。采用左上角裝訂的，應將左、上側(cè)對齊；件內(nèi)頁數(shù)較多的推薦采用左側(cè)“三孔一線”裝訂法。采用左側(cè)裝訂的，應將左、下側(cè)對齊。已成冊不易拆封且未使用易銹蝕的金屬物裝訂的，無須另行裝訂。短期保存的歸檔文件可不予重新裝訂。（二）分類：一般采用年度、保管期限、機構(gòu)(問題)三種分類方法,可以組合成多種復式分類。其中年度、保管期限是必選項，機構(gòu)（問題）是選擇項。在基層單位或小

6、機關(guān)，每年形成的文件數(shù)量少，或者內(nèi)部機構(gòu)設置簡單。推薦采用“年度保管期限”分類方法。全宗內(nèi)的分類方案應保持相對穩(wěn)定。實體分類時將文件按不同年度、不同保管期限、不同機構(gòu)等進行相對集中，同一事由的文件盡量排在一起。1、按年度分類：以每年1月1日至12月31日為一個自然年度。學校以教學年度進行分類。（1）文件有多個時間特征一份文件包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。歸檔文件形成年度的確定方法：以文件簽發(fā)日期（即落款日期）判斷文件的所屬年度。計劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表、表彰先進等材料內(nèi)容所指年度與文件形成年度不一致，統(tǒng)一按其形成年度。例：2000年形成的200

7、12005年工作規(guī)劃，應歸入2000年度；2004年制定、2005年生效的法律法規(guī)，應歸入2004年。（2）跨年度形成的文件對請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、會議、案件等跨年度形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。例：下級單位2005年12月寫的請示，上級單位2006年1月收到，如將“請示與批復為一件”，則該請示應連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入2006年。（3）幾份文件為一件時以裝訂時排列最前面的文件的日期為準，如請示與批復，以批復日期為準。（4）未標注日期的文件應通過分析文件內(nèi)容等方法，考證和推斷文件的準確日期或大致日期，并據(jù)此按年度合理歸檔。2、按保管期限分類：按照機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書

8、檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局8號令），對歸檔文件按劃定的保管期限（永久、30年、10年）進行分類。3、按機構(gòu)（問題）分類：將歸檔文件按其形成或承辦的機構(gòu)（部門）分別進行整理，一個機構(gòu)設置一個類，機構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機關(guān)機構(gòu)序列表的規(guī)定順序排列。一般將領(lǐng)導機構(gòu)、綜合性機構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務部門。例：先排辦公室，后排業(yè)務處(室)、后勤部門等。采用機構(gòu)分類法，原則上以哪個機構(gòu)名義發(fā)文的就歸入哪個機構(gòu)類中，以機關(guān)名義發(fā)出的文件，則歸入起草的機構(gòu)類中。有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的，可由主辦機構(gòu)歸檔。如何歸類則須視具體情況而定，有主辦者的一般歸入主辦機構(gòu)。 使用問題分類法的立檔

9、單位，大多參照本單位的職能性質(zhì)來設置類別。如：將黨委、工會、共青團等機構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務類”，行政后勤等部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。當歸檔文件數(shù)量較多，分類需要分層進行時，采用幾種分類方法結(jié)合使用，稱為復式分類法。年度、保管期限、機構(gòu)（問題）三種分類方法，可以組合多種復式分類法。一個全宗內(nèi)只允許使用一種復式分類方法。年度、保管期限作為必選項，任何復式分類法都必須具備；機構(gòu)（問題）作為選擇項。例：保管期限年度 機構(gòu)分類法。即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構(gòu)分類。采用這種分類方法，在庫房管理時，不同保管

10、期限分別排架，便于今后檔案移交進館。分類方案為： 永久：2000年 辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處. 2001年 辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處. 2002年. 30年：2000年 辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處.2001年 辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處. 2002年. 10年：2000年 辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處.2001年 辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處.2002年. （三）排列歸檔文件應在分類的基礎(chǔ)上在最低一級類目內(nèi)進行排列。各機構(gòu)的文件依本機關(guān)機構(gòu)設置序列排列。一個類別內(nèi)的文件排列以遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因素。1、不同保管期限的文件，需分別排列。2、不同機構(gòu)（問題）的文件，按分類方

