在審計(jì)中的應(yīng)用

1、第六章 EXCEL 在審計(jì)中的應(yīng)用 1第一節(jié)復(fù)制粘貼在審計(jì)中的應(yīng)用 1 第二節(jié)排序、篩選、分類(lèi)匯總在審計(jì)中的應(yīng)用 7 第三節(jié) EXCEL 的“公式審核”功能在審計(jì)中的應(yīng)用 9 第四節(jié) EXCEL 在審計(jì)抽樣中的應(yīng)用 13 第五節(jié) EXCEL 在審計(jì)復(fù)核中的應(yīng)用 17 第六節(jié) EXCEL 在審計(jì)制表中的應(yīng)用 19 第七節(jié) EXCEL 的數(shù)據(jù)保護(hù)功能在審計(jì)中的應(yīng)用 21第六章Excel 在審計(jì)中的應(yīng)用電子表格軟件 Excel 以其強(qiáng)大的功能在處理數(shù)據(jù)、排序、篩選、匯總、計(jì)算形成工作底 稿方面發(fā)揮了很大的作用，成為審計(jì)人員的有力助手，在審計(jì)工作中得以廣泛使用。第一節(jié) 復(fù)制粘貼在審計(jì)中的應(yīng)用復(fù)制和粘貼

2、是各種審計(jì)數(shù)據(jù)資源相互傳遞的基本途徑， 是各種軟件之間數(shù)據(jù)利用的有效 方法。復(fù)制粘貼的基本操作步驟如下：選定要復(fù)制的內(nèi)容；單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制” ，或 單擊“編輯”菜單下“復(fù)制”命令，或按 Ctrl+C 鍵；將光標(biāo)定位到要插入的位置；單擊鼠 標(biāo)右鍵選擇“粘貼” ，或單擊“編輯”菜單下“粘貼”命令，或按 Ctrl+V 鍵。本節(jié)主要講述的是在審計(jì)過(guò)程中涉及到的復(fù)制粘貼的其他用法。一、復(fù)制復(fù)制是 Excel 中最常用的操作， 靈活運(yùn)用各種不同的復(fù)制方法， 可以顯著提高審計(jì)效率。 下面介紹幾種不同的復(fù)制方法：1原樣或全部復(fù)制已經(jīng)編輯好的單元格內(nèi)容。選中要復(fù)制的單元格，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，再選擇目標(biāo)

3、單元格，單擊“粘貼”實(shí)現(xiàn)復(fù)制，或執(zhí)行單元格拖動(dòng)即可。2復(fù)制單元格中的部分特性。選中要進(jìn)行復(fù)制的單元格，單擊“復(fù)制”命令，然后將 鼠標(biāo)移動(dòng)到目標(biāo)單元格，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖 7-7 所示的 對(duì)話框。選擇性輅貼粘貼部準(zhǔn)衛(wèi)有效性驗(yàn)證O公式X)o邊框除外COO數(shù)值迪o列寬但)O格式o公式和數(shù)字格式O扌昭主(£)o值和數(shù)字格式運(yùn)算©無(wú)Q)o乘電)o加)O除o減跳過(guò)空單元轉(zhuǎn)置)猶貼鏈接E) |_ 確走 取消_ 圖7-7選擇性粘貼選擇所需粘貼的內(nèi)容或其他選項(xiàng)，如只復(fù)制格式，則選中“格式”，單擊“確定”按鈕即可。3.工作表的復(fù)制。在一個(gè)工作簿中，通常需要進(jìn)行工作

4、表之間的復(fù)制操作，如果僅在 表格數(shù)據(jù)區(qū)進(jìn)行選擇，執(zhí)行“復(fù)制”、“粘貼”命令后，只能復(fù)制其單元格數(shù)據(jù)，而結(jié)構(gòu)、格 式、屬性并沒(méi)有復(fù)制過(guò)來(lái)。要解決此問(wèn)題，可以采用以下方法：(1)使用菜單復(fù)制工作表。 用鼠標(biāo)右鍵單擊要復(fù)制的工作表標(biāo)簽，彈出如圖所示的菜單條選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”。22選定目標(biāo)區(qū)域*然后翹EHTEK或選擇"粘貼和圖7-8移動(dòng)和復(fù)制工作表或單擊“編輯”菜單下的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”彈出如圖7-9所示的對(duì)話框:圖7-9指定工作簿選定目標(biāo)工作簿及在工作簿中的位置，選擇"建立副本”，單擊"確定”按鈕，新的工作表就建立了。（2）拖動(dòng)鼠標(biāo)復(fù)制工作表。這種方法僅限于同一

5、工作簿內(nèi)復(fù)制工作表。方法是單擊要 復(fù)制的工作表標(biāo)簽，同時(shí)按下Ctrl鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)工作表標(biāo)簽處松開(kāi)，就會(huì)產(chǎn)生一張完全相同的工作表，新工作表標(biāo)簽為“工作表（2） ”，將其重新命名即完成一張工作表的復(fù)制。4.復(fù)制到 Word。審計(jì)數(shù)據(jù)通常以表格或報(bào)表的形式反映出來(lái)，而審計(jì)報(bào)告中常常要用 到表格或報(bào)表的數(shù)據(jù)，如果表格的數(shù)值發(fā)生變動(dòng)，必然要修改報(bào)告中的數(shù)據(jù)，如果數(shù)字被多次修改或修改的數(shù)字很多，很可能在報(bào)告中發(fā)生遺漏，而且非常麻煩。將Word與Excel結(jié)合起來(lái)使用，則可以解決這一問(wèn)題。當(dāng)報(bào)告中需要數(shù)據(jù)時(shí)，可以從Excel表格中鏈接過(guò)來(lái)；當(dāng)Excel表格的數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，Word中的數(shù)據(jù)會(huì)被自動(dòng)更新

