電算化管理制度

1、電算化管理制度        電算化帳務處理制度為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據(jù)財政部的有關規(guī)定，結合本公司具體情況制定本規(guī)定。（一）財務部應在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務文件根據(jù)現(xiàn)行財務制度，運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行）。（二）轉換會計年度時，應在新的會計年度開始后的20天內，完成結轉各帳戶的年

2、初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調整，只能通過填制記帳憑證進行。（三）任何登記入帳的業(yè)務都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記帳憑證編號應當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。（四）記帳憑證必須經過復核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳薄，復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一人。記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。（五

3、）總帳及現(xiàn)金帳和銀行帳均可采用機打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設輔助帳。單位每天必須將當日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。（六）單位根據(jù)機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業(yè)務全部登記入帳。至少每月核對一次總帳，每季度核對一次明細帳。（七）必須將儲存在機器內的帳簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面帳簿，會計帳簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的帳簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部帳

4、簿數(shù)據(jù)打印輸出。會計電算化操作管理制度為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息的全面、準確與安全特制定本制度。一、操作使用人員：操作使用人員是指有權使用會計核算軟件完成職責范圍內會計電算工作的財務人員或財務部門工作人員。根據(jù)會計電算化工作要求財務部門配備以下操作使用人員；（一）系統(tǒng)管理人員：負責所有會計核算軟件數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)運行錯誤的登記與排除工作；負責系統(tǒng)操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權限，并設置操作使用人員的保密字。（二）數(shù)據(jù)錄入員：按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據(jù)，并負責錄入數(shù)據(jù)的正確性校驗，對操作中出現(xiàn)的問題作詳細記錄并及時報告

5、系統(tǒng)管理員。數(shù)據(jù)錄入人員無權修改原始憑證或手制憑證上的數(shù)據(jù)，不得進行憑證復核操作。出納人員，系統(tǒng)維護人員不能擔任數(shù)據(jù)錄入人員工作。（三）數(shù)據(jù)復核員：負責對已錄入計算機的憑證編號及數(shù)據(jù)的完整性、正確性審核，確保入帳數(shù)據(jù)的完整與正確。（四）數(shù)據(jù)管理人員：負責已復核數(shù)據(jù)的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做好數(shù)據(jù)備份工作，負責程序軟盤、存檔數(shù)據(jù)軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數(shù)據(jù)擴資料的安全保密工作。（五）系統(tǒng)維護人員：負責對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會計電算化工作的正常運行。二、操作使用人員的操作權限：（一）系統(tǒng)管理員必須根據(jù)用友財

6、務軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。會計科目的設置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。（二）數(shù)據(jù)錄入員進行數(shù)據(jù)錄入操作時應嚴格按照憑證內容輸入數(shù)據(jù)。不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并根據(jù)修正后的憑證修改錄入的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入人員除可以進行數(shù)據(jù)錄入操作外，還可以進行數(shù)據(jù)查詢工作，但不得進行數(shù)據(jù)復核操作，復核人員亦不能進行數(shù)據(jù)錄入操作，復核時發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，必須通知數(shù)據(jù)錄入人員進行修改，復核人員不得進行已錄入數(shù)據(jù)的修改操作，待數(shù)據(jù)錄入人員修正錄入數(shù)據(jù)后再進行復核簽字操作。（三）系統(tǒng)維護人員除實施

7、數(shù)據(jù)維護時，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作。實施維護時不準修改數(shù)據(jù)庫結構。其他操作人員一律不允許實施數(shù)據(jù)庫操作。（四）用于會計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員一律不允許上機。操作人員必須經過培訓并經系統(tǒng)管理員認可合格后方可上機。（五）操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿”，如實填寫操作人員姓名、上機時間、操作內容、下機時間、操作期間系統(tǒng)運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸有責任。（六）出納員、維護人員、程序人員均不準實施數(shù)據(jù)錄入操作。（七）備份數(shù)據(jù)軟盤和存檔數(shù)據(jù)軟盤、帳頁、憑證

