商會成立慶典活動策劃實施計劃方案

1、臨汾市山東商會成立慶典活動策劃方案一、慶典時間：2014年3月30日（周日）二、慶典地點：三、活動主題：交流、和諧、發(fā)展、共贏策劃方案四、活動格調：熱烈、喜慶、莊重、大氣、五、參與群體：出席會議的領導、來賓、會員等六、日程安排:（一）成立慶典的前一天：遠方貴賓報到；（二）成立慶典當天上午：嘉賓及會員報到；（三）成立慶典當天下午：召開第一次會員代表大會；舉行隆重的成立慶典大會；（四）成立慶典當天晚上：舉辦晚宴及聯歡活動；（五）成立慶典的第二天：歡送嘉賓返程。七、成立慶典籌備工作的組織結構：（一）籌備工作領導小組名單：組長：趙紅良劉新文副組長：張勇、歐紹明，張中國，肖也君，何伯，盧軍，易成標，周勝

2、軍，姚琳。等成 員：唐延紅，許榮，曹文波，尹小軍，沈檢華，黃實，賀玉鳳，劉品山，馬朝華，李榮,達小中，劉小義，蔣小軍，周五毛，歐陽群海，付志青，譚中，及自愿參加的各位老 鄉(xiāng)若干。（二）籌備工作領導小組職責：1、全面負責商會成立慶典活動的組織、策劃、準備和實施工作；2、全面負責慶典活動的總體指揮工作；3、全面負責慶典活動與政府部門、社會團體等的協調工作；4、負責督促各工作組按本方案實施并完成本職工作 ；5、及時對工作組的請示做出指導性意見。（三）籌備工作領導小組下設機構：A、事務組：（組長：成員：）1、負責廣告媒體（報紙、電視臺、電臺、廣告制作公司）的選擇（合同）；2、負責慶典活動廣告宣傳的制作

3、和發(fā)布（可與廣告公司合作）；3、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置 （場外的地毯、塔臺、橫幅、彩旗、拱門、 空飄等；場內的主席臺、舞臺布景、橫幅、植物盆景、發(fā)言席鮮花等，可與廣告或禮 儀公司合作），制作出布置程控表，配以文字資料，與相關具體執(zhí)行人進行技術交 底，并強調重點注意事項；4、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音像和麥克風（調試）、道具等的準備；5、 負責按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，并擺放好兩邊均有名字的席卡；6、 各個活動區(qū)域布置完畢后，派專人隨時維護、檢查現場布置的相關情況；7、負責提前催場；8、 按議程需要落實好相關人員（主持人、民政局和商務局宣讀文件的領導、揭牌領導、 授牌

4、領導、致辭嘉賓等），并按議程需要提前做好溝通協調工作；9、 負責安排禮儀小姐做好領導發(fā)言等活動的引導工作 ；10、負責安排禮儀小姐按議程準備物件，并根據主持人的示意向主席臺展示牌匾禮品等 并做好展示后的保管收存工作；11、 根據需要負責請慶典專門人才和隊伍（主持人、演藝公司、軍樂隊、威風鑼鼓隊 等），并做好協調工作；12、 協助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作（地方、前排座次及名字提示、準備工作的 人員安排）；13、負責慶典后的清場收拾工作B、宣傳組：（組長：成員：）1、負責向民政局和商務局提供尚需補充的備案資料 。2、 負責慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂、明確各部門及成員的工作職責；3、

5、負責慶典活動廣告宣傳的定位和設計審定；4、負責慶典活動宣傳資料的編輯、整理、印刷及派發(fā)；5、視情況需要制作各項展板、模型等；6、負責慶典活動所需的稿件（議程、發(fā)言稿等文字資料）；7、負責商會會刊（創(chuàng)刊號）的編輯、出版；8、負責對參加慶典活動的媒體的邀請和協調；9、負責慶典活動的攝像、攝影（新聞攝影，集體合影：地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）；10、負責領導題詞的準備工作（慶典之前、慶典當日）11、負責慶典活動專題采訪的整個策劃和安排；11、負責會議記錄；C、聯絡接待組：（組長：成員：）1、 根據領導小組擬定的名單負責邀請領導和嘉賓及通知會員（到場的時間不同）；2、將出席慶典的人員

