合同管理作業(yè)指引

1、合同管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人流程概況流程目的流程風(fēng)險(xiǎn)確保合同執(zhí)行及關(guān)聯(lián)各方掌握合同主要條款內(nèi)容，提升合同履約質(zhì)量。流程范圍項(xiàng)目開發(fā)涉及的工程類、技術(shù)服務(wù)類和營銷策劃類合同的管理 工作。定義1、工程類合同：指項(xiàng)目開發(fā)過程中簽訂的監(jiān)理、總、分承包 施工、材料、設(shè)備訂購等合同或協(xié)議。2、技術(shù)服務(wù)類合同：設(shè)計(jì)、勘察、檢測(cè)、造價(jià)等。3、營銷策劃類合同：指項(xiàng)目開發(fā)過程中簽訂的市場(chǎng)調(diào)研、廣 告制做、廣告設(shè)計(jì)、媒體、營銷現(xiàn)場(chǎng)包裝、印刷品、銷售代理 等。流程客戶內(nèi)部客戶外部客戶流程參與部門項(xiàng)目事業(yè)部工程部、項(xiàng)目事業(yè)部成本部門、項(xiàng)目事業(yè)部財(cái)務(wù)部、 合同經(jīng)辦

2、部門、總部成本管理部、設(shè)計(jì)研發(fā)部、營銷管理部上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱工程招標(biāo)采購管理流程設(shè)計(jì)供方選擇及管理流程營銷供方選擇及管理流程流程KPI責(zé)任部門/崗位數(shù)據(jù)來源合同管理有效性各采購部門總部總裁辦合同檔案管理各采購部門合同管理臺(tái)帳合同數(shù)據(jù)庫的完善度、 更新的及時(shí)性各采購部門數(shù)據(jù)庫目錄流程關(guān)鍵點(diǎn)關(guān)鍵點(diǎn)說明支持文件組織制定標(biāo)準(zhǔn)合同方本參見4.2組織合同審批參見4.6合同變更組織會(huì)簽參見4.9流程圖 口口 口口口 口口口合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合

3、合合合合合合合 合合合合N合合合合合合合合合合,合合合合合合合合合合合亍合合F合合合合合合*合合合合 合合合合合合合合合合合合合 合合合合合合合合合 合合合合合合合合合合合合合合合合 合合合合合合合合合合合合合 合合合合合合合合合合合合合合合合合合Y合合合合f合合Y合合合合合合合、合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合合 Y合合合合合 合合"Y 合合 Y合合合合/合合合合合合合合合合合合合合Y-I1職責(zé)3.1 總部成本管理部 /項(xiàng)目事業(yè)部成本部門3.1.1 負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)格式合同的制訂和修訂(包括招標(biāo)文件范本) ；3.1.2 參與非項(xiàng)目事業(yè)部自主采購的合同評(píng)審會(huì)簽；3.1.3 負(fù)責(zé)組織項(xiàng)

4、目合同的規(guī)劃；3.1.4 負(fù)責(zé)公司合同的備案登記，建立合同臺(tái)賬。3.2項(xiàng)目事業(yè)部經(jīng)辦部門 / 總部經(jīng)辦部門3.2.1 負(fù)責(zé)制定本部門所負(fù)責(zé)合同的規(guī)劃；3.2.2 負(fù)責(zé)本部門合同臺(tái)帳的登記和管理；3.2.3 負(fù)責(zé)組織合同評(píng)審和會(huì)簽；3.2.4 負(fù)責(zé)組織合同交底。3.3 總部?jī)?nèi)部審計(jì)部3.3.1 參與標(biāo)準(zhǔn)格式合同的評(píng)審和會(huì)簽；3.3.2 負(fù)責(zé)合同的法律審核；3.3.3 負(fù)責(zé)合同經(jīng)濟(jì)法律糾紛的處理。3.4 項(xiàng)目事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)3.4.1 負(fù)責(zé)審批項(xiàng)目事業(yè)部自主采購的各類合同；3.4.2 參與總部主導(dǎo)、項(xiàng)目事業(yè)部主導(dǎo)采購的合同會(huì)簽。3.5 總部領(lǐng)導(dǎo)3.5.1 總部各部門分管副總裁負(fù)責(zé)審核各類標(biāo)準(zhǔn)格式合同、合