8、、報表及其他資料由數(shù)據(jù)管理人員按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、存放、保管。三、會計憑證的審核與管理：會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務的依據(jù)。必須保證入帳前錄入計算機的會計憑證準確、可靠，因此應從以下幾方面嚴格把關：（一）業(yè)務作主的審核：財務部門收到業(yè)務人員編制的業(yè)務憑證后首先由稽核人員審核業(yè)務發(fā)生的真實性和準確性，確認無誤后再審查業(yè)務作主有無業(yè)務負責人，業(yè)務主管的簽章，如確認無誤則上機制單依此手工編制記帳憑證。（二）手工記帳憑證的審核：制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數(shù)據(jù)錄入人員錄入?；巳藛T必須認真審核憑證摘要的規(guī)范性、清晰性；憑證分錄和數(shù)據(jù)的合法性、準確性。如無誤再檢查憑證科目的

9、平衡關系，最后審查制單人是否簽字。（三）機制憑證的復核數(shù)據(jù)錄入人員錄入憑證數(shù)據(jù)后，由數(shù)據(jù)復核人員對錄入的憑證進行復查，確保與手工作主的一致性和復核人員復核無誤后簽字。（四）復核后的憑證必須打印輸出、并經有關人員（稽核員、制單人員、出納、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)復核人員、會計主管等）確認簽字后方可進行記帳操作。會計電算化檔案管理制度為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規(guī)定：（一）單位應根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統(tǒng)一設計或認可。（二）報表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實，計算正確，內容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應將所屬單位的

10、報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務的領導，會計主管和制表人簽名蓋章。（三）單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認可。磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。（

11、四）必須經常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作，如要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴拖到y(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。（五）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤，備份軟盤應貼上寫保護標簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進行轉儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。（六）會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在

12、三個地點以上，應根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、財務室）。（七）磁盤會計檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責。計算機上機操作記錄制度會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）中對會計核算軟件的使用單位有明確要求要有必要的上機操作制度。為了更好地完成系統(tǒng)維護的任務，了解故障發(fā)生的原因、地點、時間，以及如何處理和處理結果等情況，并作為下結段合理調整機時分配的依據(jù)，

13、嚴格財務微機管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下：一、計算機操作人員必須登記當天所有上機操作情況。要求填寫日期，操作員姓名，操作內容，運行時間和運行情況。二、操作過程中沒有問題則在運行情況及備注欄填寫運行正常字樣，若有問題發(fā)生則應及時登記記錄并向系統(tǒng)管理員報告。三、不得進行末作登記記錄的任何軟硬件維護工作。四、系統(tǒng)管理員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象和處理方法，處理結果都應有所記載，對于重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報告單。五、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。六、要真實完整地填寫操作記錄，發(fā)生總是不登記者，按經濟責任制有并條款處理，以上規(guī)定由系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行，請所朋

14、操作及維護人員遵照執(zhí)行。會計電算化崗位經濟責任制隨著我公司會計電算化進程的不斷加快，電算化的應用在財務會計核算管理方面無論在范圍上還是在層次上都有很大的，為了使我公司會計電算化工作沿著健康嚴謹?shù)能壍览^續(xù)鞏固提高，確保此項工作的合法性、性、準確性、安全性，特制如下會計電算化崗位經濟責任制。一、會計電算化管理崗位：根據(jù)本的管理核算特點及上級對會計電算化管理崗位設置的要求，為了穩(wěn)妥地進行以計算機替代手工帳的過渡，在總會計師領導下，本著財務會計崗位圍繞電算化開展工作，更好地發(fā)揮會計電算化為財務管理，核算服務的原則，以計算機替代手工帳后本公司設置如下管理崗位：崗位：會計主管、崗位主管、系統(tǒng)管理、稽核、底

15、稿制作、計算機操作、傳票復核、軟件開發(fā)、出納、內勤、成本管理、內部銀行管理、往來帳管理崗、專用基金管理、銷售管理。1         二、崗位職責：（一）總師：對會計電算化方向、規(guī)模及重大硬件、軟件的使用及應用項目進行決策，保證會計電算化工作的健康發(fā)展。（二）會計主管：制訂會計電算化發(fā)展規(guī)劃，為總會計師提供重大硬件、軟件使用，應用項目和決策依據(jù)，根據(jù)企業(yè)特點合理的設置電算化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員工作情況。嚴格執(zhí)行責任制對各崗位人員現(xiàn)任的約束條款。（三）會計電算化管理崗：1.參與制訂本廠會計電算化發(fā)展規(guī)