6、情況分門別類進行統計并及時報告 。尤其是對領導和貴賓的情況要 隨時提醒領導小組和其他工作組；3、對領導和貴賓制訂專門的接待方案 （含日程安排及落實貴賓休息室等），專人負責與 領導和貴賓的聯系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；4、負責與酒店等服務承接單位的工作銜接；5、負責報到區(qū)（簽到簿、筆、胸花、記者采訪證、慶典出席證、禮品券、慶典資料包、 礦泉水等）、住宿區(qū)、會員代表大會區(qū)、成立慶典區(qū)、宴會區(qū)、文藝聯歡區(qū)、禮品區(qū) 等的接待服務工作。分別作出接待服務細則。尤其要做好各區(qū)域的人員安排；6、做好慶典禮品的接收、保管和派發(fā)工作，并做好文字記錄（商會顧問的禮品由趙，劉 組長安排奉贈）；7、根據需要向

7、禮儀慶典公司遴選公關小姐，并對其進行必要的培訓和工作安排；8、負責來賓禮品的登記和存放。. 學習參考 .9、協助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作 （地方、前排座次及名字提示、準備工作的人 員安排）；10、負責慶典后的清場收拾工作。D、財務組：（組長：成員：）1、負責收存參加慶典的會員臨時繳納的會費；2、負責收存參加慶典的有關人士和組織捐贈的款項 ；3、負責成立慶典所需開支經費的支付；4、負責慶典專請人員（主持人、民政局和商務局宣讀文件的領導、揭牌領導、授牌領 導、致辭嘉賓等）的禮物（含紅包及其禮金）跟隨專門負責接待的領導由其奉贈；5、及時以報表形式向領導小組匯報資金使用情況E、安全保衛(wèi)組：（組

8、長：成員：）1、負責成立慶典安全方案的制訂和報批；2、負責與公安等政府有關安防部門進行協調，爭取得到其最大的支持；3、負責成立慶典的現場消防安全檢查；4、負責成立慶典的每項活動現場的秩序維護；5、負責來賓車輛的指引和調度；6、保證展示品、來賓禮品的安全；7、負責處理突發(fā)事件，是處理突發(fā)事件的直接執(zhí)行者。8、負責慶典后的清場收拾工作。F、后勤組：（組長：成員：）1、根據各工作組的請購計劃負責慶典物資 （含用品、設備等）的購置和保管（制物資進 出表）。對應備物資實行核查制。按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以 保證各類慶典用品及時到位；2、 負責慶典場地、酒店以及停車場的落實（以合同形式）

9、并與接待組對接；3、負責成立慶典晚宴用品的準備和擺設 （煙酒專人負責打開并派發(fā)）；4、與接待飯店餐飲部等部門接洽，保證餐飲衛(wèi)生安全；5、與接待飯店工程部等部門接洽，保證慶典時正常的供水（洗手間）、供電；6、負責成立慶典各工作組人員的餐飲 （包含工作期間的飲水等）；7、負責慶典后的清場收拾工作。G、 協調組：（組長：成員：各工作組負責人）1、明確領導小組對本次活動的絕對領導，聽從領導小組的統一指揮；2、在各工作組之間，在各工作組與領導小組之間建立良好的溝通橋梁 ；3、以先執(zhí)行、后申訴”為原則。以集中指令為主，以民主建議為輔；4、積極協調各工作組之間、各工作組與領導小組之間的工作銜接。確?；顒佑袟l

10、不紊地 進行。5、各司其職，互相提醒，團結協作，共享輝煌。H、突發(fā)事件處理組：（組長：成員：各組負責人）I、擬訂突發(fā)事件處理辦法，以便臨場調節(jié)；2、保證通訊通暢，隨時保持聯系，了解現場的每一個細節(jié)；3、堅持以人為本，及時報告，群策群力，冷靜處理”為原則處理突發(fā)事件；4、督促安全保衛(wèi)組作好現場秩序的維護；5、現場出現突發(fā)事件時，現場工作人員須保持清醒的頭腦。如能處理，則當機立斷進行 處理；如不能處理，須第一時間報告領導小組（時間、地點、事件發(fā)展狀態(tài)、擬采取 什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴處理事件。八、成立慶典區(qū)域分布：為讓本次成立慶典達到科學分工、合理布局、高效執(zhí)行的目的，保證本次活