6、。具體操作如下：分別打開(kāi)要進(jìn)行鏈接的 Word和Excel文件，在Excel表格中，選中要復(fù)制的單元格， 單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到Word文檔，再要輸入數(shù)據(jù)處單擊鼠標(biāo)，然后單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖7-10所示的對(duì)話框。圖7-10選擇性粘貼在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選擇“粘貼鏈接”，在“形式”備選框中選擇"無(wú)格式文本”,單擊“確定”按鈕，Excel表格中的數(shù)據(jù)就復(fù)制到 Word文檔中了，當(dāng)Excel表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，報(bào)告中的數(shù)據(jù)會(huì)同時(shí)作相應(yīng)變動(dòng)。如果要把Excel表格整體復(fù)制到 Word文檔中，在“粘貼鏈接”時(shí)，選擇“帶格式文本”，單擊“確

7、定”按鈕即可。、粘貼圖7-12選擇性粘貼命令窗復(fù)制和粘貼是不可分的，在談復(fù)制時(shí)，要用到粘貼；要進(jìn)行粘貼，首先要復(fù)制，這里主 要講一些在復(fù)制中沒(méi)有說(shuō)明的問(wèn)題。1 粘貼數(shù)值。在審計(jì)工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問(wèn)題：如何將原來(lái)表格中的格式復(fù)制 到現(xiàn)有工作表中？如何將計(jì)算結(jié)果保存到另一張工作表，而不將公式帶過(guò)去？這就需要適用“選擇性粘貼”來(lái)完成。例如：將圖7-11的D1的結(jié)果復(fù)制到另一個(gè)工作簿的C1中。操作如下：選擇要復(fù)制的區(qū)域 D1，單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到目標(biāo)工作簿的目 標(biāo)單元格C1，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖7-12所示“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇“數(shù)值”，單擊“

8、確定”按鈕即可。如果執(zhí)行“粘貼”命令，其結(jié)果如圖 7-13所示，其差異顯而易見(jiàn)。C1單元格只有數(shù)字，而 D2單元格復(fù)制的是公式，所以其結(jié)果為0。D1& =A1+B1-C1ABC7-11選擇性粘貼數(shù)據(jù)源C1ABC23456789101112131415161718D2A =A2+B2-C2此操作也可以用公式法完成，結(jié)果雖然相同,但采用“選擇性粘貼”計(jì)算的結(jié)果是靜態(tài)2 運(yùn)算后粘貼。審計(jì)人員在導(dǎo)入被審單位的報(bào)表時(shí)往往其金額是以元為單位的數(shù)據(jù)， 而審計(jì)中往往用的金額單位是萬(wàn)元，這時(shí)就需要運(yùn)用“選擇性粘貼”功能，將金額單位改為萬(wàn)元。具體操作如下：?jiǎn)螕簟熬幵谶x定表格的空白

9、單元格輸入10000,并將其復(fù)制。選定需要更改數(shù)據(jù)的范圍，輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中選擇“全部”、“除”，如圖7-14所示，并單擊“確定”按鈕，此時(shí)被選范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)均由元改為萬(wàn)元，同時(shí)刪除在空 白單元格輸入的10000 （結(jié)果如圖7-15所示）。ABCD15000002800000096000650000.10000341567891011121314151617131J20圖7-14選擇性粘貼命令窗Al電Ab1二 50280039.6465一5的，即計(jì)算結(jié)果與 D4單元格無(wú)關(guān)，而采用公式法計(jì)算結(jié)果是動(dòng)態(tài)的，若刪除D4單元格數(shù)值，則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息。兩種方法可以根據(jù)

10、實(shí)際工作需要選擇使用。3粘貼轉(zhuǎn)置。在審計(jì)工作中還會(huì)遇到一個(gè)問(wèn)題，就是要進(jìn)行匯總的數(shù)據(jù)行和列正好相反，要處理這類(lèi)問(wèn)題，使用的就是“選擇性粘貼”的粘貼“轉(zhuǎn)置”功能。選擇性粘貼岡結(jié)貼全都0有效性驗(yàn)證o發(fā)式世o邊框除外腳O數(shù)值®0列寬©O格式0公式和數(shù)宇格式®O批注0值和數(shù)字格式QJ）運(yùn)篡無(wú)辺O乘迥）O加迦0除（I）o減跳過(guò)空單元迦01'®!iraii-iraii-i iwii-nm r!ii塾施攝 確定 I 取消 J圖7-16選擇性粘貼命令窗4粘貼連接。在復(fù)制中已經(jīng)介紹了在Word中粘貼鏈接，其實(shí)，更常用的“粘貼鏈接”是在工作簿或工作表之間的鏈接，建立