16、劃及電算化管理制度。2.執(zhí)行對操作人員的管理和機檔案管理職責，對會計軟件進行日常維護運行。保證計算機軟件及硬件的財產。3.報告計算機故障并采取相應的處理措施，遇重大的系統(tǒng)運行故障必須根據(jù)故障的發(fā)生，自理情況填寫報告單并及時報予電算化主管。4.正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權限，參與軟件開發(fā)的管理。5.保證各種電算化管理規(guī)定的正確實施。（四）崗位主管：1.電算化、成本、計劃崗位主管：協(xié)助會計主管制訂電算化發(fā)展規(guī)劃及總會計師提供重大硬件。軟件使用及應用項目的決策依據(jù)，負責軟件開發(fā)的管理。協(xié)調系統(tǒng)管理與會計管理崗位工作，保證計算機輔助財務管理工作的正常過渡及協(xié)調發(fā)展，保證各級電算化管理制度的正確執(zhí)行。本

17、公司成本管理及財務計劃的制定、預測。組織各崗位對公司經濟活動進行準確及時的分析。為會計主管提供崗位經濟責任制考核依據(jù)。2.資金、專用基金崗位主管：負責銀行、現(xiàn)金出納崗、銷售崗、往來崗、專用基金崗的日常管理。上繳利潤、稅金、留利及貨款的管理。流動資金的日常核算管理。配合電算化主管使本主管崗位的電算化應用不斷完善。為會計主管提供崗位經濟責任制考核依據(jù)。（五）系統(tǒng)操作崗位：1.執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。2.及時準確地輸入及生成各種會計憑證、帳簿、報表。3.通過系統(tǒng)管理員及時準確地為領導提供所需的查詢數(shù)據(jù)。4.系統(tǒng)管理員給本崗位設置的口令不得告知其他任何人。5.正確執(zhí)行電算化管理規(guī)定

18、中有關操作、使用、備份等條款。（六）軟件開發(fā)崗：1.執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。2.末經電算化主管、系統(tǒng)管理員核準的開發(fā)項目不得上機。3.開發(fā)的軟件應充分利用本公司已經應用信息系統(tǒng)、報表系統(tǒng)的功能并應易接受、掌握。（七）檔案管理崗：1.執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。2.對存儲在磁盤（含硬盤及軟盤）上的會計文件、憑證、帳、報表等要及時備份。備份軟盤要編號及加蓋印章歸檔，對企業(yè)會計核算結果的歷年資料要備份三份，分別存放在不同地點。3.對購置或自行開發(fā)的會計軟件的軟件文本要人作為會計檔案永久妥善保存，并負責督促計算機憑證、帳簿、報表的裝訂歸檔。4.對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作

19、為正式的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不允許任何人進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作。5.注意保管查看計算機操作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員報告并負責操作記錄的整理裝訂，歸檔。（八）稽核崗：1.審核原始憑證的合法性及是否有經辦人、驗收人、主管領導簽字。2.審核憑證制作底稿是否規(guī)范，運用會計科目是否合理，借貸是否平衡。3.發(fā)現(xiàn)不合理的原始憑證及傳票制作底稿，及時退回業(yè)務發(fā)生崗位進行合格性處理。4.簽于業(yè)務處理時間問題至少一周內對所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次，確保憑證制作質量。5.稽核后的憑證要加蓋崗位人名的印章，并對所有因人為因素造成又無及時稽核發(fā)現(xiàn)的憑證制作質量問題負責。（九）復核崗：1.保證計算機記帳前憑證制作質量起到把關的作用。2.復核計算機憑證與作主制作底稿的一致性，配合稽核人員及時發(fā)現(xiàn)原始憑證，憑證底稿的質量問題。3.按日整理當日所有原始憑證、憑證底稿及計算機憑證，完整的交付裝訂人員進行裝訂。4.按日進行每筆經濟業(yè)務憑證的復核，發(fā)現(xiàn)問題后屬于操作問題通知操作