5、同規(guī)劃，總部總 裁批準(zhǔn)后生效；3.5.2 按權(quán)限審批非項(xiàng)目事業(yè)部自主采購的各類合同。四、 工作程序4.1 合同的分類4.1.1 合同分為以下幾類，責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)實(shí)施相應(yīng)的分類控制：1) 工程合同：總、分承包施工合同、監(jiān)理合同、材料、設(shè)備訂購合同；2) 技術(shù)服務(wù)合同：勘察、設(shè)計(jì)服務(wù)合同、造價(jià)咨詢服務(wù)合同；3) 營銷類合同：指項(xiàng)目開發(fā)過程中簽訂的市場(chǎng)調(diào)研、廣告制作、廣告設(shè)計(jì)、媒 體、營銷現(xiàn)場(chǎng)包裝、印刷品、銷售代理等。4.2 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的編制4.2.1 總部各專業(yè)部門編寫本專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本，相關(guān)部門參與編制，編寫完 成后與合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表一并交相關(guān)部門、總部?jī)?nèi)部審計(jì)部法 務(wù)審核；4.2.2

6、 標(biāo)準(zhǔn)合同審核部門在收到標(biāo)準(zhǔn)合同文本及合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表 3 個(gè) 工作日內(nèi)必須提出審核意見；4.2.3 總部各專業(yè)部門根據(jù)審核部門的審核意見對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修訂， 修 訂完成的標(biāo)準(zhǔn)合同文本經(jīng)審核通過后報(bào)總部?jī)?nèi)部審計(jì)部法務(wù)審核、總 部各部門分管副總裁審核、總裁批準(zhǔn)后生效；4.2.4 如有兩個(gè)以上審核部門認(rèn)為此類合同不符合標(biāo)準(zhǔn)化的條件， 則此類合同 的標(biāo)準(zhǔn)化工作應(yīng)重新由總部各專業(yè)部門組織評(píng)審；4.2.5 施工總包、監(jiān)理、勘察、樁基檢測(cè)、有線電視、電信、用水、用電、設(shè) 計(jì)合同的行業(yè)示范版本經(jīng)上述審核流程通過后，也可由總部?jī)?nèi)部審計(jì) 部法務(wù)審核、總部領(lǐng)導(dǎo)審批后生效；4.2.6 根據(jù)合同履行情況、政府法

7、規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，合同文本應(yīng) 持續(xù)改進(jìn)。由總部各專業(yè)部門及時(shí)提出，按照本條規(guī)定的程序進(jìn)行修 改。4.3 合同規(guī)劃4.3.1 合同規(guī)劃的范圍：合同規(guī)劃的范圍包括工程類合同、技術(shù)服務(wù)合同、營銷類 合同等，其中建筑工程類合同是合同規(guī)劃的重點(diǎn)，建筑工程類合同包括以下合同形 式：1）總承包工程；2）直接發(fā)包類（甲方獨(dú)立分包工程） ；3）直接采購類（甲方供應(yīng)材料） ；4）指定分包類（指定分包工程，在總包合同范圍內(nèi)） ；5）指定供應(yīng)類（甲指乙供材料，在總包合同范圍內(nèi)） 。4.3.2 合同計(jì)價(jià)模式：計(jì)價(jià)模式一般分為合同總價(jià)包干、合同單價(jià)包干、合同條件 結(jié)算三種；乙供材料的認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)分為合同定質(zhì)定價(jià)、階

8、段性認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)兩種模式。4.3.3 合同規(guī)劃的基本內(nèi)容：1）合理劃分建設(shè)工程范圍，確定需要簽訂合同的數(shù)量與合同間的彼此關(guān)系；2）確定建設(shè)工程合理的估算費(fèi)用及每個(gè)合同的估算費(fèi)用；3）描述每個(gè)合同對(duì)應(yīng)的招標(biāo)范圍；4）清晰明確地劃分合同之間的承包界面，做到既不重復(fù)，也無遺漏。4.3.4 合同規(guī)劃的編制 公司成本管理部根據(jù)項(xiàng)目開發(fā)的實(shí)際情況，在取得建設(shè)工程規(guī)劃許可證三 個(gè)月內(nèi)，參照合同規(guī)劃明細(xì)表 （模板）格式組織相關(guān)部門編制合同規(guī)劃：1）設(shè)計(jì)研發(fā)部負(fù)責(zé)編制設(shè)計(jì)合同規(guī)劃；2）營銷管理部負(fù)責(zé)編制營銷合同規(guī)劃；3）工程技術(shù)部負(fù)責(zé)編制工程類合同規(guī)劃；4）成本管理部負(fù)責(zé)編制材料設(shè)備類合同規(guī)劃?？偛砍杀竟芾聿渴占?/p>