11、鏈接的方法是在“選擇性粘貼”時(shí)，選擇“粘貼鏈接”旌擇性粘貼171區(qū)粘貼洼部trao有效性驗(yàn)證®O公式辺）o邊框除外辺O數(shù)值邊0列寬O格式o公式和數(shù)字格式®o批注©O值和數(shù)字格式匹）無(wú)肋O乘勉）o加o除o減跳過(guò)空單元轉(zhuǎn)置粘貼耨接I 確定 取消圖7-17選擇性粘貼命令窗另外，在Word中引用的粘貼過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)， 若想知道其具體情況， 這時(shí)可以采用建立“粘 貼為超級(jí)鏈接”的辦法，方法是：?jiǎn)螕簟熬庉嫛辈藛蜗碌摹罢迟N為超級(jí)鏈接”命令。建立鏈 接后，就可以從 Word鏈接到所引用的工作表的源數(shù)據(jù)處，如果為了使用更方便，也可以建 立一個(gè)對(duì)鏈接，這樣鏈接對(duì)象就可以互相切換了。利用這

12、種方法，可以將一套互相獨(dú)立的工作底稿組合成互相引用、互相切換、自動(dòng)化程度較高的實(shí)用程序。第二節(jié) 排序、篩選、分類(lèi)匯總在審計(jì)中的應(yīng)用排序、篩選和分類(lèi)匯總是 Excel中利用比較多的功能，在審計(jì)實(shí)務(wù)中運(yùn)用也非常廣泛。 它可以快速、有效地幫助審計(jì)人員整理和分析審計(jì)資料，科學(xué)合理的按照某一標(biāo)準(zhǔn)確定抽查樣本。一、排序使用Excel提供的排序功能，可以對(duì)數(shù)據(jù)按設(shè)定的排序字段按照升序或降序排序。選擇“數(shù)據(jù)”中“排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話框，如圖7-18所示，在排序?qū)υ捒蛑性O(shè)定排序的主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字和第三關(guān)鍵字。排序的順序可以是遞增的也可以遞減。要注意的是如果數(shù)據(jù)中有標(biāo)題行，在排序時(shí)應(yīng)選擇“有標(biāo)題行”

13、選項(xiàng)，排序時(shí)Excel就會(huì)將數(shù)據(jù)中的第一行作為標(biāo)題行放置在最上端，否則就會(huì)和其他數(shù)據(jù)內(nèi)容在一起進(jìn)行排序了。圖7-18排序命令窗審計(jì)實(shí)務(wù)中，排序功能可以應(yīng)用很多方面。如對(duì)往來(lái)賬戶的審計(jì)，對(duì)“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”的 審計(jì)、對(duì)票據(jù)的審計(jì)等都可以應(yīng)用該功能。1對(duì)“應(yīng)收賬款”等往來(lái)賬戶進(jìn)行審計(jì)，可以利用電子數(shù)據(jù)，按金額大小、賬齡長(zhǎng)短 等進(jìn)行分類(lèi)排序，以分析其結(jié)構(gòu)、性質(zhì)，并抽取重點(diǎn)樣本進(jìn)行延伸審計(jì)。2在“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”的審計(jì)中，可按類(lèi)別、對(duì)象、經(jīng)辦人、金額等進(jìn)行分類(lèi)排列，不 僅能摸清其全貌，從繁雜的經(jīng)費(fèi)支出中理出頭緒，找出規(guī)律，分析其合理、合法性，同時(shí)也 是發(fā)現(xiàn)審計(jì)線索的重要渠道。3 在票據(jù)審計(jì)中，對(duì)稅收發(fā)票、行政

14、事業(yè)收費(fèi)憑證、內(nèi)部自制憑證等，選定目標(biāo)，按編號(hào)排序，能得知票據(jù)短缺情況并進(jìn)行追查；按金額排序，有利于選擇重點(diǎn)抽查對(duì)象進(jìn)行審查。4 在貨幣資金審計(jì)中，對(duì)現(xiàn)金、銀行存款等項(xiàng)目確定抽樣范圍后，按筆次、金額大小 進(jìn)行排序，可找出重點(diǎn)、疑點(diǎn)進(jìn)行審查。在其他很多方面，也都可以利用“排序”功能達(dá)到審計(jì)目標(biāo)。二、篩選Excel提供的篩選功能包括兩類(lèi)：自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。自動(dòng)篩選可以在數(shù)據(jù)中通過(guò)使用同一數(shù)據(jù)列中的一個(gè)或兩個(gè)比較條件來(lái)查找數(shù)據(jù)行中的特定值。高級(jí)篩選可以根據(jù)一列中的多個(gè)條件、多列中的多個(gè)條件和作為公式結(jié)果生成的條件作為檢索依據(jù)，查找數(shù)據(jù)行中的特定值。使用自動(dòng)篩選可以在選定數(shù)據(jù)清單任一單元格后，直接選

15、擇菜單“數(shù)據(jù)”的“篩選”命 令下的“自動(dòng)篩選”子命令，數(shù)據(jù)中各列標(biāo)題的右側(cè)均出現(xiàn)一個(gè)下三角按鈕，單擊按鈕即可 進(jìn)行操作。使用高級(jí)篩選可以在數(shù)據(jù)清單下方建立條件區(qū)域，單擊菜單“數(shù)據(jù)”的“篩選”命令下 的“高級(jí)篩選”子命令，彈出“高級(jí)篩選”對(duì)話框，在對(duì)話框中輸入“列表區(qū)域”和“條件 區(qū)域”中的單元格引用，單擊“確定”按鈕即可顯示出高級(jí)篩選后的結(jié)果。圖7-19高級(jí)篩選命令窗但在審計(jì)實(shí)務(wù)中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選時(shí)，由于一些表格的表頭常帶有標(biāo)題、合并單元格等內(nèi)容，結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選時(shí)，常常會(huì)遇到計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別字段名的問(wèn)題，使操作無(wú)法正常進(jìn)行。要解決這一問(wèn)題，可以采用將數(shù)據(jù)區(qū)域與表頭區(qū)域分開(kāi)的辦法，