11、動順利進行及圓滿成功，在執(zhí)行過程當中領導小組把慶典場所分為幾個功能區(qū)域，具體內 容如下：（一）報到區(qū)1、地點：接待大堂；2、功能：來賓登記處，資料領取處，3、配備：禮儀小姐、接待人員、簽到用具、會議宣傳資料、攝影攝像、接待煙茶、禮品票據。（軍樂隊、威風鑼鼓隊等）（二）住宿區(qū)1、地點：接待飯店樓；2、功能：合理安排，來賓稱心3、配備：酒店服務人員、接待人員、嘉賓住宿房號登記簿（三）外景區(qū)1、地點：接待飯店大門外、周邊2、功能：利于宣傳、營造慶典的熱烈氣氛,并合影留戀。3、配備：拱門、空飄、橫幅、保安、軍樂隊、威風鑼鼓隊等（四）第一次會員代表大會區(qū)地點：接待酒店會議中心*新聞發(fā)布廳；A、主席臺：1

12、、功能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（民政廳領導，商務廳領導，商會顧問等），利于會員代表大會選舉和討論文件；2、配備：音響設備、鮮花、飲料、相關文件、服務人員。B、代表席：1、功能：利于會員代表大會選舉和討論文件；2、配備：服務人員、會議記錄人員、飲料、相關文件C、現場總控臺:1、地點：會場一側；2、功能：監(jiān)控現場情況、協調現場工作、指揮活動進程；3、配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設備。（五）成立大會典禮區(qū)地點：接待酒店會議中心*新聞發(fā)布廳；A、主席臺區(qū)：1、功能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（民政局領導，商務局領導，商會顧問、會長、秘書長,常務副會長等）利于典禮舉行；2、配備：地毯、音響設備、國

13、歌音像、鮮花、飲料、相關文件、商會紅綢牌匾、會員單位牌匾，賀信、題詞條幅、名主持、禮儀小姐、警衛(wèi)人員、服務人員。B、來賓及代表席區(qū)：1、功能：利于典禮舉行；2、配備：服務人員、會議記錄人員、飲料、相關文件C、現場總控臺：1、地點：會場一側；2、功能：監(jiān)控現場情況、協調現場工作、指揮活動進程；3、配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設備。（六）貴賓休息區(qū)1、地點：接待酒店會議中心*貴賓休息室；2、功能：利于領導會前休息、交流；3、配備：輕音樂、水果、鮮花、煙茶、禮儀小姐（七）宴會區(qū)1、地點：接待飯店貴賓宴會廳；2、功能：利于舉辦成立慶典晚宴；3、配備：音響設備、輕快喜悅的音像、酒店服務員（八）文藝

14、聯歡區(qū)A/、 舞臺1、地點：2、功能：所涉及文藝表演人員表演區(qū)域；3、配備：主持人、演員、表演嘉賓、工作人員、音響設備、表演道具、舞臺效果設 備、舞臺裝飾設備等。B、貴賓、領導觀禮區(qū)：1、地點：舞臺正前方；2、功能：到場領導、嘉賓觀看區(qū)域；3、配備：禮儀小姐、警衛(wèi)人員、飲料等C、現場總控臺:1、地點：舞臺一側；2、功能：監(jiān)控現場情況、協調現場工作、指揮活動進程；3、配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設備。（九）禮品發(fā)放區(qū)1、地點：接待飯店大堂2、功能：發(fā)放禮品；3、配備：工作人員、禮品等（十）來賓停車區(qū)1、地點：停車場；2、功能：參與活動的所有車輛的臨時停放點；3、配備：標志牌、警衛(wèi)人員。九、

15、成立慶典籌備工作倒計時排期（一）成立慶典前十二天，應落實的主要事項（11月14日）1、確定禮品款式，訂制禮品；（后勤組）；（宣傳組）2、向民政局、商務局報告成立大會籌備情況并請領導出席成立典禮3、審定儀式有關項目內容；（領導小組）4、設計成立慶典廣告板式；（宣傳組）5、負責慶典場地、酒店以及停車場的落實；（后勤組）6、負責慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂；（宣傳組）7、會員會費的催繳；（聯絡接待組）8、會員牌匾制作。（后勤組）（二）成立慶典前十天，應落實的主要事項（11月16日）：1、做好省外領導、嘉賓的邀請工作；（領導小組）2、會刊通過審定并準備付印；（宣傳組）3、負責向民政廳和商務廳提供