11、案設置的機構(gòu)（問題）序列排列。3、分類方案的最低一級類目中的文件，按事由結(jié)合時間、重要程度排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應集中排列在一起。4、因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成年度的相應保管期限最后，并在備考表中說明。在實際工作中應盡量避免這種情況。（四）編號歸檔文件應依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章中各項內(nèi)容的位置不得打亂。文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。填寫歸檔章項目的書寫材料應符

12、合檔案保護的耐久性要求。歸檔章的項目為：全宗號、年度、室編件號、機構(gòu)或問題、保管期限、館編件號（見圖A1）。1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。沒有全宗號的可以暫時不填。2、年度：以位阿拉伯數(shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二OO五年表示為“2005”，不能簡化為“05”。3、保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一標識為“永久”、“30年”“10年”。4、件號：文件的排列順序號。是指實體上裝訂在一起，編目時只體現(xiàn)一條條目。（1）室編件號：檔案室在分類方案的最低一級類目，如按“年度保管期限”分類，其最低一級類目為“保管期限”，即分別在三個保管期限里，按文件的排列順序從“”開始逐件編號，形成三個流水號。不

13、同類目之間不能交叉編號。編號必須與分類方案一致。（2）館編件號：進館時按要求填寫。（3）機構(gòu)（問題）：按機構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡稱；按問題分類的，用中文填寫類目名稱。（五）編目：依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。1、歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。但必須在題名欄中用( )注明有無來文，如“附請示”。2、歸檔文件目錄設置：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。（見圖A2）（1）件號：填寫室編件號。其件號應與檔案室整理體系相吻合，按照歸檔章項目中的件號填寫即可。（

14、2）責任者：制發(fā)文件的組織或個人。填寫時使用責任者全稱或其規(guī)范化簡稱。（3）文號：文件的發(fā)文字號。一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，須填寫完整。沒有文號的空缺。（4）題名：文件標題。沒有標題或標題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標題，外加“”號；會議記錄應自擬會議的主要內(nèi)容。文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄。文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄?！敖榻B信存根”等反映個人信息的表單應將其中的人名一一錄入。（5）日期：填寫文件的形成日期（即文件的落款時間），以位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如2005年1月8日，標注為20050108。（6）頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。用于

15、統(tǒng)計和核對。計算頁數(shù)時，以文件中有圖文的頁面都應在內(nèi)統(tǒng)計，公文處理單與文件一同歸檔的，應加上公文處理單的頁數(shù)?？傢摂?shù)用阿拉伯數(shù)字填寫。（7）備注：填寫需要說明的問題或情況。如需說明情況較多，可直接寫在盒內(nèi)備考表中，并在備注欄上注明。3、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準4型（長為297mm，寬為210mm）。4、歸檔文件目錄應裝訂成冊。它應包括目錄封面（設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)問題等項目）（見圖A3）和歸檔文件目錄二部分。（六）裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。1、檔案盒規(guī)格：檔案盒外形尺寸為長310mm，寬220mm，厚度為20mm、30mm

16、、40mm（見圖A（a）。2、檔案盒封面：在檔案盒封面上端用全稱或其規(guī)范化的簡稱標明全宗名稱。在全宗名稱下加劃雙橫線。（見圖A（a）3、檔案盒盒脊（底邊）：根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內(nèi)第一份文件和最后一份文件的件號，中間用“”連接。盒號，即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按要求編制。（見圖A4(b)圖、A4(c)）4、檔案盒材質(zhì)要求：應采用無酸紙制作。5、裝盒要求：將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒盒脊及備考表。不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)。同一年度、同一保管期限但不同機構(gòu)（問題）的歸檔文件可放入同一盒中。6、備考表置于盒內(nèi)文件之末，不宜印在檔案盒上。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明欄主要填寫盒內(nèi)文件缺損、修