16、即在表頭和數(shù)據(jù)之間插入空行，然后再進(jìn)行篩選。具體操作如下：鼠標(biāo)單擊第一行要進(jìn)行篩選的數(shù) 據(jù)，單擊“插入”菜單下的“行”命令，插入兩行，然后把第一行隱藏（使用拖動(dòng)或“格式” 菜單下的“隱藏行”命令實(shí)現(xiàn)），在第二空行中輸入“ 1、2、3、”作為字段名，或輸入 更有助于識(shí)別的其他字段名，如要進(jìn)行篩選。單擊數(shù)據(jù)區(qū)內(nèi)任意單元格，然后打開(kāi)“數(shù)據(jù)” 菜單，執(zhí)行“篩選”下的“自動(dòng)篩選”子命令即可。三、分類(lèi)匯總Excel提供了分類(lèi)匯總功能，使用該功能可以對(duì)表中數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)方法包括：匯總、計(jì)數(shù)、求平均值、求最大值、求最小值、乘積、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體標(biāo)準(zhǔn)偏差、方差、總 體方差等。在數(shù)據(jù)清單執(zhí)行分類(lèi)匯總功能之前

17、，首先應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)清單中要進(jìn)行分類(lèi)匯總的字段排序。然后再單擊“數(shù)據(jù)”菜單下“分類(lèi)匯總”命令，彈出如圖7-20所示對(duì)話框。在“分類(lèi)匯總”對(duì)話框中確定需匯總的內(nèi)容，包括“分類(lèi)字段”、“匯總方式”、“選定匯總項(xiàng)”，再根據(jù)需要選擇“替換當(dāng)前分類(lèi)匯總”、“每組數(shù)據(jù)分頁(yè)”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”，若 不選第三項(xiàng)，則匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)上方。單擊“確定”按鈕即可出現(xiàn)結(jié)果。幷類(lèi)匯總分類(lèi)字段回替換當(dāng)前分類(lèi)匯總(0一I每組數(shù)據(jù)分更迢)0匯總錯(cuò)果顯示在數(shù)據(jù)下方$)金部刪除®1確定wi圖7-20分類(lèi)匯總命令窗第三節(jié) Excel的“公式審核”功能在審計(jì)中的應(yīng)用在Excel中的“工具”菜單下有一個(gè)“公式審核”命令

18、，利用“公式審核”功能可以幫 助審計(jì)人員在處理 Excel工作表時(shí)，查找單元格的引用或從屬單元格，圈釋無(wú)效(或重要) 數(shù)據(jù)等。下面討論如何運(yùn)用“公式審核”功能。一、追蹤錯(cuò)誤在審計(jì)過(guò)程中，無(wú)論是在符合性測(cè)試階段還是實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段都經(jīng)常利用到公式，比如在進(jìn)行分析性復(fù)核時(shí)，為了確定被審單位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的變化程度和方向及被審單位的業(yè)務(wù)趨 勢(shì)，就會(huì)運(yùn)用公式來(lái)計(jì)算各種分析指標(biāo)。但是在輸入公式的單元格里，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)#DIV/0 !、#VALUE !、#NAME ?、#N/A !、#REF !、#NUM !、#NULL!等錯(cuò)誤標(biāo)識(shí)。這些標(biāo)識(shí)的涵義 是指：(1) 使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類(lèi)型時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值“#

19、VALUE !”；(2) 當(dāng)公式被0除時(shí)，會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤“ #DIV/0 !”；(3) 當(dāng)公式中產(chǎn)生不能識(shí)別的文本時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值“#NAME ? ”；(4) 當(dāng)在函數(shù)或公式中沒(méi)有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值“#N/A !”；(5) 當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí)，產(chǎn)生錯(cuò)誤值“#REF、”；(6) 當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值“#NUM !”；(7) 當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值“#NULL! ”。出現(xiàn)這些錯(cuò)誤后，最重要的主要工作就是要查找錯(cuò)誤來(lái)源。Excel本身提供了一個(gè)有效的查找錯(cuò)誤的工具。例如：在圖7-21的工作表中，D3、C7、E7單元格中都顯示了公式的錯(cuò)誤值。ABC

20、DE 1152503r #NULLl460550670r#DIV/0!'#NULLl圖7-21公式錯(cuò)誤值的顯示方式1 利用Ctrl+鍵就可以顯示出公式的具體情況，如圖7-22所示。ABcDE152503=A1+E4-C1:C4 E1:E346055067=C2-C5=C2/B7=D3+E4/B7圖7-22公式顯示方式2.要查找這些公式中錯(cuò)誤的來(lái)源，可以利用“審核”功能。如選中E7單元格，在執(zhí)行“工具一一公式審核一一追蹤”引用單元格后，發(fā)現(xiàn)屏幕上多了一些箭頭，我們稱(chēng)為追蹤箭頭，該箭頭顯示活動(dòng)單元格與其相關(guān)單元格之間的關(guān)系。圖7-23活動(dòng)單元格與相關(guān)單元格的關(guān)系顯示方式由提供數(shù)據(jù)的單元格指