16、尚需補充的備案資料 ；（宣傳組）4、視情況需要制作各項展板、模型等；（事務組）5、根據領導小組擬定的名單負責邀請領導和嘉賓及通知會員；（聯絡接待組）6、負責慶典活動廣告宣傳的定位和設計審定；（宣傳組）7、禮儀小姐的落實；（事務組）8、保安（公司）人員的落實；（事務組）9、晚會演藝（公司）節(jié)目的選擇；（事務組）10、負責廣告媒體（報紙、電視臺、電臺、廣告制作公司）的選擇。（事務組）（三）成立慶典前一周，應落實的主要事項（11月19日）：1、做好省內領導、嘉賓的邀請工作；（聯絡接待組）2、確定參加成立慶典的人員名單；（從領導小組、事務組、宣傳組等處獲得）（聯絡接 待組）3、草擬的主持辭和領導講話稿

17、通過初審。（宣傳組）4、負責慶典活動宣傳資料的編輯、整理、印刷和宣傳物品的制作；（宣傳組）5、 負責慶典活動所需的稿件（議程、發(fā)言稿等文字資料）；（宣傳組）6、負責商會會刊（創(chuàng)刊號）的編輯、出版；（宣傳組）7、根據需要向禮儀慶典公司遴選公關小姐；（事務組）8、負責成立慶典安全方案的制訂和報批；（安全保衛(wèi)組）9、根據需要負責請慶典專門人才和隊伍 （主持人、軍樂隊、威風鑼鼓隊等），并做好協調工作；（事務組）10、與廣告公司一起踏勘現場，熟悉成立慶典各個活動區(qū)域場景布置條件及周邊環(huán)境 ，共同研究每個活動場所場景布置的具體方案，并報審；（事務組）11、檢查工作進度，落實日程安排。（領導小組）（四）成立

18、慶典前三天，現場布置（11月13日）：1、 主持辭和領導講話稿定稿，并將稿件交到主持人和致辭領導的手中；（宣傳組）2、 將出席慶典的人員情況分門別類進行統計并及時報告。尤其是對領導和貴賓的情況要 隨時提醒領導小組和其他工作組；（聯絡接待組）3、確定主席臺就位的貴賓名單（含致辭等領導名單）；（事務組）4、 具體落實簽到處、來賓休息處、停車場及相關設備用品的準備情況；（后勤組）5、禮品到位，分裝禮品；（后勤組）6、會議資料到位，分裝會議資料；（后勤組）7、媒體宣傳計劃內容的審定；（宣傳組）8、負責對參加慶典活動的媒體的邀請和協調。負責慶典活動專題采訪的整個策劃和安排;（宣傳組）9、 負責對接待工作

19、人員尤其是公關禮儀小姐進行必要的禮儀培訓，并明確每個人的工作 職責；（聯絡接待組）10、對領導和貴賓制訂專門的接待方案 （含日程安排）；（聯絡接待組）11、負責與酒店等服務承接單位的工作銜接；（聯絡接待組）12、負責慶典活動廣告宣傳的發(fā)布 （可與廣告公司合作）；（事務組）13、現場用水、電及保衛(wèi)工作落實；（后勤組）14、負責與公安等安防部門進行協調，爭取得到其最大的支持；（安全保衛(wèi)組）15、負責慶典物資（含用品、設備等）的購置和保管（制物資進出表）。對應備物資進行核查制，按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以保證各類慶典用品及時到位；（后勤組）（五）慶典前一天，現場布置結束，召開慶典接待

20、工作動員大會 （9月18日）：1、 在接待飯店大堂做好遠方來賓接待工作，安排好來賓的食宿。并對來賓住宿房號做好登記，以便拜訪；（聯絡接待組）2、 負責檢查慶典活動宣傳資料、攝影攝像器材及所有材料的準備情況；（宣傳組）3、專人負責與領導和貴賓的聯系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；（聯絡接待組）4、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置 （場外的地毯、塔臺、橫幅、彩旗、拱門、空飄等；場內的主席臺、舞臺布景、橫幅、植物盆景、發(fā)言席鮮花等，可與廣告或禮 儀公司合作），制作出布置程控表，配以文字資料，與相關具體執(zhí)行人進行技術交 底，并強調重點注意事項；（事務組）5、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音