9、理項(xiàng)目各專業(yè)合同規(guī)劃，組織評(píng)審后報(bào)主管副總裁審 核，總部總裁審批后執(zhí)行。4.4 確定合作方4.4.1 合作方必須按照各類相應(yīng)的采購管理流程或作業(yè)指引的規(guī)定來選擇；4.4.2 政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可直接簽訂合同。4.5 合同草擬4.5.1 合同由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)草擬，已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本； （總部主導(dǎo)的招標(biāo)由總部相關(guān)部門負(fù)責(zé)，非總部主導(dǎo)的招標(biāo)由項(xiàng)目事業(yè)部相關(guān)部門 負(fù)責(zé)，下同）4.5.2 采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ) 充條款；4.5.3 政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定，可采用所要求的合同文本；公司尚未制定或不 宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照

10、以往的合同或最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同 示范文本另行擬定合同；4.5.4 經(jīng)辦部門在擬訂合同條款或補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，應(yīng)做到內(nèi)容合法、條款齊備、文字 清楚、表述規(guī)范、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，日期、期限和數(shù)字準(zhǔn)確。適用時(shí)應(yīng)包 括：a、合同名稱；b、甲乙方名稱及地址，經(jīng)辦人聯(lián)系電話；c、甲乙方法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專用章；d、合同簽定日期；e、標(biāo)的（內(nèi)容）；f 、數(shù)量、質(zhì)量；g、 價(jià)款或酬金（工程計(jì)價(jià)方法、工程款支付方式）；h、履約方式、地點(diǎn)、費(fèi)用的承擔(dān)；i 、違約責(zé)任（甲乙方權(quán)利、義務(wù)） ；j 、生效、失效條件（諾成、踐成合同） ；k、解決爭(zhēng)議的方法；l 、合同的份數(shù)及附件；m保密

11、條款（如果有需要）。4.5.5 對(duì)方提供格式合同的，經(jīng)辦部門應(yīng)首先檢查是否與招標(biāo)文件要求或投標(biāo)文件 等承諾一致，然后再參照 4.4.4 檢查。4.6 合同談判4.6.1 當(dāng)通過招投標(biāo)或其它合法途徑確定合同談判單位后，經(jīng)辦部門應(yīng)按以下規(guī)定 組織談判。4.6.2 需要時(shí)經(jīng)辦部門應(yīng)在談判前對(duì)合同談判對(duì)象的以下資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核：a）簽約對(duì)方的法人資格、資信情況、經(jīng)營范圍及代理權(quán)限進(jìn)行調(diào)查和核 實(shí)；b）屬對(duì)方當(dāng)事人委托代理人簽訂合同的，經(jīng)辦人必須要求對(duì)方代理人出 具有對(duì)方法定代表人簽字并蓋公章的書面授權(quán)委托書， 同時(shí)要對(duì)授權(quán)的 具體內(nèi)容和授權(quán)期限進(jìn)行審核，以防委托代理人越權(quán)簽訂合同。4.6.3 經(jīng)辦部門確定

12、進(jìn)行合同談判交底時(shí)，就以下談判準(zhǔn)備事項(xiàng)進(jìn)行安排：a）確定談判的目標(biāo)；b）確定必要時(shí)作出哪些讓步；c）確定我方及對(duì)方的實(shí)際需求（或目標(biāo)）和強(qiáng)制（或約束）條件；d）準(zhǔn)備初步的談判日程及談判內(nèi)容的先后次序；e）確定談判的人選、分工和談判的原則等。4.6.4 經(jīng)辦部門與招標(biāo)入圍單位進(jìn)行談判；4.6.5 需要時(shí)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門就談判的結(jié)果進(jìn)行交底；4.6.6 經(jīng)辦部門整理談判資料及結(jié)論，準(zhǔn)備填寫合同審批表 。4.7 合同審批4.7.1 與供方商談一致后，經(jīng)辦部門按照合同審批表的要求，將草擬好的合同分別 報(bào)相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)審批（項(xiàng)目事業(yè)部自主采購的合同報(bào)項(xiàng)目事業(yè)部相關(guān)部門，項(xiàng)目 事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批；非項(xiàng)目事

13、業(yè)部自主采購的合同還需報(bào)總部相關(guān)部門，總部領(lǐng)導(dǎo)審 批）；各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出書面或者口頭修改意見， 經(jīng)辦部門 根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本，各審核部門根據(jù)最終的合同文本在合同審批 表上簽署是否同意的意見；4.7.2 如審核部門對(duì)合同提出修改意見，經(jīng)辦部門必須重新組織與供方的洽商，必 要時(shí)各意見提出部門均應(yīng)參加洽商，雙方取得一致后進(jìn)行修改；4.7.3 不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同，審核程序可以有差異，所有非標(biāo)準(zhǔn)合同及標(biāo) 準(zhǔn)合同修改條款均需有法務(wù)人員審核；4.7.4 所有涉及結(jié)算的合同均需有項(xiàng)目事業(yè)部成本部門審核（項(xiàng)目事業(yè)部自主采購 的合同由項(xiàng)目事業(yè)部成本部門審核，非項(xiàng)目事業(yè)部