21、向其他單元格時(shí)，追蹤箭頭為藍(lán)色，如E4、B7 ;如果單元格中包含錯(cuò)誤值，如 D3，追蹤箭頭為紅色。通過(guò)分析這些單元格的公式，D3單元格本身就含有空值錯(cuò)誤，所以箭頭來(lái)源是紅色的。由于B7單元格的值為零，所以 C7出現(xiàn)了除零的錯(cuò)誤（如圖7-23所示）。ABCDE1525?3=A1+E4H1:C4 E1：E3460 寸55i67=g2-C572/B7=D3+E4/B7圖7-24關(guān)聯(lián)關(guān)系結(jié)果顯示方式這樣，如果在進(jìn)行審計(jì)試算時(shí)，一旦出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤或得到錯(cuò)誤值，就可以通過(guò)采用追蹤引用單元格這一功能很容易的找到錯(cuò)誤的出處，查清原因，進(jìn)行修改。二、查找引用單元格在審計(jì)過(guò)程中，常常需要閱讀和審核被審單位的電子報(bào)表

22、，而報(bào)表內(nèi)各項(xiàng)目之間可能存在著相互關(guān)系，比如主營(yíng)業(yè)務(wù)利潤(rùn) =主營(yíng)業(yè)務(wù)收入-主營(yíng)業(yè)務(wù)成本-主營(yíng)業(yè)務(wù)稅金及附加，為 了清楚掌握的各單元格之間的關(guān)系，我們可以利用Excel的“追蹤引用單元格”加以分析。例如：如圖7-25所示是一個(gè)簡(jiǎn)要的損益表（為了反映單元格之間的關(guān)系，對(duì)報(bào)表格式 作了調(diào)整）。ABCD12利潤(rùn)總額41000034營(yíng)業(yè)利澗投資收益營(yíng)業(yè)外收入營(yíng)業(yè)外支出537000050000100002000067主營(yíng)業(yè)務(wù)利潤(rùn)其他業(yè)務(wù)利潤(rùn)管理費(fèi)用財(cái)務(wù)費(fèi)劇850000020000150000150000圖7-25損益表數(shù)據(jù)表1 選擇B2單元格，執(zhí)行“工具一一公式審核一一追蹤引用單元格”，工作表就會(huì)出現(xiàn)A5

23、、B5、C5、D5四個(gè)單元格指向B2單元格的藍(lán)色箭頭（如圖 7-26所示），這是第一層藍(lán) 色箭頭，體現(xiàn)了利潤(rùn)總額的來(lái)源。ABCD12利潤(rùn)總額|34投資收益、營(yíng)酬收入營(yíng)業(yè)外支出5/ 370000150000、10000'J 2000061主營(yíng)業(yè)務(wù)利澗其他業(yè)務(wù)利澗管理費(fèi)用財(cái)務(wù)費(fèi)用8500000200001500001500002、再執(zhí)行一次 “工具一一審核一一追蹤引用單元格” 體現(xiàn)了營(yíng)業(yè)利潤(rùn)的來(lái)源，我們可以發(fā)現(xiàn)在計(jì)算營(yíng)業(yè)利潤(rùn)時(shí)，圖7-26損益表的數(shù)據(jù)關(guān)系圖1，就會(huì)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)了第二層箭頭,“管理費(fèi)用”項(xiàng)目被漏記了。/產(chǎn)：-4100001利潤(rùn)總額iWfcA營(yíng)業(yè)外支出營(yíng)業(yè)5000010000200

24、0050000020000150000000主營(yíng)業(yè)務(wù)栩投資收益150000圖7-27損益表的數(shù)據(jù)關(guān)系圖 23、得出結(jié)論：通過(guò)追蹤的辦法發(fā)現(xiàn)利潤(rùn)總額計(jì)算有誤，需要修改營(yíng)業(yè)利潤(rùn)的計(jì)算公式。三、圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)在審計(jì)工作中進(jìn)行報(bào)表審計(jì)必須要關(guān)注被審單位報(bào)表項(xiàng)目中存在的異常事項(xiàng)，并要對(duì)這些異常事項(xiàng)加以審計(jì)。如果我們獲得了被審單位某報(bào)表事項(xiàng)的電子數(shù)據(jù)，這時(shí)，我們可以利用Excel的“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”的功能來(lái)選出那些異常事項(xiàng)。例如：假設(shè)一個(gè)被審單位的招待費(fèi)的收支情況，如果招待費(fèi)超過(guò)10000元和小于100元的都列為異常項(xiàng)目。如圖7-28所示該單位上半年的招待費(fèi)情況。ABC1月份甲公司招待費(fèi)乙公司招待費(fèi)21800

25、0G7353290001010043652560547200564065120005940765600978769006350g825408240圖7-28 招待費(fèi)數(shù)據(jù)表下面利用Excel來(lái)完成這項(xiàng)工作。1 選定工作表區(qū)域 B2: C7,執(zhí)行“數(shù)據(jù)一一有效性”，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。 在該界面“設(shè)置”標(biāo)簽下分別進(jìn)行設(shè)置：“允許”設(shè)為整數(shù)、“數(shù)據(jù)”設(shè)為介于、“最小值” 設(shè)為100、“最大值”設(shè)為10000。設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕。數(shù)據(jù)有玻性圖7-29 招待費(fèi)數(shù)據(jù)檢索條件設(shè)置2 執(zhí)行“工具一一審核一一顯示審核工具欄”命令，出現(xiàn)浮動(dòng)工具欄。單擊右側(cè)第四個(gè)按鈕，就會(huì)發(fā)現(xiàn)凡是在確定的數(shù)據(jù)有效區(qū)