21、像和麥克風（調試）、道具等的準備；（事 務組）6、按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，并擺放好兩邊均有名字的席卡；（事務組）7、 各個活動區(qū)域布置完畢后，派專人隨時維護、檢查現場布置的相關情況；（安全保衛(wèi) 組）8、負責成立慶典的現場消防安全檢查 （1）;（安全保衛(wèi)組）9、 與接待飯店餐飲部等部門接洽，保證餐飲衛(wèi)生安全；（后勤組）10、與接待飯店工程部等部門接洽，保證正常的供水（洗手間）、供電；（后勤組）11、負責成立慶典各工作組人員的餐飲 （包含工作期間的飲水等）；（后勤組）12、為成立慶典造勢及預熱活動。（事務組）13、負責檢查慶典活動宣傳資料的裝袋情況；（宣傳組）14、對相關工作進行檢查，并及時

22、整改。（領導小組）15、除臨時項目外，其余項目要求全部到位；（領導小組）16、召開慶典接待工作動員大會；（領導小組）（六）成立慶典當天，各司其職，全力以赴（11月26日）。1、督促各工作組全部到崗，全力以赴做好慶典接待工作；（領導小組）2、負責報到區(qū)（簽到簿、筆、胸花、記者采訪證、慶典出席證、禮品卷、慶典資料包、 礦泉水等）、住宿區(qū)、會員代表大會區(qū)、成立慶典區(qū)、宴會區(qū)、文藝聯歡區(qū)、禮品區(qū) 等的接待服務工作。分別作出接待服務細則。尤其要做好各區(qū)域的人員安排；（聯絡 接待組）3、負責來賓禮品的登記和存放。（聯絡接待組）4、負責收存參加慶典的會員臨時繳納的會費；（財務組）5、負責收存參加慶典的有關人

23、士和組織捐贈的款項 ；（財務組）6、負責提前催場；（事務組）8、按議程需要落實好相關人員（主持人、民政廳和商務廳宣讀文件的領導、揭牌領導、 授牌領導、致辭嘉賓等），并按議程提前做好協調工作；（事務組）9、負責安排禮儀小姐按議程準備物件，并根據主持人的示意向主席臺展示牌匾禮品等 ， 并做好展示后的保管收存工作；（事務組）10、負責慶典專請人員（主持人、民政廳和商務廳宣讀文件的領導、揭牌領導、授牌領導、致辭嘉賓等）的禮物（含紅包及其禮金）跟隨專門負責接待的領導由其奉贈；（財務組）11、 負責慶典活動的攝像、攝影（新聞攝影，集體合影）；（宣傳組）12、負責會議記錄；（宣傳組）13、負責成立慶典的現場

24、消防安全檢查 （2）；（安全保衛(wèi)組）14、 負責成立慶典的每項活動現場的秩序維護；（安全保衛(wèi)組）15、負責來賓車輛的指引和調度；（安全保衛(wèi)組）16、 督促展示品、來賓禮品的堆、放、擺、設；（安全保衛(wèi)組）17、 負責處理突發(fā)事件，是處理突發(fā)事件的直接執(zhí)行者。（安全保衛(wèi)組）18、負責成立慶典晚宴用品的準備和擺設；（后勤組）19、負責成立慶典各工作組人員的餐飲 （包含工作期間的飲水等）；（后勤組）20、做好慶典禮品的接收、登記、保管和派發(fā)工作；（聯絡接待組）21、負責慶典后的清場收拾工作。（事務組）（后勤組）（安全保衛(wèi)組）十、成立慶典活動當日的具體時間進度安排：（11月26日）8: 30全體工作人員

