企業(yè)集團(tuán)財務(wù)檔案管理制度

1、企業(yè)集團(tuán)財務(wù)檔案管理制度一、總則第二條資金財務(wù)部是公司財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門。資金財務(wù)部的財務(wù)檔案治理工作分為五大類，包括會計檔案治理、年度報告及審計等資料治理、預(yù)算檔案治理、保險文件治理、日常往來文件及合同檔案治理。其中每部分需依據(jù)具體情形進(jìn)行詳細(xì)分類，如日常往來文件治理需分為公司內(nèi)部往來文件和外部往來文件兩大類等。二、會計檔案治理第三條會計檔案的治理包括會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1 .會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2 ,會計帳簿類：總帳、明細(xì)帳（依據(jù)科目建立）、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿

2、、其他會計帳簿。3 .財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表及附表、附注和文字講明，其他財務(wù)報告。4 .其他類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行余額調(diào)劑表，其他應(yīng)儲存的會計核算專業(yè)資料。第五條資金財務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第七條資金財務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、10年、15年、20年、25年5種。其中1 .納稅人的帳簿、記帳憑證等資料儲存期限為10年。2

3、 .原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。3 .總帳（包括日記總帳）、明細(xì)帳、日記帳保管期限為10年。其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為15年。4 .固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后儲存3年。5 .輔助帳簿儲存期限為3年。6月、季度財務(wù)報告保管期限為3年。年度財務(wù)報告（決算）永久保管。7 .會計移交清冊保管10年，會計檔案保管及銷毀清冊永久保留。8 .銀行余額調(diào)劑表儲存3年。第十條對會計檔案保管期限有專門要求的，能夠報公司總裁批準(zhǔn)，報財政部、國家檔案局備案。第十一條保管期滿的會計檔案，能夠按照以下程序銷毀：1 .編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編

4、號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時刻等內(nèi)容。2 .公司總裁在會計檔案銷毀冊上簽署意見。3 .資金財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀會計檔案，財務(wù)總監(jiān)與總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。4 .監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后,應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情形報告公司總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條運算機(jī)電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計檔案進(jìn)行儲存。磁帶、磁盤、光盤等會計檔案，要進(jìn)行備份保管。第十四條公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的

5、會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方儲存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條公司合并，原單位形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。第十六條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會計檔案交接手續(xù)。第十七條交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。三、年度報告及審計等資料治理第十八條年度資料包括月、季、年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時刻、類不分不由專人專柜保管。第十九條年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期儲存，分

6、不包裝，注明名稱、截止日期、編號等。第二十條年度報告及審計等資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時刻、姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。!1!、預(yù)算檔案治理第二十一條預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情形等，涉及收入、費用及固定資產(chǎn)等方第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永久儲存。五、保險文件治理第二十三條保險文件作為公司重要文檔應(yīng)單獨予以儲存。包括以下幾方IEI內(nèi)容:1 .有關(guān)投保、續(xù)保等保險往來傳真、信函等。2 .保險索賠文件。3 .保險合同條款、保險單據(jù)等正本

7、文件。第二十四條保險文件應(yīng)依據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。同時，依據(jù)保險類不進(jìn)行詳細(xì)分類，如保險合同檔案可分為財產(chǎn)險、利潤缺失險、第三者責(zé)任險等。第二十五條投保、續(xù)保等往來文件應(yīng)依據(jù)時刻前后存檔保管，有關(guān)保險索賠文件單獨存檔。第二十六條保險合同正本依據(jù)保險類不建立檔案并存放于保險柜中。每一年度保險應(yīng)分不存放，并注明年度時刻，不得遺失。保險單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條依據(jù)保險合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條對每年保險合同做出明細(xì)表，注明保險類不、保險范疇、保期、保額、保率及保費等。第二十九條及時依據(jù)新的續(xù)保合同更換明細(xì)表，對年度中有關(guān)投保續(xù)保情形作詳細(xì)連續(xù)記錄。六、日

8、常往來文件、合同檔案治理第三十條日常往來文件分為內(nèi)部往來文件及外部文件兩大類。其中內(nèi)部往來文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括內(nèi)部請示報告、內(nèi)部通知等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。第三十一條日常往來內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門進(jìn)行分類，有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨分類儲存，如職員福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計往來文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔，如某某公司可單獨建立一個檔案。第三十二條部門上交的數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨歸類存檔，同往來通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條部門對外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請示報告，需分不注釋加以區(qū)分，不管內(nèi)部文件依舊外部文件，均需分不編號

9、，以每一年度為限，如m（請）內(nèi)2001001或R財H（備）外2001-001;新一年度進(jìn)行重新編號，如m（請）內(nèi)2002001或m（備）外2002-001,依此類推。第三十四條部門對外發(fā)放文件，除編號注釋外，還需用磁盤存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號順序單獨建檔儲存，以年度為限，新年度需重新建檔，往常年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條公司內(nèi)部往來文件或外部文件亦需依據(jù)時刻順序存檔，以年度為限。往常年度檔案需另行存放。第三十六條公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱,以便查閱。第三十七條依據(jù)公司文件治理規(guī)定，國家或上級主管部門下發(fā)文件正本應(yīng)由公司檔案治理部門統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。第三十八條依據(jù)文件復(fù)印件單獨建立檔案。依據(jù)文件規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行分類存檔，如財政、稅