26、域以外的數(shù)據(jù)都被加上了紅圈，如圖7-31所示。圖7-30浮動(dòng)工具欄AC1月份甲公司招待裁乙公司招待幫218000|_6735321010>43JT256054720056406512遍>_59407Gi87690063509825408240101圖7-31招待費(fèi)異常數(shù)據(jù)檢索結(jié)果凡是被紅圈標(biāo)示出的就是我們需要確定的異常項(xiàng)目，可以對(duì)其實(shí)施確定的審計(jì)程序。通過(guò)使用Excel的審核功能，可以檢查在工作表中的公式可能發(fā)生的錯(cuò)誤、以及某項(xiàng)數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)示等，是審計(jì)工作中的有力工具。第四節(jié) Excel在審計(jì)抽樣中的應(yīng)用現(xiàn)代審計(jì)的一個(gè)重要特征是， 在對(duì)被審計(jì)單位的內(nèi)部

27、控制進(jìn)行評(píng)價(jià)與研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行詳細(xì)審計(jì)到抽樣審計(jì)的歷史飛躍。其中，選取樣本的適當(dāng)性直接關(guān)系到審計(jì)證據(jù)的好壞，進(jìn)而影響到最終的審計(jì)結(jié)果。審計(jì)人員在選取樣本時(shí)，應(yīng)使審計(jì)對(duì)象總體內(nèi)所有項(xiàng)目均有被選 取的機(jī)會(huì)，以使樣本能夠代表總體，從而保證由抽樣結(jié)果推斷出的總體特征具有合理性、可靠性。如果審計(jì)人員有意識(shí)地選擇總體中某些具有特殊特征的項(xiàng)目而對(duì)其他項(xiàng)目不予考慮， 就無(wú)法保證其所選樣本的代表性。審計(jì)人員可以采用統(tǒng)計(jì)抽樣法或是非統(tǒng)計(jì)抽樣法來(lái)選取樣 本，只要運(yùn)用得當(dāng)，均可以獲得充分、適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)。樣本選取的方法多種多樣，其中最 常用的選取樣本的方法就是隨機(jī)選樣。在審計(jì)實(shí)務(wù)中，隨機(jī)選樣通常運(yùn)用隨機(jī)數(shù)表或計(jì)算機(jī)隨

28、機(jī)數(shù)生成程序來(lái)進(jìn)行。Microsoft Excel提供了一組數(shù)據(jù)分析工具，稱(chēng)為"分析工具庫(kù)”，在建立復(fù)雜統(tǒng)計(jì)或工 程分析時(shí)可節(jié)省步驟。只需為每一個(gè)分析工具提供必要的數(shù)據(jù)和參數(shù)，該工具就會(huì)使用適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)或工程宏函數(shù)，在輸出表格中顯示相應(yīng)的結(jié)果。其中有些工具在生成輸出表格時(shí)還能 同時(shí)生成圖表。這樣在 Excel里就可以實(shí)現(xiàn)隨機(jī)數(shù)的選取和抽樣。一、隨機(jī)數(shù)的選取當(dāng)審計(jì)人員在采用隨機(jī)抽樣的方法選取樣本時(shí)，可以采用計(jì)算機(jī)產(chǎn)生隨機(jī)數(shù)的辦法來(lái)取得隨機(jī)數(shù)，然后根據(jù)隨機(jī)數(shù)確定要審查的樣本。主要利用的是“分析工具庫(kù)”的“隨機(jī)數(shù)發(fā) 生器”工具。產(chǎn)生隨機(jī)數(shù)的步驟如下：1單擊“工具”菜單中的“數(shù)據(jù)分析”。如果沒(méi)

29、有顯示“數(shù)據(jù)分析”命令，則需要裝 載“加載宏”命令中的“分析工具庫(kù)”。在彈出的“數(shù)據(jù)分析”對(duì)話框中選擇“隨機(jī)數(shù)發(fā)生 器”,單擊“確定”按鈕，彈出“隨機(jī)數(shù)發(fā)生器”對(duì)話框。圖7-32數(shù)據(jù)分析選擇窗2、如果需要產(chǎn)生20個(gè)從0到5000的隨機(jī)數(shù)，可輸入相應(yīng)的的參數(shù)，“變量個(gè)數(shù)”是每 行顯示的個(gè)數(shù)，與“隨機(jī)數(shù)個(gè)數(shù)”的乘積就是我們需要的隨機(jī)數(shù)的數(shù)量；“分布”選擇“均勻”；“參數(shù)介于”輸入0到5000;確定輸出選項(xiàng)。單擊“確定”按鈕后，結(jié)果如圖7-34所示。變量亍數(shù)迪:隨機(jī)數(shù)個(gè)數(shù)葩:幫助井布）： 歩數(shù)弁于（10_ 與® 5QOO隨機(jī)數(shù)基數(shù)腿）：輸出選項(xiàng)©輸出區(qū)域:C?新工作表組世）：O新