25、到位8: 30 9: 00各工作組開會，明確每個人的工作職責1、軍樂隊（或威風鑼鼓隊）現場站位完畢（1）;9: 00 11: 001、 軍樂隊、威風鑼鼓隊在主會場入口處交替暖場表演（1）；2、安排好現場執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)；3、 再次明確現場秩序維護方案與要點。與合作單位、有關人員一起再次明確迎賓準備；4、檢查確認會場布置及停車場，與酒店保安銜接，再次明確交通路線和車輛停放位置和 細節(jié)；5、檢查確認現場車輛的到位情況，并按指定位置排放好；6、 檢查報到區(qū)人員安排情況和簽到用品準備情況；7、檢查宣傳資料、禮品到位情況；8、攝影師、攝像師到場；9、督促聯絡接待組人員做好迎賓工作；10、禮儀小姐到位，并與

26、相關工作人員銜接。姐站位要求：酒店大門兩側、簽到臺、臨時休息區(qū)，及后續(xù)每項活動的機動安排；姐迎賓程序：停車場接待貴賓至簽到臺簽到、佩帶胸花，后引導貴賓至休息處休息。配合威風鑼鼓 隊表演；11、檢查接待媒體的準備工作；12、檢查確認各區(qū)域電源線路及備用發(fā)電機的情況 ；11 : 00 12: 001、督辦上述未盡事項；2、主持人熟悉完善文稿；3、銜接音控師，背景音樂播放;12 : 00 13 : 00 午餐地點：接待飯店餐廳標準：視情況定12 : 30 13 : 00 暖場。1、軍樂隊（或威風鑼鼓隊）現場站位完畢（2）；2、音控師播放背景音樂。、畫面清同時，向記3、媒體到場，選擇取景地點，全程采寫

27、，直到儀式結束。（要求：主題明確 晰、視覺中心突出）13 : 00 13 : 30 迎賓。1、軍樂隊、威風鑼鼓隊在主會場入口處交替暖場表演（2）；2、負責接待媒介記者，并向記者發(fā)放標識和會議資料（尤其是新聞通稿）者介紹慶典有關情況。明確其攝影、攝像及采訪區(qū)域；3、 視情況需要負責安排設置警戒線和維持秩序；4、最后一次落實致辭、揭牌來賓名單，并與主持人銜接。13 : 30 14 : 00會員代表入場會員代表大會代表入場14: 30 15 : 30會員代表大會召開第一次會員代表大會（詳見 會議議程）15 : 30 15 : 50合影紀念全體代表同領導、嘉賓合影留念（宣傳組、事務組、接待組負責具體事

28、務，尤其注意 座次問題）；15 : 50 16 : 00全體人員入場領導、嘉賓及全體代表入場；16 : 00 17 : 30成立大會慶典16: 00主持人登場（短片停止播放，兩個大屏幕投影儀同步現場直播活動實況），宣布 樂清 湖南商會成立儀式”正式開始，全體起立，奏國歌，介紹到場領導及嘉賓；16: 10有請省民政廳領導宣讀同意成立的批復文件（禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16 : 15有請商務局領導宣讀同意成立的批復文件（禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16: 20宣布會長、監(jiān)事長、秘書長、常務副會長、副會長、常務理事、理事名單（禮儀小

29、姐引導、大屏幕投影儀現場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16 : 25宣讀有關單位賀電（大屏幕投影儀現場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16: 30主持人宣布樂清湖南商會揭牌儀式正式開始，有請兩地領導為商會揭牌，并授匾，由商會會長和秘書長接牌。禮儀人員協助相關服務（禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現場 直播，背景音樂烘托現場氣氛）。16 : 40請主賓為會長授牌并頒發(fā)證書 （禮儀小姐引導）16 : 45請兩地領導為秘書長，常務副會長、副會長授牌頒發(fā)證書（禮儀小姐引導）16 : 50商會會長、常務副會長向名譽會長、顧問頒發(fā)證書（禮儀小姐引導）16 : 55當選會長講話（禮儀小姐引導）17 : 05湖南省領

30、導講話（禮儀小姐引導）17 : 15當地領導講話（禮儀小姐引導）17: 25主持人做結束寄語，然后宣布儀式結束，請全體人員照完相后到接待飯店宴會廳。18:00開始用餐。并說明宴會期間有文藝晚會供與會代表和嘉賓一起聯歡。17 : 30 18 : 00合影紀念全體代表同領導、嘉賓合影留念（宣傳組、事務組、接待組負責具體事務，尤其注意 座次問題）；18 : 00 成立大會慶典晚宴1、當選會長致祝酒辭2、領導宣布晚宴開始19 : 00 成立大會慶典晚宴聯歡晚會21 : 00 成立大會慶典活動全部結束十一、第一次會員代表大會暨成立大會慶典區(qū)域的要求場 內：播放多媒體短片（由樂清湖南商會提供相關短片資料）