14、自主采購的合同由總部成本管理 部審核）。4.7.5 合同經(jīng)各部門審核同意后，報(bào)相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)審批（項(xiàng)目事業(yè)部自主采購的 合同報(bào)項(xiàng)目事業(yè)部相關(guān)部門，項(xiàng)目事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批；非項(xiàng)目事業(yè)部自主采購的合同 還需報(bào)總部相關(guān)部門，總部領(lǐng)導(dǎo)審批） 。4.8 合同簽署4.8.1 合同擬稿必須經(jīng)過審批之后方可簽署；4.8.2 總部主導(dǎo)招標(biāo)和非總部主導(dǎo)招標(biāo)的合同都由項(xiàng)目事業(yè)部簽署；4.8.3 項(xiàng)目事業(yè)部合同專用章應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)保管，除非公司法定代表人或者總經(jīng)理 簽字同意，否則不得向任何人出借；4.8.4 合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章；4.8.5 合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章；不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)盡量避免我

15、方先 行簽字蓋章；對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行；4.8.6 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案 的，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)；4.8.7 合同簽署后應(yīng)及時(shí)在本部門的“合同管理臺(tái)帳”內(nèi)登記。4.8.8 工程類合同同時(shí)簽訂工程質(zhì)量保修協(xié)議及廉潔合作協(xié)議 。4.9 合同履行和檢查4.9.1 經(jīng)辦部門組織進(jìn)行合同的交底；4.9.2 合同訂立之后，經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤；項(xiàng)目事業(yè) 部財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督；總部各專業(yè)部門、總部成本管理部 及內(nèi)部審計(jì)部等其他部門應(yīng)對(duì)合同的履行給予必要的協(xié)助；4.9.3 合同的履行過程中

16、，總部各專業(yè)部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行抽查；4.9.4 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，經(jīng)辦 人員須及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施；4.9.5 合同履行過程中，需要對(duì)來往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的，應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人， 由部門負(fù)責(zé)人簽字；確需當(dāng)場(chǎng)或者立即簽字的，可由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人書面授權(quán)的人 員直接簽字。但是，來往函件或者單據(jù)涉及合同變更、轉(zhuǎn)讓或者終止的，按照本規(guī) 范關(guān)于合同變更、轉(zhuǎn)讓或者解除的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。4.10 合同變更和轉(zhuǎn)讓4.10.1 合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，或者對(duì)方提出變更 要求的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理請(qǐng)示，

17、經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意變更的，始得變更（總 部主導(dǎo)招標(biāo)的合同應(yīng)經(jīng)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人審核，部門分管副總裁同意變更的，始得變 更；非總部主導(dǎo)招標(biāo)的合同應(yīng)經(jīng)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理同意變更的，始得變 更），雙方應(yīng)書面對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)， 我方由經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)的人員簽字 確認(rèn)。對(duì)雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行重大變更的，應(yīng)當(dāng)按照合同訂立的有關(guān)程序辦 理報(bào)批，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同；4.10.2 合同訂立后，對(duì)方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的， 或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的，由經(jīng)辦人員按照合 同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂合同或者補(bǔ)充合同；4.10.3 法律、法規(guī)

18、規(guī)定變更、轉(zhuǎn)讓合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，經(jīng)辦人員應(yīng) 當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。4.11合同解除4.11.1合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除合 同的，參照合同訂立的有關(guān)程序辦理，雙方就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同； 4.11.2合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立即報(bào)部門負(fù)責(zé)人，以決定解約條件是否成就或解 約方式是否有效。4.12合同歸檔4.12.1項(xiàng)目事業(yè)部自主、主導(dǎo)采購合同應(yīng)有五份原件，項(xiàng)目事業(yè)部綜合管理部（綜 合部）、項(xiàng)目事業(yè)部財(cái)務(wù)部、經(jīng)辦部門、項(xiàng)目事業(yè)部成本部門、相關(guān)部門各一份；項(xiàng) 目事業(yè)部主導(dǎo)采購的合同總部成本管理部、總部財(cái)務(wù)管理部各備案一份。4.12.2總部主導(dǎo)采購合同五份原件：總部成本管理部、總部財(cái)務(wù)管理部、經(jīng)辦部門、 相關(guān)部門各一份。項(xiàng)目事業(yè)部綜合管理部備案（綜合部）。4.12.3招投標(biāo)文件存檔案室（項(xiàng)目事業(yè)部為項(xiàng)目事業(yè)部綜合管理部（綜合部）、總部為人事行政部）。五、支持性文件5.1 HM-CG-OPOO工程招標(biāo)采購管理流程5.2H