30、工作薄圖7-33隨機(jī)數(shù)發(fā)生器ABCDEr 11910, 001503. 4028 2982. 421 4495, 529 4423. 04824792, 32272. 48146 2037.111 4316.233 692. 922831225.16622L 3629 161. 9007 820. 6427 1098. 056485. 451831425. 214 1715. 445 2768.181 1786. 859圖7-34樣本窗口3、選擇A1: E4，單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中，選擇“數(shù)值”，“小數(shù)位數(shù)”為0，單擊“確定”按鈕后，符合需要的隨機(jī)數(shù)就產(chǎn)生了，如圖7

31、-36所示。數(shù)字分類(lèi)©規(guī)皿幣薩算數(shù) 卻本答 第國(guó)貨會(huì)日時(shí)百分科文特自對(duì)齊 宇休 邊框 團(tuán)案 保護(hù)1910小數(shù)直數(shù)01） ： lol愎用千位分陽(yáng)符匚）辿） 負(fù)數(shù)：（1234）（1234）1234-1234單元格搭式取消轡豁于-般映蹤貨幣和會(huì)計(jì)格式則提供貨幣值I確定圖7-35數(shù)據(jù)格式設(shè)置ABCD1191050329824496442312I 47927220374316693131225227162821109814851425171527681787圖7-36格式設(shè)置后的樣本窗口需要注意的是，此時(shí)得出的隨機(jī)數(shù)表中的隨機(jī)數(shù)是隨機(jī)排列的，但是如果需要的是按序排列的數(shù)據(jù)，那么在產(chǎn)生隨機(jī)數(shù)時(shí)，

32、 “變量個(gè)數(shù)”確定為 1，即每行顯示一個(gè)數(shù)字，最后排 序即可。、抽樣當(dāng)總體太大而不能進(jìn)行全部審計(jì)時(shí)，可以選用具有代表性的樣本，通過(guò)樣本特征推斷總體特征。當(dāng)審計(jì)人員獲取了被審單位有電子賬簿數(shù)據(jù)后，審計(jì)人員就可以利用Excel的“抽樣分析”工具對(duì)被審查數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣審查?！俺闃臃治觥惫ぞ咭詳?shù)據(jù)源區(qū)域?yàn)榭傮w以創(chuàng)建樣本。利用Excel進(jìn)行審計(jì)抽樣的步驟：1 打開(kāi)需審查的數(shù)據(jù)庫(kù)。2.單擊“工具”菜單中的“數(shù)據(jù)分析”，在彈出的對(duì)話框中選擇 “抽樣”，然后單擊“確 定”按鈕。圖7-37數(shù)據(jù)分析抽樣選擇窗口3.在彈出的對(duì)話框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容。在輸入?yún)^(qū)域輸入需要抽樣的區(qū)域，注意不要選擇字段名。抽樣方法可以選擇“周

33、期”或“隨機(jī)”：如果選擇“周期”，則需要確定間隔；如果選擇“隨機(jī)”，則需要確定樣本量，即在此輸入需要在輸出列中顯示的隨機(jī)數(shù)個(gè)數(shù)。這些 隨機(jī)數(shù)都是從輸入?yún)^(qū)域中的隨機(jī)位置上抽取出來(lái)的，而且任何數(shù)值都可以被多次抽?。纯赡艹霈F(xiàn)某個(gè)數(shù)據(jù)被重復(fù)抽?。］敵鲞x項(xiàng)由用戶自己決定。抽樣fx輸入輸入?yún)^(qū)域（X）：取消、幫助應(yīng)廠O顧 間隔：値機(jī)®祥本數(shù)輸出選項(xiàng)輸出區(qū)域）：曲匕曲】 ISo新工作表組的:I|o新工作薄圖7-38數(shù)據(jù)抽樣設(shè)置窗口在輸完選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕，就會(huì)在輸出選項(xiàng)中選擇的區(qū)域出現(xiàn)抽樣結(jié)果。根據(jù) 抽樣結(jié)果，審計(jì)人員就可以從相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中抽取樣本并進(jìn)行審查。如果需要擴(kuò)大樣本范圍，在再次執(zhí)

34、行抽樣命令時(shí)，輸入?yún)^(qū)域可以把第一次的樣本剔除后，在抽取要增加的樣本數(shù)，最后通過(guò)對(duì)樣本的審查來(lái)對(duì)整體的正確性進(jìn)行估計(jì)。第五節(jié) Excel在審計(jì)復(fù)核中的應(yīng)用一、復(fù)核直加例如，在取得了被審單位的電子數(shù)據(jù)以后（或把被審單位的數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)），要復(fù)核其數(shù)據(jù)計(jì)算是否正確?？梢圆捎靡韵路椒ㄟM(jìn)行：用Excel打開(kāi)數(shù)據(jù)表，然后選擇一個(gè)存放數(shù)據(jù)的單元格。如圖7-39所示：A6存放的是被審數(shù)據(jù) A1到A4的和，現(xiàn)在要驗(yàn)證其計(jì)算是否正確， 可以選擇單元格 A9，然后單擊工具欄上的刀（自動(dòng)求和）按鈕，再拖地鼠標(biāo)把求和范圍選 中，按Enter鍵確認(rèn)后，結(jié)果即顯示在 A9單元格。-X V A 二 SUM (Al: A5)A