31、簽到處：設置兩處，布置在會場入口兩側，以期將簽到人員分流。A、嘉賓簽到處一一嘉賓簽到專用，可以有針對性的發(fā)放相關宣傳品。B、媒體簽到處一一媒體由宣傳組接待并發(fā)放資料。接 待：在活動區(qū)域入口、樓梯口、電梯口、及會場大廳等處分別安排禮儀小姐進行引導，并在關鍵入口設置引導牌做指示。十二、聯歡晚會文藝方案（詳見演出公司演出方案）十三、突發(fā)事件處理預案（一）電源故障：電源超負荷運轉導致停電預防辦法：分成多個電路鋪線區(qū)域，在每個區(qū)域設置總電源，將總電源量分攤至負荷內。處理辦法：電路鋪線區(qū)域安排多名電工進行緊急處理，同時防止他人進入電路區(qū)。備 注：在現場布置之前將各區(qū)域總電源準備好，后勤組負責落實，領導小組

32、進行線路檢查，確保線路無誤。（二）音響故障：A類：單套音響出現線路故障預防辦法：備用1套臨時處理音響，2套音響電源線路分開，以便現場緊急調配。備 注：音控師在活動前一天下午進場將音響及各配件調試到最佳狀態(tài)。B類：麥克風故障預防辦法：增加麥克風的傳音端口，在一個端口出現問題的情況下不影響麥克風發(fā)生效果 。（有線無線均可）處理辦法：馬上調換麥克風，音控師在故障期間播放混響，以避免出現冷場情況。C類：喜慶的慶典歌曲帶子出現卡帶現象預防辦法：備用多套喜慶曲帶，同時VCD采用三碟連放的方式播放。. 學習參考 .處理辦法：出現曲帶問題時馬上換頻。備 注：提前調試各類慶典曲帶。（三）拱門、氣柱：拱門、氣柱風

33、機燒毀導致坍塌預防辦法：備用多個風機。處理辦法：廣告商會工程組派專人看護風機，如出現風機燒毀情況，在3分鐘之內換風機，5分鐘之內將拱門、氣柱重新立好。備 注：安排多人在活動期間于布置區(qū)域巡回監(jiān)視。（四）安全標記：參加人員（包括觀眾）因碰到現場線路而摔跤預防辦法：在各個危險區(qū)域（如電源、滑濕地帶等）作好危險標示。（五）下雨:預防辦法：為來賓準備雨傘（六）人員情況：禮儀小姐因堵車遲到預防辦法：接待小組工作人員提前2個小時集中人員，統一乘車至活動現場。處理辦法：如出現個別禮儀小姐遲到的情況，接待小組在安排禮儀小姐時增加 23個名額，以增補。處理辦法處理辦法：預防辦法:處理辦法:（七）通訊問題：預防辦

34、法：工作人員以手機+對講機的方式聯系，保證通訊暢通。（八）消防問題:預防辦法：消防人員隨時檢查對消防點（如火源點、電源接頭等），并作標記。:由領導小組安排消防人員對現場火源點進行調查，如發(fā)生火災馬上在各通道緊急疏散 人群。（九）傷情問題：如現場人員，包括工作人員及觀眾出現因各種情況出現的傷情預防辦法：常用藥品的準備，如創(chuàng)口貼、紅藥水等。處理辦法：出現傷情對傷員進行現場救護，如嚴重者馬上將其送往急救中心搶救。（十）塌臺：一旦出現塌臺現象，由領導小組安排保安人員對主席臺區(qū)域的人群進行緊急疏散 。備 注：成立慶典典禮前一天由領導小組安排維護人員封閉主會場 。（十一）人流擁擠：在各個區(qū)域（停車區(qū)域、主席臺區(qū)域等）由領導小組安排保安人員統一指揮，并事先 設立多個疏散通道。一旦出現擠場情況，各個區(qū)域的保安人員在該區(qū)域的多個疏散通道按序進行秩序維 護。備 注：在各個區(qū)域盡量多設置秩序維護線，同時保安人員充足