35、BCD178942245613154541445455i545；630894789-SUM (Al: A5)圖7-39直加窗口此時(shí)，可以比較 A9和A6是否相等，若不相等，則說(shuō)明被審單位數(shù)據(jù)計(jì)算有誤。這種方法比較適合于對(duì)靜態(tài)表格的數(shù)據(jù)復(fù)核計(jì)算，以及其他能夠使用算盤(pán)或計(jì)算其復(fù)核的場(chǎng)合。二、復(fù)核期末余額復(fù)核比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)。 如某賬戶的發(fā)生額及其余額計(jì)算的正確性，就需要設(shè)置一定的公式來(lái)進(jìn)行計(jì)算，以確認(rèn)原始數(shù)據(jù)的正確性。例如：通過(guò)一定的方法獲取了某賬戶的有關(guān)數(shù)據(jù)，現(xiàn)在要復(fù)核其發(fā)生額及余額，通過(guò)下列方法就可以得到。首先打開(kāi)工作表，顯示了被審賬戶（資產(chǎn)類(lèi)）的某期的借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和當(dāng)前余額，如圖7-

36、40所示。AB總CDIE日期摘要借方貸方余額1期初余額50033A12038046B3126859C3223906 I11D211601712E100501圖7-40期末余額復(fù)核窗復(fù)核時(shí)，可以增加一個(gè)字段“復(fù)核結(jié)果”，放在F列，然后定義公式。對(duì)于資產(chǎn)類(lèi)賬戶， 有期初余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額=期末余額的勾稽關(guān)系，所以，在復(fù)核其余額時(shí)，在F3中輸入公式“ =F2+C3-D3 ”（直接輸入或通過(guò)鼠標(biāo)選擇要計(jì)算的單元格），回車(chē)確認(rèn)。然后，將鼠標(biāo)移至F3單元格右下角，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)椤?”時(shí)，向下拖動(dòng)到最后一個(gè)有借貸方數(shù)據(jù)的單元格，松開(kāi)鼠標(biāo)，每日的余額就計(jì)算出來(lái)了，F(xiàn)7的公式被復(fù)制為F6+C7 D

37、7,如圖7-41所示。F6=F5+C6-D6ABCDEF1日期摘要一借方貸方余額復(fù)核結(jié)果21期初余額50033A120380"38046B312686859C322390390611D2116011 601 .712E100501:501圖7-41期末余額復(fù)核結(jié)果比較結(jié)果，如有不符，在確認(rèn)源數(shù)據(jù)正確的情況下，則說(shuō)明其余額計(jì)算有誤，應(yīng)進(jìn)一步 查明原因；如某數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，則修改該數(shù)據(jù)后，余額會(huì)被自動(dòng)重算。在比較結(jié)果的正確性。通過(guò)設(shè)置公式進(jìn)行計(jì)算復(fù)核的方法，同樣適用于其他有勾稽關(guān)系的動(dòng)態(tài)系列數(shù)據(jù)的復(fù) 核，如計(jì)算利息，折舊、稅金等。第六節(jié) Excel在審計(jì)制表中的應(yīng)用在審計(jì)工作中所獲取的審計(jì)

38、證據(jù)都要以審計(jì)工作底稿作為載體，審計(jì)工作底稿中大部分是表格形式，而且基本上都有固定的格式，因此審計(jì)人員可以利用Excel的模板功能，在模板中可以創(chuàng)建包括公式、標(biāo)注、圖形和格式等的工作簿表單，從而提高制表效率。下面以制作“存貨計(jì)價(jià)審計(jì)表”為例，說(shuō)明模板的創(chuàng)建和使用。一、模板的創(chuàng)建新建一張新的工作簿，在工作簿中輸入模板中必要的信息，如表頭、表體、金額格式、 數(shù)字之間的相互勾稽關(guān)系等，但不要輸入數(shù)字，因?yàn)槊看问褂脮r(shí)的金額并不一樣。ACDEFGHIJK1存貨計(jì)價(jià)審計(jì)2匚1 WA購(gòu)入發(fā)出余額3口口書(shū)戾胡數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)全額數(shù)量單價(jià)金額45678910h計(jì)價(jià)方法說(shuō)明2112.情況說(shuō)明及審計(jì)結(jié)論：圖7-

39、42模板創(chuàng)建示意圖需要的格式都確定以后，單擊“文件”菜單下的“另存為”命令，彈出“另存為”對(duì)話框。“保存類(lèi)型”選擇模板，“保存位置”為默認(rèn)，在“文件名”欄輸入有助于識(shí)別模板用途 的文件名，單擊“保存”按鈕，即完成模板的創(chuàng)建。叵岡另存為圖7-43模板保存窗口二、調(diào)用模板制作表格模板制作好以后，就可以使用其進(jìn)行表格的制作。單擊“文件”菜單下的“新建”命令，在“新建工作簿”對(duì)話框中的“模板”欄下選擇 “本機(jī)上的模板”，可以看到已經(jīng)創(chuàng)建的模板。如圖所示的“存貨計(jì)價(jià)審計(jì)表”就是已經(jīng)創(chuàng) 建好的模板。選擇需要的模板，單擊“確定”按鈕，即打開(kāi)模板。圖7-44模板選擇窗相關(guān)數(shù)字會(huì)自在模板中輸入所需數(shù)據(jù)或從其他位置把項(xiàng)目金額和設(shè)計(jì)調(diào)整數(shù)粘貼過(guò)來(lái),動(dòng)計(jì)算出來(lái)。要保存新建的工作簿時(shí)，單擊“文件”菜單下的“另存為”命令，設(shè)定文件保 存的位置和文件名，在保存類(lèi)型中選擇"Microsoft Excel工作簿”，單擊“保存”按鈕，新的工作表就保存好了。利用ExceI模板功能制作有固